淺議事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在問題與實(shí)踐策略

孫光輝

摘 要：信息化時(shí)代的到來引發(fā)了現(xiàn)代科技的新一輪變革，信息化發(fā)展已經(jīng)成為國家可持續(xù)發(fā)展的必然要求和重要目標(biāo)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)對(duì)社會(huì)各行各業(yè)產(chǎn)生了廣泛而深刻的影響。在此背景下，各級(jí)事業(yè)單位要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)和單位長遠(yuǎn)發(fā)展的有機(jī)融合，尤其是檔案管理工作，必須打破傳統(tǒng)和粗放的管理模式，積極探索檔案數(shù)字化管理的有效應(yīng)用途徑，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)效，促使事業(yè)單位的檔案資源實(shí)現(xiàn)更高層級(jí)的共建共享。本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值意義展開闡釋，在對(duì)目前事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在的不足和問題加以梳理分析的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑開展研究并提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理數(shù)字化；實(shí)踐路徑

事業(yè)單位檔案管理工作是單位整體工作建設(shè)發(fā)展中的重要組成部分，檔案數(shù)字化建設(shè)是推動(dòng)檔案管理工作更具科學(xué)性、全面性、系統(tǒng)性以及實(shí)踐性的有效路徑，尤其是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，將數(shù)字化和信息化技術(shù)引入事業(yè)單位檔案管理工作中，能夠有效提升單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)單位檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。在數(shù)字化新技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的充分利用，從而推動(dòng)檔案管理朝著規(guī)范化、高效化、科學(xué)化和創(chuàng)新化的方向發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，也為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展帶來了新的機(jī)遇，信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所具有的便捷性、高效性和共享性等特征，成為事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化轉(zhuǎn)型提升的關(guān)鍵。事業(yè)單位推動(dòng)和加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，不僅有利于加強(qiáng)檔案的保護(hù)和提升檔案的利用效率，還有利于提升單位的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

1.有利于加強(qiáng)檔案的保護(hù)

檔案管理數(shù)字化將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，將有利于加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理工作對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境、查詢利用以及工作人員都有著極高的要求，不但要防止蟲蛀、霉變、水火及盜竊等現(xiàn)實(shí)問題，而且不得不考慮在查詢利用過程中對(duì)檔案的損耗，這些都不利于檔案資料的長期完整保存。而推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)將有助于解決這些問題，采用數(shù)字化錄入、數(shù)字化存儲(chǔ)和智能查詢等功能，將顯著提升檔案信息資源的保護(hù)力度。

2.有利于提升檔案的利用效率

事業(yè)單位針對(duì)紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位現(xiàn)代化的發(fā)展需要，不但要耗費(fèi)大量的時(shí)間、精力、人力和財(cái)力，而且存在易丟失、難保存等方面的問題。而檔案數(shù)字化管理信息資源庫和檔案智慧管理軟件的應(yīng)用，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，改變了原有檔案的儲(chǔ)存媒介和利用方式，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的長久保存，有利于提高檔案資源的利用率和共享率。同時(shí)，也節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力等資源，更能促使事業(yè)單位的有限資源得到合理配置和充分利用，促進(jìn)事業(yè)單位整體的智能化水平和工作效率得到全面提高。

3.有利于提升單位的管理水平

檔案數(shù)字化建設(shè)有助于推動(dòng)檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展，有助于提升事業(yè)單位的管理水平。檔案管理工作作為事業(yè)單位工作中的重要組成部分，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，有助于促進(jìn)檔案信息資源的充分利用，促進(jìn)各部門、各單位之間實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，從而不斷提升事業(yè)單位內(nèi)部的管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部管理更加順暢，促進(jìn)事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)和高質(zhì)量發(fā)展。

