智能化時代下檔案管理信息化的挑戰(zhàn)與應對

智能化時代下檔案管理信息化成為檔案管理領域的重要議題，當下傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的需求，如何將檔案管理與信息化、數(shù)字化、智能化深度融合成為當今檔案管理工作的主要任務之一。本文主要討論智能化時代下檔案管理信息化的挑戰(zhàn)與應對，為檔案管理的數(shù)字化、信息化和智能化探索提供一定的思路和實踐參考。

一、智能化時代下檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)量增加

在數(shù)字化時代，大量的電子文檔和電子數(shù)據(jù)使得檔案管理涉及的數(shù)據(jù)量變得非常龐大，對處理這些數(shù)據(jù)的效率和準確性提出了新的要求。處理這些數(shù)據(jù)需要的計算機存儲空間、軟硬件設備處理速度和計算能力等制約因素也為檔案管理工作增加了難度。

（二）數(shù)據(jù)安全問題

檔案數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性面臨新的挑戰(zhàn)。因為這些數(shù)據(jù)是存儲在本地計算機和服務器上的，所以需要采取更加嚴格的措施來確保數(shù)據(jù)安全，以防止數(shù)據(jù)泄露或數(shù)據(jù)損壞。

（三）數(shù)據(jù)管理問題

智能化時代的檔案管理需要更加完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以追蹤和控制數(shù)據(jù)的流動和存儲過程。此外，還需要更加完善的數(shù)據(jù)備份和恢復系統(tǒng)，以防止數(shù)據(jù)因為各種原因丟失或損壞。

（四）技術更新?lián)Q代

隨著技術的更新?lián)Q代，檔案管理技術也需要更新?lián)Q代。各種智能化技術的應用需要檔案管理人員不斷學習新的技術知識，提高自身的技術水平，以便更好地適應數(shù)字化時代的需求。

二、智能化時代下檔案管理信息化的具體實施路徑

（一）檔案信息系統(tǒng)建設

1.定義系統(tǒng)需求

（1）完善功能需求。要不斷去完善、更新系統(tǒng)的各種操作或功能。例如：檔案查詢、借閱、識別、檢索、數(shù)字化加工等。（2）達到性能需求。要優(yōu)化系統(tǒng)性能，使其在運行時能夠達到預期的性能水平。例如：系統(tǒng)的響應速度、處理能力、穩(wěn)定性、可靠性等。（3）確保安全需求。要保證系統(tǒng)的安全防護，確保系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不被惡意攻擊或泄露。（4）可用性和維護需求。在系統(tǒng)設計上，要使其方便用戶使用，如設計簡單、易懂的操作界面和輸出可靠的信息等，并在系統(tǒng)的長期使用過程中不斷去維護、擴展其功能。

2.做好系統(tǒng)設計

（1）分層架構。采用分層架構可以將系統(tǒng)按照不同的層次進行分割，使得各層級的功能、職責和規(guī)則都有清晰的劃分。例如，采用三層架構，將系統(tǒng)分為客戶端層、服務器層、數(shù)據(jù)層。（2）異構架構。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源和處理方式有多種，可能存在不同的數(shù)據(jù)源、應用程序、硬件等設備，因此需要考慮到異構架構的設計。例如，采用SOA（Service-Oriented Architecture）架構，對系統(tǒng)中的各個功能模塊進行細致劃分，使不同的系統(tǒng)之間能夠相互協(xié)作。（3）穩(wěn)健性設計。系統(tǒng)的穩(wěn)健性設計是指在系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)傳輸和存儲時，能夠保持數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和完整性。例如，采用多層次的數(shù)據(jù)備份和災備機制等，確保系統(tǒng)在故障或系統(tǒng)崩潰等情況下不發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或無法再現(xiàn)等意外情況。（4）高可用性設計。系統(tǒng)的高可用性設計是指當系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠快速恢復正常工作狀態(tài)，避免對用戶造成影響。例如，采用負載均衡、高可用集群等技術，能夠使系統(tǒng)在故障恢復時更加迅速高效。（5）用戶體驗設計。系統(tǒng)的用戶體驗設計是指讓用戶在使用系統(tǒng)時能夠有良好的用戶體驗，提高用戶的滿意度。例如，采用項目化的分類方式、便捷的查詢和檢索功能、友好的操作界面等設計，都可以讓用戶更容易地掌握系統(tǒng)的使用技巧。

