農村黨員檔案整理方法的探討與實踐
——易門縣鄉鎮（街道）黨員檔案室建設試點的一些做法

■ 李枚娟 吳應福

2022年6月，中共云南省委組織部印發《鄉鎮（街道）黨員檔案室建設試點方案》，決定在易門等4 個縣（市）開展鄉鎮（街道）黨員檔案室建設試點工作，旨在通過試點建設，為全省各地鄉鎮（街道）黨員檔案室建設積累經驗、建立標準。按照試點方案和省檔案局的要求，玉溪市檔案局、檔案館積極配合開展對易門縣鄉鎮（街道）黨員檔案室建設試點工作的調研和指導。調研中發現，由于農村黨員檔案時間跨度較長，各地條件不一樣，造成書寫材料五花八門，規格不一，質量不同，檔案的整理也沒有統一標準，管理極不規范。但試點方案對整理的規定過于原則，無法涵蓋各類檔案整理方法，如果不作出具體統一要求，整理出來的檔案仍然是五花八門，達不到規范要求。如何解決這個問題，是需要在試點工作中進行探討的。市檔案局館與省市縣委組織和檔案部門開展調查，共同研究，在省試點方案規范基礎設施建設，明確歸檔范圍和分類標準的基礎上，結合全縣農村黨員檔案的實際情況，在規范整理檔案方面進行了深入探討，提出了一些具體的操作方法。

一、黨員檔案與農村黨員檔案歸檔范圍

要規范整理農村黨員檔案，必須明確農村黨員檔案的概念和歸檔范圍。中國共產黨黨員檔案（以下簡稱黨員檔案）是黨員發展培養全過程和受到表彰獎勵與處理的歷史記錄，是證明黨員身份、違紀責任倒查的憑證和依據；是黨組織對黨員進行管理的重要依據之一。黨員檔案的管理對于全面掌握黨員隊伍現狀、規范黨員隊伍教育管理、保持和發揚黨員的先進性、增強基層黨組織的凝聚力、創造力和戰斗力都具有十分重要的作用。目前，對黨員檔案的管理有兩種情況，一種是有人事檔案的黨員，黨員檔案歸入其人事檔案，另一種是沒有人事檔案的，建立專門黨員檔案。對于第二種情況，《中國共產黨發展黨員工作細則》和《中國共產黨黨員教育管理工作條例》作出了明確規定，要求：沒有人事檔案的黨員，應當由具有審批預備黨員權限的基層黨委建立黨員檔案，由所在黨委或者縣級以上黨委組織部門保存。在實際管理工作中，沒有人事檔案的黨員一般都集中在鄉鎮（街道），特別是農村黨員。

按照規定，農村黨員檔案一般以個人為整理單位，一人一卷一個檔號，其歸檔范圍包括《中國共產黨入黨志愿書》、入黨申請書、政治審查材料（報告）、轉正申請書、入黨積極分子考察表、預備黨員考察鑒定表、自傳、黨員推薦或群團推優材料、入黨積極分子備案報告、基層黨委確定入黨積極分子的批復、入黨積極分子思想匯報材料、發展對象備案報告、發展對象集中培訓結業證書（復印件）、基層黨委列為發展對象的批復、黨支部擬接收預備黨員上報的預審請示、基層黨委預審意見、黨支部上報審批預備黨員的請示、基層黨委審批預備黨員的批復、預備黨員備案報告、黨支部上報審批預備黨員轉正的請示、基層黨委審批預備黨員轉正的批復、延長預備期的有關材料、取消預備黨員資格的有關材料、黨員身份認定等相關材料、黨員登記表、各級黨組織授予優秀共產黨員和優秀黨務工作者的授獎決定（可為復印件）、各級黨組織授予的各種榮譽稱號的授獎決定和嘉獎通報等材料（可為復印件）、黨員受到的黨紀、政務處分決定（免于處分的處理意見）等材料，在民主評議黨員中認定為不合格的主要事實依據材料，作出的限期改正、勸退和除名等處置的決定、向上級黨組織的報告材料、上級黨組織的批復意見，因出國（境）定居、出國（境）逾期未返、與黨組織失去聯系等原因停止黨籍的相關材料以及應該歸入黨員檔案的其他材料。因歷史原因形成的并已歸入黨員檔案，但不在上述范圍的材料，如推薦“兩代表一委員”、有關黨內職務任免文件等材料、發展黨員全程紀實表等，應按照應歸盡歸的原則，列入此次整理歸檔范圍，但一般情況下，“兩代表一委員”、有關黨內職務任免文件、發展黨員全程紀實表應歸入單位的文書檔案。

