基于供應鏈的采購管理內部控制研究

王旭東

(北京市海訊達通信有限責任公司，北京 100061)

1 引言

采購在企業成本中占據較大的比例，為了提升企業的經營效率，必須關注采購，優化采購方法，提升采購效益。供應鏈管理是企業采購管理的新的發展方向，也是企業可持續發展的新思路。在新時代背景下，供應鏈管理已經發展成為應用范圍較廣、認可程度較高的管理手段，且通過供應鏈管理，能有效降低企業的采購成本，同時提升企業的競爭實力。在實際管理中，優化供應鏈中的內部控制管理也非常關鍵，在工作中，加強供應鏈管理，落實好內部控制具有深遠的意義。

2 基礎理論

2.1 采購管理

2.1.1 采購管理的內涵

采購是企業在供應市場獲取自身生產經營活動所必需的物質或服務等資源，其能夠保障企業各項生產經營活動的有序開展。采購管理主要是安排與采購有關的事項，負責對接貨物的質量檢驗以及入庫管理、最終結算，并對采購全過程進行嚴格監督，從而實現企業采購過程的有效管理，滿足企業發展需求[1]。

2.1.2 采購管理的特點

基于供應鏈的采購管理具有以下五方面的特征：其一，采購管理中心朝著外部資源管理轉變。這主要是由于市場經濟體制改革的深化以及客戶需求多樣化的趨勢，使得企業面臨著嚴峻的市場競爭壓力，其只有深入外部消費市場，保證采購信息的及時反饋，優化調整采購計劃，提高采購彈性，才能為企業持續發展奠定基礎。其二，采購模式以客戶訂單需求為依據。傳統采購嚴格遵循《企業內部控制規范——采購與付款》等相關流程標準完成采購管理，而供應鏈采購管理在遵循上述流程的基礎上，為降低庫存成本，提高存貨周轉率，將采購模式從以“庫存”為主轉變為以“客戶訂單”為主，能夠有效縮短企業響應時間。其三，采購關系朝著戰略合作伙伴發展。傳統采購管理中的供需雙方為簡單買賣關系，而供應鏈采購管理強調供應鏈上下游之間的緊密關聯，通過與供應商建立戰略合作伙伴關系，既能降低采購時效成本與經濟成本，又能有效保證產品質量。其四，采購特征向信息化方向轉變。信息化背景下，企業采購管理模式也得到了優化與完善，利用共享庫存數據等模式，便能加速企業采購信息的獲取，還能立足市場發展需求變化特點而動態調整企業采購策略，同時推動供應商完善自身品質。其五，采購控制向全程控制轉變。供應鏈采購管理通過縱向與橫向的推進，其將傳統采購管理的事后監督轉變為事前、事中、事后的全流程管控，既能幫助企業抓住時代發展機遇，使其優化調整采購布局，又能及時發現采購風險，并進行有效防范。

2.2 內部控制

內部控制是基于控制論與契約論等理論基礎而發展起來的，強調企業管理人員深入研究企業的整體與動態變化過程，明確供應鏈上下游企業之間通過契約關系形成的集合體，從而通過多種渠道，利用信息交換與反饋等方式完成企業經營風險的識別、評估、控制與監測等動態管理過程，保證企業能夠高效防范經營風險，實現資源的合理配置與有效使用，并獲得更高的經營效率與綜合效益。

內部控制指控制環境、風險評估、控制活動、信息和溝通以及監督五要素[2]。控制環境是指管理人員有效控制企業生產經營環境，合理設置組織機構、組織規模、生產技術以及外部環境等內容，從而引導企業員工形成良好的控制觀念，是企業內部控制的外在條件；風險評估是管理人員以及專業人員結合企業生產經營實際項目，系統評估企業將面臨的風險，并科學制定應對方案，從而將企業風險降到最低，是企業內部控制的重要環節；控制活動是企業通過制定具有針對性、實效性與可操作性的政策與程序，并將其貫穿企業生產經營全過程，以保證企業管理目標的實現，是企業內部控制的重要手段；信息和溝通是企業各部門人員都能及時獲取必須掌握的信息，并完成有價值信息的交互，是企業風險管理的基礎，也是企業內部控制的重要條件；監督是保證企業內部控制得到有效落實的重要手段，其能夠根據國家相關規定完成企業生產經營活動的自我監督，以及時對不合理問題進行優化改進，并逐步制定符合企業內部控制需求的監督機制。

