利用知識管理提升傳統(tǒng)檔案編研服務能力

譚健榮

（廣州地鐵集團有限公司，廣東 廣州 510330）

1 知識管理與傳統(tǒng)檔案編研服務

在傳統(tǒng)的檔案編研服務中，工作方法通常為：①按照編研方向對檔案進行收集、分類；②將收集到的內容編成冊，放入各檔案中，供收藏保管和利用；③對它們進行分類和整合，以便能夠為讀者提供更有價值的信息。傳統(tǒng)的檔案匯編和研究工作主要通過紙質文件和電子材料傳遞信息并加以保存。知識管理是對知識的收集、傳遞、儲存和應用的綜合管理，即圍繞知識的形成和獲取、傳遞和交換過程進行的一系列管理活動。知識管理是組織中所有人掌握的有關知識或技能的信息的挖掘、分類、集成和共享。目前學術界比較認可的定義是：知識管理是指一個組織將其所有的信息資產(chǎn)和資源轉化為以新產(chǎn)品、新服務為導向的創(chuàng)新能力和競爭優(yōu)勢的過程。知識管理是對知識的形成、傳播和共享等活動的全面管理。

1.1 知識管理以現(xiàn)代信息技術為基礎

目前，新技術的出現(xiàn)，如人工智能、云存儲技術等，為知識管理提供了良好的技術基礎。此外，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術的應用，也在很大程度上改變了人們傳統(tǒng)的信息獲取方式，使人們能夠方便地搜索和傳輸知識資源。因此，在傳統(tǒng)的檔案編研工作中，利用新興技術不僅可以對紙質文件進行數(shù)據(jù)處理，還可以實現(xiàn)對電子文件和各種原始資料的高效管理。

1.2 知識管理推動信息技術的發(fā)展

知識管理在我國已經(jīng)確立為國家戰(zhàn)略，國家發(fā)改委也將發(fā)展知識管理作為促進企業(yè)技術創(chuàng)新的重要措施之一。隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息的存儲、處理和傳輸方式發(fā)生了很大的變化，如： 從傳統(tǒng)的集中式存儲模式到分布式存儲，從單向傳輸模式到雙向交互模式，從以模擬電路技術為核心的模擬時代，到以數(shù)字電路技術為核心的數(shù)字時代。在此過程中，開發(fā)了知識管理。在檔案編研服務中實施知識管理，可以提高檔案編研信息化水平，也可以促進檔案編研工作的不斷完善。比如我國許多著名高校和科研院所，科研實力相對雄厚，學術水平和專業(yè)知識儲備豐富，擁有眾多優(yōu)秀的科研人員和高素質人才。在檔案編研工作中整合這些資源，可以有效提高檔案編研工作的質量和效率，使之為科研人員提供更加優(yōu)質便捷的服務。

1.3 知識管理具有較強的創(chuàng)新性和開放性

知識管理活動是一個完整的系統(tǒng)，不僅包括知識的收集、加工和存儲，還包括知識的學習、應用和創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的檔案編研工作中，涉及的主要內容有：檔案信息資源、檔案編研成果、檔案信息資源與社會發(fā)展和讀者需求的關系等。可以說，檔案信息資源是指能夠反映歷史發(fā)展進程和社會文明進步的文字資料、圖像、視聽等多媒體資料和各種數(shù)據(jù)資料，以及反映客觀世界及其規(guī)律的各種數(shù)據(jù)資料，以及其他與檔案相關的結果、作品。編研成果是指檔案工作者加工整理原始文獻形成的各種研究報告、專著或論文。然而，在現(xiàn)實中，一些單位為了體現(xiàn)自身的職能，在編制和研究工作中，往往只注重一些重要成果的編寫和展示。但是，過時或無效、難以重用或無法直接使用的信息資源沒有得到充分利用。可以說，這類問題缺乏完善有效的解決辦法。因此，要使知識管理成為傳統(tǒng)檔案科研服務體系的組成部分，充分發(fā)揮其作用和價值，就必須重視對知識管理理念和方法的理解和運用。

知識管理的目標之一是能夠與讀者進行交流，并在傳統(tǒng)的檔案匯編和研究中為他們提供相關信息。在新形勢下，只有充分認識到知識管理理論對傳統(tǒng)檔案編研服務的積極影響及其對推動傳統(tǒng)編研工作發(fā)展的重要意義，才能更好地利用這一理論提升傳統(tǒng)檔案編研服務能力。

