Excel 在財務(wù)會計工作中的應(yīng)用

劉 梅

（作者單位：南寧師范大學(xué)）

一、Excel 的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）低成本處理各類數(shù)據(jù)，實現(xiàn)無紙化辦公

Excel 的起源可以追溯到1993 年，自Microsoft Office發(fā)布5.0 版本的組件之后，其在各個領(lǐng)域、行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用。除了進行基礎(chǔ)的文字編輯，商業(yè)領(lǐng)域?qū)icrosoft Office 提出了新的功能需求，即一種能夠完成數(shù)據(jù)統(tǒng)籌、核算、處理等任務(wù)的線上工具。自此，Excel 開始在現(xiàn)代辦公活動中得到應(yīng)用。作為一種衍生于信息技術(shù)的辦公技術(shù)，Excel 獨特的無紙化辦公特點使其擁有強大的競爭力[1]。傳統(tǒng)的財務(wù)處理、會計處理要求相關(guān)工作人員對關(guān)鍵財務(wù)信息與會計信息進行整合、加工，處理成本較高。同時，辦公過程中所產(chǎn)生的紙質(zhì)數(shù)據(jù)報表、收據(jù)、信息表等材料長期累積，導(dǎo)致會計管理與財務(wù)管理滯后。在實際的數(shù)據(jù)處理工作中，財務(wù)會計人員需要在海量的紙質(zhì)報表中搜集相關(guān)信息，可能引發(fā)數(shù)據(jù)沖突、信息混淆等問題。Excel 將財務(wù)會計工作轉(zhuǎn)移到線上，通過信息技術(shù)對財務(wù)會計數(shù)據(jù)進行整理，并按照債務(wù)、營收、日常管理、財務(wù)開支等基本類別對其進行分類，在實際工作中，按照需求將各類信息轉(zhuǎn)化為直觀報表。Excel 減少了財務(wù)會計工作中的物料開支與人力開支，實現(xiàn)了財務(wù)會計工作的高效開展。

（二）集成式處理各類數(shù)據(jù)，實現(xiàn)交互式辦公

部分企業(yè)、單位在開展財務(wù)會計工作的過程中單純要求財務(wù)會計人員對相關(guān)工作負(fù)責(zé)，這就引發(fā)了新的問題：財務(wù)會計工作中涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)伴隨工作要求變化而不斷變化，如果沒有建立暢通的信息傳送渠道，就很容易出現(xiàn)財務(wù)會計信息處理偏差[2]。在特定的時間內(nèi)對相關(guān)信息進行集成處理，打造具有交互價值的基本工作框架，是提高財務(wù)會計工作整體效能的前提條件。Excel 實現(xiàn)了財務(wù)會計信息的有效交互：針對已經(jīng)產(chǎn)生的財務(wù)、會計工作數(shù)據(jù)，工作人員可以將各類數(shù)據(jù)整理到Excel 表中，并根據(jù)實際使用需求對有關(guān)數(shù)據(jù)進行分類、加工。在集成式處理視角下，各類數(shù)據(jù)以差、和等基本方式呈現(xiàn)，并且能夠根據(jù)財務(wù)會計工作的開展要求形成“按時間分布”“按數(shù)額分布”的財務(wù)會計工作框架圖。對比傳統(tǒng)的財務(wù)會計信息處理方式，Excel 可以更好地完成相關(guān)信息的集成化處理，體現(xiàn)數(shù)據(jù)、報表的參考價值。

（三）流程式開展數(shù)據(jù)監(jiān)管，實現(xiàn)透明化辦公

除對各類數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、整理之外，Excel 同樣具有獨特的流程化特點。在協(xié)助相關(guān)人員開展財務(wù)會計工作的過程中，工作人員可以對各類數(shù)據(jù)進行分析、管理，保障數(shù)據(jù)資源透明化。在財務(wù)會計工作中，相關(guān)工作涉及原始數(shù)據(jù)、記賬憑證、賬簿設(shè)計和綜合報表等內(nèi)容，從原始單據(jù)到數(shù)據(jù)整合需要一個系統(tǒng)化的處理過程，計算量較大。Excel 將數(shù)據(jù)處理過程轉(zhuǎn)化為實際的工作信息，在對相關(guān)信息進行整理、加工的過程中，形成了完整的財務(wù)會計信息處理流水線，對比以往的隨機處理方式，Excel增強了財務(wù)會計處理工作的流程性，財務(wù)會計工作人員可以按照不同的管理流程、管理要求對財務(wù)信息進行加工處理，從而減小或消除數(shù)據(jù)偏差，保障財務(wù)會計工作的整體質(zhì)量。

