大數據視閾下提升事業單位檔案管理效率的策略分析

趙愛英

摘 要：隨著信息技術的普及和信息數量爆炸式增長，對信息處理的效率要求越來越高，大數據技術作為一種應對大規模數據處理的方法，在生產、研究、管理等方面得到越來越廣泛的應用。檔案管理是各種機構、企業和事業單位必須開展的一項工作，大量的檔案數據需要進行整理、保管、挖掘和利用。因此，大數據技術在檔案管理領域的應用已成為一個值得研究的熱門話題。近些年，越來越多的事業單位開始利用大數據技術提升檔案管理效率。本文針對山東省鄄城縣房產服務中心的檔案管理情況，分析了大數據技術在提升檔案管理效率中的應用現狀和存在的問題，提出了一些解決方案和建議，以期為鄄城縣房產服務中心和其他事業單位提供借鑒和參考。

關鍵詞：大數據；事業單位；檔案管理；效率；鄄城縣房產服務中心

隨著經濟的不斷發展，各種事業單位如雨后春筍般涌現，其檔案管理工作的規模也越來越大。然而，傳統檔案管理方式已經難以勝任這一龐大的工作量。此時，大數據技術應運而生，為事業單位的檔案管理提供了契機和路徑。鄄城縣房產服務中心作為一個典型的事業單位，其檔案管理向來備受關注。本文將以鄄城縣房產服務中心的檔案管理作為研究對象，分析大數據技術在提升檔案管理效率方面的應用現狀和存在的問題，并提出一些解決方案和建議，以期為其他事業單位提供借鑒和參考。

一、大數據技術在事業單位檔案管理中的應用現狀

1.檔案數字化

將紙質檔案轉化為電子檔案是提高檔案管理效率的前提條件。借助大數據技術，事業單位可以快速掃描、識別和整理，將紙質檔案數字化，大大提高了檔案管理的效率和精度。

在鄄城縣房產服務中心的檔案管理中，數字化已經得到廣泛應用。傳統檔案管理方式主要通過手工錄入和高精度掃描的方式來采集檔案信息，效率低下且易出現錯誤。通過大數據技術，可以將各個部門的檔案信息利用網絡互連起來，形成一個大型的檔案信息系統，利用大數據技術展開分類、整合、分析和預測，可以更加精準地管理檔案信息，提高其可用性，避免出現信息遺漏或錯誤的情況。該服務中心投入了大量人力和物力，建立了數字化檔案管理系統，實現了紙質檔案與電子檔案的快速轉換，大幅提高了服務中心的工作效率，降低了人力成本和管理成本。

2.檔案檢索

隨著檔案規模不斷擴大，檔案檢索成為事業單位檔案管理中的一個難點。通過大數據技術對檔案信息展開數據挖掘和分析，可以快速發現管理中的問題。通過深入分析各個部門的檔案信息，可以找到不同部門之間檔案信息的差異及其原因，進而制定針對性的策略。例如，可以分析檔案是否齊全，檔案調取率如何等問題，從而找到有效解決問題的措施。借助大數據技術，事業單位可以采用基于全文檢索的檔案檢索方式，將檔案檢索時間從原來的幾天縮短到幾分鐘或幾秒鐘。在鄄城縣房產服務中心的檔案管理中，全文檢索已經得到廣泛應用，服務中心的數字化檔案管理系統具備了強大的檢索功能，用戶只需要輸入關鍵字即可快速定位到所需檔案，不僅提高了工作效率，還增強了用戶的滿意度。

3.檔案分析及其管理

事業單位中的大部分檔案具有隨時間變化的屬性特征，通過大數據技術實現檔案分析，可以有效挖掘檔案中的關鍵信息，為事業單位的發展決策提供支持。在鄄城縣房產服務中心的檔案管理中，基于大數據技術的檔案分析應用還處于起步階段。該服務中心在數字化基礎上，逐步建立了面向業務的數據分析平臺，通過數據分析挖掘檔案中的關鍵信息，為部門的發展規劃提供支持。大數據技術可以通過自動化和規范化管理，實現事業單位檔案管理的多維度控制。通過對檔案流程管理的可視化和自動化，可以更好地實現檔案管理的追蹤和控制。通過自動化掌握檔案的變更信息，如調整、歸檔以及借閱信息等，可以提高檔案流程的規范性，減少管理誤差。

二、大數據技術在事業單位檔案管理中存在的問題

大數據技術具有數據處理速度快、數據存儲量大和數據可視化等優勢，應用于檔案管理中也取得了一定成果。通過大數據技術能夠實現檔案管理自動化，提高數據處理效率和數據質量，減少信息冗余等。通過大數據技術還可以對檔案資料展開分析，發現潛在的問題，為決策提供重要的支持和依據。盡管大數據技術已經被廣泛應用于事業單位檔案管理中，但在實際應用中，還存在一些問題。

