社會保險業務檔案管理系統深化應用策略探討

鄭海偉

摘 要：社會保險業務檔案真實記錄了參保單位和參保人員的社會保險權益情況，是確定參保人員享受社會保險待遇的有效憑證管理系統。其深化應用有重要意義。本文從堅持問題導向，細化工作方案；堅持目標導向，優化系統功能；堅持效果導向，強化維護保障三個大的方面探討了社會保險業務檔案管理系統深化應用的策略。

關鍵詞：社會保險；管理系統；深化應用

社會保險業務檔案真實記錄了參保單位和參保人員的社會保險權益情況，是確定參保人員享受社會保險待遇的有效憑證，是實現為參保人員“記錄一生、保障一生、服務一生”目標的重要保障。社會保險經辦機構要適應信息化時代發展和業務需求，聚焦檔案工作存史資政育人的作用，深化應用社保業務檔案管理系統，加快社保業務檔案工作數字化轉型，不斷推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化。

1 堅持問題導向，細化工作方案

1.1 調查研究，明確方向

當前，網絡信息技術已全面融入社會生活，在社會保險經辦機構各項業務中得到深度應用，社保業務檔案同時存在紙質和電子載體兩種形式。在傳統檔案管理工作模式下，檔案管理效率、信息利用率較低，不能及時有效發揮社保業務檔案的作用。為提高社保業務檔案管理水平，滿足社保工作發展需求，加快檔案信息化建設成為重要途徑。深化應用社保業務檔案管理系統平臺，要以檔案信息化技術為支撐，通過加強頂層設計，明確管理措施，優化功能設計，加大保障力度，使檔案管理能夠更好地服務社保經辦業務，滿足各方面需求。

1.2 統籌規劃，協同推進

成立深化應用社保業務檔案管理系統專項工作小組，具體負責工作規劃、制度制定、實施推進等。要將社保業務檔案管理系統深化應用納入檔案信息化建設整體規劃，明確相關部門職責，建立完善溝通協調管理機制，制定系統深化應用工作方案，堅持與社保經辦業務管理、財務管理等部門協同推進。深化應用檔案管理系統要先做好總體架構、技術方案的設計，充分考慮專業性、實用性，兼顧可擴展性和前瞻性，在此基礎上編寫深化應用管理系統方案，內容包括目標、措施、步驟、經費、計劃等。

1.3 需求牽引，積極穩妥

要深入各部門與各類人員交流，廣泛收集應用過程中各方反饋的信息，緊密圍繞社會保險經辦機構工作實際，結合檔案管理和利用需求，認真分析業務拓展、功能優化和系統升級的路徑方法，對社保業務檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力進行適應性改造提升，深化系統功能應用。積極推動與社保經辦業務系統、單位辦公自動化系統等相互銜接，實現各類業務全覆蓋。社保業務檔案數字化要優先對利用率高的檔案實施數字化，并注重選取符合長期保存需要的存儲格式。社保業務檔案管理系統網絡架構要有利于信息資源的利用、開發和共享。

1.4 守牢底線，確保安全

社會保險業務檔案關系到參保人員的切身利益，管理人員一定要嚴格遵守相關法律法規和檔案管理規范，增強安全保密意識。社會保險經辦機構要制定社保業務檔案管理系統的工作人員崗位職責、系統運行維護管理制度、社保業務檔案管理系統安全與保密管理制度、系統的機房安全制度和社保業務檔案數字化加工管理制度等，完善檔案信息安全工作機制，強化人防、物防、技防安全措施，提升檔案數字資源安全管理能力，配備必要的基礎軟件、網絡基礎設施、系統硬件、終端及輔助設備、安全保障系統等。社保業務檔案管理系統要按照等級保護標準開展安全建設和登記管理，確保社保業務檔案信息安全。

2 堅持目標導向，優化系統功能

建立規范、高效、安全的社會保險業務檔案管理新模式，深化應用社保業務檔案管理系統功能要堅持實用管用好用導向，設計要適度前瞻，滿足社保業務電子檔案管理的完整性、真實性、可靠性、安全性要求。

