中學人事檔案管理現狀及對策

摘 要：人事檔案是中學檔案的重要組成部分，是中學人才管理的重要依據。本文首先從檔案形成、內容及要求方面分析了中學人事檔案管理的特點，進一步探討了中學人事檔案管理的現實價值和問題，針對存在的現實問題，有針對性地提出了解決對策，以期為新時代做好中學人事檔案管理提供參考。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；中學

人事檔案是中學檔案的重要組成部分，記載了中學教職工教育教學、成長經歷、社會實踐等信息，反映了每一名教職工教學業務、思想狀況等，是中學在教職工考察、選拔、使用、轉正、職稱評定中的重要依據。因此，做好中學教職工人事檔案管理工作意義重大，能夠維護廣大教職工切身權益，服務中學教育教學發展，助力中學教育事業改革。

1 中學人事檔案管理特點

1.1 形成的長期性、累積性

中學教職工人事檔案是其個人成長、工作的歷史記錄。個人成長、教育教學工作過程長達數十年，在此過程中需要歸入到人事檔案管理范疇的檔案資料除了干部任免審批表、履歷表外，還包括考核鑒定材料、學歷學位、專業技術職稱、學術評價、政審、入黨類、表彰獎勵類、任免類等。這些資料的形成是日積月累的長期性過程，且是不斷累積、逐年增加的過程。如，完成繼續教育獲得新的學歷證書，也應及時收集歸檔。職務職級調整變化，組織人事部門的任免文件，都屬于歸檔范疇。這些都形成了中學教職工人事檔案信息資料形成的長期、累積性特點。

1.2 信息的原始性、可靠性

中學教職工人事檔案從其收集、整理和歸檔，均以原始資料為主，且未經組織人事部門認定不得隨意更改。近年來，隨著計算機信息技術的應用，中學教職工人事檔案信息大都實現了信息化、數字化管理，利用專門的人事檔案管理軟件，將原始檔案信息資料錄入微機系統，極大地提升了人事檔案管理效率。此外，根據《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》等相關規定，惠州中學將全部教職工人事檔案進行了專項審核，審核登記檔案并形成《干部任免審批表》326卷，共計超17000件檔案材料。其中對“出生時間”重新認定45卷，對“參加工作時間”重新認定67卷，對“入黨時間”重新認定28卷，做到了全部教職工人事檔案專審全覆蓋，檔案信息更加準確可靠。

1.3 要求的保密性、安全性

人事檔案管理制度一直強調人事檔案的保密性[1]。中學人事檔案中的信息內容包括個人獎懲，考核鑒定材料等，涉及教職工個人隱私，此類信息僅限于內部使用，這就要求確保中學教職工人事檔案信息始終處于知悉范圍的可控性，未經組織人事部門批準任何機構或個人都嚴禁查閱、復印。隨著計算機信息技術的應用，中學教職工人事檔案信息化、數字化面臨著惡意訪問、木馬病毒等非傳統安全威脅，需要采取相應措施，確保檔案安全。因此，做好新時代中學人事檔案管理，既要注意嚴格保密，也要守牢安全底線。

2 中學人事檔案管理價值

中學人事檔案是中學檔案重要組成部分，是教職工崗位調整、表彰獎勵、職稱評定等重要依據，也是維護自身權益的重要證明資料，全面記錄了每一名教職工的工作全貌，是加強教職工管理的重要依據，做好中學人事檔案管理具有重要現實意義[2]。

2.1 憑據證明的作用

中學教職工人事檔案詳細記錄了個人基本信息、教育教學業務能力等信息，在教職工崗位調整、職務提拔、職稱評審、工資定級、人員調動等方面發揮著重要的憑據功能。此外，在教職工權益主張或者利益受損時，例如教齡、工齡等確認，便可以通過查閱個人檔案信息資料佐證，具有很強的證明力。

2.2 記錄了解的功能

中學教職工人事檔案是教職人員個人簡歷、求學經歷、成長經歷、師德師風的集中展示，是原始、真實、全面的歷史記錄，形成了教職工全景式“個人信息庫”。信息庫涵蓋了從其高中至獲取最新學歷的所有求學階段，也包括從走上教壇后獲取的各種獎勵、職稱評定、提拔任用，甚至是懲處等全面的信息記錄，是教職工原始數據信息集成，集中反映了教職工求學、成長、工作的全貌，有助于全面了解教職工的專業特點、教學專長。