二、檔案整理方法探討和實踐

黨員檔案存在復制件歸檔、紙張規格大小不一、質量不同等問題，而試點方案對解決這些問題只是作出了原則的規定，并沒有針對各類情況給出具體的操作辦法。經過調查研究和探討，采取如下處理辦法。

（一）復制件處理

1.復制件歸檔的，應注明“此件與原件一致”，簽署經辦人姓名、時間，加蓋鄉鎮街道黨（工）委印章。如龍泉街道黨員張XX 的發展對象集中培訓結業證書，原件應該個人保存，黨員檔案中以復制件歸檔，注明“此件與原件一致”字樣，簽署經辦人姓名、時間，加蓋龍泉街道黨工委印章。

2.字跡模糊或易褪變的，采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經久耐用。復制件不作“此件與原件一致”的標記，附在原件后，與原件作為一件。

（二）材料修整裝訂

對不符合歸檔要求的檔案材料，先進行修整，達到歸檔要求后再進行裝訂。除常規性的去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品，對已經破損的材料按照《檔案修裱技術規范》（DA/T 25- 2000）予以修復外，對特殊的情況作了以下探索。

1.對于大于A4 幅面的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊或剪裁。折疊后的材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。比如成績表，榮譽證書復印件因幅面太大，必須經過折疊才能裝入檔案中。采取剪裁方式的，不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。應盡量采用折疊的方式，大于A4 幅面不多，不便于折疊，且裁剪后不損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容的，可以采用裁剪的方式。

2.小于A4 幅面，影響裝訂的，應進行托裱；材料裝訂邊（左側）過窄，裝訂后遮蓋文字或影響閱讀的，應加邊。（1）單面書寫的材料，采用托裱的方式直接加邊，或用A4 紙張托裱，留出裝訂邊。（2）雙面書寫的材料，將其左側粘貼在A4 紙張上，留出裝訂邊；如左側有文字無法粘貼的，按照先上、后下順序選擇一個邊張貼，留出裝訂邊，且裝訂后不影響翻閱。一般應留夠25mm 的裝訂邊。

3.粘貼在入黨志愿書上的加頁材料，屬于入黨志愿書的一部分，裝訂后無法翻閱，必須揭下來重新托裱粘貼在入黨志愿書上，使之裝訂后不影響翻閱。

4.與入黨志愿書粘貼在一起的入黨申請書等材料，裝訂后無法翻開閱讀的，應將其揭下來，歸入其相應的類別，并根據材料的情況進行托裱加邊。

5.小冊子裝訂

小于A4 甚至A3 幅面的小冊子，有裝訂邊的，可以直接裝訂，無裝訂邊的，加邊后裝訂。

6.特殊裝訂情況

有的黨員檔案中，會出現托裱接邊過多，裝訂邊過薄，左右厚度不對稱情況，直接裝訂容易帶來對檔案的損毀。實際操作中，使用25mm寬，與裝訂壓條長度一致的紙條填充后裝訂。

（三）卷內目錄填寫

試點方案規定以案卷為單位編制卷內文件目錄，包括序號、材料名稱、材料形成時間、頁數、備注等內容，但沒有對項目的填寫作出具體規定。實踐中按照下列要求填寫。

1.序號：據實填寫文件材料的序號，如1- 1、3- 2、4- 1。

2.材料名稱：據實原文填寫材料名稱，不得隨意簡化。除中國共產黨入黨志愿書加書名號“《》”，書寫為《中國共產黨入黨志愿書》外，其他材料一般不加書名號“《》”。

3.材料形成時間：年度使用四位數，如“1995年”，填寫“1995”，不得填寫為“95”；月、日按照自然數填寫，不補足2 位，如“1月5日”，在對應位置填寫“1”“5”。如月、日無法考證的，以“XX”代替，不得為空。

4.頁數：填寫該件檔案材料的頁數。如“5 頁”的，填寫“5”。

5.備注：填寫該件檔案需要說明的情況。如“復印件”