2 國內知識管理與傳統(tǒng)檔案編研服務的現(xiàn)狀情況

2.1 關于知識管理的理論研究

目前，我國對知識管理的研究主要集中在其概念、特征和類型上，尚未形成較為系統(tǒng)的理論體系。此外，知識管理理論對 “知識庫” 和 “信息系統(tǒng)”的理論探討還存在很大的不足。在當前“知識庫”的研究背景下，知識管理理論研究在整體上取得了一定的成果，但在實際應用中仍存在諸多不足。例如，很少有關于“知識庫”的文獻進行深入討論。二是缺乏對信息系統(tǒng)中知識管理與信息系統(tǒng)關系的研究。值得注意的是，在將知識管理理念融入檔案研究服務工作時，還應明確以下幾點：首先，要明確檔案研究服務本身屬于知識管理工作的范疇之一，而不是將知識管理和檔案研究工作完全分開。其次，在創(chuàng)新檔案研究服務時，有必要考慮對社會環(huán)境的影響。最后，要重視對現(xiàn)有檔案信息資源的合理整合，重視對其知識價值的開發(fā)和利用。

2.2 傳統(tǒng)編研方式與當前用戶需求之間存在較大差異

目前，我國傳統(tǒng)的編研方式與當前的用戶需求存在較大差異，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，用戶需求呈現(xiàn)多元化趨勢，呈現(xiàn)動態(tài)性特征。由于檔案信息資源是一種靜態(tài)資源，難以實現(xiàn)動態(tài)變化，因而不能滿足用戶多樣化、動態(tài)性的要求。在這種情況下，需要對傳統(tǒng)的編研方法進行創(chuàng)新；其次，檔案信息資源的開發(fā)利用缺乏科學性。目前，用戶對知識管理的理解和重視程度不夠，將對檔案信息資源的開發(fā)利用產(chǎn)生一定的影響。例如：有的單位不重視知識管理或錯誤地應用知識管理的思想和方法，有的單位把知識管理當作是錦上添花的一種；最后，檔案研究工作缺乏主動性。由于我國尚未形成比較完善的制度體系和組織結構，編輯科研人員的主動性較低，對編輯科研事業(yè)的發(fā)展起到了一定的阻礙作用。

2.3 傳統(tǒng)編研方式仍有較大缺陷

由于檔案沒有完全掌握檔案信息資源，只能根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行簡單的整理和匯總。由于檔案在不同階段的編研存在差異，傳統(tǒng)的 “后編”服務方式不能完全滿足當前用戶的需求。其次，傳統(tǒng)的檔案編研服務往往存在一定的滯后性，使得無法及時跟蹤用戶需求的變化，更新完善信息資源，進一步探索創(chuàng)新產(chǎn)品。最后，由于傳統(tǒng)的檔案編研工作受時間因素影響較大，導致編研產(chǎn)品也存在一定的局限性，難以滿足當前新形勢下的用戶需求。根據(jù)對上述情況的分析可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案的編研主要存在兩個方面的問題：一是難以充分挖掘和利用當前的用戶需求。由于現(xiàn)階段對信息資源的控制力度越來越大，一些深層次的信息沒有得到充分利用；二是知識的價值不能得到充分利用。由于編研工作中使用的內容相對單一，局限性較強，知識的價值不能得到充分發(fā)揮。總之，傳統(tǒng)的檔案編研工作雖然存在重大缺陷，但在當前的社會發(fā)展背景下具有很強的優(yōu)越性。因此，有必要對傳統(tǒng)的檔案編研工作進行創(chuàng)新利用，以更好地發(fā)揮其優(yōu)勢。

3 知識管理在檔案編研中的優(yōu)勢

在檔案編制和研究過程中，知識管理被廣泛應用，包括文獻管理、檔案信息資源管理、知識倉庫管理等。這些方法和理論可以在檔案匯編和研究中發(fā)揮良好的作用。在新時期，創(chuàng)新運用知識管理也成為檔案研究的發(fā)展趨勢。首先，從技術層面看，隨著信息技術的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術的普及，為知識管理提供了更為廣闊的舞臺。例如，知識共享平臺和信息終端都可以成為知識管理過程中使用的重要方法。其次，從人員層面看，檔案編輯、研究人員在以往的工作中，主要是把文字資料作為匯編、研究資料。在新的形勢下，檔案編研工作者可以通過網(wǎng)絡整合和關聯(lián)各種編研資源，可以大大提高檔案編研工作的效率。再次，從知識共享的角度來看，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代背景下實現(xiàn)資源共享，可以為用戶提供更好、更便捷的服務。這一優(yōu)勢還體現(xiàn)在傳統(tǒng)的檔案編輯和研究服務上，例如能夠在互聯(lián)網(wǎng)上檢索相應的匯編和研究文獻、數(shù)據(jù)庫和其他信息。此外，通過上述兩個層次所需資源的整合和關聯(lián)，也可以實現(xiàn)文獻信息、技術信息等資源的共享。最后，從創(chuàng)新的角度來看，傳統(tǒng)的檔案編研工作存在一定的弊端，如全過程重復勞動，會導致人力資源的浪費。另一方面，知識管理可以為傳統(tǒng)工作帶來創(chuàng)新價值。通過檔案信息資源的整合與關聯(lián)，可以在一定程度上提高工作效率。最后，它還可以滿足用戶對定制內容和個性化內容的需求。這在一定程度上避免了重復勞動和資源浪費的問題。

