高校財務智能報銷系統開發與應用的關鍵成因探討
——以T 高校為例

張 璐 朱志良

一、高校財務智能化管理的進展概述

財務報銷系統智能化體現在智能采集、智能識別、智能填報、智能檢查和智能分析等多個板塊。將財務智能化運用到高校日常業務以及信息管理工作中去，可以提高學校財務工作的管理水平和財務信息的處理水平，一方面讓流程更加規范化，將潛在風險控制在預約報銷的前期，從而節省了報銷人和財務人員的時間和精力，另一方面也保證了財務數據的完整性、準確性與一致性，系統管理員可通過數據整理與統計發現存在的漏洞，也可以通過數據分析和預測為領導層的決策提供強有力的支持。

財務報銷系統智能化符合教育部對高校“放管服”改革的要求，也是財務部門遵循規律、科學應變、主動服務學校事業發展的重要舉措之一。通過智能報銷來讓系統承擔更多規則判斷、信息讀取和業務流轉的繁雜工作，減少了不必要的人工干預，既可以節省出時間讓報銷人將更多的精力投入到教學和科研活動中去，也可以通過前期控制和后期稽核規避可能存在的風險，讓財務人員有更多的時間專注于服務師生的質量提升和實現管理模式的創新。

二、傳統報銷流程特點及局限性分析

（一）傳統報銷流程

傳統報銷的基本流程如圖1 所示。該流程看似簡單，但在實際操作過程中，會因為傳統報銷模式的各種局限性，造成“報銷難”和“報銷繁”的情況出現。

圖1 傳統報銷基本流程圖

（二）傳統報銷存在的局限性及其影響

1.財務信息不對稱。高校財務具有其特殊性，涉及的經費、人員和業務種類繁多，相關流程也會根據國家政策和審計要求而不斷調整。盡管財務部門通過多種渠道開展廣泛的宣貫活動，但是報銷人對相關流程和規定的了解程度依舊有限，難免會在報銷過程中遇到各種問題。

2.報銷信息手工錄入。為了推動業務報銷信息化和數字化的發展、實現自動填錄報銷信息的目標，T 高校前期上線了電子發票掃描小程序和設備驗收單信息同步等功能，但是，除此之外，還有其它大量信息需要報銷人人工選擇和填寫，不僅需要花費很多時間，也增加了錯誤率，導致退單率一直無法得到有效的降低。

3.線下簽字與投遞。在傳統報銷模式中，報銷人需打印報銷單交由項目負責人及驗收人簽字并投遞至財務部門審核大廳。線下跑腿費時費力，在高峰時期還容易產生報銷人多次往返于審批人辦公室的情況，在報銷大廳排隊投遞也會造成人員聚集。

十隊是在60年代末由兩個生產隊合并而成，所以，在日常勞作中，社員總會習慣性地分成兩組。為了公正記錄工分，兩邊各推選一名記分員記錄對方的工分，同時還另選一名總記工員，兩位記分員每天都要把各個社員的工分匯總到總記工員處。由于社員在一天內經常做不同的工種，如果自己記了本組社員的工分，另一個記分員則要把他們的工分、工種抄回去，所以我們在工分簿上看到很多“√”。當時出工就畫一個圈，不出工則打個叉，并作相關說明，以免社員日后翻舊賬。

4.紙質材料不易查閱與保存。財務部門近年通過推進憑證影像化系統建設，將報銷相關的紙質材料掃描并上傳至服務器，供財務檔案留檔和報銷人查閱。但是，由于業務量巨大，從報銷人結束報銷到工作人員完成掃描通常會有一個月左右的間隔，若報銷人存在緊急需求，仍然只能線下翻找。

三、智能報銷系統特點及優勢

（一）智能報銷流程

智能報銷的基本流程如圖2 所示。從圖中可以看出，和傳統報銷相比，智能報銷做出的最大改變就是將原本需要人工完成的判斷、選擇以及錄入交由系統通過信息識別、數據同步和自動填充等方式輔助完成。

圖2 智能報銷基本流程圖

（二）智能報銷的特點

1.支持移動端。智能報銷系統支持多端并行，所有功能可同時在PC 端和微信小程序中實現。通過微信小程序，報銷人和項目負責人可以隨時隨地完成報銷及審批，也能夠及時掌握報銷流程進度和項目預算的執行情況。

