基于內部控制的事業單位財務信息化建設路徑探析

王靜

（太原市青少年宮，山西 太原 030002）

一、內部控制視角下的事業單位財務信息化建設的意義

（一）提高信息管理與資金管理水平

首先，從信息管理角度來看，財務信息化模式有效打破了財務部門與職能部門間的“信息孤島”，將事業單位運營期間產生的全部數據信息進行匯總整理、集成分析，全面掌握單位財務狀況和經營管理狀況。同時，也可通過信息采集、分析結果來實時監督各套管理方案與單位內控制度的實際落實情況，及時糾正錯誤操作行為與提供業務指導，幫助事業單位順利實現內部控制目標。

其次，從資金管理角度來看，運用財務信息化平臺，財務人員加強與業務部門之間的聯系。業務部門將實時產生的業務數據上傳至平臺存儲，財務人員查閱相關數據即可全面了解事業單位的收支情況、資金流入流出情況，并通過數據分析手段來找出事業單位利潤關鍵點、合理安排各項資金的使用方向，最終起到提高資金使用率、創造更多收益的作用。

（二）減輕管理負擔

在事業單位傳統財務管理模式下，普遍采取手工記賬方式，要求財務人員投入主要精力來開展財務信息收集、整理、審核、生成財務報表等基礎性工作，不但占用了大量財務管理資源，還會出現數據漏算、錯算等問題，進而影響財務管理效果。相比之下，財務信息化模式的推廣實施，將由信息化平臺替代財務人員完成數據收集、報表生成等基礎性工作，把財務人員從繁雜工作中解放出來。這不但可以切實提高財務管理效率與降低錯誤率，同時，還間接起到推動財務會計向管理會計轉型的作用，財務人員逐漸參與到經營決策、戰略決策等活動中[1]。

（三）強化內控能力

事業單位內部控制是一項長期性、綜合性活動，涉及預算管理、資金管理等諸多方面。目前來看，部分事業單位由于管理資源不足，實際內控能力較弱，很難主動識別到各類風險隱患，而是被動處理各道環節出現的突發問題。相比之下，通過財務信息化建設，財務人員既可以遠程掌握管理方案與內部控制制度的落實情況，同時，也可以運用信息化手段來識別潛在風險隱患，根據風險識別結果采取相應防治措施，以此來消除內部控制薄弱環節，從根源上預防、減少各類突發問題、財務風險事件的出現。

二、基于內部控制的事業單位財務信息化建設現狀問題

（一）信息系統相互獨立

事業單位推動財務信息化建設，通過全面整合財務數據來實現對財務管理水平、效率、時效性的有效提升，進而營造理想的內部控制環境，確保內部控制制度與各項財務管理工作得以貫徹落實、有效開展。但根據實際情況來看，部分事業單位并未對財務部門與其他職能部門的信息系統進行整合處理，系統間存在數據互聯共享阻礙。例如，從財務管理角度來看，財務人員無法在系統上實時查閱全部的財務數據，而是需要與其他職能部門進行溝通、辦理煩瑣手續后，掌握所需數據，且財務數據的使用價值將會隨著時間推移而持續下降。而從內部控制角度來看，很難通過信息系統來掌握單位內部經營狀況、判斷內控目標實現程度，而是在后續通過績效考核、內部審計等手段來掌握內控制度落實情況，還會因違規、違章行為發現不及時而產生實質性的影響與損失。

此外，部分事業單位構建數據共享平臺，但將集財務數據經過匯總整理后分類存儲到預算業務、收支業務、合同業務等模塊單元中，各個模塊的數據調用查閱操作煩瑣，財務人員僅查閱辦理各項業務所需的少量財務數據，而沒有掌握全部財務數據。在這一情況下，財務人員有可能使用到虛假信息，且缺乏有效的虛假信息辨別手段，最終影響到財務報告實際參考價值、財務管理與內部控制效果。