4 將知識管理應用于檔案編研中的必要性

在社會發(fā)展的新時期，檔案編研工作的服務對象發(fā)生了變化，對檔案編研工作人員的要求也隨之提高。目前，傳統(tǒng)的檔案編研工作存在著效率低、效果差等問題。知識管理可以幫助檔案編輯和研究工作者在原有知識的基礎上進行創(chuàng)新和改進，使其獲得更高的效率和質量，對提高檔案編研質量具有重要作用。此外，在當前網(wǎng)絡技術和大數(shù)據(jù)的背景下，知識管理與傳統(tǒng)檔案研究服務之間的聯(lián)系正在逐漸增加。兩者相輔相成，可以互相促進和完善。因此，在新形勢下將知識管理運用到檔案編研工作中，有利于促進傳統(tǒng)檔案編研服務模式的轉變和現(xiàn)代編研服務模式的形成，從而進一步提高我國檔案編研工作的效果和水平。

5 創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案編研工作模式提升服務質量

5.1 加強對檔案編研工作人員素質能力的培養(yǎng)

檔案編研工作主要表現(xiàn)為一種檔案利用服務，提高檔案編研工作人員素質能力是關鍵。在實操的過程中，存在很多檔案編研人員缺乏相應專業(yè)知識的情況，為保證知識管理能與檔案編研結合，應當加強檔案編研隊伍素質能力的建設。一是要從實際考慮，制定關鍵崗位人員和崗位職責，明確責任范圍，并對其進行相關能力的培訓；二是要將知識管理與傳統(tǒng)檔案編研工作相互結合，組織相關人員調研學習與同行討論交流；三是要鼓勵檔案編研工作人員學習專業(yè)知識和最新的行業(yè)發(fā)展趨勢等。

5.2 創(chuàng)新編研服務模式

大多數(shù)檔案編研者對傳統(tǒng)的檔案編研工作都沒有形成較為完善的知識體系并進行相關知識的共享或進行業(yè)務工作的交流，為此建議在實際檔案編研工作的過程中應建立網(wǎng)絡化服務系統(tǒng)對業(yè)務資源或信息資源進行共享。通過將網(wǎng)絡系統(tǒng)與檔案編研服務相結合，構建一個便捷、有效的互聯(lián)平臺。通過使用人工智能的功能，分析相關資源情況，聯(lián)通關聯(lián)信息與數(shù)據(jù)，從而使用戶能通過需求的特征進行檔案編研，形成個性化編研成果，并且能夠達到動態(tài)更新。

當前，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案編研服務模式已不能滿足當前社會的發(fā)展需求。在新形勢下，知識管理已成為提高檔案編研服務能力的主要手段。與傳統(tǒng)檔案編研工作的有機結合，可以大大提高檔案編研工作的效率、質量和效果。創(chuàng)新運用知識管理，可以有效提高檔案編研服務能力，將知識管理融入檔案編研服務之中，可以在一定程度上改善傳統(tǒng)檔案編研服務模式存在的問題，充分發(fā)揮知識管理的作用。因此，相關人員應高度重視和加強創(chuàng)新運用知識管理的研究力度，以提升傳統(tǒng)檔案編研服務能力，切實保證新形勢下通過運用知識管理提高檔案編研服務質量和效率。同時，要確保知識管理在具體實施過程中能夠得到充分的發(fā)揮，真正實現(xiàn)創(chuàng)新和運用知識管理提高傳統(tǒng)檔案科研服務能力的目標。需要注意的是，在實際應用過程中，要保證知識管理與傳統(tǒng)的檔案編研服務模式之間不發(fā)生矛盾。只有這樣，兩者才能有機結合，實現(xiàn)共同發(fā)展、共同進步。