3.部署和維護系統(tǒng)

（1）部署系統(tǒng)。將開發(fā)好的檔案信息系統(tǒng)部署到服務器上，并進行一系列設置和配置。在部署的過程中，需要進行測試來確保系統(tǒng)可以在實際使用環(huán)境中正常運行，并能夠滿足用戶的需求。（2）數(shù)據(jù)庫管理。合理地設計和管理數(shù)據(jù)庫至關重要，需要對數(shù)據(jù)庫進行備份、維護和優(yōu)化。管理工作包括定時備份歷史數(shù)據(jù)和最新的數(shù)據(jù)，定期檢查索引和數(shù)據(jù)表，清除冗余垃圾數(shù)據(jù)，保持數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的正常運行。（3）系統(tǒng)監(jiān)控。系統(tǒng)中需要添加監(jiān)控模塊，用來記錄系統(tǒng)的各項運行數(shù)據(jù)，這樣既能及時發(fā)現(xiàn)問題也能及時解決問題。（4）定期升級。要定期升級系統(tǒng)，以保持系統(tǒng)的最新狀態(tài)。確保系統(tǒng)安裝有最新的安全補丁及其他程序等。（5）安全管理。保障系統(tǒng)的安全性是非常重要的，需要采用多層次安全機制，如控制用戶權限、備份和恢復狀態(tài)的機制、加密機制等，以保護系統(tǒng)不受黑客攻擊以及防備其他安全威脅等。

（二）信息化檔案管理流程優(yōu)化

1.數(shù)據(jù)采集和標準化

（1）建立數(shù)據(jù)采集標準。為了確保數(shù)據(jù)采集的準確性和一致性，需要建立完善的數(shù)據(jù)采集標準。標準內容應該包括數(shù)據(jù)字典、命名規(guī)則、數(shù)據(jù)存儲等方面，使得數(shù)據(jù)能夠被規(guī)范地存儲和分類。（2）采用自動化工具進行數(shù)據(jù)采集。利用自動化工具如掃描儀、OCR（光學字符識別）工具等，可以快速、準確地將紙質檔案轉換為數(shù)字化資源，繼而進行后續(xù)數(shù)據(jù)管理和分析。（3）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺。為了更好地對檔案數(shù)據(jù)進行管理，可以建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺，統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)，以便查閱和檢索。平臺可以包含分類、元數(shù)據(jù)、檢索等功能，以方便數(shù)據(jù)的查找和管理。（4）數(shù)據(jù)標準化。要將不同文件格式等不同類型的數(shù)據(jù)轉換為統(tǒng)一的標準格式，以便于進行數(shù)據(jù)分析和管理。（5）數(shù)據(jù)清洗。要根據(jù)設置好的既定規(guī)則對系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)進行篩選與處理，去除冗余數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)資源進行整合，使用清洗過的數(shù)據(jù)可以減少錯誤的檢索結果，提高數(shù)據(jù)使用的有效性。（6）數(shù)據(jù)源管理。在數(shù)據(jù)標準化和清洗的基礎上，要進一步優(yōu)化管理數(shù)據(jù)源。需要在后期應用過程中即時進行數(shù)據(jù)質量檢驗并及時處理數(shù)據(jù)源中的問題，確保數(shù)據(jù)的可靠性和一致性。

