信息化技術在教務管理中的應用

蔣 琴 李家豪

（寧波城市職業技術學院，浙江寧波 315199）

1 信息化教務管理的主要任務

在現代信息技術的背景下，教育管理必須以信息為手段和支撐，實現管理的智能化、科學化、自動化和網絡化。教務管理包括學生信息管理網絡、學生管理信息系統、信息技術管理系統、網絡管理系統、數據管理系統5個方面，主要任務有數據采集和存儲，建立學校統一信息資源庫，將所有與校務管理相關的數據匯集到網絡中或存儲到服務器中，進行實時管理和存儲；通過對教學活動的管理和監督，運用有效的數據管理實現教學和教育過程的優化[1]。

從數據統計、分析到決策方面，提高信息系統設計水平及業務流程標準化水平。從數據分析中發現問題，并對問題加以解決，以促進科學、有效的管理；提高教師的教學水平，為企業或社會提供優質服務，為學校各項建設管理提供決策支持服務，使各項工作開展得有序、高效、穩定。教務信息化管理的主要內容如下。

1.1 學生信息管理網絡

學生信息管理網絡是我校教育教學和管理的重要平臺，由4 個部分組成：一是學生基本信息采集；二是學生學籍及檔案管理；三是學生考試、論文、專利等的申請與認證，以及對學生日常生活和學習活動的基本監督；四是學生在校成績評價與畢業證書的申請與認證。我校具有完善的內部網絡，并建設了相應的系統，如現有教資網，覆蓋教務處和科研處、保衛處等重要職能部門[2]。

1.2 學生信息系統

學生信息系統是大學現代化教學和管理的基礎，是學校決策的基礎，也是實現信息資源共享和教學、學習的手段，其核心是一個用于存儲和處理師生的基本資料，實現從師生個人到學習機構、學校的全方位、全過程數據監控和采集工作的基礎設施。基于OA 網絡辦公平臺，利用OA 與 PC 機的連接，將數據通過網絡傳遞到其他服務器上進行存儲，它包括教師個人信息系統（包括學生基本信息記錄）、專業教學數據存取點（主要包括教師的個人基本信息和教學內容）及教學信息資源建設的子系統（主要包括在線教育系統、網絡培訓輔導系統及教育輔助系統）。

1.3 信息技術管理系統

以信息技術管理為核心，以綜合數據管理、教學管理以及業務流程的優化為重點的信息系統，主要包括學校教務管理網站、教務管理和學生服務門戶，通過構建“三統一”的教學和辦學條件，提高對學生、教師、學校環境的綜合監管能力。首先必須實現學生學籍卡的自動注冊，并按國家規定將學生及時轉入大學院校；其次是使學生在學院統一繳費系統中刷卡購課；最后是實行教師網絡上課，使每個教師都能在學院的虛擬空間中同步上課。在信息化條件下，必須要實現學校公共平臺與校內教學資源的無縫對接，同時在信息技術管理系統中，要具備網絡辦公自動化功能和數據庫功能，以便教職工查閱和下載業務報表[3]。

2 信息化教務管理的內涵

信息化教務管理的內涵有以下幾點：（1）實現對學生學習情況的統計。（2）可以通過計算機軟件對學生活動情況做出統計。（3）學生信息查詢、學生請假及其他重要事項管理。（4）實現校園管理。（5）根據學生實際需要開發，實現學生工作自動化與信息化管理模式的結合，使教務管理系統成為學校管理信息系統中的一個重要環節。因此，應用信息技術必須在實踐中對其進行全面系統的評價和研究，指導信息系統運行并產生經濟效益，以提高工作效率為目的進行信息技術開發，信息化教務系統V1.0 如圖1 所示。

圖1 信息化教務系統V1.0

2.1 實現對學生學習情況的統計

在目前的信息化教學中，普遍存在著對學生的學習情況缺乏及時有效的反饋和監管的問題。在以往的學生日常成績記錄中，僅憑教師單方記錄，很難掌握學生在校期間的學習成績及學習結果，因此，有必要對學生的學習情況進行統計分析。為了準確地掌握學生的學習情況，從而便于學校采取有效的教學手段，提高教學質量，必須在教務管理系統中對教學質量進行分析與評價，以此來保障教學質量[4]。因此在構建教務系統時，應充分考慮教學目標的準確掌握，對教學過程中各個環節的活動進行準確及時的分析，從而為學校做出正確決斷提供依據。

2.2 學生信息查詢

通過與數據庫的數據交互，可以實現對學生基本個人信息的查詢。可以查詢學生的各類資格認證、學業成績、畢業成績等。可以查詢學生學習資料中的部分科目（如數學、物理、化學)，并可將之與數據庫直接相關聯。對于畢業后將要出國深造的學生，也可查詢其在國外參加教育活動的情況。