2. 填報智能化。智能報銷系統支持多種票據信息采集方式，包括微信小程序即時拍攝、圖像上傳、Excel 批量導入和系統同步（差旅平臺、集采平臺和微信電子票夾）等。

第一步，系統會自動識別關鍵的票據信息，連接稅務系統查驗真偽，并在財務數據庫中查重。對于通過微信小程序即時拍攝和圖像上傳的票據，系統內嵌了OCR 引擎自動提取相關信息。對于因某些特殊原因（字跡不清、損毀等）造成的無法識別的情況，系統也提供了人工修改和Excel 批量導入兩種方式來完善信息采集流程。所有經過人工干預的信息，都會保留修改記錄，以提示財務人員重點核對。第二步，對于審核通過的票據，系統會根據識別到的信息自動關聯業務大類，并且智能匹配可報銷的項目供報銷人選擇。這種方式能夠通過票據來決定報銷類型和報銷項目，降低了報銷人記憶項目預算模板和學習相關報銷規定的成本。第三步，系統通過識別的票據和報銷人選擇的項目，結合財務數據庫中的信息，智能填充報銷單。對于系統智能生成的報銷單，報銷人可根據需要進行修改和補充。通過從人工錄入到系統自動填充的轉變，不僅減少了報銷人花費在報銷單填寫上的時間，也降低了財務人員信息核對的壓力，從而最大程度保證了信息的正確性與完整性

3.流程標準化。在預約報銷的過程中，系統會結合前期控制與后期稽核，最大程度保證報銷流程符合內控管理要求。前期控制意在限制報銷范圍，在采集票據信息時進行第一步審核，檢查票據的合規性，在報銷人補充報銷單信息時進行第二步審核，檢查所填信息的準確性和補充材料的完整性，在報銷人提交報銷單時進行第三步審核，對報銷單所有信息進行最后的統一檢查。在任何一個環節，只要出現錯誤，便第一時間予以提醒，將退單的可能性攔截在報銷單流轉至財務人員之前。后期稽核意在通過數據整合與分析，找到前期無法控制和未曾發現的風險。對于風險數據需要及時進行排查，對既定的違規現象也需要及時進行處理。對于后期發現的風險，需綜合考量將其納入前期控制的可能性，通過不斷完善系統控制的方式，做到在保證系統運行效率的同時，進一步提高報銷業務的質量與安全性。

4.在線審批與流轉。智能報銷系統實現了線上審批功能，審批步驟自動流轉，清晰透明。推廣線上審批不僅能減少線下接觸與跑腿，增加審批時間的自由度和靈活性，也能夠督促審批人對報銷業務的真實性和準確性負責，強化審批人對經費使用的監管意識，使審批流程更加標準與規范。

5.減少線下投遞。若報銷材料中不包含必需的紙質材料，則可直接委托財務人員打印，無需報銷人前往現場投遞。對于委托打印的報銷單，財務人員會在審核完畢并完成制單后統一打印，保證了格式的一致性，方便統一歸檔整理。

6.附件即時歸檔。傳統報銷的憑證影像化依靠后期掃描并上傳，不僅需要花費人力，還存在時間差。而智能報銷系統中所有票據和材料均通過電子版或影像版上傳，即時存儲在專用的數據服務器上，可供報銷人、財務人員和管理人員實時閱覽和下載，無需再前往庫房現場查找，達到了減員增效的目標。

7. 數據多平臺共享。智能報銷系統增強了跨部門業務協同，不僅讓財務部門與信息辦、人事處、資產處等多個部門實現了數據共享，打破了信息壁壘，將校內數字資源有效整合在一起，也和銀行、稅務局、攜程商旅等校外機構進行了數據對接，不僅給報銷信息自動填錄功能提供了支持，也保證了數據的統一性和規范性。

四、智能報銷體系的推廣應用和可持續運行

（一）前期推廣

在智能報銷系統上線初期，需要先后開展財務處內部測試和面向小部分報銷人的外部測試，以發現程序中存在的錯誤和流程設計中隱藏的漏洞。在測試階段和前期推廣階段，智能報銷系統需要與傳統報銷并行使用，因為如果剛上線就大范圍開放，不僅會給開發人員的修改工作造成巨大壓力，也會影響報銷人的使用體驗，實際效果不佳。為了更好地推廣應用智能報銷體系，財務部門可以從以下幾步入手：

1.在測試階段主動收集財務人員和報銷人的用戶反饋，及時解決系統中存在的問題，并根據使用者的用戶體驗，對流程做出合理的改動，提高系統的用戶友好度。

2.對所有財務人員開展新系統內部培訓。作為智能報銷系統的直接用戶，財務審核人員必須熟練掌握相關功能的具體使用方法。

3.通過微信公眾號、網上培訓系統和學校郵箱等多種方式對新系統進行宣傳，并開展宣講會對新系統進行介紹、演示和答疑。廣泛的宣傳不僅能夠吸引更多的使用者，也能夠提前避免使用過程中遇到問題。