3 基于供應鏈的采購管理內部控制的重要性

3.1 明確采購需求并降低采購成本

供應鏈打造的是一種“訂單式”的采購模式，這種模式能順應訂單，優化采購內容，并讓供應商明確采購方向。訂單式的采購是指企業能夠根據市場情況明確產品采購需求，從而向產品供應商反饋具體的采購內容，同時通過供應鏈子系統實現訂單跟蹤管理、供應商供貨信息管理以及信用管理系統平臺的構建，以保證產品供貨渠道的相對穩定性。這樣對企業來說，能最大程度上減少貨品的積壓，并在很大程度上保障貨物供應的穩定性，提升采購價值，并保障采購工作的實際質量。

3.2 減少采購時間開展精準采購工作

在供應鏈模式下，企業有更多機會將采購流程放在線上進行，其中，采購信息化主要是通過信息化技術實現向供應商的快速精準采購。在這一過程中，要保證采購信息的真實穩定，而本身落實內部控制既能調控采購流程，又能避免企業采購信息失真，對鞏固供應鏈有很大的幫助。除此之外，還有助于確保供應鏈各節點企業加強彼此之間的信息溝通力度與公開透明度，通過這種模式，可以及時發現企業經營風險與管理問題，從而達到采購精細化管理的目標，并有效節省信息流動時間，以信息化為媒介提升采購工作的精細化水平。

3.3 打造長久合作的模式實現資源整合

供應鏈上的各個企業獨立經營，但又存在利益上的共同謀求目標，還需打造一個長久的合作關系，保障供應鏈的平穩有序。供應鏈模式下，任何一個企業都不能獨善其身，建立戰略聯盟關系是指供應鏈上下游企業構建相對穩定的合作形式，實現戰略資源整合，從而達到共同發展的目標。供應鏈下的采購模式的優勢在于，既能保證企業獲取質量優良的產品，又能保證供應商及時獲取產品信息，能夠推動多方主體在實現互利共贏的基礎上，構建一個穩定持久的企業戰略伙伴關系，以更好地應對當前激烈的市場競爭，用供應鏈的優勢彰顯出企業的扎實實力。

3.4 降低企業經營綜合成本

供應鏈是圍繞企業生產經營核心內容，有效聯結供應商、制造商、分銷商、零售商以及終端用戶等多元主體在內的一個整體功能網鏈結構模式，實現對企業信息流、物料流、資金流等全過程的控制管理，具有網絡復雜性、實時動態性、面向用戶個性化需求以及節點交叉性等特點。一方面，利用信息共享機制實現供應鏈各節點企業之間的長期合作與戰略合作伙伴關系的建構，強化企業與企業、企業與市場之間的信息交流程度，既能保證供應商品質，又能提高企業采購管理質量與效率；另一方面，企業及時掌握市場發展需求，科學構建供給與需求之間的關系，既能提高供應鏈各節點主體之間的信息交流時效性與交易效率，增強供應鏈各節點企業的綜合效益，使其形成更加穩固的戰略合作伙伴關系，又能降低供應鏈管理各環節的安全庫存成本，避免企業因產品采購量過大而造成庫存產品過多以及降價、浪費等不良現象，從而實現企業效益最大化[3]。