NT-proBNP與BNP同屬于鈉尿肽家族，是心肌細胞受牽拉后心室反應性分泌的一種神經激素。兩者均來自腦利鈉肽前體，釋放入血后具有拮抗腎素-醛固酮-血管緊張素系統、利尿利鈉、調節體內電解質酸堿平衡及抑制交感神經系統等多種生物學作用[8-9]。此外，有研究[10-11]提示NT-proBNP較BNP性質更加穩定，具有半衰期長、特異性強、敏感性高、不受運動和體位影響等特點，在心力衰竭的診斷、鑒別診斷和預后分析等方面具有更顯著的優勢。

（二）財務信息格式不統一

事業單位財務數據的采集源頭較多，當前部分事業單位并未統一財務信息格式，在采集各類財務信息期間，需要財務人員持續轉換數據格式，由此產生了額外工作量，造成財務管理效率下降的后果。同時，在數據格式轉換過程中，受到人為因素影響，難免會出現工作上的失誤，進而導致數據亂碼、財務數據文件無法正常打開，重要財務數據丟失或損失等。

（三）財務管理與內控制度相脫離

在事業單位經營管理期間，內部控制與財務管理活動保持緊密的聯系，內部控制是規范財務管理行為活動的重要依托，財務管理則是單位貫徹實施內部控制制度、順利實現內控目標的重要手段。應增強內部控制與從財務管理二者的銜接程度，使二者相互作用、相輔相成，從而改善事業單位經營管理狀態與財務狀況[2]。

然而，當前部分事業單位卻存在財務管理與內控制度相互脫離的現象，這一問題的根源在于，信息化建設背景下的財務管理模式、內容發生明顯改變，但事業單位沒有根據全新財務管理狀況來再造業務流程，導致內控流程與財務信息系統處于分離狀態，形成內控薄弱環節與監管盲區，財務管理效果主要受到財務人員主觀因素影響，內部控制制度沒有在財務管理期間發揮約束與控制作用。

（四）缺乏總體規劃

事業單位財務信息化建設是一項長期性、綜合性活動，其建設周期長，涉及內容多，內部要素相互影響，需要制定科學的戰略規劃方案，有效把控財務信息化建設方向。現階段，一些事業單位并未提前做好總體規劃工作，忽視單位自身情況，過度借鑒同類項目案例設定建設目標，由此引發信息化平臺與原有業務系統不兼容、平臺系統使用功能單一、全新財務管理制度與單位實際情況不符等一系列問題的出現。同時，也沒有在財務信息化建設期間做好資金、組織、制度等方面的保障工作，建設期間遇到諸多難點問題得不到有效解決。例如，在資金保障方面，沒有提前預留足夠資金，后續建設期間因資金匱乏而無法采購足夠數量的硬件設備與軟件產品，或是因資金調撥不及時而延長財務信息化建設周期。

（五）缺少復合型財務人才

在財務信息化建設背景下，財務業務流程、財務管理內容、方法手段發生明顯變化，財務人員固有工作經驗與實際工作情況不相符，難以在短時間內適應全新財務模式，由于不熟悉電算化財務軟件與平臺系統的操作方法，導致各類錯誤操作問題發生。同時，一些財務人員對財務制度與內部控制制度缺乏深入研究，仍采取傳統方法手段開展預算編制、預算執行控制、會計核算等各項工作，使財務信息化建設流于形式，沒有發揮出應有作用。

三、基于內部控制的事業單位財務信息化建設路徑

（一）構建一體化信息平臺

為徹底解決信息孤島問題，滿足財務管理與內部控制工作開展需要。事業單位需要構建一體化信息平臺，具體從數據共享、信息對稱處理、完善平臺使用功能三方面著手。

1．數據共享

事業單位構建一體化的數據共享平臺，將財務部門、其他職能部門的操作系統接入平臺，在各套操作系統中預留標準格式的通信接口，子系統所產生與收集的財務數據實時上傳至數據共享平臺中存儲管理。如此，財務人員僅訪問數據共享平臺，即可查閱所需了解的信息數據，開展會計核算等各項工作，并依托數據共享平臺向各部門下達管理指令、跟蹤監督業務活動開展情況[3]。

