高水平專業群背景下檔案管理的現狀與優化研究

林潔文　梁常杰　劉賢旭

高水平高職院校和專業建設計劃是我國高職院校建設的一大重要舉措，教育部等多個部委多次發文、出臺政策、出資建設。檔案是記錄學校發展過程的資料集合，既是過往事件的再現，也是發展歷史的傳承，在“雙高”計劃的申報、建設以及成果檢驗過程中提供資源支撐，在提升內涵建設和特色優勢展示過程中提供決策依據。因此，檔案管理以及檔案的利用對專業群建設推進和建設成效具有重要的導向性作用和支撐作用。

廣東省高職院校中14所入選國家“雙高”計劃，16所為省級建設單位，15所為省級培育單位。在14所國家級和31所省級建設院校中，檢索到廣東東華職業技術學院設立檔案室，廣東食品藥品職業學院設立雙高計劃建設辦公室，大部分院校是采取掛靠、隸屬、附屬的形式在學校的辦公室、教學督導處、發展規劃處、質量辦、職業教育研究所、圖書館等職能部門（各校機構名稱有差異），和二級學院共同承擔檔案收集管理職能，未單獨設立檔案管理部門，二級學院是專業群建設和檔案資料提供、管理與應用的主體。廣東科貿職業學院是省域高水平高等職業院校建設單位，筆者結合自身工作崗位，試圖分析二級學院檔案管理中存在的問題并提出優化建議，為高水平專業群的建設推進提供助力。

一、目前檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作定位模糊

大部分院校缺乏專職機構與專職隊伍開展檔案管理工作，工作的職能及材料分散在各個二級部門，以接收佐證材料、編制目錄、存檔等被動工作為主，檔案資料的功能缺乏分析定位，資料表現形式單一乃至唯一，工作執行人員在檔案工作中的角色定位不清晰，檔案管理工作整體上不受重視。

2.檔案資源缺乏系統整理

隨著二級管理機制的建立，以專業群為基礎的二級學院權責擴大，工作內容涵蓋專業群建設的團隊建設、教學、科研、校企合作、社會服務、國際化等全方面建設內容。檔案資料來源五花八門，類型繁雜，資料完整性要求各有不同，容易造成管理上的缺失，表現出一般性檔案信息齊全，而專業性、專題性及延展性檔案參差不齊，文本類檔案較多，音視頻等電子檔案較少等檔案結構問題。

3.檔案資料不能提供增值服務

目前資料以登記、存儲和目錄編制為主，重視檔案資料收集、備份，輕視管理、利用，信息化、標準化、規范化程度低，造成資料沉默保管，檢索效率低，同時資料在不同角度提交帶來重復提交、版本更迭、資料缺乏成套性等實際問題。另外，檔案資料的價值除了佐證外，還在于資料信息的解讀利用，但沉默保管、版本變更和成套性缺乏直接降低了資料解讀的可行性和信任度。

4.檔案資料提供源頭積極性不足

專業群建設過程的佐證主要為專業群發展中承辦的各類建設任務、指標完成情況和成果證明，一般可以分為公共集體項目、個人項目和外圍單位認可三類。公共集體項目涉及面廣，佐證材料的豐富和系統性較難保障，個人項目和外圍單位認可的佐證與檔案管理之間是單向協助，檔案管理對個人較少產生直接效益，外圍單位認可的佐證同樣缺乏收集整理的主觀能動性。三類項目佐證資料的收集客觀上都存在積極性不足的狀況。

二、檔案管理工作問題起源分析

1.檔案記錄形式升級

伴隨信息技術發展，檔案材質從實物到電子存儲到網絡存儲，檔案形式從紙質到音視頻到數據庫，資料記錄形式日益多樣化；檔案功能從單一佐證到大數據綜合表達，日趨復雜，增加了檔案搜集的寬度，提高了管理難度。

2.檔案管理配套建設不足

檔案資料類型繁多，索取應用檔案資料的單位或部門各有不同，同時保密分發級別亦有差異。因此檔案資料管理成為復雜繁瑣的系統性工作，需要充足的資源投入，并且需要較高的信息化才能應對當前檔案管理需求。目前大多數高職院校在資金、軟硬件方面投入檔案管理的較少，缺乏獨立安全的管理平臺。

3.檔案管理機制不成熟

高職院校受到黨和政府、行業越來越多的關注和支持，政策支持、辦學規模、辦學形式等日新月異，發展速度快，伴隨著與檔案管理相關的沉淀不足，表現在制度建設、部門設置、隊伍配置等方面，較多的院校檔案管理制度陳舊，檔案存放分散在校內各部門各層次，工作人員由秘書或者教師兼任，缺乏檔案管理的專業知識背景能力和專業訓練，造成資料零散遺漏和查詢不便。

