淺析規范公路工程檔案管理的思考

張甜冰

摘 要：公路修到哪，經濟就發展到哪。改革開放后，我國大規模建設公路工程，為社會經濟持續發展提供了強有力的支撐。公路工程檔案記錄和見證了公路工程建設的過程，其數量也在不斷增加，且內容越來越繁雜。公路工程檔案本身具有科研、宣教和借鑒等多種功能，做好其管理工作，能夠促進我國從“交通大國”逐漸發展為“交通強國”。本文將對公路工程檔案展開概述，探索其規范管理的重要意義，并根據管理現狀，提出幾點行之有效的改進對策，旨在為提高公路工程檔案利用率奠定基礎。

關鍵詞：公路工程；檔案資源；規范管理

公路工程檔案管理與質量管理、經濟管理、進度管理相同，均會在一定程度上影響工程質量和企業效益。如何有條不紊地開展檔案管理工作，是檔案管理部門必須深入研究和思考的重要課題。尤其近年來，我國公路工程建設規模逐漸擴大，檔案資源日益豐富，儲存形式越來越多樣，除了文字檔案外，還包括音頻和視頻等其他類型的檔案，詳細記錄了公路工程策劃、勘察、施工及竣工等環節的信息。只有保證檔案資源完整、準確，才能夠真實反映公路工程的質量以及我國交通運輸發展歷史?？梢哉f，提高公路工程檔案管理的重視程度，就是對工程建設本身的重視。所以，本文對檔案管理現狀及對策展開研究，無論對提高檔案資源利用率，還是促進交通事業健康發展來說，都有十分顯著的現實意義。

一、公路工程檔案概述

1.概念

所謂公路工程檔案，就是以文字、圖像、圖表和視頻等多種形式，詳細記錄公路工程從策劃到竣工所有環節相關信息的一種文件材料。其能夠真實反映公路工程的建設過程和質量，既可以為工程后期養護檢修提供主要依據，也能夠為其他工程建設提供參考。

2.特點

（1）專業性和技術性

公路工程檔案屬于典型的科技檔案，本身涉及大量科技知識，具有鮮明的專業性和技術性特點。這些檔案資源的內容不盡相同，表達方式存在差異，在管理工作開展中需要根據實際特點展開整理。另外，公路工程檔案有特定的工作對象和工作內容，其工作對象是公路工程本身的建設和管理，工作內容則是對各種資料和信息展開收集、整理、鑒定、儲存以及利用等。并且，公路工程建設過程涉及機械、勘察、設計和養護等多種專業知識，需要由不同參建單位共同協調配合完成，進一步突出了其專業性和技術性特點。

（2）健全性和系統性

公路工程檔案能夠真實反映公路工程建設全過程，其本身具有系統性特點。并且，項目策劃、勘察、設計、施工、竣工等環節必須相互銜接，只有保證檔案資料完整、真實，才能夠使各專業內容緊密聯系在一起，形成一個有機整體。

（3）實用性和可借鑒性

公路工程檔案包含大量科技信息，這些信息大多以文字和圖像、聲像等方式記錄，既具備檔案的普遍特性，也可以作為追根溯源的憑證，還可以轉換為實際生產力，提高公路工程建設質量和效率，為企業創造最大化經濟效益。另外，在公路工程后期養護、維修和改建等工作中，相關人員往往需要反復參考和借鑒公路工程檔案，以此來提高工作水平。

（4）多樣性和復雜性

公路工程建設需要由多家參建單位協調配合完成，建設周期較長、跨度較大，不同階段、不同專業及不同項目均會產生大量文件資料，且儲存形式不盡相同，這也突出了公路工程檔案的多樣性和復雜性特點，需要檔案部門分門別類收集和整理。

二、公路工程檔案規范管理的重要意義

檔案資源本身是一種歷史記錄，正所謂“以史為鑒，可以知興替”，做好檔案資源管理工作，總結公路工程的成功建設經驗，吸取失敗教訓，能夠為其他工程建設提供有價值的參考依據，進而提高建設水平。另外，作為公路工程建設的見證者和記錄者，檔案資源還能夠為工程質量鑒定、事故原因調查以及事故責任追究提供準確依據。所以，對公路工程檔案開展規范管理具有十分顯著的現實意義。

1.提高工程管理水平

在公路工程建設中，檔案資源是各項管理活動開展過程直接或間接產生的原始記錄，也是見證工程建設全過程的一手資料，對這些資料展開及時收集、整理和儲存，能夠幫助管理人員準確了解公路工程建設實際情況，為工程管理工作順利開展奠定基礎。另外，公路工程檔案不僅可以作為反映工程建設狀況的一面鏡子，還能夠在一定程度上代表工程管理水平，通常檔案資源質量越高，意味著工程管理越規范。

