知識經濟條件下檔案管理與知識管理關系

□ 西安 李伯超

科學家培根早就提出了“知識就是力量”的英明論斷，不僅贏得了人們的普遍認同，而且是被實踐證明了的真理。我國改革開放的總設計師鄧小平進一步發展了馬克思主義學說，高瞻遠矚地指出科學技術也是生產力，而且是生產力的第一要素。進入二十一世紀，隨著IT技術（計算機技術、網絡技術、通信技術）的飛速發展，人類對知識和技術的思想認識不斷提高，人們不僅僅重視知識的獲取與積累，更加強調知識的應用與技術的開發，尤其是高技術新知識在科研生產和基本建設等國民經濟中的應用。知識已經被人們視作一種替代物質資本的所謂“知識資本”而成為生產資料體系中的核心資源，越來越成為刺激和促進國民經濟長期快速增長的強勁驅動力。

一、引言

伴隨著知識經濟時代的到來，知識管理也應運而生。檔案管理工作作為收集整理、保護存儲和管理利用人類在科研生產和基本建設等實踐活動中獲得的各種知識（包括寶貴經驗）的一項崇高事業，肩負著知識管理、知識傳播和知識挖掘再利用的重要職責。檔案與知識之間存在著天然的淵緣關系，檔案管理與知識管理也因之關系極為密切，兩者相互影響，相互作用，相互促進，相得益彰。檔案管理使紛繁雜亂的各種知識得以分門別類，系統有序管理，知識管理在真正意義上實現了檔案管理的價值。在知識經濟時代背景下，正確地認識和處理好知識管理與檔案管理的關系，做好知識管理和檔案管理工作對于企事業的發展有著積極的現實意義。

二、知識管理與檔案管理關系

1.知識管理與檔案管理都是對人類認識的加工過程。知識與檔案都是一種信息，因此，從信息的角度看，知識管理與檔案管理都是對人類認識過程中所產生的各類信息的收集、加工、貯存、傳遞與利用的過程。

2.知識管理與檔案管理都屬于信息管理的范疇。知識管理與檔案管理都是信息資源管理過程。所謂信息資源管理，是指信息資源管理者為達到預定的目標，運用現代化的管理手段和管理方法來研究信息資源在社會活動中被開發利用的規律，并根據這些規律來科學地對信息資源開展組織、規劃、協調和控制的活動。

可見，知識管理與檔案管理都是對信息資源的深層次加工的過程。它們也是信息管理不斷豐富、發展和完善的結果。它們都是以系統論為指導思想，強調管理的多方面、多角度和綜合性，是對傳統的信息管理思想、管理目標和管理方式的重大突破。無論是知識管理者，還是檔案管理者，都要理解信息資源管理的全部內容。管理者們不僅要從外在的物質形式特征上加以掌握與了解，還要從信息資源內在的內容特征上考慮。顯然，知識管理與檔案管理的管理對象的分類是不同的。又因為，雖然顯性信息源和隱性信息源具有不同的存在形式，但它們都是屬于信息資源管理的范圍，所以知識管理與檔案管理都是屬于信息管理。由此可以看出，不僅知識管理和檔案管理同屬于信息管理，而且檔案管理屬于知識管理，它們之間是一種真包含的關系。

3.知識管理包含檔案管理并最終為企業獲得競爭情報服務。從管理范圍來看，知識管理的范圍要遠遠大于檔案管理的范圍，從一定程度上我們可以把檔案管理當作是知識管理的一個分支。企業檔案管理范圍的主體是科學技術檔案（包括科研、生產、基本建設活動中形成的科技文件，含縮微膠片、照片、錄音、錄像和計算機磁盤、光盤、電子紙及多媒體等），以及計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面的文件。而知識管理的范圍主要有：①精神狀態的知識，即是指腦力方面的知識，也就是當代企業都日益重視的人力資源管理，它是以人的主觀意志為管理對象的；②物質狀態的知識，這種狀態的知識又可進一步分為實用狀態和實驗狀態的知識，如從產品、設備、樣品及科學實驗結果等方面直接得到的知識；③信息狀態知識，如企業檔案、文獻資料、數據庫、網上資源、企業文化標識、專利、商標、版權、商業秘密等方面的材料。