三、成熟的檔案管理作用

1.支撐院校建設

支撐院校建設是檔案資料佐證存在的首要目的。成熟的檔案系統可以全面地輔助院校治理，快速提供項目申報佐證材料，發揮專業發展助推劑的作用。

2.預測和指導檔案資料整理方向

雙高計劃建設院校、專業群等重大任務涉及面廣，指標體系復雜，所要求的檔案內容相應的深度、廣度要求較高，應匹配建設成熟的檔案系統，模塊設置清晰，資料豐富程度和缺失程度一目了然，便于及時歸檔，索取資料和應用資料的職能部門依據檔案系統狀態即可針對性加強整理，做到有的放矢并提升佐證質量，提升工作效率。

3.支撐資料利用

檔案資料的利用目前較多停留在被動佐證層次，資料信息價值未得到充分的整理，沒有相互關聯。如何對歷年積累的材料數據進行分類歸檔、標準化加工整理，并結合院校歷史、專業定位開展相關性分析，目前較多在各部門自發狀態下進行，檔案資料的深層次數據挖掘有待強化。

四、檔案管理優化建議

合理歸類整合利用檔案，可以鮮明呈現專業發展的歷史積淀和專業建設的前瞻性，并支撐院校專業的管理和發展，因此，加強檔案管理建設非常有必要。筆者依據自身工作的理解和現狀，提出以下建議。

1.健全檔案管理機制

檔案來源五花八門，呈現形式多種多樣，因此，檔案管理制度相應要及時更新，適應學校發展需求和檔案資料自身的進步，明確檔案管理主體、管理層級、安全保密措施，明確資料提供的責任義務，明確管理人員的職業和能力要求，同時應有相應的激勵方式，鼓勵檔案管理人員積極從學校層面思考檔案系統的發展建設規劃，了解重大項目的檔案利用需求，鼓勵廣大教職工積極參與整理，記錄日常工作，保障資料來源的穩定和質量，擴充資料的收集路徑和呈現形式，為高效、人性化、現代化檔案管理鋪平道路。

2.建設檔案管理平臺，開展二次加工

隨著存儲硬件、云端、大數據等技術發展，軟件平臺已經能夠支撐檔案管理信息化和精細化。檔案管理可以依托平臺開展資料歸類合并、關聯分析等處理工作，實現資料信息的多用途，具體應用上既可以按層次、專業的分類應用，也可以跨領域跨部門整合應用，可以采取結果導向，結合院系或者專業特點，構建相應的項目數據庫或特色子庫，從而靈活、充分、全面地使用檔案資料，充分發揮其價值所在。

3.提升檔案管理業務能力

一方面，檔案原始資料是否規范直接影響檔案分類和檢索，影響資料管理和共享的實用性、便利性，但源數據主要來自基層教師或行政部門科員，大多數教職工缺乏對資料標準化和規范性的訓練；另一方面，檔案管理人員通常為秘書兼任，檔案管理及檔案平臺應用能力不足，資料價值深度發掘無從談起，難以支持檔案管理的高效率高價值運作。

4.提倡檔案主動服務

檔案資料價值不僅僅在于佐證單一事件，更應優化資料之間的邏輯，互相支撐，產生“1+1>2”的效應，因此檔案在收集整理后還應研究資料的使用，包括資料索引、關鍵詞等查閱工具的匹配，面向各層級領導、工作人員、教師、學生分配資料索取、復印、批閱等權限，依據資料的存儲形式提供線上線下服務，資金技術允許的條件下開通定制推送等管家服務，提高檔案服務的便利性、覆蓋面和效率效果。

五、結語

隨著高職院校專業群建設推進如火如荼，相應的檔案管理工作的要求不斷提高。但高職院校的檔案管理在機制建設、軟硬件支撐、管理服務能力和意識等方面尚未及時更新。檔案管理人員應提高站位，積極融入學校發展建設規劃，充分理解專業群等重大項目檔案利用需求，提升業務能力，利用技術手段發掘檔案深層次價值，優化檔案信息服務，從檔案角度推進專業群等重大項目建設，服務學校事業發展。

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[6]霍倩倩.加強高職院校教學檔案信息化有效助力“雙高計劃”實施[J].陜西檔案，2021（05）：26-27.

[基金項目：高水平專業群建設背景下教學秘書工作創新研究與實踐，項目編號GDKM2021-53。]

責任編輯 陳春陽