人事檔案的信息化、規范化、標準化管理分析

孔潔霞 廣東省黃村體育訓練中心

為提高單位人事檔案管理的效率，優化管理體系，逐漸更新原有的工作模式，在當前單位檔案管理工作中要采取多樣化的方式，將信息化、規范化和標準化思路融合到檔案管理的不同環節，使檔案管理能夠煥然一新。要適應單位對人事資料的各項需求，提高人事檔案在單位中的地位。

一、單位人事檔案信息化、規范化、標準化的管理要求

（一）信息化管理要求

信息化已經成為現代社會不可或缺的一部分，對于單位人事檔案的管理也越來越重視信息化的應用。人事檔案管理是單位管理中的一項重要工作，涉及單位中所有工作人員的基本信息和工作記錄，直接關系到工作人員的職業生涯以及單位的發展。因此，人事檔案信息化管理的要求，成了單位管理中的重要管理內容[1]。

首先，信息化管理要求安全性。人事檔案是一項重要的機密，涉及個人隱私和單位機密，其安全性是單位信息化管理的首要任務。在人事檔案管理中應采用安全可靠的數據庫和加密技術，保障信息不被非法竊取和篡改，并且要有完善的備份和恢復機制，以應對意外情況的發生。只有確保了人事檔案的安全性，才能為工作人員提供一個安心的工作環境，為單位的可持續發展提供堅實的保障。

其次，信息化管理要具有高效性。信息化管理能夠提高人事檔案管理的效率和準確性。通過信息化管理，可以快速瀏覽工作人員的基本信息和工作記錄，提高人事管理的決策效率。同時，信息化管理還能夠自動化完成一些煩瑣的人事管理工作，節省人力和時間成本。高效的信息化管理，能夠幫助單位更好地利用人力資源，提高效益和效率，創造更大的社會價值。

再次，信息化管理還需要具備靈活性。隨著實踐的深入，人事檔案管理涉及的內容越來越多，管理需求也越來越多樣化，因此需要一個靈活的信息化管理系統，能夠根據需求調整人事檔案的管理內容和方式，實現信息化管理的個性化、差異化和靈活性。

最后，信息化管理還要具備可持續性。信息化管理不是一次性的過程，而是一個長期不斷持續的過程。信息化管理要求系統的穩定性和可靠性，不僅需要基礎設施的合理規劃和更新，更需要不斷提高信息科技的應用水平和管理水平。只有不斷提高信息化管理的可持續性，才能更好地發揮信息化管理的效益和價值。

（二）規范化管理要求

規范化管理是現代管理理念的一種體現，它在各領域中都得到了廣泛的應用。在單位人事檔案管理領域中，也需要遵循規范化管理的要求。

首先，規范化管理要求單位對工作人員的個人信息進行嚴格、完整的記錄。在整理工作人員檔案時，要考慮到工作人員的基本信息、戶籍信息、學歷信息、工作經歷等多方面的內容，并以書面形式進行記錄[2]。這樣可以方便單位對工作人員的信息進行統計分析，同時也能為工作人員的職業發展提供必要的參考依據。

其次，規范化管理要求單位的檔案管理人員對檔案材料進行細致的歸檔和分類，確保檔案的完整性和準確性。對于人事檔案中的各類資料，應當按照不同的類型、時間、性質等因素進行分類，確保檔案資料齊全、準確無誤。同時，在檔案管理過程中，應當注意保密，嚴格遵守法律法規及業務規定，保證工作人員的個人信息不被外泄。

再次，規范化管理要求單位嚴格執行檔案保管制度，確保檔案管理的安全性和可靠性。在檔案管理中，應當建立完善的檔案保管制度，確保檔案的安全性和可靠性。同時，應當定期對檔案進行清理和鑒定，及時做出調整和修改，保證檔案的及時性和準確性。

最后，規范化管理要求單位在檔案管理過程中注重檔案利用，提高檔案利用效益。在檔案管理中，除了要注意歸檔和保管，還要注重利用檔案，為單位的決策、管理和業務提供支持和參考。只有將檔案管理與實際業務相結合，才能發揮檔案的最大效益，為單位的發展作出更大的貢獻。

（三）標準化管理要求

在現代社會中，人事檔案的管理顯得尤為重要。而對于單位而言，必須對檔案采取標準化管理。標準化管理作為管理方式的一種，旨在通過制定標準、規范性文件和程序，對管理活動進行規范化和標準化。

首先，單位要明確自身的檔案管理目標和任務。人事檔案管理是單位內部管理體系的重要組成部分。因此，單位應該在人事檔案管理中確立標準化管理的目標和任務，全面深入地開展人事檔案管理的各項工作。同時，單位還應充分發揮人事檔案的管理優勢，提高工作質量和效率。

