事業單位人事檔案信息化管理研究

［摘 要］隨著互聯網信息技術的迅速發展，大數據技術逐漸被應用到各行各業和各個工作領域當中，其中對提升事業單位人事檔案管理效率意義重大。大數據技術應用到檔案管理中，能夠為相關人員管理、整理與查閱檔案提供極大的便利。檔案信息化管理不同于傳統的紙質檔案管理，它可以節省檔案成本，提升檔案相關管理人員的工作效率。但從現階段的情況來看，檔案信息化管理在給人們帶來極大便利的同時，也暴露出了許多的問題，且部分事業單位在檔案信息化建設中仍然存在諸多不足，嚴重影響和制約了管理水平。基于此，本文主要闡述事業單位人事檔案信息化管理的含義及優勢，分析事業單位在將大數據應用到人事檔案管理中可能會遇到的問題，最后對如何加強事業單位檔案信息化管理提出幾點可行的建議，以期為業內相關學者提供參考。

［關鍵詞］事業單位；人事檔案；信息化管理

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

隨著社會主義市場經濟的不斷發展，我國進入了大數據、數字經濟時代，同時大數據技術已經融入了社會生活的各個領域。因此，傳統的人事檔案管理工作已經無法跟上時代的步伐，檔案管理的模式亟待轉型和升級。人事檔案管理工作是事業單位工作的重要組成部分之一，將大數據技術融入人事檔案管理工作是事業單位的必然選擇。人事檔案信息化管理是隨著互聯網信息技術與相關機器掃描技術的發展應運而生的，它是一種新型的管理形態，可以將掃描過的信息轉化成數據的形式，再建立專門的數據庫對數據進行存儲，從而形成一個有秩序的檔案管理信息系統，可以及時、方便地供大家查閱相關檔案資料，實現信息資源的共享。

1 人事檔案信息化管理闡述

1.1 人事檔案信息化管理的含義

人事檔案信息化概念是基于數字化、大數據技術應運而生的，是社會經濟高速發展的產物，具體是指在事業單位人事部門的統一規劃下，在人事檔案管理中積極應用大數據、數字化等技術，實現人事檔案的智能化、無紙化管理，并對相關信息資源進行有效組織、管理與利用，做好人才信息的基礎保障工作，是一個運用信息化技術管理人事檔案的過程。

1.2 人事檔案信息化管理的優勢

與傳統的紙質檔案管理相對比，信息化管理的優勢巨大，將大數據技術應用到檔案管理中具有以下優勢。

其一，方便管理。對于傳統的紙質檔案管理工作來說，想要查找某一檔案需要耗費大量的時間，而將檔案進行信息化管理在查找檔案的過程中具有明顯的優勢，可以在一定程度上避免傳統檔案管理工作量大、效率不高以及分類難度大的問題。除此之外，將檔案信息數據錄入電腦系統，可以進行多次利用，并且能隨時調出查閱，降低了檔案管理人員的整理難度，也提高了其工作效率［1］。

其二，檔案更加安全。傳統的紙質檔案容易受到環境條件對其的影響，如蟲蛀、潮濕等，這會嚴重影響紙質檔案內容的準確性。除此之外，對紙質檔案反復性的查閱也會使檔案遭到損壞，同時也存在一些安全隱患問題。將人事檔案進行信息化管理，能夠提高檔案整理工作的效率，借助信息化手段可以給檔案數據加上密鑰，以防出現檔案信息被盜或者外泄的問題，并且云存儲也能提高存儲容量，可以存儲更多的檔案數據。

其三，打破時間、空間壁壘。傳統的紙質檔案管理主要以人工為主，并且管理工作需要在特定的時間與空間開展，不便于檔案的管理、查詢與使用。然而檔案管理信息化只需要利用計算機與互聯網就可以隨時通過網站來查詢相關的檔案，不需要通過檔案查閱審批，也不需要去檔案室才能查到相關的檔案，極大地減少了檔案查找的時間，同時也減輕了檔案管理人員的工作壓力。將相關檔案信息數據存儲在一定的信息系統內，相關工作人員只需要經過身份驗證，然后在搜索引擎中輸入關鍵詞即可，節省了查閱檔案的時間。