2．信息對稱處理

為有效識別與篩出所采集財務數據中的虛假信息，需要在數據共享平臺中對信息進行對稱處理，準確描述分析各類財務數據間的內涵關聯性，以此來判斷數據信息是否真實準確。例如，對于款項信息和款額信息，財務人員在平臺上將兩類信息進行統計處理，對比統計結果是否一致，如果款項、款額統計值存在明顯差異，則表明在統計過程中使用到虛假信息。

3．完善平臺使用功能

事業單位需要在數據共享平臺中增設電子發票、公務開支報銷審批、薪酬查詢、零星費用繳納等功能模塊，以滿足財務管理工作開展需要，并通過數據共享平臺來全面掌握事業單位在各個方面的管理情況。以電子發票功能為例，把電子發票和記賬憑證保持關聯關系，財務人員使用硬件設備掃描發票二維碼，即可識別發票號碼、開票金額等關鍵信息，并把信息上傳到電子發票數據庫中歸檔保存，如果在后續重復報銷電子發票，平臺則向財務人員進行提醒。如此，將由“機器識別制”徹底取代傳統的“人為承諾制”，從根源上杜絕發票重復錄入、重復性報銷問題的出現。

（二）統一財務信息格式

為簡化財務管理流程，避免因格式偏差而出現財務數據丟失等問題。事業單位需要在財務信息化建設期間，對財務信息格式進行統一處理，明確規定財務數據格式要求、各類報表文件中的信息填寫要求。正常情況下，事業單位可選擇提前在數據共享平臺中設定格式規則與制定多套模板文件，在財務數據采集、分類整理完畢后，系統按照既定規則自動將財務數據轉換為標準格式，再根據信息采集源頭、屬性關聯狀態來導入對應模板文件中，自動生成財務報表等表格文件。隨后，再由財務人員對報表文件的格式、內容、數據口徑進行人工校核，對不合理部位進行修改處理，校核通過后即可把財務報表與財務數據投入使用[4]。

（三）再造財務業務流程

為實現內部控制與財務管理的統籌管理目標，強化風險防控能力與提升內部管理水平。事業單位需要在財務信息化建設背景下再造財務業務流程，具體從預算業務、收支業務、合同業務、采購業務等方面著手。

1．再造預算業務流程

事業單位構建由預算目標設定、目標分解、預算文件編制審核、預算執行控制、差異分析、調整、考核等多道步驟組成的閉環管理流程，將執行控制與差異分析等作為內部控制的關鍵點，有效把控預算管理過程，順利實現預算管理目標。同時，運用信息化系統在線上開展各項操作，將起到簡化流程步驟、保障管理時效性與降低溝通成本的作用。例如，在預算文件編制步驟，預算管理委員會在系統上把既定預算文件移交給各部門負責人，負責人判斷預算文件是否具備可行性、是否符合本部門下一階段工作情況，將不合理問題反饋給委員會來修改文件內容。在預算執行控制步驟，管理人員通過信息化系統實時收集相關資料信息，判斷預算執行情況與預期情況的偏差值是否超限，及時采取糾偏調控措施。

2．再造收支業務流程

事業單位在財務信息化系統中推行“收支兩條線”的管理方式，分別設置收入業務模塊與支出業務模塊。其中，收入業務模塊的管控流程由收入計劃編制、統計各類收入取得、確認核算、出具分析報告等步驟組成。支出業務模塊的管控流程由預算批復、計劃編制、支出申請審批、報銷核算、分析報告與資料歸檔等步驟組成。同時，財務部門在信息化系統上定期和業務部門開展收入支出對賬工作，判斷實際收入情況和收入計劃內容是否一致、實際支出是否超過定額/限額標準。