二、Excel 在財務(wù)會計工作中的具體應(yīng)用方式

（一）編制各類報表，完成數(shù)據(jù)匯總

財務(wù)會計工作的主要勞動包含手工勞動與技術(shù)型勞動，其中，手工勞動的整體工作壓力更大：在財務(wù)會計工作中，財務(wù)會計工作人員需要針對企業(yè)、單位內(nèi)部所給出的財務(wù)報告與數(shù)據(jù)報告展開數(shù)據(jù)處理工作，相關(guān)數(shù)據(jù)的構(gòu)成極為繁雜，數(shù)據(jù)編制的整體工作量較大，當(dāng)企業(yè)、單位提出財務(wù)會計工作任務(wù)時，財務(wù)工作人員未必能夠及時完成相關(guān)工作任務(wù)。應(yīng)用Excel 技術(shù)，財務(wù)會計人員可以快速制定各類工作報表，從而對數(shù)據(jù)進行編制、匯總，在記錄企業(yè)、單位對應(yīng)周期內(nèi)財務(wù)會計活動狀況的同時，處理有關(guān)數(shù)據(jù)信息。如企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)負(fù)債表的編制，其涉及負(fù)債周期、利息、負(fù)債金額、還款關(guān)系與還款日等關(guān)鍵信息。在利用Excel 進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計的過程中，可以借由其函數(shù)功能、求和功能等基本功能減輕相關(guān)人員的工作壓力。如要求財務(wù)會計人員對負(fù)債信息的變化情況與相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，工作人員則可以結(jié)合報表中的函數(shù)關(guān)系進行運算處理。通過累加、對比等方式，對流動資金的流動狀況、處理要求進行分析。在資產(chǎn)負(fù)債表中，相關(guān)人員可以通過Excel 的函數(shù)功能設(shè)計“資金合計欄”，并根據(jù)時間、具體數(shù)額對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分類。在后續(xù)的財務(wù)會計信息處理活動中，則可以通過Excel 進行數(shù)據(jù)的填制、排列：將單位內(nèi)部產(chǎn)生的財務(wù)會計信息填入單元格，從而協(xié)助財務(wù)會計工作人員編制簡單、直觀的報表。而對于一些較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)，則可以借由Excel 的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能：在處理Excel 中的無關(guān)數(shù)據(jù)與無關(guān)行列之后，通過轉(zhuǎn)移、復(fù)制的方式對相關(guān)信息進行編制，根據(jù)實際的數(shù)據(jù)變化，對報表進行分批次處理，從而保障數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。在財務(wù)會計工作中，Excel 保障了數(shù)據(jù)處理便捷、準(zhǔn)確與直觀，有效提升了常規(guī)報表的管理效能。

（二）保護數(shù)據(jù)安全，解決信息隱患

財務(wù)會計工作中存在較為復(fù)雜的信息隱患問題。一方面，財務(wù)會計人員可能在工作的過程中引發(fā)信息管理疏漏，如財務(wù)會計信息的錯誤統(tǒng)計、記錄導(dǎo)致出現(xiàn)信息隱患；另一方面，相關(guān)數(shù)據(jù)報表的保存與管理方式不當(dāng)也會引發(fā)信息隱患[3]，如信息被竊取、報表損毀等。傳統(tǒng)的財務(wù)會計工作并沒有對數(shù)據(jù)處理方案提出要求，財務(wù)會計人員在處理相關(guān)財務(wù)會計信息之后，需要直接對相關(guān)報表的安全負(fù)責(zé)，但由于監(jiān)管制度不完善，一旦出現(xiàn)信息遺漏問題，財務(wù)會計人員很難在短時間內(nèi)進行補救。使用Excel 后，在完成數(shù)據(jù)處理任務(wù)的同時，Excel 可有效解決財務(wù)會計工作中可能出現(xiàn)的信息遺漏問題。首先，財務(wù)會計工作人員可以利用Excel 的信息保護功能開展關(guān)鍵信息的處理工作。自Microsoft Office 5.0 發(fā)布以來，其便在Excel 中加入了限制編輯和編輯權(quán)限管理兩大功能，結(jié)合Excel 的定位，財務(wù)會計人員可以對各類數(shù)據(jù)進行區(qū)別化加密，對于已經(jīng)確定的數(shù)據(jù)報表，依靠“限制編輯”功能阻斷其他用戶編輯，保障數(shù)據(jù)的安全性。對于部分需要編輯、集中處理的數(shù)據(jù)，則可以根據(jù)報表類型和數(shù)據(jù)種類開展區(qū)別化處理：在基本數(shù)據(jù)量表中加入編輯權(quán)限功能，利用Excel 分享賬戶編輯權(quán)限，未取得權(quán)限的IP（網(wǎng)際互連協(xié)議）、設(shè)備無法對相關(guān)數(shù)據(jù)進行處理。在這樣的處理方式下，數(shù)據(jù)本身的安全性得到了保障。此外，Excel 帶有數(shù)據(jù)備份功能，在Microsoft Office 的辦公服務(wù)組件逐漸成熟之后，其提出了較為完善的數(shù)據(jù)保護模式：通過本地備份與數(shù)據(jù)庫備份，報表可以轉(zhuǎn)移到計算機設(shè)備與線上平臺中，有助于提高數(shù)據(jù)處理的實際效率，在解決信息泄露問題的同時，保障報表材料的安全性、唯一性，提高財務(wù)會計工作的安全管理水平。