2 事業單位人事檔案信息化管理的意義

2.1 有利于提升檔案管理水平

在傳統的紙質檔案管理模式下，檔案管理必須依賴大量的人力、物力與財力才能對檔案內容進行更好的收集整理［2］。與此同時，檔案管理會受到許多不可控的因素影響，這大大降低了檔案管理的水平。而在事業單位人事檔案管理信息化過程中，利用大數據信息技術對人事檔案進行高效的管理，能夠使相關人員更方便地查詢檔案資料，同時也大大提高了檔案管理水平。

2.2 有利于更好地保存檔案資料

在傳統的檔案管理模式下，受到環境或其他因素的影響，會對檔案資料造成一定的破壞，例如可能會出現潮濕、蟲蛀甚至火燒等問題，這會嚴重影響人事檔案資料的完整性，甚至不能夠完全復原。而將人事檔案資料利用計算機相關軟件進行儲存管理，可以在一定程度上減少或者避免上述情況的發生。另外，利用計算機對檔案資料進行儲存也為相關人員查詢與借閱提供了便利，可以通過搜索關鍵詞來進行檔案查詢，這可以降低檔案管理的難度，避免檔案資料出現丟失或者被破壞等問題。

2.3 有利于為人事部門的檔案管理工作提供便利

在檔案管理工作中借助信息技術可以實現人事檔案內容的資源共享，可以為人事部門的工作人員提供便利，不斷推動事業單位創新檔案管理模式。

2.4 有利于實現檔案管理的規范化與標準化

傳統的檔案管理工作比較復雜，檔案管理的場所空間有限，而檔案的數量相對較多，所以檔案管理存在不規范的行為，而將檔案管理與信息技術相結合，不僅可以降低檔案管理工作的難度，還可以使檔案管理更加規范化、標準化，因此事業單位應大力推進大數據與檔案管理工作的深度融合［3］。

3 事業單位將大數據應用到人事檔案管理中可能會遇到的問題

3.1 傳統紙質檔案管理應用范圍廣

從人事檔案收集與管理現狀來看，許多事業單位還是以傳統的紙質檔案管理為主，對于信息化的管理手段利用率比較低［4］。雖然大數據技術也被應用在人事檔案管理過程中，但還是存在電子檔案打印成紙質材料的現象，紙質檔案的數量并沒有減少。因此，人事電子檔案還是無法完全替代紙質檔案，這在一定程度上提高了檔案管理工作的難度，也給檔案管理人員增加了工作量。除此之外，部分事業單位的工作人員更注重紙質檔案的借閱與查詢，往往忽視了電子檔案。

3.2 人事檔案信息化管理利用率較低

由于人事檔案內容涉及員工的健康、婚姻等比較私密的問題，為了使員工個人信息受到更好的保護事業單位人事檔案的查閱要受到相關人事部門的監督與授權，因此申請的手續復雜并且耗費的時間也比較長，這在一定程度上體現了紙質檔案管理的效率比較低，其保存功能遠遠大于使用功能。對人事檔案信息化管理利用率不高還有一個原因就是，計算機容易遭到病毒的侵襲，這會增加單位相關人員個人信息暴露的風險，因此事業單位對于計算機網絡的管理非常嚴格，這也使得信息化檔案管理只能在固定的檔案室進行，這在一定程度上保護了檔案的信息安全，但不方便對檔案進行調閱［5］。

3.3 人事檔案管理開放程度低

目前，我國許多事業單位的人事檔案管理系統還是需要手動錄入各種信息資料，無法利用計算機等辦公軟件進行批量錄入，并且不同的單位以及單位內不同的部門之間采取不同且不相容的檔案信息管理模式，使得各個系統之間的資源無法實現共享，這就導致各個系統之間的信息無法第一時間得到更新，相同的信息出現重復的輸入，這大大降低了檔案管理的效率，也給檔案管理人員增加了工作難度［6］。