2.1 建立健全管理規范

按照社會保險業務檔案管理、數字檔案室建設及電子文件歸檔與電子檔案管理的有關規定要求，制定完善檔案信息化工作制度和社保業務電子文件歸檔與電子檔案管理制度，制定社保業務各類電子檔案元數據規范、電子文件歸檔與電子檔案移交接口規范、電子檔案存儲及備份規范等。要采用實際應用中比較成熟的檔案管理系統標準規范，確保建設標準科學、底層數據庫設計合理、編程協議規范、數據存儲及傳輸協議安全。采用技術手段對社保業務電子檔案固化，運用數字摘要、電子印章、數字簽名、可信時間戳等技術手段，來確保社保業務電子檔案的原始性和真實性。比如，完善系統管理功能。加強日志管理，記錄檔案管理系統用戶的登錄等信息，在每條日志中至少應記錄每次系統的操作時間、對象、用戶、計算機、操作類型等屬性，并提供對日志的審計、檢索、統計等功能；完善系統設置，能夠支持對社保業務檔案的流程化管理，支持元數據的設置維護，支持代碼表的設置維護，能夠區分全宗進行管理；嚴格控制社保業務檔案信息資源利用范圍，制定嚴密的信息發布審核制度，嚴格控制數據訪問權限；制定完善的社保業務檔案數據移交、接收、銷毀等管理規范，制定備份規范，強化用戶管理；將社保業務檔案管理系統用戶與IP地址綁定，建立社保業務檔案管理系統管理員、安全保密管理員、安全審計員“三員分立”制度，并為每個管理員設置不同權限，使三者之間能夠各自獨立、相互制約。

2.2 合理配備設施軟件

社會保險經辦機構要建有能夠滿足業務檔案管理系統建設所需的網絡基礎設施，配備用于業務檔案管理的計算機、服務器、數字資源存儲設備，檔案管理系統所專用的服務器和存儲設備能夠滿足高效、安全等要求，并方便擴展、適當冗余。要配備掃描儀、打印機、數碼照相機、刻錄機等輔助設備。同時，要配備正版網絡操作系統、數據庫管理系統、全文檢索、中間件、光學字符識別（OCR）等基礎軟件。比如，配備社保業務檔案管理系統建設所需基礎軟件包括操作系統、數據庫管理系統、全文檢索軟件、中間件、數字化加工軟件等；安全保障系統主要包括防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、防病毒軟件等；終端及輔助設備包含個人電腦、存放磁盤、光盤、移動硬盤的恒溫恒濕防磁柜等。社保業務檔案管理系統的網絡配置可采用局域網與互聯網，但要確保局域網與互聯網物理隔離，在局域網上開展社保業務數字檔案接收、管理、存儲等，在互聯網上對社保業務檔案進行利用、咨詢以及數字資源收集，同時還要保證網絡的安全。

2.3 整合提升數字資源

社保業務電子檔案應當符合電子文件和電子檔案管理的有關業務規范標準要求。要注意收集在檔案數字化過程的各種元數據，建立目錄數據庫要符合各類檔案著錄的標準規范要求，確保齊全完整。在社會保險經辦機構的辦公自動化和業務系統中，要配置社保業務歸檔模塊，按照電子文件歸檔和電子檔案管理方面的要求，選擇適合的歸檔格式進行歸檔，并捕獲社保業務電子文件的元數據。社保業務傳統載體檔案數字化標準規范建設可以參照《紙質檔案數字化規范》《錄音錄像檔案數字化規范》等制定。將社保業務紙質檔案在掃描成雙重PDF的基礎上，對紙質檔案數字復制件實施全文識別，把圖像數據轉化為文本信息，便于社保業務檔案的檢索和開發利用。在實施社保業務檔案數字化過程中，要嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描處理、數據驗收存儲、數據交換備份、信息安全管理等主要環節，加強對檔案數字化工作的全程監督和管理，確保數字社保業務檔案的規范安全。在社保業務檔案數據掛接完畢后，應根據檔號比對是否一一對應，逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與數字化復制件對應的準確性，已掛接數字化復制件與實際數字化數量的一致性，數字化復制件能否正常打開等。比如，為保證社保業務檔案數據質量，可以引入檔案數字化監理公司，檔案數字化外包公司將加工完成的數據逐批次移交給監理公司，監理公司進行檢查，不合格的退回，合格的再移交給社保業務檔案管理人員，檔案人員再進行抽查，合格的簽字確認，不合格的退回。社保業務檔案管理部門要與外包公司以及公司工作人員簽訂安全保密協議，不允許工作人員將手機帶入加工現場。要以專業手段封閉信息出口，安裝配備全覆蓋、無死角的視頻監控系統，且視頻監控數據自產生之日起保存不少于6個月。另外，要配備專業的檔案數字化安全加工系統，系統可以對數字化的內容進行加密，即使數字化成果泄露出去，打開后也是亂碼。