2.3 科學管理的參考

中學教職工人事檔案詳細記錄了每一名教職工教育教學及其特長，反映了工作態度、工作業績，師德師風師貌，通過人事檔案分析，將其作為教職工崗位調整、選拔任用的重要參考，實現人盡其才、才盡其用，為中學教育教學提供可靠人才支持[3]。此外，人事檔案具有可靠性、權威性、累積性，是教職工個人能力成長進步的重要體現，在后期的成長過程中不斷增添、充實新的檔案內容，從這個角度看，人事檔案管理的重要現實功能及其在個人成長進步中的重要作用，能夠激勵廣大教職工重視其檔案，從而提升其競爭意識，不斷充實檔案內容，有利于在日常教育教學管理中起到很好的正向引導作用。

3 中學人事檔案管理現狀

中學人事檔案是中學檔案的重要組成部分，在維護正常教學秩序，提升中學管理水平均具有重要作用。但從現實來看，中學人事檔案管理還面臨著諸多的現實短板，亟待解決。

3.1 管理理念

理念是行動的先導。中學人事檔案管理步入了新時代，但中學檔案工作人員在管理理念、思維方式、認知等方面還有待改進。突出表現在檔案管理的主動性不強。中學人事檔案的重要性毋庸置疑，但普遍存在著重管理輕利用的現象，主動做好人事檔案編研，為中學高層次人才引進、人才優化配置流動做的還不夠。檔案資料收集的前沿指導不到位，沒有深入教師、教學一線主動收集，以被動收集為主[4]。人事檔案程序性審查較多，實體性審查較少，歸檔資料在形式上是否齊全，歸檔人事檔案信息的真偽性風險管控有所欠缺。此外還表現在檔案管理的方法不夠豐富，利用現代檔案管理理念、先進人事管理方法來管理中學人事檔案工作做得還不夠。隨著單軌制逐步實行并成為主流趨勢，依然還按照紙質人事檔案與電子人事檔案“雙軌制”管理人事檔案。

3.2 管理條件

中學人事檔案管理離不開完善的軟硬件作支撐。但現實中，中學面臨著較大的升學壓力，重教育輕檔案的現象依然不同程度存在，人事檔案管理條件與實際需求之間還存在一定差距。根據《檔案法》及其實施細則中均明確提出“八防”要求，以及根據館藏檔案數量配備一定面積的檔案庫房。在現實中，中學人事檔案收集后歸檔于教育主管部門或專門的檔案管理機構，學校本身配備的庫房面積及條件相對弱，難以達到規定要求。中學人事檔案管理面臨著較大的安全隱患。

3.3 管理方式

近年來，隨著中學、教育主管部門以及國家均逐步重視人事檔案管理工作，管理方式也取得了很大改進，但在管理方式與教職工和教學管理需求方面還存在一定差距。突出表現在人事檔案管理的信息化水平不高，數字化錄入不完整，教職工本人或學校查閱檔案的程序較復雜、流程和手續較冗長，承擔著較大的時間成本和人力成本。從人事檔案管理的安全方面來看，由于專業人員缺乏、管理條件較差、管理方式落后等多種因素制約，在中學人事檔案收集、整理、保管等環節依然存在一定的信息泄露、真實性審核等風險點。

3.4 管理人員

中學人事檔案管理是一項專業性強、政策性強、要求高的工作，要具備過硬的中學人事檔案管理綜合素能[5]。但從實際情況來看，由于受編制限制、理念認識等因素影響，中學人事檔案管理工作中普遍存在人員數量配備少，工作人員綜合素能有待進一步提升。缺少檔案專業教育人員從事人事檔案管理工作的現象較為普遍，有些人員是從辦公室或學科崗位兼任，專門從事人事檔案管理人員數量偏少，且檔案、人事管理、計算機信息技術等綜合業務素能與新時代中學人事檔案管理需要不相符。