2.檔案分類和管理

（1）建立檔案分類標準。制定檔案分類標準時應該考慮到檔案的性質、格式、主題、時間等多維度要素，劃分類別時要注意科學、具體，以便于檔案的快速檢索和統(tǒng)一管理。在建立檔案分類標準時，應考慮檔案管理工作現(xiàn)狀和未來可能出現(xiàn)的使用需求，以便滿足不同用戶的需求。（2）建立檔案管理制度。基于檔案分類標準，建立檔案管理制度，制定檔案管理相關的標準和規(guī)定，并明確各個管理環(huán)節(jié)的職責和流程，確保檔案管理工作整體科學、規(guī)范、有序。（3）檔案數(shù)字化。要對檔案進行數(shù)字化處理，使檔案能夠持久保存、方便調用。數(shù)字化加工不僅有助于檔案的方便管理，還有助于加快檔案工作處理速度和提高檔案單位的存儲空間利用效率，同時也能夠降低檔案管理成本。（4）制定檔案借閱制度。基于檔案分類標準和檔案數(shù)字化處理，制定嚴格的檔案借閱制度，規(guī)范檔案借閱流程，并注重檔案的保密性和安全性。（5）檔案保全。檔案保全包含檔案的物理保全和數(shù)字保全。物理保全可以通過控制存儲環(huán)境、設置門禁制度、完善防火設施等方式進行。數(shù)字保全則主要利用檔案數(shù)字化手段進行保全。

3.檔案的共享和利用

（1）建立檔案共享平臺，以方便檔案的共享和利用。共享平臺可以使用云存儲、網(wǎng)絡存儲、內部網(wǎng)站等技術，保證檔案共享的可靠性和安全性。（2）建立檔案共享決策機制。建立檔案共享決策機制，尤其是涉及機密或敏感信息時，制訂權限控制，詳細規(guī)定哪些人可以訪問與使用檔案。（3）提高檔案利用效率。利用信息化、數(shù)字化手段建立檔案索引和信息檢索系統(tǒng)，通過為每一份檔案添加描述信息的方式，以便于各種形式的查詢和檢索，方便有效地利用檔案。（4）建立檔案應用體系。使檔案成為信息資源的重要組成部分。利用檔案資料對歷史記載進行分析比較，促進知識體系的建立，為新產(chǎn)品、新技術、新理論的研究提供重要基礎。（5）建立檔案共享與利用的機制。以檔案共享利用機制促進檔案業(yè)務、歷史研究、法律決策等應用向信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，提高檔案的利用價值。

（三）信息化檔案數(shù)據(jù)管理與安全保障

1.數(shù)據(jù)備份和恢復

（1）制訂數(shù)據(jù)備份計劃。決定需要備份哪些數(shù)據(jù)、備份周期、備份介質類型等。在制訂備份計劃時，應考慮組織的需要，比如需要備份的數(shù)據(jù)量、備份時間、備份地點等。（2）選擇合適的備份介質。介質的選擇應考慮到備份的規(guī)模、頻率、可靠性和成本等因素。一般常見的備份介質包括磁帶、硬盤、光盤、閃存等。（3）實施備份。按照備份計劃進行備份。備份過程應當認真記錄備份時間、數(shù)據(jù)名稱、備份介質標識等信息，以便后期恢復。（4）檢查備份質量。定期檢查備份的質量，檢查備份是否完成、是否有異常情況，以及備份數(shù)據(jù)的完整性和正確性等。（5）制訂數(shù)據(jù)恢復計劃。數(shù)據(jù)丟失或損壞，需要恢復數(shù)據(jù)就需要預先制訂好的數(shù)據(jù)恢復計劃。在制訂數(shù)據(jù)恢復計劃時，應考慮整個系統(tǒng)的可用性，包括數(shù)據(jù)的恢復時間、恢復介質、恢復方法等。（6）實施數(shù)據(jù)恢復。按照數(shù)據(jù)恢復計劃進行恢復。在數(shù)據(jù)恢復的過程中，需要認真記錄出現(xiàn)問題的原因和步驟，以便調整備份計劃和恢復方法。（7）檢查數(shù)據(jù)恢復質量。數(shù)據(jù)恢復完成后，需要認真檢查數(shù)據(jù)的恢復完整性和正確性，驗證數(shù)據(jù)恢復是否成功。