3.5 提高客戶滿意度

基于供應鏈的采購管理內部控制模式，能夠通過供應鏈管理的信息化、自動化與集成化，實現供應鏈各節點企業的快速響應以及明確新時期市場環境與客戶需求變化，可以確保企業及時掌握市場信息，并對自身產品采購做出快速響應，從而滿足當前客戶的個性化需求，尤其是完善企業產品售后服務模式與增值服務模式，又能進一步提高客戶對企業、產品的滿意度與忠誠度，有助于構建企業品牌，增強企業綜合效益與核心競爭力。通過基于供應鏈預測企業管理信息，可以幫助企業更好地實現組織和個人的績效目標。企業可以通過強化供應商交付績效對生產和運營的影響，綜合分析客戶對每種原材料和零部件的未來需求，有針對性地采購原材料和儲備產能，進而提高客戶滿意度。

3.6 完善監督制約機制

基于供應鏈的采購管理內部控制模式，綜合各節點信息、明確各環節職責、統籌各部門力量，形成順暢的監督制約反饋機制，抓緊防腐的管理流程機制。同時，基于供應鏈的采購管理內部控制模式，不僅可以幫助供應鏈各節點企業明確自身的崗位職責，還能推動其及時對接上下游節點企業，并發揮自身的監督職能，保證整個供應鏈采購管理流程順暢，采購資金合理流動，最大限度避免采購環節出現以權謀私等違法違規行為。

4 基于供應鏈的采購管理內部控制的優化策略

4.1 加強合作，降低庫存成本

首先，企業要建立全生命周期的采購成本模型，嚴格落實擇優比價采購制度，以科學選擇性價比最高的供貨商。同時，合理構建數據信息管理平臺，加強企業與供應商之間的聯系力度，并與供應商建立聯合庫存，在保證供應鏈模型下訂單采購功能得到充分體現的同時，確保企業采購產品的質量以及價格等且具有穩定售后保障服務，以進一步增強企業核心業務的穩定性，降低企業經濟成本。

其次，企業要加強各職能部門的合作力度。采購部門要結合企業質量管理部門、業務部門、財務部門、一線部門等各部門的實際現狀，做好產品測試管理，并利用大數據分析處理技術掌握產品實際情況，減少因多重預測導致信息缺乏可操作性等問題的發生，從而建立優化的產品采購方案，為后期的科學采購打下基礎。

最后，降低庫存成本還在很大程度上影響著企業供應鏈整體運營狀況以及企業戰略目標的實現。因此，基于供應鏈環境，企業要加強內外部控制工作的開展力度，一方面，做好外部控制，保證企業與供應商之間實現信息資源互聯互通，從而根據供應鏈市場的動態需求變化，確保企業靈活調整采購計劃，供應商科學制定生產與供貨方案，以降低庫存；另一方面，企業對內既需要加強各職能部門的溝通聯系力度，還需重視倉儲部門的管理力度，落實精細化管理模式，保證其在實際采購工作的開展過程中，能夠嚴格落實產品入庫標準，檢查入庫產品質量、保證入庫憑證完整、入庫手續齊全規范[4]。同時，企業需要定期開展庫存盤點與分析工作，明確存貨倉儲周轉期、經濟訂貨批量等指標，保證采購部門能夠第一時間掌握產品庫存現狀，從而及時調整產品采購方案，降低庫存成本。

4.2 優化供應商選擇、評定流程

隨著市場經濟體制改革的深化以及市場競爭力的日益嚴峻，企業在供應商選擇過程中，要立足當今時代發展背景以及市場發展趨勢，充分考慮市場經濟大環境，從而根據供應商產品質量、服務質量、品牌價值等信息統籌分析供應商結構，并結合供應商評定流程(見圖1)科學選擇供應商，以降低企業風險危機，逐步構建長期穩定的戰略合作伙伴關系。