1.隱私保護問題

在大數據技術的應用過程中，由于數據量龐大，很容易引起檔案混亂和錯誤歸檔，進而影響檔案數據的完整性和準確性。隨著數字化檔案的普及，用戶信息安全和隱私保護問題越來越嚴峻。大數據技術的應用面臨的一個重要問題就是安全保障。在事業單位檔案管理中，檔案中包含了大量重要的個人信息和機構敏感信息，如果不加以保護，就很容易造成數據泄露，為機構和個人帶來巨大的損失。如果檔案管理單位沒有足夠的技術和管理能力，就很難保證用戶的隱私。在鄄城縣房產服務中心的檔案管理中，隱私保護問題也是一個亟待解決的問題。該服務中心通過加強用戶信息保護能力，建立了完善的用戶隱私保護機制，盡力保障用戶的隱私安全。

數據技術在事業單位檔案管理中的隱私保護問題主要集中在以下幾個方面：

（1）數據泄露。對于檔案管理中涉及個人隱私的數據，一旦被泄露可能會影響到檔案主人的利益和聲譽，也可能引發一些不必要的糾紛和法律問題。因此，在使用數據技術管理檔案的過程中，必須保持高度警惕，嚴格控制訪問權限和管理措施，確保數據的安全和保密。

（2）數據濫用。檔案管理中收集的大量數據，如果被非法利用，可能會帶來負面影響。例如，檔案中包含很多敏感信息，包括姓名、身份證號碼、電話號碼以及照片等，如果被黑客竊取或惡意利用，就可能影響個人隱私和安全。因此，在數據的收集、存儲以及分析等過程中，必須嚴格遵守相關法律法規，確保數據不被濫用。

（3）數據處理不當。在運用數據技術處理檔案的過程中，如果處理不當，可能會導致數據的完整性和準確性失衡，從而給后續的數據分析和管理帶來問題。因此，在開展數據處理時，必須嚴格遵守數據相關的規定和流程，確保數據的準確性和完整性。為處理好數據技術在事業單位檔案管理中的隱私保護問題，需要建設完善的管理制度，以嚴格控制數據的訪問和管理。同時，還要加強個人數據保護的意識和監管，指導和督促事業單位采取相應的隱私保護措施，加強數據的安全和保密，保障個人數據權益。

2.數據質量問題

事業單位檔案管理中存在很多人工操作和流程，這些過程中涉及的信息和數據需要通過多個渠道獲取，而大數據技術的應用常常會受到信息獲取的限制與困難，導致數據來源不可靠性和數據質量下降。大數據技術的應用需要大量的高質量數據，而事業單位檔案管理中的數據質量問題一直是難點。如果檔案管理單位不能保證數據的質量和準確性，就難以達到預期的效果。在鄄城縣房產服務中心的檔案管理中，數據質量問題也受到一定的影響。大數據技術需要應用到數據量足夠的數據集中，如果數據集中存在重復、錯誤或不完整的數據，將會影響數據挖掘和分析的精度以及準確性。該服務中心通過加強數據采集和審查的質量管理，不斷提升數據的準確性和完整性。

數據技術在事業單位檔案管理中存在以下數據質量問題：

（1）數據的完整性。由于不同的部門和工作人員對數據的處理方式和標準不同，導致檔案中的數據可能存在缺失或錯誤的情況，這會對數據的完整性造成負面影響。

（2）數據的準確性。在數據的錄入和整理過程中，存在著人為因素或技術因素等造成數據錯誤的情況，這些錯誤可能導致檔案中的數據不準確，進而影響后續的決策分析。

（3）數據的時效性。由于時間的推移，檔案中的數據也會隨之變化，舊數據的使用會導致分析不準確，影響管理決策。

（4）數據的可信性。一些惡意攻擊和數據篡改行為可能會導致檔案數據的不可信，從而降低數據對決策分析的貢獻度。

（5）數據的一致性。在數據整理和變更過程中，不同人員可能對數據展開不同的操作，從而導致數據不一致的情況發生。

3.風險隱患問題

大數據技術涉及大量的數據存儲、傳輸和處理，如果未能很好地掌控數據安全風險，可能會給檔案管理工作帶來一定隱患。

（1）數據被泄露風險。大數據技術需要處理大量的數據，包含許多涉及個人隱私的敏感數據，如姓名、身份證號碼等。如果未能采取適當的數據保護措施，如加密、備份等手段，可能會導致數據被泄露，給相關人員帶來損失。