就知識管理與檔案管理的本質而言，它們都是為企業的發展服務。企業要發展，便要在市場競爭中獲得市場競爭力。知識管理的一項基本工作就是要使存在于人腦中的非編碼化的隱性知識轉化為編碼化的顯性知識，并伴隨檔案管理使企業的各種知識成為企業穩定的競爭優勢情報，為企業根據市場運行情況來組織管理、研發新產品、開展生產經營與組織市場營銷，最終實現最佳的社會效益和經濟效益服務。

三、知識管理對檔案管理的影響

長期以來，我們的檔案工作處于傳統的管理狀態，實際上是對檔案實體（即檔案原件）的管理。人們的關注點主要聚焦于原始文件的形成積累、收集整理、分類排架、保管借閱等方面這是檔案實體管理的主要內容。檔案實體管理被普遍認為是實現檔案內容信息開發利用和管理這一目的的手段，沒有檔案實體的完好存在和支撐，檔案內容信息在社會生活中真正發揮作用的根本目的就無法實現，檔案實體管理更具有基礎意義是有一定道理的。因為檔案內容信息對檔案載體的過度依賴，就像毛對于皮的依賴關系一樣，失去了檔案載體這個“皮”，檔案內容信息這個“毛”無以附著，因此檔案實體管理成為整個檔案管理工作的基礎和重點，檔案內容信息開發利用管理尚未能引起人們更多的關注。

然而，檔案管理的最終目的是最大限度地滿足人們對檔案利用的需求。說到底，人們對檔案利用的根本則是對檔案內容信息，尤其是對檔案內容信息所包含的知識的需求和使用。事實上，傳統的檔案實體管理由于沒有IT技術的支撐，針對檔案內容信息開展信息管理困難重重，因而傳統的檔案實體管理只能夠更多地提供檔案原件，滿足人們對檔案原件的需求。檔案部門面對堆積如山的檔案案卷，要對檔案的內容信息進行信息管理根本力不從心，也不能解決人們對檔案內容信息及其所包含的知識這一根本需求的。

網絡化、信息化、數字化時代的今天，信息化、數字化的浪潮席卷全球各行各業，對于檔案工作來說，這一浪潮帶來的不僅僅是機遇和挑戰，更多的是帶來了工作方式方法革命性的變革，而且使檔案管理步入了檔案信息管理的新時代。信息管理條件下，電子文件徹底改變了檔案實體管理時期檔案內容信息對單一的紙質載體的過度依賴性，使得檔案內容信息擺脫了紙質載體的嚴重束縛，獲得了極大的自由度。借助于各種電子存儲介質、園區網、互聯網等網絡設施，檔案可以突破地域地區空間的限制高速地流動起來，極大地擴展了檔案內容信息所包含的各種知識的傳播距離和空間覆蓋面，使得在相同的時間內，不同的地域地區空間有更為廣大的需求者得以占有和利用檔案信息，加速了知識的運動、傳播、利用，催生新知識的產生。

網絡化、信息化在為人們快速獲得信息帶來便利的同時，大量堆積如山的各種信息也為我們帶來很大的麻煩。難怪奈斯比特驚呼“我們淹沒在信息之中，但仍處于知識的饑渴中”。它形象地說明了我們目前的處境，對檔案工作提出了更高更新的要求。這就是說，檔案管理工作過渡到信息管理只是“萬里長征”邁出的第一步，面對知識管理的要求，檔案管理所要走的路還很長很遠，檔案工作所要做的事情還很多很多。況且目前我們所進行的檔案信息管理，實際上更確切地講還是最初始的檔案文件級目錄信息管理，檔案全文信息管理絕大部分單位還處于實踐探索階段，尚未進入實際應用當中。實行檔案信息管理既不能適應知識經濟時代形式發展的要求，也遠遠不能滿足人們對檔案內容信息所包含的各種知識的應用需求。檔案管理要跟上知識經濟時代的步伐，必須向知識管理進軍，充分利用檔案管理和知識管理的先天淵源關系，發揮檔案管理在知識管理上的優勢，因勢利導，積極推進向知識管理的轉型轉變，才能滿足人們對檔案的根本需求，實現檔案的自我價值。