圖1 采購流程

企業在優化供應商的選擇過程中需要重點關注以下內容：產品質量信譽是指嚴格審核供應商提供的產品質量，以保證其提供的產品能夠被供應鏈上下游多元主體所接受；信息技術掌握能力是立足信息化背景，供應商企業只有掌握先進的信息科學技術才能實現與企業、市場等多元主體之間的信息互聯互通，充分適應市場發展需求[5]；經營資格以及履約情況是指供應商首先保證自身生產經營符合國家相關法律政策規定，保證其按照合同規定定時履約，以降低企業面臨的供應鏈風險；經營理念是指供應商能夠緊跟市場發展需求，順應新時期社會發展潮流，及時優化完善自身的生產經營理念，滿足新時期市場主體發展需求。

企業制定供應商評定流程需要多元主體共同參與供應商測評工作，包括質量監管、財務管理、采購管理、倉儲管理、合同管理等多職能部門人員，以保證評定流程的科學性、客觀性、全面性以及可操作性，從而高效發揮供應商評定流程對供應商的約束作用。同時，企業在與供應商合作過程中發現供應商存在交貨不及時、質量不達標等問題與不足時，要及時加強雙方之間的溝通聯系，嚴格令其改正并對其進行特殊標記，以有效保證企業采購產品質量，高效規避相關風險。

4.3 建立信息溝通平臺，優化采購流程

(1)企業構建信息交流平臺的過程中，首先，需要確保企業整體戰略目標與信息平臺的構建具有統一性，以保證供應鏈企業能夠實現市場需求、產品需求、庫存產品等信息之間的實時共享與互動交流，從而推動供應鏈上下游企業結合自身實際經營狀況優化調整產業模式，切實提高企業整體運行效率。其次，企業還需利用計算機技術和大數據分析處理技術，合理劃分采購不同生命階段的板塊信息，建立網絡臺賬，實現對采購的動態化監督管理，保證采購決策正確、采購數量科學合理。最后，企業要重視完善采購資金管理系統，實時追蹤采購資金賬戶，以保證采購專項資金的合理流動，從而降低企業財務采購風險。

(2)新時期市場經濟體制改革日益深化，企業在優化采購流程過程中需要綜合考量市場行情，明確當地政府的各項扶持優惠政策，從而遵循全生命周期理論，將采購管理內部控制工作貫穿產品采購全過程，以實現采購管理的高效化與集約化，提高采購質量與效率。因此，在供應鏈管理模式下，企業應正確認識、高效應用供應鏈管理模式，對外做好與供應商、制造商、零售商等多方主體的關聯程度，重點關注市場需求信息在整條供應鏈上下游企業之間的有效傳遞；對內要增強各職能部門相關人員的專業能力與綜合素質，提升其市場供應風險意識，保證其提前做好采購風險控制體系，并確保其根據產品最優化原理完成企業產品采購，從而提升企業與供應商之間的合作滿意度，穩固整條供應鏈各節點企業主體之間的關系，全面提升采購信息傳輸效率，快速響應市場需求[6]。

5 結論

在經濟全球化以及市場經濟體制深化改革的背景下，企業面臨的市場競爭壓力日益加大，采購管理是推動企業生產經營活動有序開展的基礎與保障，這就需要企業正確認識供應鏈管理模式，加強采購管理內部控制，以快速響應市場需求，優化自身采購流程，降低庫存成本，實現自身綜合效益最大化。隨著企業的快速發展，其采購范圍也逐漸擴大。在批量采購大宗材料時，很多企業開始采用統一招標采購的方法，符合企業發展趨勢。供應鏈比傳統的分散采購方式更具創新性，所以優勢更明顯。新時期，企業既要加強供應鏈上下游企業之間的合作力度，通過制定完善的供應商選擇、評定流程，科學選擇最佳的供應商，又要對內做好各職能部門間的聯系，提升相關人員綜合素質，并建立信息溝通平臺，實現供應鏈各企業主體、各職能部門之間的信息共享程度與交互密度，從而保證其能夠根據市場需求的動態變化，靈活調整企業采購計劃與方案，以提高企業采購管理內部控制質量與效率，同時增強自身風險防范能力，降低企業采購經濟成本，推動企業穩健發展。