4.有利于提升單位的服務(wù)質(zhì)量

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是事業(yè)單位提升公共服務(wù)質(zhì)量的必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅能夠促使檔案資源得到更充分的保護(hù)和更有效的利用，還能促使事業(yè)單位各部門的工作更加規(guī)范，強(qiáng)化各部門之間的溝通和交流，能夠促使各部門的工作效率和工作質(zhì)量不斷提升，縮短辦事周期，提高辦事效率，提升服務(wù)質(zhì)量，使人們享受更多、更好、更便捷及更高效的服務(wù)，不斷推進(jìn)服務(wù)型事業(yè)單位的建設(shè)。此外，還能使單位工作人員將更多的時(shí)間和精力放在解決部門事務(wù)以及提升自身業(yè)務(wù)水平上，促使檔案管理人員更加關(guān)注檔案系統(tǒng)的更新以及信息服務(wù)水平的提升等，從根本上推動(dòng)單位的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量獲得整體性提升。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在的問題

當(dāng)前，我國部分事業(yè)單位在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作過程中，存在基礎(chǔ)設(shè)施不健全、機(jī)制體制不完善、專業(yè)人才缺乏、存在安全隱患以及系統(tǒng)構(gòu)建不全面等問題，這些都嚴(yán)重制約檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

1.檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不健全

檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是檔案數(shù)字化建設(shè)的第一步，也是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。目前，部分事業(yè)單位對(duì)于數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入不足，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)所必需的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施購置、維修、數(shù)字化管理軟件開發(fā)與升級(jí)等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施投入不足，嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制體制不完善

一方面，事業(yè)單位對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視程度不足，導(dǎo)致有些地方未能跟隨國家推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)工作推進(jìn)中缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。另一方面，由于檔案數(shù)字化建設(shè)尚處于探索前進(jìn)階段，相關(guān)規(guī)章制度和體制機(jī)制不完善，可供借鑒和參考的案例不多，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作中存在不規(guī)范、不統(tǒng)一等問題。這不僅影響著事業(yè)單位整體工作的進(jìn)程，也不利于檔案數(shù)字化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人才

檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人才，是促使數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中得到充分發(fā)揮的關(guān)鍵，也是開展檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)更新和完善的重要保障。只有具備數(shù)字素養(yǎng)、信息素養(yǎng)、檔案素養(yǎng)和安全素養(yǎng)等綜合素養(yǎng)的高水平管理人才，才能促使檔案管理更具科學(xué)性和可行性，促使檔案管理信息及時(shí)更新和上傳，不斷提升檔案管理的利用率。然而，目前我國各事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能尚不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，不能滿足對(duì)數(shù)字化檔案信息開展及時(shí)整理、存檔以及查詢和使用等工作，影響檔案信息資源的配置和利用，不利于檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利推進(jìn)。

4.檔案數(shù)字化建設(shè)存在安全隱患

檔案數(shù)字化建設(shè)的前提是信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用帶來了檔案信息安全隱患，數(shù)字化、信息化技術(shù)在單位實(shí)際應(yīng)用的過程中，很容易遭受黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒等問題，由此造成系統(tǒng)破壞、信息丟失，甚至是信息泄密等安全問題。目前，事業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要展開信息轉(zhuǎn)化，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中需要借助數(shù)字化掃描等技術(shù)，掃描設(shè)備和錄入設(shè)備對(duì)于檔案信息轉(zhuǎn)錄是否完整、準(zhǔn)確影響較大，很容易造成信息錄入不全或者信息錄入偏差等問題。目前，各事業(yè)單位對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)處于初期推進(jìn)階段，因此，對(duì)于檔案管理工作人員來說，工作任務(wù)較重，工作難度較大，在錄入的過程中如果未能及時(shí)對(duì)錄入信息的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)和檢查，將會(huì)導(dǎo)致錄入信息錯(cuò)誤。這都是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中面臨的安全隱患。

5.檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)構(gòu)建不全面

構(gòu)建健康完善、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，是檔案數(shù)字化建設(shè)的系統(tǒng)保障，在此基礎(chǔ)上才能開展數(shù)字化錄入、數(shù)字化存儲(chǔ)、智能檢索和有效利用等工作。當(dāng)前，存在部分單位重視程度不夠、系統(tǒng)謀劃規(guī)劃缺失，以及人力、財(cái)力、檔案工作人員數(shù)字化素養(yǎng)不足等問題。同時(shí)，在推行電子政務(wù)、無紙化辦公過程中，對(duì)構(gòu)建電子檔案文件資源庫空間、功能拓展準(zhǔn)備不足，存在與檔案數(shù)字化建設(shè)兼容不夠、匹配不足的問題，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)信息管理系統(tǒng)存在不全面、不完備和不實(shí)用等問題。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐路徑