4.積極推動輔助系統的上線以完善智能報銷服務，比如合同原件必須線下投遞的問題，可以通過合同備案系統進行優化，從合同管理部門將信息直接同步至財務處，或者進行線上備案錄入及審批，以進一步實現智能報銷系統業務全線上辦理的目標。

5.實現智能報銷系統與傳統報銷系統之間的數據互通，這一方面能夠讓報銷人通過一個系統便能獲取所有信息，無需再對多方信息進行整合，另一方面也能夠實現數據的統一管理，以保證報銷范圍的嚴格控制。

6.硬件設備需進行更新以支持智能報銷系統的順利運行，如審核人員現在使用的針式打印機已經無法滿足智能報銷系統上線后成倍增長的打印壓力，需要替換成性能更高的激光打印機，避免因硬件設備跟不上對財務工作造成影響。

（二）后期完善

1. 在智能報銷系統運行穩定且和各類用戶磨合順利的前提下，可以逐步關閉傳統報銷入口，將所有報銷業務轉移至智能報銷系統，實現業務流程的統一性和一致性。

2.高校財務的建設不能僅僅依靠財務部門，也需要其它部門的共同配合，智能報銷系統亦是如此，在后期的完善過程中，需要加強與周邊業務系統的數據關聯和流程對接，將校內資源整合在一起，打破系統孤島，實現服務事項的跨系統、跨部門聯動。

3.財務部門可以依靠智能報銷系統收集到的數據，搭建數據分析及決策服務平臺，實時監控相關數據，定制個性化報表，一方面為領導層決策提供數據支持，另一方面也可以及時發現系統運行過程中存在的問題，不斷對系統進行優化和完善。

五、智能報銷的未來展望

（一）發展前景

為了滿足一流大學建設對未來財務管理和服務的需求，智能報銷在頂層設計的過程中需要結合長遠的規劃，為未來的優化升級和功能拓展留下空間。比如，可以將機器學習運用到智能報銷系統中。機器學習是人工智能的重要分支，可以通過對歷史數據的訓練，模擬報銷人在智能報銷系統中的使用習慣，在保留報銷人主動性的前提下，替代報銷人對業務規范做出判斷、完成報銷流程，并通過對以往數據和經驗的學習，不斷進行自我優化。另外，可以朝審核全自動化的方向進行探索，讓系統完成所有材料核對和信息審核的工作，財務人員只需要進行綜合管控，注重后續復核與支付。這不僅提高了財務工作的效率，減輕了財務人員在重復、機械勞動中的工作負擔，可將人力運用到需要更高專業技能和更多創造能力的工作上去，也促進了高校財務人員從業務型人才向管理型人才的轉變，使得財務人員能夠發揮出更大的工作價值。

（二）需要面對的挑戰

要設計開發出高效實用的智能報銷系統，并得到推廣應用，必須既切合實際，又與時俱進，必然面臨眾多挑戰。

1. 系統管理員和開發人員必須共同承擔起系統設計和維護的重任。智能報銷系統給系統管理員開放了許多設置權限，這不僅增加了高校財務的自由度，也減少了管理員與開發人員的溝通成本，提高了系統維護的效率。但與此同時，這也對管理員提出了更高的要求，不僅需要熟悉管理模塊、學習設置方法，也要在設置時做到沒有差錯。

2. 智能報銷系統要求進一步提升財務人員的業務能力和水平。財務管理智能化的發展離不開所有相關人員的支持和努力，為此高校應當利用自身資源優勢，加強復合型人才的培養，比如定期組織培訓課程，從專業技能、法律法規、信息技術與應用等多個方面提升職工的整體能力。

3.需要進一步加強信息安全意識。在智能報銷模式中，對流程和標準的把控都非常依賴于系統，并且將大量數據保存在了網絡服務器中。系統是復雜的，網絡環境也是多變的，其中任意一環發生了問題，沒有被及時察覺，都會造成非常嚴重的后果。所以必須要加強財務信息網絡安全的管控，以應對系統隱患和數據泄露的風險，真正保障高校財務工作的有序開展。

六、總結

綜上所述，智能報銷系統的目的是通過建立一個全線上辦理的無紙化報銷模式，實現高效優質的財務報銷管理和服務，為學校事業發展提供更好的支持。雖然現階段尚處于過渡期，財經制度對紙質材料還有硬性要求，無法達到理想的狀態，但是，高校財務工作對智能化管理和服務創新的追求永遠不會停止，隨著智能報銷系統的不斷建設和優化、輔助系統和流程制度的不斷完善，財務智能化的發展也將會不斷邁上新的臺階。