財務共享模式下P銀行H市分行的費用報銷研究

張瑜

數字化建設和業財融合關系到金融企業財務數智化轉型的方方面面，面對不斷加劇的市場競爭，企業財務管理發展面臨新形勢、新要求和新挑戰。隨著企業擴張發展，費用報銷成為企業財務管理的重要一環，面對費用報銷的復雜流程，如何減輕財務人員工作負擔，高效運用數據成為企業所面臨的一大難題。諸多新技術的應用為優化報銷流程、提高費用報銷效率提供了新思路，財務共享中心的產生改變了財務工作流程，推動了大數據時代財務轉型和財務管理流程的再造優化，運用信息技術降低了財務成本和管控難度，減輕了財務人員的壓力，提高了財務決策效率，有助于促進企業集團的健康高效發展。

一、P銀行H市分行費用報銷的工具和平臺建設

（一）P銀行財務共享系統布局概述

作為財務管理的重要環節，P銀行的財會信息化建設一直是其中心工作目標。以深化財務變革為主線，P銀行財務共享系統基本實現精細化、集約化，形成了業財融合、技術支持、模塊整合、信息系統互聯、業務與管理并重的財會網絡系統生態群，管理水平得到整體提升。

（二）費用報銷分類

目前，P銀行費用報銷可分為移動端和非移動端兩種類型。移動端是通過差旅APP完成差旅費的申請、報銷、審批，同時引入OCR實現圖文信息自動識別，支持隨時隨地采集上傳發票，與稅務平臺連接，實現發票自動驗真；非移動端的費用報銷則需要員工線下收集并保存發票、填寫紙質單據，再由財務人員統一錄入電腦版財務管理系統、掃描上傳紙質憑證，逐級審批。

1.移動端差旅費報銷

與傳統費用報銷流程不同，差旅平臺報銷將標準嵌入移動前端，有固定的規則和標準進行剛性控制，報銷單可以自動匹配審批人，所有審批人均可通過移動端線上審批，省去線下簽字審批的時間、突破空間局限，減少人工審核的工作量，隨時可查詢報銷進度。此外，還可按照報銷部門和報銷人進行統計，便于分析成本來源，進一步采取管理措施。

傳統報銷流程中線下審批周期長、效率低、準確度差，現有的差旅報銷移動端則很好地解決了這一問題，通過將預算、申請、審批、支付等多環節整合，員工報銷差旅費的流程更加透明、規范、高效。自2021年差旅平臺應用以來，P銀行H市分行某市級支行平均每筆差旅費報銷時間縮短近70%，工作效率明顯提升。

2.非移動端日常費用報銷

財務管理系統是承擔費用報銷、固定資產價值管理、財務應收應付款管理、進項發票OCR識別及驗真等功能，實現內控融入流程，分離受理、審核、記賬和支付權限，最終審核權、記賬權和支付權上收至集中核算中心。省級分行統一進行資金支付防控風險；實現精細采集核算，每一張報銷單據均采集機構、部門、員工、供應商等信息，數據粒度精細化管理，滿足下游或后期多維盈利分析及精細化考評需要；實現統一報表輸出，可根據需要配置查詢組合，財務明細賬獨立、實時輸出；實現業務影像化處理，業務處理憑證影像上傳平臺，電子憑證和影像實現關聯，可檢索性和可追索性提升，突破物理地域限制，利于異地審核，便于非現場檢查。

（三）費用報銷中與內部系統對接

1.電子會計檔案系統

電子會計檔案系統可實現費用報銷中電子檔案的采集、補錄、借閱、封包、移交入庫、查詢等功能，可從財務管理系統自動獲取電子數據及儲存在影像平臺的電子會計檔案，并定期將電子會計檔案推送到下游數字檔案管理系統實現歸檔。電子會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，打通財務支出全流程，實現事前、事中、事后全流程可追溯及全流程線上結轉。

2.預算管理系統

預算管理系統依托科技賦能，提升P銀行預算編制、執行、分析、調整、評價的信息化管理水平。一是優化系統架構，對比同業分散建設多套系統的傳統架構，P銀行著重加強相關系統互聯共享，科學整合利潤預算和財務資源預算組織體系，實現一套預算管理系統完整涵蓋利潤、營業費用、資本性支出、捐贈支出等全要素預算管理；二是深化業財融合，系統能夠根據現代化銀行預算管理需要，通過參數化配置實現多口徑、多版本、多層級、多維度的滾動預算，有效銜接業務預算和財務預算，實現業財預算深度融合的前瞻性測算；三是強化預算管控，系統創新設計財務資源預算智能公共池，強化剛性預算約束，優化財務資源配置，嚴格落實各項預算要求，管理行結合績效考評情況對轄內機構進行預算指標的下達、調撥，在控制預算的各個環節嚴格落實控制總量、優化結構、提升質效各項措施。