事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，依托數(shù)字化技術(shù)為檔案管理提供更加便捷的操作方式，推動(dòng)檔案信息資源數(shù)字化管理，不斷推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。具體來說，要從健全基礎(chǔ)設(shè)施、完善管理機(jī)制、配備專業(yè)人才、強(qiáng)化安全管理以及優(yōu)化系統(tǒng)構(gòu)建等方面實(shí)踐推進(jìn)。

1.健全檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

首先，事業(yè)單位在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，要通過加大資金投入來加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。一方面，要完善本單位設(shè)備設(shè)施的基礎(chǔ)配置；另一方面，要增加檔案管理系統(tǒng)、信息資源數(shù)字庫以及安全信息系統(tǒng)等軟件，為后續(xù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位要不斷提升檔案管理工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)，重視各部門對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用推廣，促使各部門都能積極參與到檔案數(shù)字化建設(shè)工作之中。同時(shí)，針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部較為重要的財(cái)務(wù)等專業(yè)性較強(qiáng)的工作，事業(yè)單位也要為檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門構(gòu)建學(xué)習(xí)、交流和互動(dòng)的平臺(tái)，從而為本單位檔案數(shù)字化信息錄入、存儲(chǔ)的規(guī)范性、安全性和有效性做好保障。

2.完善檔案數(shù)字化建設(shè)管理機(jī)制

事業(yè)單位推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)需要重視相關(guān)規(guī)章制度制定和管理機(jī)制建設(shè)，才能為后續(xù)各項(xiàng)工作的開展提供具體有效的實(shí)踐指導(dǎo)，促使各部門以相應(yīng)的規(guī)章制度為依據(jù)開展檔案數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)工作。通過成立專門的議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌調(diào)度和協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，做好各部門團(tuán)結(jié)配合，促進(jìn)各部門在信息錄入、信息整理和信息保存等環(huán)節(jié)步調(diào)一致、有序推進(jìn)。通過建立完善的規(guī)章制度，所有工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程及安全規(guī)范都有章可循、依規(guī)辦事。通過對(duì)檔案管理工作人員的數(shù)字化操作流程和注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格、詳細(xì)的規(guī)定，明確管理人員的工作職責(zé)、系統(tǒng)錄入的格式以及信息資料的內(nèi)容分類等，以此來確保信息錄入的完整性，提升錄入信息的有效性以及信息存儲(chǔ)的安全性。

3.配備檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人才

開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作離不開一批素質(zhì)高、技術(shù)精的檔案數(shù)字化專業(yè)人才。首先，必須注重吸納和引進(jìn)一批具備信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化和檔案管理專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，為檔案人才隊(duì)伍不斷注入新鮮血液，拓寬其眼界。其次，通過請(qǐng)進(jìn)來、走出去多種形式加強(qiáng)教育培訓(xùn)，不斷提升檔案工作人員的專業(yè)技能和數(shù)字化素養(yǎng)，多邀請(qǐng)數(shù)字技術(shù)、信息化、互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理等方面的專家開展全面培訓(xùn)，針對(duì)不同單位、不同部門、不同工作屬性開展有針對(duì)性的重點(diǎn)培訓(xùn)，并注重培育檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)和綜合素養(yǎng)，從而全面增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合能力，打造一支綜合素質(zhì)較高的團(tuán)隊(duì)。最后，事業(yè)單位要做好工作人員的考核考察和激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)，通過多維度、多形式的考核評(píng)估方式，針對(duì)工作人員在工作過程中的表現(xiàn)以及檔案管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行情況等展開評(píng)估，以此來推動(dòng)檔案工作人員在考核評(píng)估指標(biāo)的引導(dǎo)下，不斷自我完善和自我發(fā)展，對(duì)考核考察反映出的問題，相關(guān)工作人員要開展自查自糾，在今后工作中有針對(duì)性地加強(qiáng)學(xué)習(xí)、練強(qiáng)技能，提升業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)單位檔案數(shù)字化建設(shè)整體工作進(jìn)一步開展。建立激勵(lì)機(jī)制是事業(yè)單位提升檔案管理人員積極工作的重要手段，根據(jù)工作人員的工作實(shí)績(jī)和日常工作表現(xiàn)等，開展考核評(píng)定。此外，要優(yōu)化評(píng)定結(jié)果運(yùn)用，對(duì)考核優(yōu)秀、表現(xiàn)良好的工作人員，不但要有相應(yīng)的精神和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，而且，在今后提拔重用、晉職晉升等工作上優(yōu)先考慮，從而不斷激勵(lì)工作人員在檔案管理事業(yè)上添磚加瓦。