4 中學人事檔案管理對策

4.1轉變檔案管理理念

中學人事檔案管理在中學教育教學、教職工引進培養等方面發揮著重要作用，對提升中學檔案事業乃至中學發展都具有重要意義。因此，要切實轉變檔案管理理念。首先，中學管理者要高度重視人事檔案管理工作，提升對人事檔案管理重要性的認識。把人事檔案管理與教育教學工作擺在同等重要位置，同部署、同落實、同檢查、同考核。為中學人事檔案管理所需的人財物提供有力支持和保障。其次，中學檔案工作者要切實轉變傳統人事檔案管理理念。把人事檔案管理擺在事關中學教育教學能否取得預期成果的角度，認真、細致、耐心、嚴謹的做好人事檔案管理工作，切實增強人事檔案管理工作的職業使命感、榮譽感和責任感。要切實轉變人事檔案管理理念，拓寬視野，綜合運用檔案、人事管理、計算機等信息技術，不斷提升人事檔案管理的信息化、數字化水平[6]。切實增強人事檔案管理工作的主動性，主動深入教育一線，做好人事檔案收集、整理、歸檔標準和要求的業務輔導，提升工作的主動性、前瞻性。此外，還要利用館藏人事檔案資源，認真做好編研工作，為中學管理者優化人才資源配備，引進教職工和培養選拔提供重要參考。再次，中學教職工要高度重視人事檔案工作。要本著對自己負責、對組織負責、對學校負責的態度，認真填寫履歷表、經歷等，把獲取的重要獎項、科研成果等，及時移交，守好人事檔案第一關，確保人事檔案資料齊全、內容真實。

4.2 改善檔案管理條件

人事檔案管理需要良好的軟硬件條件做支撐和保障。首先是軟環境方面。要根據《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》等法律法規和要求，結合中學實際，制定具體的中學人事檔案歸檔辦法、借閱、銷毀制度和保密守則等，健全人事檔案管理制度體系[7]。其次是硬件方面。一方面，要根據中學人事檔案管理的數量和規模，配備一定面積的檔案庫房，要做到庫房與辦公室、閱檔室分離。另一方面，要根據人事檔案管理“八防”的標準和要求，配備除濕機、恒溫機、計算機、掃描儀、防霉藥物、防光物品，以及必要的密集架、檔案柜等，確保人事檔案管理設備齊全[8]。此外，還要高度重視人事檔案管理的安全，傳統的紙質檔案要做好防霉、防潮，庫房要安裝密碼鎖、防盜門、滅火器等，電子人事檔案要做好數據備份，電子密鑰、身份認證及正版軟件等，嚴格執行人事檔案管理保密規定，確保人事檔案數據信息不會丟失，安全管理。

4.3 豐富檔案管理方式

管理方式是中學人事檔案管理中的重要一環。在信息化、數字化快速發展的時代，中學人事檔案管理要改變傳統單一的人工管理模式，要不斷豐富檔案管理方式，學會利用最新的信息技術，加快推進中學人事檔案數字化管理進程。“十四五”時期檔案事業發展規劃，明確提出要加快檔案數字化建設[9]。因此，中學人事檔案管理既要做好存量人事紙質檔案數字化，也要做好增量人事電子檔案數字化，與中學辦公室、教研室等加強聯系，及時做好檔案資料的數據收集，將人事檔案管理數據信息錄入檔案管理系統，打通信息壁壘。有條件的中學，還要積極打造智慧庫房，實現恒溫恒濕防火防盜的自動化，智能密集架可顯示等。此外，還要緊跟時代發展步伐，以人事檔案管理現代化助推中學檔案事業發展現代化。

4.4 提升檔案管理素能

人事檔案管理離不開一支高素質的人才隊伍，直接影響著人事檔案管理效率，體現著中學人事檔案管理水平。新時代中學人事檔案管理面臨著新形勢新任務，責任重大、使命光榮，因此，要把鍛造一支高素質復合型人才隊伍作為重要抓手。首先是政治素質。要把政治素質擺在人事檔案管理隊伍建設的首位，始終堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，堅持黨對檔案工作的絕對領導，切實增強做好中學人事檔案管理的使命感、責任感[10]。其次是業務素質。既要做好現有從業人員的業務知識培訓，通過請進來走出去等多種方式，邀請專家授課、到先進中學參觀學習，舉辦業務知識競賽等；還要注重計算機信息技術的業務培訓學習，不斷提升中學人事檔案工作的綜合業務素能。再次是清廉底線。中學人事檔案中涉及教職工個人隱私，許多也屬于秘密，要始終堅持為國守史、為黨管檔、為民服務，堅守職業操守，守住清廉底線，嚴格按照人事檔案管理的各項規章制度、保密要求管理好人事檔案，不逾矩、不違規。

參考文獻

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[10]程曉俠.事業單位干部人事檔案管理效率的提升對策[J].蘭臺內外，2023（3）：67-69.

作者簡介：簡淑珍（1994— ），大學學歷，惠州中學助理館員，主要從事高中學校檔案管理研究。