3.財務監控預警系統

財務監控預警系統是通過事后監督打造的業財融合的數字化財務監控預警平臺。該系統對費用報銷過程產生的數據進行收集整理，并建立數據庫，圍繞各項檢測預警指標展開可視化分析，提高數據價值，建立有效、易行的評價模型和方法。從多方面對企業目前經營狀況及未來的發展做出一定研判，自動發現財務違規業務，系統按照標準化流程進行預警和處置，強化分析應用和科學預測，為財務資源配置優化提供決策支持。

二、P銀行H市分行費用報銷流程存在的問題

2019年至今，P銀行財務共享中心運營時間已超過3年，實現了省市縣三級行費用報銷流程全覆蓋，信息化水平得到提升，但流程中依然存在著大量高重復性和低附加值的冗余環節，員工報銷體驗差、財務審核成本高等問題已影響共享中心的服務質量和滿意度，一些管理需求亟待優化，成本效益亟待提升。

（一）員工報銷體驗

在現有模式下，員工線下報銷時需要收集、保管紙質發票并手工填寫紙質單據，經多個審批人審批簽字后，再將完整單據送至財務人員手中，經省市縣三級財務人員審核通過后支付資金。完成一筆常規報銷業務少則需要3天多則超過1個月，且由于報銷人員前期準備紙質資料平均需要4張，線下簽名5—8個。同時，紙質單據對規則、標準約束性差，容易造成退回導致反復修改，平均每筆業務需要7天處理完畢，費用報銷等待時間過長，報銷體驗感差。

（二）財務審核成本

目前，P銀行H市分行共有4名財務人員進行票據審核，每月每人需要審核票據約250張，每年共需審核約1.2萬張報銷單據，無論費用金額、風險大小，所有單據均需執行初審、復審和終審的三級審核機制。但實際運行中金額較小的單據占比較大，這部分單據其實風險較低，卻浪費了很多人力和時間進行初審、復審工作，導致業務處理時間長、效率低、成本高。大量時間用來核對系統錄入信息與紙質單據信息是否正確無誤，基層行財務人員大都身兼數職，處理簡單且操作煩瑣的財務審單工作就占用每月約1/3的工作時間，出錯率高，流程煩瑣，同時省市行財務人員少，往往對基層行審核不及時，造成流程滯壓，導致結賬前夕扎堆報銷，給各級行財務人員均造成較大工作壓力。

（三）資金支付

目前P銀行所有記賬、資金支付工作需人工在系統內點擊完成，無法實現系統自動記賬、自動發送支付指令，支付崗人員需再次核對紙質憑證上收款人名稱、收款銀行、賬號等信息與發票及系統錄入是否一致，與前期審核工作大量重復，工作效率較低。

（四）管理費用分析數據

數據是財務信息化時代的重要生產要素，財務部門是天然的數據中心。然而，P銀行H市分行僅在業務流程中產生了大量數據，缺少對數據的沉淀、挖掘、呈現，無法實現費用報銷數據的價值評估、風險判斷等數字化分析，財務人員對數據的應用仍然停留在傳統的“黑白”財務模式下，財務共享中心無法提供優化及增值服務。

三、改進建議及問題解決

（一）智能填單

原有費用報銷流程中報銷人需要手工完成紙質單據和票據的收集準備工作，不僅不便于審核，且出錯率高，因此提出以下改進路徑進行智能填單：將報銷人報銷移至移動端，將填報的要素以標準化的形式出現，員工通過移動端填寫報賬單據，錄入信息，關聯發票，并在前端系統嵌入相關控制規則，進行剛性約束，增強員工錄入數據的標準性、規范性，預計報銷時間壓縮90%，同時降低后期修改的人力成本。

（二）智能報銷

為減輕費用報銷中人員壓力、提高審核效率，結合審核規則相對固定、重復性強的特點，可引入智能審核系統。智能審核將審核規則嵌入系統，報銷人僅需利用移動智能端采集報銷信息，填寫相關信息要素，智能采集所獲得的信息使用機器學習的規則庫實現智能審核，同時對審核結果做可視化的呈現，并傳遞至財務審批部門，如出現審核結果異常或其他非標準化信息機器無法判斷的情況，則由人工完成信息補充，財務人員工作量預計可下降80%，2名人員即可完成全轄票據審核工作，人力成本降低50%。

（三）費用合規管控數字化

對費用分析數據進行數字化呈現。從經營決策的需求出發，通過分析費用變化趨勢、業務部門、開支事項等數據反映費用支出整體情況，進行數據建模，對數據進行價值挖掘，進而發現費用開支問題，實現價值分析、風險管控、信用評估、預算管理、優化費用開支結構，幫助企業尋找費用降低空間，為企業管理層決策提供支持。

四、結 語

綜上所述，隨著“大智移云物”、人工智能等信息技術的迅猛發展，經濟社會發生了深刻的變化。財務工作同樣受新技術改革潮流的影響，運用財務共享中心的方式實現財務管理智能化、自動化已成為當下企業發展的主流。本文選取財務智能化建設初具雛形的P銀行H市分行進行研究，系統闡述了其在財務共享模式下費用報銷的流程及存在問題，并提出合理化建議，以期為企業財務信息化發展提供參考。