（四）案卷目錄、檔案盒內夾封面、背脊及備考表填寫

試點方案對這些項目的填寫也沒有作出具體的解釋，實踐中的做法如下：

（1）身份證號：填寫18 位身份證號碼。

（2）姓名：使用規范的簡化漢字填寫現用名。如“朱子義”，應寫為“朱子義”。

（3）所在黨支部：該黨員黨組織關系所在黨支部名稱。可填寫簡稱。如“中國共產黨XXX 支部委員會”，填寫為“XXX 黨支部”。

（4）入黨時間和轉正時間：8 位阿拉伯數字。不同時間段的入黨和轉正時間按照下列辦法確定。①1945年2月23日至1956年9月14日，入黨時間為上級黨委批準之日，黨齡從轉正之日算起（工人、苦力、雇農、城市貧民、士兵預備期6 個月；中農、職員、知識分子、自由職業者預備期1年，其他人員預備期2年）。②1956年9月15日至1969年3月31日，入黨時間為支部大會接收為預備黨員（須經上級黨委批準），黨齡從轉正之日算起，預備期為1年。③1969年4月1日至1977年8月11日，入黨時間為上級黨委批準之日，無預備期，黨齡同時開始計算。④1977年8月12日至1982年9月5日，入黨時間為上級黨委批準成為預備黨員之日，黨齡從轉正之日算起，預備期1年。⑤自1982年9月6日起，入黨時間為支部大會接收為預備黨員之日（須經上級大會批準），黨齡從轉正之日算起，預備期為1年。

（5）立卷單位：統一填寫鄉鎮（街道）黨（工）委全稱或規范化簡稱。

（6）所在村、社區（或單位）：填寫黨組織關系所在的村（社區）或單位名稱。如腳家店村、興文街社區、XXX 服務公司

（7）案卷號：據實填寫。案卷號由縣名的漢語拼音首字母（大寫）+ 鄉鎮（街道）序號（兩位數字，從01 號開始編號）+ 鄉鎮（街道）轄區內各村（社區）的序號（兩位數字，從01 號開始編號）+該盒檔案系列號（四位數，從0001 開始編號）組成。例如易門縣轄5 個鄉鎮2 個街道：1 龍泉街道、2 六街街道、3 浦貝鄉、4 十街鄉、5 銅廠鄉、6綠汁鎮、7 小街鄉，龍泉街道12 個社區：1 興文街社區、2 中心街社區……易門縣龍泉街道興文街社區的王某某的黨員檔案的案卷號為YM01010088。

（8）保管開始時間：8 位阿拉伯數字。此次整理的，沒有確定的保管開始時間的，填寫此次整理完成上架時間。

（9）保管結束時間：8 位阿拉伯數字。該黨員檔案從鄉鎮（街道）檔案室移出到其他地方保管的時間。

（10）案卷目錄備注：填寫該卷檔案需要說明的情況。

（11）備考表：除按照正常填寫內容外，如果在今后的保管過程中卷內檔案出現情況變化，如增加或減少材料，需進行說明，填寫完新的說明后，需簽經辦人姓名和時間。

（五）裝訂

試點方案規定黨員檔案采用三柱板簧夾打孔裝訂，檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件。同時要求卷內文件目錄和備考表不編頁碼不裝訂。由于黨員檔案盒采用內外套的方式，如果不與案卷一起裝訂，很容易丟失和損毀。因此在實踐中卷內目錄與檔案材料一起裝訂，位置在檔案材料之前；沒有印制在檔案盒內夾上的備考表，一律裝訂，位置在檔案材料的最后。

（六）排架

每個鄉鎮（街道）農村黨員檔案按照村（社區）分開排列，村（社區）內按照黨員入黨時間順序依次排列上架，入黨時間相同的，以姓氏筆畫排列。集中整理工作完成后新轉入的黨員，按照轉入時間先后順序排列。

（七）編制案卷目錄

按照《鄉鎮（街道）黨員檔案案卷號序號》順序，每一個鄉鎮（街道）的每一個村（社區）給定一個目錄號，編制一本目錄。如龍泉街道12 個社區，依次給定12 個目錄號，編制12 本目錄，12本目錄依據多少合訂為1 冊或幾冊，案卷目錄A4 紙張規格橫排，使用活動夾固定，便于增加，編制目錄索引，目錄之間以彩色頁隔開。

三、結語

2023年，鄉鎮（街道）黨員檔案室建設工作將在全省全面推開，試點工作就是要出經驗、出辦法、出標準。這些試點工作中的探討與做法，希望能成為全省農村黨員檔案整理工作的借鑒。