2.為其他工程建設提供參考

公路工程檔案詳細記錄了工程建設的全過程，包括成功經驗和失敗教訓。雖然不同工程項目的建設要求、建設內容和建設區域不盡相同，但在實際操作中也存在諸多相似之處，調用已經完工的公路工程檔案，一方面，能夠為其他工程建設提供準確、可靠的基礎性資料，另一方面，通過歸納設計、管理、施工及監督等信息，可以為相關部門制定標準、優化設計圖紙和施工方案提供依據，進而節約投資，為工程建設活動順利進行夯實基礎。

3.發揮宣傳教育作用

公路工程檔案準確記錄了公路建設各項活動的真實意義，能夠表達工程建設的意圖，并保留相關人員各種行為的痕跡，可以真實反映工作人員參與工程建設活動的實際情況，能夠為公路史編寫和大事記分析提供寶貴資料。并且，很多檔案資源中還詳細記錄了參建單位獲得的榮譽和成績，包括獎品、錦旗等，能夠為參建單位提升知名度，建立競爭優勢奠定基礎，并增強員工自豪感和榮譽感。此外，保存好公路建設有關企業的優秀做法和先進模范員工的信息資料，還能夠為工程管理制度建設、機制完善提供保障，使檔案資源能夠升華為企業精神。

三、公路工程檔案管理存在的問題

1.缺乏公路工程檔案管理意識

現階段，依然有很多公路工程建設單位存在檔案管理意識不足問題，尤其隨著我國公路工程建設規模逐漸擴大，“重建設，輕管理”的思想也日益嚴重，在工作開展中，部分單位習慣將重點放在質量、進度和經濟等管理層面，沒有及時收集工程相關資料，一直到工程竣工，才開始突擊補充資料，以此來應付竣工驗收，導致檔案資源缺乏健全性、準確性和可靠性。即便有部分單位認識到了檔案管理的重要性，記錄和收集工程建設資料，但由于沒有對資料分類，導致檔案資源雜亂無章，需要后期投入大量人力、物力和財力重新整理，無法保證檔案管理的質量。此外，由于公路工程建設具有周期長、跨度大等特點，很多資料容易遺漏和散失，如果檔案部門沒有及時追索這些資料，則會導致檔案資源殘缺、失真，進而影響檔案價值，無法為公路工程建設和管理提供有效服務。

2.檔案管理人員綜合素質參差不齊

公路工程檔案管理本身具有技術性、專業性特點，涉及機械、勘察、設計和養護等多種專業知識，在建設過程中需要管理人員隨時收集工程文件資料，并分類歸檔文件資料，對管理人員的專業水平、工作能力提出較高要求，需要其熟練掌握工程建設知識和檔案管理規范。但結合實際情況來看，由于檔案管理部門在人才招聘方面缺乏明確要求，導致很多工作經驗缺乏、專業能力較低的人員進入工作崗位，加上后期缺乏系統性培訓教育，使得管理人員對檔案管理流程和規范掌握不足，無法保證檔案管理工作有序開展。甚至很多單位直接調用其他部門的工作人員臨時擔任檔案管理人員，在無形中增加了該人員的工作強度，導致其在工程建設中時常存在應接不暇的現象，嚴重影響了檔案管理質量。

3.檔案管理難度較大

公路工程檔案管理難度大主要體現在兩個方面：第一，公路工程建設過程參建單位較多，施工周期較長，產生的各種文件資料分散于不同部門，包括技術部、管理部等，使得很多檔案資源無法得到妥善保管，增加管理人員的收集難度；第二，公路工程檔案具有內容復雜、形式多樣的特點，且編制人員綜合素質良莠不齊，導致檔案質量不盡相同，有些檔案為手寫資料，部分漢字識別難度大，還有一些資料的復印件不清晰等，均為檔案管理工作順利開展增加了難度。

4.檔案管理方法滯后

當前，很多檔案管理部門仍然沿用傳統人工管理模式開展公路工程檔案管理工作，也就是通過人工方式收集、整理和鑒定檔案資源，由于公路工程檔案數量不斷增加，內容日益豐富，加上形式越來越多樣，導致傳統人工管理存在的問題也逐漸突出，一旦某一環節出現失誤，則會直接影響檔案管理質量，不利于發揮檔案資源的價值。