四、實現檔案知識管理的對策

1.與時俱進地更新轉變思想觀念，正確樹立知識管理新理念。在知識經濟時代，知識的價值徹底改變了人們對企業價值的傳統認識。彼得·德魯克曾說：“創造財富的活動既不是為生產性使用配置資本也不是配置勞動，現在，價值來源于生產率和創新，兩者都是知識的運用”。這說明知識管理在企業價值提升過程中，扮演著一個最為關鍵的角色。現在，企業已經開始認識到他們最寶貴的資產和資源是知識，知識已成為推動經濟增長的動力，保羅·羅默教授就曾提出了經濟增長四要素理論，其核心思想是把知識作為經濟增長最重要的要素，他認為知識能提高收益，知識需要投資，知識與投資存在良性循環關系。經濟的增長更加依賴于知識的開發和有效利用，而不是實物資產的擴張。知識將取代物質資本、勞動力而成為最有價值的資源要素。

知識管理作為一種嶄新的管理思想和管理模式，要引起檔案管理人員的高度關注和重視，要進一步解放思想，更新轉變陳舊的思想觀念，正確樹立知識管理新理念，真正從思想心靈的深處充分認識知識管理的重要性和緊迫性，摒棄傳統的檔案管理重保管，輕利用的偏見，不能僅僅做到檔案材料保管好不丟就行。要使檔案管理人員形成和樹立知識管理的意識，積極主動地開發檔案信息資源，挖掘檔案信息資源所包含的知識。不但要在保管好并提供檔案實體服務的同時努力開發檔案信息資源，為企業的各項活動服務，而且更重的是要積極開展知識管理并提供知識服務。

2.轉變角色積極參與知識管理，提供高質量的信息和知識服務。檔案管理人員要轉變角色，積極參與到知識管理中去。首先，檔案管理人員要做好基本工作，全面完整地收集好、整理好、管理好、及時提供利用實體檔案；其次，檔案管理人員要從已保存的檔案材料中開發出有用的信息，為企業的各項活動提供信息服務；再其次，檔案管理人員要從檔案信息中挖掘和獲取知識，提供知識服務。最為重要的是，檔案管理人員還要經常深入科研生產和基本建設第一線，熟知各方面工作進度、了解和掌握技術人員和管理人員的知識技術需求領域，有的放矢的搜集相關知識內容，保證在技術人員最需要的時間將他們最需要的知識傳送給他們，以提高他們的工作效率和工作業績，為企業創造物質價值的最大增值，發現新知識，實現檔案管理提供知識服務的價值。

3.推進信息化建設，實現信息和知識資源的共享。計算機技術、網絡技術、通訊技術高度發達的今天，檔案資源信息化、數字化的基礎設施建設和管理軟件的成熟與完善，為檔案管理實行知識管理的現代先進管理模式提供了強有力的支持，檔案檔案管理工作由傳統型管理轉變為信息管理進而轉變為知識管理不僅成為可能，而且實際上正在變為現實。目前，文件檔案的收集、整理、鑒定、開發和利用工作已經發生了革命性的變化，檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞已經開始向以“數字化、網絡化”為主過渡。文件檔案可以通過網絡在無限的空間高速地流動起來，檔案內容信息所包含的各種知識極為廣泛地傳播開來，眾多的需求者得以及時占有和利用，從而加速了知識的運動、傳播、利用，實現了信息和知識資源的共享，刺激和激勵創新，催生新知識和新技術的產生，創造出更多的社會精神財富和物質財富。

4.要在重視顯性知識管理的同時更加重視隱性知識的挖掘和管理。隨著檔案信息化建設的發展，很多檔案館都建立了具有相當規模的檔案數據庫，有的單位也在開始著手建立知識庫，然而，目前檔案管理工作的知識產出與檔案館所蘊藏的知識資源不成比例。有價值的知識相對于大量檔案館藏少得可憐，這是不能符合與滿足知識經濟時代對知識的要求的。

