淺談電商企業業財融合一體化實踐探索

楊金武

（漳州市第七日貿易有限公司，漳州 363030）

引 言

大數據、云計算等信息技術廣泛應用，滲透于經濟和社會生活的方方面面，改變了人們的消費習慣，電商行業發展緊跟人們消費習慣的變化，商業模式、業務流程更新迭代加快，結算方式除了傳統的現金、刷卡，還增加了微信、支付寶、數字貨幣等，結算方式多樣化。面對變革，傳統財務管理模式需要同步變革，即由“賬房先生”向“管理會計”轉變，以業財融合一體化實施為抓手，實現業務信息、財務信息和管理信息融合與共享，為管理層的決策提供更多數據支持，加快管理數字化升級，助力企業可持續發展。

一、業財融合一體化的內涵

業財融合一體化，即業務流程、財務核算流程、管理流程的融合統一，實現信息共享，減少重復工作，完善數據鏈條，減少管理漏洞。管理人員根據授予權限，隨時查詢需要的數據，實時掌握最新數據信息，以便快速決策。財務部門通過財務職能轉變，融入業務拓展過程中，為業務拓展提供財務數據支持。由于與業務部門溝通更多，更了解業務，有利于設計更優的財務核算模式；業務部門將業務拓展過程中產生的相關業務數據及時更新錄入信息一體化平臺，同步給相關人員，實現共享業務數據，財務部門及時提取數據，從財務角度解析，形成經營報告，為管理層提供數據支持，實現快速決策。

二、業財融合一體化實施的必要性

（一）金稅四期應用，要求企業提升合規化水平

金稅三期工程建設完成，實現了優化納稅服務，統一國、地稅核心征管應用系統版本，實現業務操作和執行標準統一規范，有力推動了國家電子政務建設，促進政府部門間信息共享和協作。2023 年，國家稅務總局開始推進金稅四期，金稅四期由金稅三期“以票管稅”升級為“以數治稅”，增加“非稅”業務，打通了各級政府機構、各銀行系統間信息共享和核查通道，編織更加全面的監控大網。隨著金稅四期落地執行，企業變得更加“透明”。目前，金稅四期已廣泛應用于日常稅務稽查中，企業為避免觸“網”，必須盡快提升合規化水平。通過業財融合一體化的實施，財務人員將企業合規化管控關口前移到業務洽談之初，與業務部門零距離溝通，從財稅角度將稅法和公司制度融入業務拓展過程中，實現業務自拓展初期即合規，而不是業務完成后，等財務部門發現違反相關財稅法規或公司管理制度，再要求業務部門修正，或用其他方式修補不合規事項。

（二）賦能企業經營管理數字化升級

財務部門承擔管理決策的數據支持工作，但部分公司財務部門的工作還停留在傳統財務核算階段，以紙質審批為主，財務只負責核算、記賬、報稅，而且數據提取滯后，得出財務數據屬于歷史數據，無益于管理決策。電商企業面對瞬息萬變的市場環境，需要根據數據動向，及時采取應對措施，通過業財融合一體化信息平臺，業務部門與財務部門實現數據資源共建、共享，相互審核數據，提高數據的及時性和準確性，各部門可以快速從信息平臺提取所需要的數據，降低溝通成本。財務部門以業財融合一體化信息平臺的大數據，時時監控數據動向及關鍵指標的變化，從管理者角度對數據進行分析，及時提供給管理層查閱，為管理層決策提供數據支撐，實現管理數字化升級。

（三）加強內控管理，避免短期行為，降低企業經營風險。

業財融合一體化要求采購部門、倉儲部門、業務部門、財務部門在信息平臺共建、共享相關數據信息，通過設計審批流程，在各環節設置管控節點，形成企業物流和資金流閉環管理，通過一體化信息平臺提升企業內部控制能力，降低企業經營風險。

大多數企業業務部門提成與銷售額有關，業務部門人員為增加提成收入，最直接的方式是增加銷售額，通過降低銷售價格、增加賒銷等短期策略，使實際銷售額快速增長，實現增加業務提成的目標。但這些短期策略會增加企業經營風險，減少企業的利潤。財務人員以專業敏感度，借助業財融合一體化信息平臺，以系統設置輔助實現數據監控，及時把握業務部門的數據動向，通過數據異常分析，提出預警，及時匯報管理層，制止業務部門的短期行為。