2.3 學生參加各種活動

學生參加各種活動是日常教學管理的一個重要環節。每學期開學后都有各種慶祝活動、畢業典禮、大型運動會、晚會等活動，這些活動需要做好活動計劃、報名、通知工作，這就要求學生在參加活動時制定詳細的計劃并認真參加。在制定計劃時，可以通過校園網在線查詢并利用計算機軟件統計匯總，活動結束后，可利用電腦系統根據事先設置的活動地點，統計學生參加活動的結果，以此作為日后活動和各項考評的依據[5]。

2.4 學生請假及其他重要事項管理

目前，大多數學校在學生請假及其他重要事項管理方面，存在著很大的局限性。傳統的請假及其他重要事項的管理方法比較復雜，需要耗費大量的人力和物力，不僅影響工作效率，而且還存在著極大的安全隱患。利用計算機軟件進行請假及其他重要事項的管理，可在短時間內完成審批流程，并將審批結果實時反饋到系統中，確保各部門工作目標的達成。

3 關鍵技術開發問題的探討

信息化管理和教務管理過程中的關鍵技術問題包括系統的設計、開發和運行等，因此，目前的主要工作是對系統功能進行設計和開發。但還應該注意到以下幾個方面：一是現有系統已經存在或將成為軟件開發設計的對象時，關鍵技術問題的探討，如網絡流量分析、帶寬需求的控制、通信需求、網絡安全等；二是應用問題，如應用軟件的應用范圍（如網絡規模)、服務器容量、如何支持多業務應用系統、如何保證應用系統具有較強的穩定性及可靠性、是否需要進行相應軟件的升級等；三是在軟件技術水平上能否滿足當前發展和教學需要；四是當前所面臨的技術環境對信息化教務管理系統的設計水平提出了較高要求。

3.1 網絡流量分析

在信息化教務管理系統中對網絡流量進行分析是必不可少的環節。在網絡流量分析中，可以對網絡訪問流量進行分類，根據訪問過程的復雜程度進行排序，如訪問流量大于傳輸流量，可通過查詢某一用戶的訪問特征來實現對該用戶訪問網站情況的判斷與控制。在網頁瀏覽過程中能夠進行選擇訪問對象等操作，但同時應注意，網站頁面瀏覽量與服務器容量之間存在很大差異，因此，網絡流量分析還應結合用戶訪問特性，對網站頁面瀏覽量進行判斷[6]。

3.2 帶寬需求控制

在對系統進行實際應用前，首先要對應用系統的使用情況進行研究分析，比如使用了哪些系統？用戶的需求是什么？對帶寬的需求是什么？應該怎樣分配？然后根據實際情況確定帶寬策略，在用戶需求確定后，確定其系統所使用的帶寬，如果其需求超出系統所能承受的極限，要及時提出調整方案或者對其進行重新配置。另外，要對系統是否可以滿足用戶使用需求進行詳細的計算分析，比如用戶在使用計算機辦公軟件時，如果計算機具有很強的計算能力，其每分鐘處理數據次數超過400 次，那么計算機系統必須同時有較強的處理能力，否則計算機在使用過程中會出現故障。也就是說系統使用過程中的功能范圍不能小于用戶需求范圍。

3.3 服務器容量

針對不同的應用系統，服務器的容量大小是不同的。例如，對于教務管理應用系統而言，應考慮其對服務器的容量要求，因為現在學校內所有的教學系統均使用計算機進行實時數據處理，如數據采集、數據分析、處理數據等，計算機容量越大，其應用功能就越多，反之則效果就越差。因此，對于計算機容量要求相對較低的系統而言，應該考慮其所需要的服務器容量[7]。目前，教育教學部門使用的服務器一般為雙路高性能 HTTP 服務器和雙路高性能 SAS 服務器。雙路高性能 SAS 服務器運行在多路高性能并行計算系統之上，在運行時不僅可以大大提高計算性能，而且還能夠為其他應用提供所需文件；而 SAS 服務器則運行在存儲設備上，因此可以通過采用高規格的存儲設備來提高其應用容量。

本文設計的信息化教務系統如圖1 所示。

4 結語

我國高等教育正處于快速發展時期，在快速發展的同時也面臨著嚴峻的挑戰，其中最突出的問題就是教務管理中存在的問題：如何保證教務管理規范化、科學化以及信息化？信息化是否會成為管理工作的一種趨勢？如何將這兩者進行有效結合？如何在信息化教學環境下對學生進行有效管理？這些問題對于當今大學來說都十分重要。而當前信息化教務管理已經成為我國高等教育事業中一個非常重要的組成部分，也引起了國內外學者的廣泛關注和探討[8]。

隨著時代發展，信息技術受到了廣泛重視，在大學校園中得到了廣泛應用，已成為當今教育信息化發展的必然趨勢。教務管理信息化是指信息技術不斷發展、日益廣泛地運用到院校管理中去，使教育管理手段向著人性化、智能化、信息化的方向發展，最終走向智能化。計算機技術逐漸普及并逐步滲透到人們的生活中，給人們帶來許多方便和快樂，它會不斷發展進步，成為人們生活中不可缺少的一部分。