4.提高檔案數(shù)字化建設(shè)安全系數(shù)

強(qiáng)化檔案信息安全保護(hù)，提升檔案信息的安全系數(shù)，是事業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中的重中之重，也是確保檔案信息實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)、共建共享和有效利用的前提和保障。首先，要建立完善分類分等級(jí)的安全預(yù)警制度，將安全應(yīng)急預(yù)案做足、做細(xì)，做好突發(fā)情況應(yīng)急防護(hù)演練，一旦遇到突發(fā)緊急情況能夠心中不慌、手中有法、有效應(yīng)對(duì)。其次，要完善檔案數(shù)字化建設(shè)安全管理責(zé)任制度，對(duì)于管理人員要定期召開檔案信息安全教育和保密教育，提升檔案管理人員的信息安全保護(hù)意識(shí)，要多學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)安全管理知識(shí)和技能，定期對(duì)信息管理系統(tǒng)和存儲(chǔ)檔案信息開展安全排查和病毒查殺，嚴(yán)格做好防黑客、防入侵、防盜竊等網(wǎng)絡(luò)安全工作。最后，通過加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)管理軟件和安全保護(hù)技術(shù)的研究，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)安全管理，做好檔案信息加密技術(shù)研究和加密級(jí)數(shù)提升等檔案信息安全管理的維護(hù)工作，適時(shí)開發(fā)應(yīng)用文件傳輸加密、安全等級(jí)授權(quán)、密鑰加密解鎖等安全防護(hù)功能，強(qiáng)化提升檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)。

5.優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)構(gòu)建

事業(yè)單位推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)要著手優(yōu)化構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。要對(duì)單位各部門的檔案資源開展全面摸排和詳細(xì)梳理，做好重點(diǎn)領(lǐng)域、重要階段檔案的劃分鑒定和收集整理工作，對(duì)檔案資料不足甚至缺失的情況特殊處理。通過構(gòu)建全流程一體化的數(shù)字化建設(shè)體系，對(duì)政務(wù)服務(wù)等領(lǐng)域的電子檔案加以整理歸檔，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化處理，積極拓展數(shù)字化檔案的錄入、移交和接收工作。積極推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的共建共享和互聯(lián)互通。建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，推動(dòng)檔案公開和查閱使用，構(gòu)建不同類型的數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的有效分類和高效檢索。在保護(hù)數(shù)字化檔案信息安全的前提下，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的高效利用，不斷拓寬各事業(yè)單位的服務(wù)范圍，提升各事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

綜上所述，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)程的加快，不僅提升了事業(yè)單位內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促使其內(nèi)部體系的建設(shè)更加完善，也提高了事業(yè)單位自身的公共服務(wù)質(zhì)量，促使事業(yè)單位獲得持續(xù)性、穩(wěn)定性的發(fā)展。因此，我國各事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展前景，開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)、探索與創(chuàng)新，在提升其安全性和實(shí)效性的同時(shí)，促進(jìn)本單位檔案管理事業(yè)獲得長足的發(fā)展。

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（作者單位：山東省濱州市老干部活動(dòng)中心）