（四）完善數據庫，助力預算落地執行

電商企業的人員流動性大于制造業，通過業財融合一體化信息平臺，各部門人員在工作中產生的數據信息都存檔于平臺中，避免因人員流動導致數據丟失，從而保持數據完整性。

預算編制容易、執行難問題一直困擾企業。通過業財融合一體化信息平臺的使用，系統存檔實際運營中產生的數據，形成珍貴的數據資源。實施預算時，可以以數據庫中歷史數據為參考，編制預算計劃。預算計劃審核通過后，將預算數據錄入系統，通過數據同期對比、環比等，分析運營情況，跟蹤預算執行情況。

三、業財融合一體化實施現狀——以S 公司為例

S 公司深耕電商行業二十幾年，見證了中國電商行業的發展，管理層意識到外部環境的變化，為應對變化，從內部管理著手，規劃通過業財融合一體化提升企業管理水平，但目前實施效果不理想，存在以下情況。

（一）部分員工思想意識未轉變

業務部門部分員工認為業務融合一體化信息平臺需要錄入的信息繁多，增加了工作量，且錄入數據供財務部門使用，是分擔財務部門的部分工作。由于思想意識未轉變，導入錄入數據時，更多流于形式，單據錯誤情況多。部分財務人員的定位停留在傳統財務核算，未意識到向管理會計轉變的必要性，只以接收到的信息做財務核算，業務部門與財務部門缺乏有效溝通。

（二）存在信息孤島，數據傳輸滯后

各部門信息局限于本部門，部門間缺乏有效溝通機制，各部門根據自身工作需要編制EXCEL 報表，存在各部門各自收集了相同數據導致重復工作的情況。例如：采購部門的采購價格停留在紙質合同，未錄入系統，下采購訂單時，采購員手動錄入采購價格；采購結算申請付款時，通過釘釘平臺，手工新建“付款申請單”，未關聯采購訂單、入庫單等，信息缺失，未形成管理閉環；銷售對賬，使用EXCEL 臺賬形式，數據源不清晰，核對中發現的問題僅在EXCEL 中備注，各月數據的連貫性、嚴謹性存在問題，EXCEL 表格信息也無法及時傳遞給業務部門。另外，數據的傳輸主要是通過發送EXCEL 文件，版本多，且無法同步更新，數據嚴謹性不夠。

（三）業務操作流程不規范

一些操作人員根據自身經驗或同事的帶教，形成各自的操作習慣，信息不完整，面對異常情況，根據自身經驗，用簡單的方式處理，未能從全局考慮。例如：采購訂單中貨品部分到貨或取消訂單，未能及時有效處理，導致系統中有大量未完結采購訂單；銷售訂單上的貨品因缺貨或客戶部分取消，只是部分發貨、收款，業務員普遍不做處理；客戶七天無理由退貨，客服在平臺操作退款，系統未生成售后補償單。

四、業財融合一體化實施探索

面對電商企業實施業財融合一體化過程中的現狀，結合筆者業財融合一體化實踐經驗，總結了以下實施策略。

（一）組建業財融合一體化項目實施小組

業財融合一體化是業務流程、財務核算流程、管理流程融合與優化的過程，是一個不斷完善的過程，并非一蹴而就，需要做好持久戰準備。項目的實施需要在領導層全力支持下才能取得成效，所以有必要成立業財融合一體化項目實施小組，由總經理擔任項目組組長，財務部門、業務部門、后勤部門等部門負責人擔任組員，公司全體人員統一思想，共同參與，目標一致，在各自崗位上盡職盡責，通過項目實施小組協調解決實施過程中遇到的各種難題，最終實現業財融合一體化，提升企業管理水平。

（二）購買或自建業財融合一體化信息平臺

推行業財融合一體化需要信息技術平臺支撐，以公司要達到業財融合一體化的高度，購買或自建信息技術平臺，通過此平臺整合業務部門、財務部門、管理部門工作流程。這個平臺需要包含業務模塊、財務模塊、辦公管理模塊、數據分析模塊、辦公自動化（OA）模塊、預算模塊等模塊，提供各自部門的信息錄入端口。平臺權限細分顆粒度小，通過系統設置權限，實現精細化管理。

（三）完善基礎信息建檔

基礎信息包括組織架構、人員檔案、客戶檔案、供應商檔案、采購價格、銷售價格等，相關人員負責將基礎信息錄入系統，經審核后存檔，實現信息共享。以崗位、負責店鋪維度設置基礎數據的新增、查看、變更權限，在實現數據即共享的同時，對信息查看、編輯權限進行限制，保證數據的保密性、嚴謹性。

（四）業務流程梳理——以采購和銷售流程為例

1.采購流程梳理、完善

（1）供應商建檔及報價。采購人員根據簽訂的采購合同或采購訂單，新建供應商檔案，采購價格信息按供應商提供的價格錄入系統，并經部門主管審核后納入采購價格庫，實現紙質合同向一體化平臺共享信息轉變。