（2）數據安全漏洞風險。大數據技術使用的數據存儲、傳輸和處理系統可能存在安全漏洞，如未經授權的訪問、數據篡改等問題，將會影響檔案管理數據的完整性和準確性。

（3）數據處置風險。一旦數據處理不當，可能會造成損失，如數據丟失、數據破壞等，將會影響檔案管理的信譽和聲譽，同時，也會影響相關人員的利益和權益。

（4）技術人員能力風險。大數據技術在實際應用中需要專業的技術人員操作和維護，如果技術人員能力不足，可能會導致系統故障、數據被泄露等風險問題。因此，在使用大數據技術開展檔案管理時，需要采取適當的數據保護措施，確保數據的安全、完整性和可靠性。同時，還需要建立完善的風險管理機制，及時發現和處理風險，避免風險轉化為實際損失。

4.技術門檻較高問題

數據技術涉及技術領域的專業知識，需要一定的技能和經驗方可掌握。問題主要表現在以下幾個方面：

（1）技術要求高。大數據技術要求從技術層面進行理解和掌握。通常需要更深入地理解和應用計算機技術、網絡技術以及數據庫技術等方面的專業知識，而這些技術相對較為高級，需要相關人員具備較為深入的技能和知識，這對于一些事業單位的檔案管理人員來說比較困難。

（2）技術更新換代快。大數據技術發展非常迅速，技術的更新換代也非常快，某些技術需要不斷更新維護，需要員工不斷學習新知識，以適應新技術的使用。

（3）軟硬件環境要求高。大數據技術對硬件和軟件的配置要求較高，對于很多的事業單位的檔案管理而言，相關設備設施和環境的升級以及改造可能涉及一定費用的投入，制約了技術的普及和使用。

三、大數據視閾下提高事業單位檔案管理效率的策略分析

1.利用云計算技術整理和管理檔案數據

通過云計算技術可以將檔案數據進行整合和存儲，使檔案管理工作可以從實體磁盤和文件夾的管理方式，變為在云端的數據庫和存儲空間開展管理，化解了檔案數量龐大的問題。針對檔案歸檔問題，事業單位可以通過建立完善的檔案歸檔管理制度，建立清晰的歸檔分類標準，并嚴格執行，實現檔案數據的整理、標注、入庫和歸檔等全過程管理。同時，云計算技術較高的可拓展性，可以很好地解決檔案數據規模擴大、讀取速度變慢等問題，提高檔案數據的應用效率。在檔案管理過程中，可能存在一些知識產權的問題，會給事業單位帶來一定的法律風險。因此，需要提高知識產權保護的水平，建立相關的知識產權保護制度和管理機制，做好檔案資料的保密工作。

2.利用人工智能技術對檔案數據分類和精準檢索

人工智能技術可以自動識別、提取、分析和推斷大量數據，分類、分析檔案數據，實現快速、精準檢索。而通過結合深度神經網絡技術和檔案管理系統，人工智能可以實現對檔案信息特征的提取和模式識別，從而更好地提升檔案管理的效率和精確度。建立智能化的檔案管理系統，實現檔案電子化、網絡化，將檔案資料建立在云端，提升檔案管理效率。同時，增加檔案管理系統的信息安全性，保護檔案資料安全。事業單位應加強對數據源的監控和有效的途徑，整合多種信息源，建設完整的信息資源庫，確保獲取信息的及時性和準確性，從而提高信息的質量和可靠性。

3.利用大數據分析技術建立檔案數據挖掘平臺

大數據分析技術可以通過對檔案數據的深層次挖掘，幫助管理人員了解數據中隱藏的信息和規律，為事業單位的發展提供信息支持。建議加強數據質量的監督管理和風險控制，建立數據審查和驗證機制，提高數據的時效性和準確性，聘請專業數據分析師和信息技術人才，增強數據處理和分析的專業性，從而保證數據的一致性、完整性、準確性、可靠性和時效性。同時，利用數據挖掘平臺，可以提高檔案管理人員對檔案數據的理解程度，發現不同屬性之間的關系，提高檔案的利用價值和管理效率。

四、總結

綜上所述，本文從大數據的視角出發，探討了如何在事業單位利用大數據技術提高檔案管理效率的策略分析。大數據技術可以為事業單位檔案管理提供更加精細、高效的管理手段，實現檔案信息化和數字化管理，提高檔案管理的效率和可靠性。在具體實踐中，還需要不斷總結和分析，不斷提高檔案管理的質量和效率。

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（作者單位：山東省鄄城縣房產服務中心）