2.4 規范滿足法定要求

根據新修訂的《中華人民共和國檔案法》，電子檔案滿足“來源可靠、程序規范、要素合規”法定要求，即可獲得檔案的法定身份，具有“與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”的法律地位。深化應用社保業務檔案管理系統要嚴格按照新修訂的檔案法中關于電子檔案形成和管理要求，規范社保業務電子文件歸檔和電子檔案管理的收集、鑒定、整理、保管、利用、處置等流程；加強電子檔案的形成、歸檔、保存、利用全過程規范化控制，確保各環節程序規范，符合標準規范要求；社保業務電子文件的各項要素要符合電子檔案管理相關標準規范，格式標準規范、內容齊全完整、數據組織有序，確保社保業務檔案數據質量和效力。比如，依據來源可靠原則，保證社保業務電子檔案的真實性和可靠性。在社保業務檔案管理系統中確保形成電子檔案的組織或個人其身份是真實有效的，防止出現責任者不明確、身份冒用等現象；在社保業務檔案管理系統功能設置中要有法定的授權，檔案管理人員嚴格按照職責、操作程序進行文件的處理和辦理，不得有超越操作權限等操作；社保業務電子檔案的內容、結構和背景要與形成時的原始狀況保持一致，確保不發生非法篡改元數據等情況；社保業務電子檔案要由可靠的系統軟件形成，系統對電子文件實行全生命周期管理，并隨時記錄檔案信息變動情況，驗證電子檔案的原始性。

2.5 設計完善系統功能

社保業務檔案管理系統要按照電子檔案管理系統的相關功能要求標準設計，符合結構合理、操作簡便、功能完備、安全可靠的總體要求，本著可配置的、模塊化的體系結構設計理念，把管理系統從底層的數據結構層，到頂層的業務應用層，整體設計成靈活的系統架構，相關管理人員經授權可對其進行配置和修改，從而實現理想的操作效果。深化應用系統應選擇具有涉密管理系統集成資質的企業，由專業開發社保業務電子檔案管理系統的企業完成設備技術投入、系統構建升級等。系統功能不僅能覆蓋社保經辦工作的大多數業務，還能支持社保機構各類業務系統，通過歸檔接口實現系統之間的信息交互集成、數據共享。社保業務檔案管理系統應實現檔案管理自動化，能夠完成檔案信息管理、日常業務管理、數據導入導出、信息審核維護、檢索查詢利用、操作日志管理等業務工作。比如，深化應用社保業務檔案管理系統，可以通過不斷升級完善系統功能，將社保業務的文書、科技、照片、錄音、錄像等各門類的檔案有機組織起來，利用知識管理、大數據等理念和技術，創新社保業務檔案利用方式和方法，對社保業務檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動為參保單位和參保人員提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。

3 堅持效果導向，強化維護保障

3.1 加強前端控制

要堅持前端控制，強化源頭治理。加強對社保業務電子文件的全過程管理，采取有效措施確保社保業務電子文件應歸盡歸，在歸檔過程中做到真實、完整、可用、安全。建立健全社保業務檔案工作體系，制定檔案工作規章制度和業務規范，納入領導責任制和相關人員崗位職責，加強社保業務檔案形成過程的管控和考核。注重實時收集社保經辦過程中的各類文書資料、業務報表、臺賬、會計憑據等，并及時整理和歸檔。社保業務檔案管理系統要嵌入社會保險經辦機構制定的電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，在電子文件形成時實現自動鑒定、整理和歸檔。

3.2 加大經費投入

社會保險經辦機構要充分認識社保業務檔案工作數字化轉型的重要性和必要性，將深化應用社保業務檔案管理系統的建設、管理、運維、升級和檔案數字化等費用納入單位預算，積極申請專項資金，多渠道籌措經費，加大資金保障力度。要參照檔案管理系統運行維護的相關標準規范要求，持續維護升級，數據動態更新，保持系統平穩運行。同時，在深化應用檔案管理系統建設過程中，要做好深化應用檔案管理系統工作的過程控制和項目驗收，確保資金使用精準、安全，提升資金使用績效。

3.3 注重人才培養

要加強檔案信息化人才隊伍建設，注重培養既熟悉社保業務檔案工作，又能熟練運用信息技術的檔案人員。采取大力引進檔案信息化專業年輕干部，與檔案信息化建設專業技術人員交流學習，定期組織參加檔案業務培訓、觀摩活動、專業論壇，邀請專家授課、現場指導，總結交流檔案信息化提升社保業務檔案管理成效的案例等，在檔案工作崗位上不斷實踐提升，增強人才培養的針對性、實效性，提高社保業務檔案管理人員的綜合素質和業務能力，為進一步提升檔案信息化水平提供人才保障。

3.4 加快轉型升級

做好檔案收集、數據匯總統計與建檔工作，電子業務材料能夠以在線和離線兩種方式實現在社保業務檔案管理系統中歸檔。通過深化應用業務數據收集、利用的網絡平臺，積極探索利用大數據、云計算、區塊鏈、人工智能等信息化技術，研究智能化的社保業務檔案利用方式，對檔案信息資源進行資源整合和價值挖掘，把信息化技術滲透到社保業務檔案管理各個環節，創新檔案管理模式，為利用者及時提供全面、準確、快捷的檔案查詢利用服務，以深化應用社保業務檔案管理系統為基礎，加快社保檔案工作數字化轉型。