2.數(shù)據(jù)清理和保密

（1）制訂數(shù)據(jù)清理和保密計劃。按照相關法律法規(guī)和實際需要，制訂數(shù)據(jù)清理和保密計劃。包括哪些數(shù)據(jù)需要清理或保密，清理和保密的流程和周期等。（2）實施數(shù)據(jù)清理。對不需要保留的數(shù)據(jù)進行清理。按照計劃對檔案庫、檔案室等部門的存儲介質和存儲設備等進行清理，清理過程中需注意保障數(shù)據(jù)備份和恢復。（3）制定數(shù)據(jù)保密原則。不同的檔案有不同的保密級別，需要根據(jù)檔案級別制定不同的保密原則和保密措施。（4）實施數(shù)據(jù)保密。根據(jù)檔案級別、涉密程度等進行數(shù)據(jù)保密。保密的措施應該包括物理措施、技術措施和組織管理措施三個方面。（5）數(shù)據(jù)清理和保密審查工作。需要定期對檔案資料進行清理和保密審查，及時消除存在的隱私信息，保證檔案數(shù)據(jù)的清潔和安全。（6）銷毀檔案數(shù)據(jù)。有些檔案在保密期限到期之后，需要徹底銷毀。在銷毀過程中，需要對檔案數(shù)據(jù)進行徹底銷毀，確保敏感信息不會被泄露或濫用。

3.數(shù)據(jù)質量控制和管理

（1）制訂數(shù)據(jù)質量控制計劃。根據(jù)數(shù)據(jù)質量標準和檔案要求制訂數(shù)據(jù)質量控制計劃，明確數(shù)據(jù)質量控制的目標、標準、流程、責任和措施等。（2）數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)收集是數(shù)據(jù)質量控制的重要步驟。在數(shù)據(jù)收集過程中，需要采用合適的方法，如問卷調查、訪談等，以確保數(shù)據(jù)收集中獲取的信息的準確性和完整性。（3）數(shù)據(jù)清洗和整理。收集到的數(shù)據(jù)可能存在不準確、不完整、重復等問題，在數(shù)據(jù)質量控制過程中，需要對數(shù)據(jù)進行清洗和整理，保證數(shù)據(jù)準確、完整、沒有重復等問題。（4）數(shù)據(jù)驗證和分析。對于經(jīng)過清洗和整理的數(shù)據(jù)，還要進行數(shù)據(jù)驗證和分析，主要包括數(shù)據(jù)的正確性、完整性、一致性、有效性等方面的驗證。（5）數(shù)據(jù)反饋和改進。將數(shù)據(jù)質量分析和驗證結果反饋給數(shù)據(jù)質量控制人員和管理者，并進行數(shù)據(jù)的改進和優(yōu)化。（6）數(shù)據(jù)維護和數(shù)據(jù)更新。在檔案的日常管理中，需要對數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)質量問題，使檔案數(shù)據(jù)的質量得到保證。

（四）智能化技術在檔案管理中的應用

1.合理應用智能搜索和分類功能

基于自然語言處理、機器學習等技術，應用智能搜索通過語音識別、圖像識別等方式，以自然語言進行檢索，以減少搜索時間和提高查詢準確性。智能分類技術采用文本挖掘、機器學習、深度學習等技術，可以根據(jù)文本特征或數(shù)據(jù)特征進行自動分類，以降低檔案分類的工作量和提高自動分類的準確性。

2.高效運用自動化分析和整理

借助遞歸神經(jīng)網(wǎng)絡等技術對數(shù)據(jù)進行自動化分析和挖掘，節(jié)省時間和精力，并能發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)，為檔案管理者提供更精準、更全面、更及時的信息。在整理檔案方面，如采用圖像識別和分類技術可以實現(xiàn)檔案圖像文件的自動整理和歸檔等。

3.綜合應用和評估

評估檔案管理系統(tǒng)可以從多個方面進行，例如需要評估檔案管理系統(tǒng)的搜索、分類、分析和整理等功能是否滿足實際需求，并且需要評估檔案管理系統(tǒng)的質量和性能。通過評估和改進，可以不斷提高檔案管理系統(tǒng)的應用水平，實現(xiàn)數(shù)字檔案高效、可靠、安全的長期保存和利用。

三、結語

智能化時代下檔案管理信息化已成為大勢所趨，檔案管理需要利用新技術手段，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、全流程信息化和智能化管理。我們要不斷探索檔案管理信息化的新領域，嘗試新的技術手段和管理方法，更好地應對智能化時代下檔案管理信息化的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、智能化轉型升級。

（作者簡介：王艷麗，女，本科，咸寧市林業(yè)科學院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）