3．再造合同業務流程

傳統管理模式下采取手工管理方式，存在文本審查流程復雜、審核批復周期過長、難以掌握合同全過程的局限性。對此，需要在信息化平臺中構建合同業務管理系統，運用大數據等信息化技術實現合同全周期管理，并把業務流程拆分為信息收集、文本審核、履行監督、統計分析等步驟。第一，在信息收集步驟，系統持續收集與合同有關的信息數據，包括預算數據、征信數據、采購數據等，將各類數據集成處理后形成合同范本。第二，在文本審核步驟，管理人員線上對合同文本的條款內容完整性、雙方責任義務、是否存在歧義性語句等內容進行審核，根據審核結果來修改合同要素、文本內容[5]。第三，在履行監督步驟，系統跟蹤監督合同履行情況，如果識別到各類異常問題，自動向管理人員發送報警信號。第四，在統計分析步驟，在合同到期后對所收集信息數據進行統計分析，生成預算執行報表、合同報賬進度報表等財務報表，用于反映合同執行過程。

4．再造采購業務流程

事業單位搭建采購操作執行系統與采購監督管理系統，在采購操作執行系統上開展委托管理、編制招標文件、投標資格預審、評標等工作，在采購監督管理系統上開展采購計劃審核、采購合同備案、采購人管理、采購過程監督等工作，并保持兩套系統數據互聯互通狀態。如此，既可以簡化采購業務流程、保障采購時效性，也可以做到對采購過程的有效監督。

（四）做好頂層設計工作

首先，事業單位需要把財務信息化建設活動拆解為若干階段，明確各個階段的建設目標與具體內容，逐步推進建設過程。正常情況下，事業單位需要依次設置前期調研、平臺系統建設、試點先行、整體推進四個階段。第一，在前期調研階段，遵循從實際出發的原則，全面調查單位內部情況，包括業務財務部門工作開展需要、財務數據總量規模、財務管理內容等，在其基礎上明確財務信息化建設要求。第二，在平臺系統建設階段，根據建設要求來搭建數據共享平臺、會計核算系統、采購執行系統、預算管理系統等平臺系統，并對平臺系統的運行穩定性、兼容性與功能完整性進行審查驗證。第三，在試點先行階段，單位在內部挑選財務部門或是其他部門作為試點，試點內投運使用信息化平臺系統，根據反饋信息來找出、處理平臺系統或是全新管理制度的問題[6]。第四，在整體推行階段，確定平臺系統試運行狀況無誤、滿足單位財務管理與內部控制需要后，著手將平臺系統與全新財務模式在事業單位內部推廣實施。

其次，事業單位應落實經費、組織、理念、制度等方面的保障措施，掃清財務信息化建設期間阻力。例如，在經費保障方面，根據實際情況來估算軟硬件設施采購費用、系統安裝與調試費用、平臺系統全壽命周期內運維費用、系統集成費用、職工培訓費用等各項成本費用，并在估算結果上預留一定比例的冗余資金，后續使用冗余資金來應對變更建設要求、增加系統功能模塊等突發狀況[7]。

（五）培養復合型人才

為保障財務信息化模式得到順利實施，事業單位需要加大財務人員的專業培訓力度，以培養復合型人才為目標。將平臺系統正確操作方法、信息化財務管理概念、全新業務流程與管理流程、方法手段、常見問題應對方法與注意事項等作為培訓內容。同時，建立配套考核機制，定期對財務人員的專業素養、綜合能力進行考核評價，根據考評結果來確定財務人員的能力短板，將其作為下一階段培訓計劃的制定依據。此外，事業單位根據財務管理制度和內容制度來編制作業指導書，以具體操作方法、工作流程作為指導書內容，如基礎檔案設置方法、總賬管理日常業務處理方法、財務報表編制方法等，約束、指導各項工作開展。

四、結束語

綜上所述，財務信息化模式是事業單位內部控制體系的重要組成部分，也是財務管理的未來發展趨勢。事業單位必須提高對財務信息化建設活動的重視程度，堅持走構建一體化信息平臺、統一財務信息格式、再造財務業務流程、做好頂層設計工作、培養復合型人才等發展路徑，以此推動財務管理轉型發展，幫助事業單位更好地實現內部控制目標，保持良好發展態勢。