（2）采購訂單價格來源。根據銷售人員在系統中提交的采購需求，經審核后，采購人員下推生成采購訂單，采購訂單上的采購價格來源于經審批的采購價格庫，按供應商+貨品編碼條件提取采購價格，經系統設置后，限制手動修改采購訂單上的采購價格。

（3）采購入庫。委外倉的倉管人員根據信息平臺系統推送的采購訂單信息操作貨品入庫，入庫數量只能小于或等于采購訂單數量。超過采購訂單數量，在合理波動范圍內或經申請審批后予以接收（超收時需要在系統中補錄采購訂單）。

（4）采購結算。采購訂單完全入庫后，采購人員下推生成采購結算單，采購結算單基礎信息限制修改，采購結算單上“預計付款日期”來源于供應商檔案中的結算周期。

（5）付款申請流程。采購結算單新建、審批后，進入付款申請OA 流程，具體流程為部門主管—會計—財務負責人—總經理，付款申請單上可以查詢采購訂單、入庫單、采購結算單信息。

（6）出納付款執行。付款申請流程審批完成后，出納在付款執行查詢界面查找單據，按付款申請單上“預計付款日期”支付貨款。付款后，點擊“執行完成”，系統自動生成付款單，同步到“現金銀行日記賬”模塊和“應收應付余額表”模塊。

2.銷售及對賬流程梳理

（1）建立銷售價格體系。根據銷售戰略制定每個貨品的銷售價格體系，如戰略價、分銷商價、經銷商價、內購價、零售價、最低售價等。

（2）銷售單價格來源于銷售價格體系。銷售訂單來源于兩個方面：一是手工新建或導入銷售訂單，由于線下批發、零售或部分電商平臺未能開放API 接口實現自動提取銷售訂單，需要業務助理手工建單或導入銷售訂單。新建的銷售訂單會根據既定的客戶會員等級或分類來匹配價格。導入的銷售價格與銷售價格體系不一致時，該銷售訂單無法審核。二是網店下載，根據綁定的網店平臺實時下載銷售訂單到系統。銷售價格符合既定的策略或且高于最低售價時，系統自動審核；銷售價格低于最低售價時，需要做特殊審批，由有權限人員強制審核。只有審核后的銷售訂單才會推送指定到云倉進行發貨。

（3）銷售對賬。銷售發貨后，銷售訂單會在一定周期內回款到網店平臺賬戶，系統通過自動下載賬單或手動上傳賬單，根據已設置的解析規則進行賬單解析。審核后，系統根據網店訂單號自動對賬，網店訂單號相同，且銷售金額與回款金額一致時，會自動核銷。剩下“金額異常”或“缺少單據”提示的異常單據，核算會計根據提示問題，逐個查找原因，解決異常，相關責任人承擔相應責任。

（4）費用歸集。對賬完成后，每個網店訂單解析到的銷售訂單費用，可以通過系統自動歸集到對應的銷售訂單，分攤到訂單中每個貨品，為其他模塊的數據分析提供數據支持。

（5）信息可視化。通過“店鋪利潤表”可以按渠道查看各個店鋪的銷售額、成本、平臺費用及分攤的相關費用，實現渠道數據可視化。通過統計信息查詢，可以查到當月貨品維度的銷售數據，包括銷售數量、銷售額、貨品成本、平臺費用、毛利等。

（五）持續培訓，提升團隊能力

推進業財融合一體化的過程，需要持續優化業務流程，利用空余時間對系統相關操作人員進行在崗培訓，培訓內容包括系統業務模塊、各模塊間數據流、各模塊操作人員及負責的工作內容、各模塊數據關聯、錄入數據信息包括的內容與格式，以及相關數據上傳方式等，通過不斷培訓新老員工，規范全員的系統操作方法，形成一支操作流程統一、信息完善、數據準確、各環節各司其職的專業團隊，助力業財融合一體化目標實現。

結 語

企業的發展面臨內外部環境壓力，為了實現企業可持續發展，企業必然要從內部著手，提升管理能力。本文論述對業財融合一體化實施的必要性，以電商企業S 公司為例，結合在業財融合一體化項目實施過程中的經驗總結，探索實施方案。通過研究，明確業財融合一體化是企業管理變革的必然選擇，但道阻且長，業財融合一體化需要在管理層的堅定推進下，依托業財融合一體化信息平臺，融合業務部門、財務部門、管理部門工作流程，不斷優化、升級，進而實現業財融合一體化，為企業管理層決策提供準確、及時、可視化的數據支持，提升企業管理能力，最終實現企業可持續發展。