（三）加強信息監(jiān)管，消除管理盲區(qū)

在財務(wù)會計工作中，信息監(jiān)管已經(jīng)成為保障賬戶安全與財務(wù)安全的主要任務(wù)。以往的財務(wù)會計工作將注意力放在了“信息管理”上，而在財務(wù)信息、會計信息流動的過程中，企業(yè)與單位內(nèi)部缺乏動態(tài)化的管理方案，這就引發(fā)了新的監(jiān)管問題。在數(shù)據(jù)與相關(guān)信息流動的過程中，非財務(wù)管理與會計管理人員同樣可以對有關(guān)信息進行編輯，賬務(wù)本身的安全性得不到保障。在進行數(shù)據(jù)整理之后，財務(wù)人員與會計人員需要重復(fù)對相關(guān)信息、數(shù)據(jù)進行核對，從而避免遺漏。這樣的監(jiān)管方式在無形中加大了財務(wù)會計人員的管理風(fēng)險，信息監(jiān)管工作難以發(fā)揮應(yīng)有的價值。

將Excel 應(yīng)用到內(nèi)部監(jiān)管工作中，可以逐步消除財務(wù)會計工作的管理盲區(qū)，依靠信息技術(shù)對相關(guān)數(shù)據(jù)、信息進行量化比對、處理，從而解決數(shù)據(jù)處理過程中可能出現(xiàn)的遺漏與差錯問題，保障內(nèi)部監(jiān)管的整體質(zhì)量。在內(nèi)部監(jiān)管過程中應(yīng)用Excel 技術(shù)，要強調(diào)監(jiān)管活動的層級化開展，細(xì)化監(jiān)管流程。以貸款利息核對表的編制為例，基于Excel 的數(shù)據(jù)整合與匯總功能，可以從信息處理的逐級勾對、利息計算等角度展開。首先，依靠Excel 中的前臺數(shù)據(jù)庫輸入對應(yīng)的數(shù)據(jù)提取指令，如指令“DOSCP”的應(yīng)用，對結(jié)息日利息、剩余利息額等關(guān)鍵信息進行提取；對于非貸款中產(chǎn)生的額外開支，以標(biāo)記、提取數(shù)據(jù)等方式進行監(jiān)管，并將與利息有關(guān)的信息獨立轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)報表，保障內(nèi)部監(jiān)管工作全面開展。其次，對財務(wù)會計工作中的關(guān)鍵信息進行保留，完善內(nèi)部監(jiān)督方案。在內(nèi)部管理過程中，對企業(yè)、單位余額表中的賬戶、戶名、利率、基數(shù)等關(guān)鍵信息進行核對。對企業(yè)或單位來說，利息清單中所涉及的關(guān)鍵信息較為復(fù)雜，各類數(shù)據(jù)之間可能存在制約關(guān)系。在進行信息處理的過程中，可以嘗試借由Excel 對相關(guān)信息進行分類處理，以此來保障信息管理質(zhì)量。需要注意的是，在借由Excel 處理相關(guān)數(shù)據(jù)資源的過程中，要考慮到數(shù)據(jù)本身的統(tǒng)一性，對于不同周期所產(chǎn)生的不同數(shù)據(jù)，應(yīng)該根據(jù)實際要求設(shè)計多個量表與分頁量表，避免信息遺漏。

（四）協(xié)助日常管理，完善管理方案

在財務(wù)會計工作中應(yīng)用Excel 技術(shù)，除了通過Excel來解決數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)處理中存在的相關(guān)問題，也可以嘗試借由Excel 技術(shù)細(xì)化財務(wù)管理與會計管理流程。針對財務(wù)會計工作中可能出現(xiàn)的管理要求復(fù)雜、表格管理工作無法及時開展等問題，可以利用Excel 有序開展日常管理工作。在財務(wù)會計工作中，Excel 技術(shù)對管理流程進行了細(xì)化，并對無規(guī)則、臨時性的表格進行重新編制，從而有效解決資料保管不全、信息應(yīng)用不到位等問題。