不論是傳統的檔案實體管理階段，還是現代的檔案信息管理階段，以至于今天的知識管理階段，我們所接觸和管理的檔案其實更多的是屬于用語言文字符號進行編碼化的顯性知識。對于檔案資源的信息化、數字化管理也只不過是對檔案實體所承載的顯性知識的管理。重視對多少年來所形成的大量檔案資源的顯性知識管理無疑是必要的，也是重要的，但更為重要的則是要努力挖掘和管理企業或組織內部廣大員工大腦里的隱性知識。因為人們都有一種自然或不自然的不愿意將自己所領悟和掌握的有關技術、知識、技能、感覺、直覺和訣竅隨便告知他人，更不愿意將這些深藏在自己大腦內的隱性知識用文字符號序列化編輯成文件檔案，使其外顯成為顯性知識，讓更多的人共同分享、參考借鑒、學習掌握和加以利用。事實上，員工大腦里的這部分隱性知識極為重要和珍貴，一旦他們因為各種原因外出、調走或退休，這些隱性知識也會隨著他們的大腦而帶走，這對企業或組織來說是最大的損失。因此，對企業或組織內部廣大員工大腦里的隱性知識開發和挖掘，使其外顯變為顯性知識非常重要。對于員工大腦里的隱性知識的開發和挖掘，人力資源管理部門有責任，技術管理部門有責任，檔案管理部門也有責任。各管理部門可以聯手，通過請技術專家作專題報告、作講座，座談會、交流會；返聘或邀請退休技術專家對年輕技術人員進行幫帶、指導；檔案管理部門也可以特邀退休技術專家，撰寫技術攻關回憶、技術總結等等，利用各種可以利用的方式和手段，挖掘最為寶貴的隱性知識，促進檔案管理工作的發展。

5.建立激勵機制，做好知識管理。從上面的分析可見，檔案管理要在知識管理中發揮積極作用，不僅僅要管理好顯性知識，更要下大力氣挖掘和管理好比顯性知識更加重要的隱性知識。隱性知識之所以管理起來難度大，一是它存在于人的大腦，二是其擁有者在一般情況下不愿使其外顯，不愿意讓眾人知曉與其分享，更不愿他人掌握這一方面的知識，從而使其在該領域的領先地位遭到喪失或動搖，或者使其工作崗位被他人所替代。為解決好這一問題，必須建立起良好的激勵機制，促使其外顯。引入和建立知識產權管理制度，根據《中華人民共和國專利法》、《中華人民共和國著作權法》等法律法規，清理具有自主知識產權的核心技術和成果，申請成果專利和出版研究專輯，正確處理職務與非職務發明的關系，明確成果的歸屬。對各位技術專家的創造發明，使其享有應有的專利權和著作權，得到應有的經濟回報，個人與單位實現雙贏或共贏的局面，以便隱性知識的挖掘、管理與利用。必須站在發展的戰略高度充分認識和重視知識產權問題，提高和增強員工的知識產權保護意識，建立健全各項知識產權管理制度，建立知識產權管理機構。完善管理體系，權責統一，激勵創新，強化成果轉化和技術服務工作，形成隱性知識及時轉化成顯性知識的良性循環，促進隱性知識的挖掘和管理，為科研生產和基本建設服務，創造出更大的價值。

五、結束語

在知識被視為一種新型資本，知識資源成為企業發展的核心競爭力的今天，實行知識管理從根本上增加了企業的競爭活力。檔案管理工作應因勢利導地引入知識管理的先進理念，充分認識知識管理的重要性，正確認識和處理好檔案管理和知識管理的關系，在做好檔案管理基本工作的同時，又要用知識管理的先進理念和科學的管理方法，挖掘出企業內部的隱性知識，促使其外顯并將其轉化為檔案，使檔案管理更具技術性和前瞻性。另外，要利用檔案資源數據庫作為基礎，建立信息資源數據庫，并進一步拓展建立知識資源數據庫，不僅能為企業科研生產和基本建設提供真實可靠的查考依據的檔案實體，又能為企業提供內容豐富的信息，更能為企業提供各種工作急需的知識，實現信息資源和知識資源的共享，使企業經濟保持強勁增長的勢頭，并可持續穩定地向前發展。