3.4 缺乏相關檔案信息化管理人才

檔案信息化管理需要依托專業的大數據技術，這就需要專業人才的引領，目前許多事業單位缺乏這種復合型人才，導致檔案信息化管理的利用率不高，即使引進了相關的管理設備，也無法做到專業的維護與管理，這同樣給檔案管理人員增加了工作難度［7］。

4 加強事業單位人事檔案信息化管理的對策

4.1 擴大檔案信息化管理的應用范圍

目前，我國還有許多事業單位依然采用傳統紙質檔案管理的模式，因此為了減少傳統檔案管理模式的影響，事業單位應完善相關檔案管理制度，建立健全人事檔案管理體制，為大數據技術更好地融入人事檔案管理提供保障。各省市相關組織部門應推廣全國統一的人事檔案管理軟件，并按照統一的標準與操作流程，建立統一規范的檔案管理平臺，平臺可以根據檔案的性質對人事檔案進行分類，建立一個統一的檔案管理系統，完善事業單位的檔案管理體制。除此之外，應該增強事業單位工作人員對人事檔案信息化管理的意識，不斷推進大數據技術與人事檔案管理的融合，降低相關工作人員的操作難度，促進檔案管理工作提質增效。

4.2 提高人事檔案信息化管理的利用率

要想提高人事檔案信息化管理的利用率，首先，事業單位需要加大對檔案管理的資金投入力度，減少傳統檔案管理模式的影響，不斷推動人事檔案管理模式的轉型升級。其次，事業單位應加大對人事檔案信息化管理的資金投入，使相關系統軟件及時更新，做好人事檔案相關資料的備份，防止資料出現丟失的情況。另外，要安排專職人員對電腦進行安全管理，保障電腦的存放與使用安全，禁止除了公司以外的U盤或硬盤插入存放檔案資料的電腦，利用先進的技術實現對電子檔案的嚴格管理，要為人事檔案數字化管理提供一個良好的環境［8］。最后，事業單位應該加大資金投入，及時更新電腦設備，為大數據融入檔案管理提供設備保障，只有擁有先進的計算機設備，才能推動大數據融入檔案管理工作。

4.3 擴大檔案信息化管理的開放范圍

事業單位人事檔案管理部門應提高對檔案管理信息化建設的重視程度，積極利用各種計算機辦公軟件對相關人事檔案資料進行錄入，減少檔案資料錄入人員的工作量。另外，不同單位的人事檔案信息要實現資源共享，避免出現信息重復的現象，相關人員也應做好對系統的管理工作，避免出現系統上的錯誤，導致檔案管理的工作效率降低［9］。

4.4 吸引互聯網技術人才

事業單位可以高薪聘請計算機網絡人才，為實現人事檔案信息化管理提供技術保障，同時要定期開展專業技術培訓和考核，對考核中表現優異者適當給予獎勵。除此之外，事業單位可以派遣相關人員去其他事業單位進行交流學習，結合其他單位的優秀經驗，促進自身單位人事檔案管理模式的轉型升級，加強檔案信息化管理建設［10］。

5 結語

我國事業單位要想推進大數據與檔案管理技術的深度融合，首先要認識到大數據技術對人事檔案管理的重要性，加大對其的政策與資金投入，為檔案信息化管理提供資金與政策支持。其次，事業單位要建立健全檔案管理的體制機制，提高信息化檔案管理的利用率，實現不同單位之間的資源共享，避免出現信息數據重復的問題。最后，事業單位應積極引進相關技術人才，為其提供人才保障，并且要及時更新電腦設備，為更好推進大數據與檔案管理融合提供保障，不斷提高人事檔案的管理水平，使事業單位的人事檔案資料管理更加規范。

參考文獻

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［9］劉璇. 基于大數據的事業單位檔案管理策略［J］. 網絡安全和信息化，2023（5）：8-11.

［10］施林林. 大數據視域下提升事業單位檔案管理效率的策略分析［J］. 中國新通信，2023，25（3）：65-67.

［作者簡介］李金林，男，青海海東人，青海省海東市樂都區人力資源和社會保障局，助理館員，大專，研究方向：人事檔案管理。