其次，單位應區分人事檔案的重要性。人事檔案是一個單位在人力資源管理中的基礎，具有極高的價值。應根據人事檔案的不同重要性和用途區分不同的管理要求，使得人事檔案可以更加精準地被管理和利用。

再次，單位的人事檔案管理要遵循一定的原則。在管理人事檔案的過程中，要堅持科學、規范和公正的原則。例如，要注重數據的真實性、完整性和準確性，確保人事檔案的真實性和可信度。同時，要注重規范化的操作流程和操作規范，確保人事檔案可以被正確存儲和備份。

最后，單位要不斷完善人事檔案管理的措施和手段。隨著時代的發展和技術的進步，人事檔案管理方式也進行了升級，例如通過數字化技術對人事檔案進行管理等等。在完善上述措施和手段的同時，要不斷地總結和分析工作經驗，為人事檔案的管理提供更好的支持。

二、單位人事檔案信息化、規范化、標準化的管理策略

（一）選擇先進的檔案管理技術

1.大數據庫技術

作為信息時代的產物，大數據庫技術在人事檔案管理中的重要性日益凸顯。單位作為公共機構，其人事檔案管理的準確性、及時性、安全性要求極高，而大數據技術正是能夠幫助解決這些問題的有效工具。大數據庫技術指的是能夠處理大規模數據的技術和工具，數據量通常在數TB 或PB 以上。相對于傳統數據庫技術，大數據庫技術更注重數據分析、數據挖掘和數據處理，能夠為單位提供更精準、更有價值的數據分析結果[3]。在人事檔案管理中，大數據庫技術可以為單位提供更加完善的數據管理方案。一方面，大數據技術可以對海量的人事檔案數據進行快速、準確、全面的存儲和管理，避免了傳統管理方式耗費人力成本和效率低下的問題。另一方面，大數據技術還可以對數據進行深度挖掘和分析，為人事部門提供更準確的人力資源管理決策和分析結果。此外，大數據庫技術還可以為單位提供更可靠、更安全的數據存儲和管理方案。采用分布式存儲、備份、容災等技術，可以大大提高數據的安全性和可靠性，避免數據丟失和泄露等不良后果。然而，大數據庫技術的引入也帶來了新的挑戰和問題。例如，對于人事檔案的數據隱私和安全問題，大數據技術需要更嚴謹的數據加密和權限控制機制。同時，大數據技術的引入還需要更多的IT技術專家和專業知識，增加了單位的人力成本和技術投入。

2.云空間儲存技術

云空間儲存技術，顧名思義，是指將數據儲存于互聯網上的一種技術。相比于傳統的本地儲存方式，云空間儲存具有數據備份、可訪問性、靈活性等優勢。在單位人事檔案管理方面，云空間儲存技術的應用，能夠提高數據儲存的安全性、可靠性和穩定性，為人事檔案管理的工作提供了強有力的支持[4]。首先，云空間儲存技術的應用，能夠極大地提高人事檔案數據的安全性。傳統的本地儲存方式容易受到自然災害、電腦病毒、硬件故障等因素的影響，導致數據的損毀或丟失。而云空間儲存則通過分布式儲存方式，將數據備份在多個地方，一旦某個地方數據受到損壞，也可以在其他地方恢復數據，從而確保了數據的安全性。

其次，云空間儲存技術的應用，還能夠提高人事檔案數據的可訪問性。以前，人事檔案需要在本地存儲，只有在存儲位置才能進行管理，對于需要頻繁更換工作地點的單位而言，管理起來非常不方便。而云空間儲存則可以實現數據的在線儲存和訪問，只需要連接網絡，就可以隨時隨地訪問數據，管理起來更加便捷。另外，云空間儲存技術的靈活性也為人事檔案管理帶來了新的解決方案。傳統的本地儲存方式會受到硬件容量的限制，一旦數據超出硬件的承載范圍，就需要進行擴容或磁盤升級等操作，費時費力。而云空間儲存則可以根據需要隨時進行擴容，保證數據的無限制儲存。

（二）健全人事檔案規范化管理制度

人事檔案是單位中非常重要的管理文件，記錄著工作人員的各種人事信息，如聘用合同、考核評價、晉升任用、獎勵懲處等，對于單位的管理和發展起著至關重要的作用。因此，加強人事檔案管理，健全規范化管理制度，不僅可以規范管理，提高工作效率，還可以更好地保護檔案的安全，維護工作人員合法權益。為了健全人事檔案規范化管理制度，首先需要建立完善的檔案管理制度，從文件編制、存儲、調閱、使用等方面進行規范[5]。同時，也需要加強檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理專業能力，確保其熟悉、掌握相關政策、法規和操作規程。