在財務(wù)會計工作中，可以嘗試借由Excel 來實施信息管理，降低財務(wù)會計人員的工作負(fù)擔(dān)。一方面，利用Excel 技術(shù)對各類信息進行分類加工，如單位內(nèi)部的存款賬戶信息表、大戶存款情況表、貸款到期情況表等，在應(yīng)用Excel 技術(shù)的同時對信息內(nèi)容、數(shù)據(jù)的流動方向與變化過程進行說明。如對于存款賬戶資料的處理，針對其中存在的資料收集不全、難以反映數(shù)據(jù)變化動態(tài)等問題，可以按照賬號、戶名、存款利率、開戶時間與銷戶時間等基本信息開展報表的編制工作，將相關(guān)信息采集到報表中，以月度、季度的形式進行編制，反映動態(tài)處理效果，分析報表中的信息疏漏問題，實現(xiàn)無紙化、流程化的財務(wù)會計信息管理。另一方面，對于不同的財務(wù)信息與會計信息，可以構(gòu)建周期性的財務(wù)會計信息統(tǒng)計制度，分別以月度、季度為周期，進行表格的編制[4]。通過轉(zhuǎn)移復(fù)制，對賬戶中的關(guān)鍵信息進行整理，將相關(guān)信息同步納入報表，實現(xiàn)全面采集。在信息管理過程中，可以嘗試?yán)肊xcel 進行賬戶開發(fā)，通過轉(zhuǎn)移復(fù)制的方式，在表格中加入賬戶縱向項目，將數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)移到新的表格中。信息表的編制可以借助直接填寫、復(fù)制導(dǎo)入等方式展開，其實施方式更為靈活，在一定程度上滿足了企業(yè)、單位的財務(wù)會計工作需求。

（五）進行數(shù)據(jù)篩選，展示數(shù)據(jù)變化

在財務(wù)會計工作中，相關(guān)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出了獨特的動態(tài)性[5]。在對財務(wù)信息與會計信息等信息資源進行處理的過程中，要對數(shù)據(jù)本身的動態(tài)性進行展示，依靠現(xiàn)代技術(shù)解決數(shù)據(jù)處理過程中存在的相關(guān)問題，解讀數(shù)據(jù)資源的動態(tài)性變化特征。利用Excel 技術(shù)開展財務(wù)數(shù)據(jù)工作，可以嘗試?yán)肊xcel 對相關(guān)數(shù)據(jù)進行篩選，分析數(shù)據(jù)處理過程中存在的相關(guān)問題，降低數(shù)據(jù)處理壓力。以大戶存款的管理為例，其賬戶較為復(fù)雜，管理流程煩瑣，需要建立數(shù)字檔案。基于Excel 的服務(wù)性功能，可以針對存款賬戶分別建立空白表。一方面，對關(guān)鍵信息進行整合，將有關(guān)信息錄入相關(guān)報表，通過Excel 自帶的數(shù)據(jù)處理功能，將大戶存款信息導(dǎo)入報表。采用“選擇余額”“自動排列”等方式，處理財務(wù)會計工作中的相關(guān)信息，按照余額列位對有關(guān)信息進行處理。另一方面，對財務(wù)會計工作中的關(guān)鍵信息進行篩選、匯總。如大額賬戶的處理分級，在數(shù)據(jù)處理過程中，通過Excel 的篩選、排序等功能對賬戶存款額進行排列。針對數(shù)據(jù)量較大的財務(wù)處理要求，可以在篩選中應(yīng)用“自定義”功能，按照特定數(shù)額對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分級處理，從而保障數(shù)據(jù)處理的有效性。

三、結(jié)語

Excel 技術(shù)的出現(xiàn)，為財務(wù)會計工作的開展提供了全新的技術(shù)性平臺。針對財務(wù)會計工作數(shù)據(jù)量大、處理要求復(fù)雜的基本特點，有關(guān)單位應(yīng)該嘗試積極應(yīng)用Excel 技術(shù)，在完成基礎(chǔ)報表設(shè)計任務(wù)的同時，將Excel 應(yīng)用到數(shù)據(jù)處理、信息保護等工作中。根據(jù)財務(wù)會計工作的不同要求，Excel 的應(yīng)用路徑也應(yīng)該隨之調(diào)整，以此來保障財務(wù)會計工作高質(zhì)量開展。