四、對公路工程檔案進行規范管理的對策

1.增強公路工程檔案管理意識

現階段，我國立法部門在法律法規建設中多次提到公路工程檔案管理相關內容，如《檔案法》《公路法》《公路工程建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》等，要求公路工程參建單位必須提高檔案管理重視程度，并將其納入本單位發展規劃范圍、制度建設和崗位分配等各個環節，以此來增強各單位檔案管理意識。另外，公路工程建設主管單位還應針對檔案管理工作設置專門的職能機構，配備專業的管理人員，將檔案收集、整理和歸檔等工作詳細分配給管理人員，切實增強管理人員的管理意識。同時，建設部門還要做好公路工程建設過程的信息記錄、資料收集等工作，并將檔案管理作為年度考核關鍵內容之一。

2.提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員作為公路工程檔案管理的執行者，專業能力和道德素養能夠直接影響檔案管理水平，提高管理人員綜合素質至關重要。第一，提高人才招聘門檻。在對檔案管理崗位合理分析的基礎上，明確管理人員招聘標準，并拓展招聘渠道，優先選拔愛崗敬業、工作經驗豐富以及專業能力較強的專職人員；第二，對檔案管理人員實行系統化培訓，重點傳授檔案管理方法、技術、規范以及公路工程建設等知識，并加強思想政治教育，切實提高管理人員的道德素養和專業水平；第三，為檔案管理人員創造學習條件，使其有更多機會參與高層次學習活動，促進檔案管理人員逐漸向復合型人才轉化。可以通過開展座談會、交流會等方式，為檔案管理人員溝通、觀摩和學習提供平臺，使其真正做到取他人之長，補自己之短；第四，對檔案管理人員展開定期考核、客觀評價，并將考核結果與崗位晉升、薪資待遇相掛鉤，以此來調動檔案人員主動學習的積極性，使其在不斷進步中更好地適應公路工程檔案管理工作。

3.完善檔案管理規章制度

首先，規范建檔。檔案管理人員要嚴格遵循健全性、準確性和嚴謹性基本原則建檔，具體來說，就是在文件歸檔中，要保證文件的門類和項目齊全，以此來提高檔案資源的歸檔效率。同時，還要嚴格把關檔案質量，不符合檔案管理標準的資料不能進入檔案室，針對檔案室中現有的不合格資料，需要按照規范標準重新整理、裝訂，并對不同門類、不同管理期限和不同儲存方式的檔案展開科學排列、統一編號，提升檔案資源合格率。另外，檔案管理部門還要針對檔案資源的不同類別、不同要求、不同保存期限，制定相應的管理標準，促進公路工程檔案管理工作向標準化、規范化趨勢發展。

其次，科學管檔。想要提高公路工程檔案管理工作的科學性和有效性，就要建立行之有效的管理制度，確保管理人員工作開展有據可依、有章可循。同時，管理人員要定期排查檔案資源，防止公路工程檔案出現質變、丟失等問題。針對重點工程項目的檔案資源，要遵循邊建立、邊管理基本原則，做好收集、統計和裝訂等工作，真正滿足檔案資源規范管理要求。針對工程涉及范圍廣、參建單位較多以及管理人員綜合素質良莠不齊等情況，要從源頭規避“等、要、靠”思想，確保檔案管理工作和工程建設活動同步進行。在此基礎上，檔案管理部門還要建立檔案登記制度，確保做到每路一表，其中詳細記錄工程監督檢查全過程，切實滿足公路工程檔案全方位管理要求。此外，還要嚴格驗收工程檔案質量，管理人員在收集參建單位相關資料的基礎上，逐一驗收資料，合格資料可以出具驗收報告，不合格資料需要責令相關單位整改，這也是提高檔案管理質量和效率的關鍵所在。

4.創新檔案管理方法

21世紀是信息化時代，信息化建設成為各行各業開展管理工作的重要支撐。在這一形勢下，檔案管理部門想要提高公路工程檔案管理質量，也要積極引入信息化技術創新管理方式和方法，利用信息化系統代替傳統人工管理模式，提高檔案管理的自動化、智能化水平。這就需要檔案管理部門提升硬件設備設施配置，購進計算機、打印機以及掃描機等。同時，大力開發軟件系統，建立檔案管理數據庫和檢索平臺，使公路工程檔案管理形成集約化水平較高的管理體系。在管理工作開展中，要盡可能使用云數據平臺、數據壓縮等先進手段，傳遞、共享和存儲檔案信息，以此來提高檔案資源管理質量和綜合利用率，充分發揮公路工程檔案資源的價值。

五、結束語

綜上所述，公路工程檔案詳細記錄了工程建設的全過程信息，能夠直接反映工程建設質量和管理水平。做好檔案管理工作，既能夠為工程后期維護管理提供便利，也可以為其他工程建設提供經驗。所以，管理部門應提高檔案管理重視程度，培養專業管理人才，不斷創新管理方法，保證檔案資源健全、準確，充分發揮其借鑒、科研等方面的價值。

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（作者單位：濟寧市公路事業發展中心）