其次，要建立完善的檔案管理信息系統，采用先進的技術手段，建立信息化檔案管理平臺。通過這個平臺，可以實現人事檔案的全生命周期管理，包含檔案的申請、審核、編制、存儲、查閱和報表統計等功能，大大提高檔案管理的效率和準確性。此外，還需要落實檔案管理的責任制和監督制度，制定對檔案管理人員的管理和考核辦法，建立檔案管理的考核體系，明確工作目標和責任。只有這樣，才能形成有效的管理機制，確保檔案管理的規范化、專業化和高效化。通過建立完善的檔案管理信息系統，組織能夠實現檔案管理的數字化、自動化和智能化，提升管理效率和準確性，保障檔案信息的安全和隱私。這不僅有助于提升工作效率，還為組織提供了決策支持和戰略規劃的重要依據，提升了組織的競爭力和可持續發展能力。建議各組織積極推動檔案管理信息系統的建設，使其成為信息化管理的重要工具，為組織的發展和成長提供有力的支撐。

（三）不定期檢查人事檔案管理的概況

在單位的人事檔案管理中，不定期的檢查被認為是一項非常重要的工作。這項工作可以有效地幫助管理人員發現檔案管理中存在的問題，并及時采取措施進行糾正，以確保檔案的安全性和完整性，進一步提升管理工作的效率與水平。不定期檢查是指在規定的時間內，不定期對單位的人事檔案進行檢查。這種檢查方式通常不容易被預知，以保證其有效性和客觀性。通過不定期檢查，可以深入了解檔案管理工作的實際情況，以及各部門執行檔案管理制度的具體情況。此外，不定期檢查還可以檢測管理工作中可能出現的各種問題，如檔案的缺失、損毀、遺失以及虛假記錄等等。這些問題一旦被順利發現，就可以及時采取措施，防止問題進一步擴大。對于單位的人事檔案管理人員而言，不定期檢查還可以促進自身的專業水平和技能的提高。通過不定期檢查，他們可以不斷了解到其他部門及行業相關的先進管理經驗和工作技巧，以及其他單位的管理工作經驗。這些可以成為其自身工作的寶貴經驗，使其自身的職業規劃和發展更加明確和順利。值得注意的是，不定期檢查需要進行科學規范，保證其客觀性和準確性。在進行檢查前，需要確定檢查的目標、范圍、時間和方法，并選擇專業人員對檔案進行抽查、復核和核對等操作。檢查過程中還要保持秩序、規范。對于查出的問題和缺陷，應當進行詳細的分析和記錄，并及時采取措施進行整改。

（四）搭建高素質人事檔案管理團隊

在單位的人事檔案管理中，搭建高素質的團隊是至關重要的。由于人事檔案管理涉及大量的敏感信息，需要高度的保密性和規范性，因此需要一支具有專業素養和高效能力的管理團隊。如何搭建這樣一支團隊，成了當前人事檔案管理的主要挑戰之一。

首先，要搭建高素質的檔案管理團隊，必須注重招聘和選拔。這需要單位在招聘人員時，要注重對應聘者的專業素質和工作經驗的考查，并且還要注重對應聘者的綜合素質、職業道德，以及個人的認知能力和創新意識等方面進行綜合評估，這樣才能夠得到最優秀、符合團隊要求的管理人員。要加強工作人員對檔案安全的教育和培訓，提高他們的安全意識和保密意識，確保他們正確使用系統和處理檔案信息。還要定期進行安全知識培訓和測試，提高員工對安全風險的識別和應對能力。

其次，要搭建高素質的檔案管理團隊，還需要注重團隊的培訓和發展。通過不斷提高工作人員的專業素質和技能，讓工作人員具有更優秀的管理水平和解決問題的能力。同時，還要鼓勵工作人員提高創新能力和發揚團隊協作精神，讓工作人員能夠在工作中積極地探索和實踐，擁有更豐富的經驗和思維方式。

再次，要搭建高素質的檔案管理團隊，需要注重團隊文化的建設。在這個過程中，單位需要強調團隊成員之間的溝通和合作，并且還要注重團隊各個成員的角色分工和團隊目標的明確，這樣才能夠讓管理團隊具有更高的凝聚力和執行力。

最后，為了確保高素質的檔案管理團隊能夠持續地發展和進步，還需要注重對團隊成員的激勵和獎勵。要通過合理的激勵和獎勵機制，讓管理團隊在工作中充滿動力和活力，這樣才能夠保證團隊的穩定性和成果的持續增長。

三、結語

隨著社會的進步，信息化、規范化和標準化已經成為新時代下單位人事檔案管理工作的奮斗目標，也是人事檔案管理的核心思路。因此，管理人員需要明確自身的工作職責，明確單位檔案管理里的標準，廣泛地實施信息化、標準化以及規范化，更好地適應信息時代檔案管理的最新變化，為單位各項活動實施提供重要的信息基礎。