淺談差旅費報銷在精細化管理中的實踐

金子靖

(麗水市中心醫院，浙江 麗水 323020)

1 差旅費報銷中存在的問題

1.1 報銷人員

1.1.1 時間填寫不規范

①OA審批時間遲于出差時間，造成先出差后審批的情況，需要手工填寫紙質審批單，將審批時間寫至出差時間之前，然后重新找負責人走簽批流程。在實操中報銷人員認為重新簽批過于煩瑣，甚至認為是財務人員吹毛求疵、故意刁難，容易造成工作上的沖突。②實際出差時間和會議通知的時間不符。一些原本可以當天來回的會議，報銷人員因私選擇提前出發或者推遲返程，如利用出差機會探訪親友、在出差行程中游玩等，在計算時容易多算伙食補貼和公雜費。

1.1.2 票據內容不規范

①發票抬頭的單位名稱和稅號不準確，開票時間和出差時間不符等情況，都需要將發票退回重開，影響報銷效率。②住宿費發票選擇第三方訂購平臺代開，未選擇住宿地點直接開具，不符合報銷規范，無法報銷?；蚴前l票金額超過自身職務職稱級別可報銷的標準，導致超支部分自行承擔，不可全額報銷。③公共交通車票超標準。省級及相當職級人員，火車可以購買軟席(軟座、軟臥)，高鐵/動車商務座，全列軟席列車一等軟座，輪船(不包括旅游船)可購買一等艙，飛機可購買頭等艙；正副廳長及相當職級人員，火車參照省級人員，輪船可購買二等艙，飛機可購買經濟艙；其余人員硬席(硬座、硬臥)，高鐵/動車二等座、全列軟席列車二等軟座，輪船可購買三等艙，飛機可購買經濟艙。一些出差人員不了解政策，購票時選擇商務座或一等票，也只可按二等票報銷，超出部分需要自行承擔；部分出差人員未選擇優惠便利的出行方式，而是選擇了飛機等高昂出行方式，報銷時不合標準，造成一定資金損失。

1.1.3 票據資料不完整

①車票遺失。車票遺失后，提供購票系統的購票記錄不得報銷，否則容易出現多頭報銷的情況。②車票由主辦方負責報銷。容易出現的問題是會議通知要求車費回原單位報銷，但是報銷人員堅稱主辦方已報銷，出現口徑不一致的情況，造成公雜費計算錯誤。

1.1.4 報銷不及時

一般要求出差人員返程后一個月以內遞交報銷資料，然而一部分報銷人員怕找負責人簽字、怕麻煩或是負責人不在的情況，選擇積少成多一并報銷，時間一長容易出現票據丟失等情況，或是出現在年底集中報銷當年未報銷的出差費用，增加財務人員工作量。

1.1.5 受邀擔任評委、講師等情況

主辦方支付了評委費及講課補貼等費用，出差人員不可再享受伙食補助和公雜補助，只可報銷交通費。出差人員在收取評委費后，依舊提交報銷資料要求報銷伙食補助和公雜費。

1.1.6 出差人員無法及時了解報銷標準

醫院差旅費報銷和業務行為結合緊密，出差事前事后不確定性強，同時不同人員執行標準不一，出差人員遇到臨時情況變化，不能及時查詢報銷規定，容易引發先支后請，導致超預算標準的情況頻發。

1.1.7 審批流程不合理

以差旅費報銷需使用科研經費為例：按OA正常流程提交出差申請時，報銷人可以直接選擇需要使用的科研經費，但在出差申報時忘記勾選經費，事后核對報銷款時才發現未提交科研部門審批。但此時OA流程已審批結束，不可重新發起，只能手工填寫科研經費使用單補充未完成的經費使用申報。具體需要先至財務部門提交出差相關票證，財務人員審核計算出可報銷金額，制單后提交科研部門審批登記經費使用情況，再由財務部門繼續進行出差報銷打款流程。傳統報銷模式環節眾多，報銷人員需要多次往返于各部門中報銷，增加了時間成本，降低了報銷效率。

1.2 財務人員

1.2.1 收單審核不細致、容易遺漏關鍵信息

①目前票據多以電子票據打印的形式報銷，未對票據真實性進行查驗。②制單時未注明報銷人員的職稱信息，審核時造成一定不便。③收單時未注明收單時間，導致報銷票據長期積壓，造成報銷不及時。④針對票據缺失的情況，未及時提醒報銷人員有無漏報的車票、住宿費、培訓費發票，導致報銷人員事后找到相關票據報銷，造成重復勞動。⑤出差人員使用科研經費以外的費用時，未注明使用經費的名稱，且缺少相關負責人簽字，財務人員容易遺漏審核這一部分的簽批。

1.2.2 制單差錯多、效率低

①報銷金額計算錯誤，墊付分配不細致。財務人員在計算時容易受個人業務能力限制，對報銷標準不熟悉，造成報銷金額計算錯誤。又比如在墊付分攤的計算上，多人出差由其中一人墊付時，超出標準的費用按照過去的報銷規定則由墊付人承擔，這樣對墊付人來說是不公平的，超支費用應該由被墊付且超規格報銷的人來承擔，所以分攤計算不夠細致時，就會有失公允。②制單時將出差人員行程簡單匯總，未將詳細行程反映在報銷單中。③在未使用科研經費或專項經費時，產生培訓費的報銷需要比照出差人員職稱按一定比例扣減報銷金額。比如參加繼教班學習，職稱為副高及以上的自行承擔費用的比例為15%，中級及以下自行承擔費用的比例為20%。財務人員在制單時容易遺忘這項要求，造成該扣減的費用沒有扣減，事后發現時需要聯系相關人員補扣費用，增加工作量。④原始單據多為紙質形式，紙質資料數量大且查閱不便，逐筆制單審核都需要財務人員投入大量時間和精力，重復勞動效率低且資料容易遺失。

1.2.3 小微權力濫用

財務人員容易憑借和報銷人員關系的親疏來區別對待，審核時提前或延后進度；或是收受報銷人員的禮品等，在報銷時放松標準抑或過于嚴苛要求，沒有做到一視同仁，按規章辦事。這不符合廉政教育的要求，也不利于清廉醫院的建設，

2 差旅費報銷問題原因剖析

2.1 報銷人員方面

①缺乏一些應具備的差旅費報銷常識[1]，未認真閱讀公開的相關規定，不熟悉自身適用的報銷標準，造成發票開具時抬頭錯誤、內容不一致、開票單位不合規等情況，增加報銷難度。②部分報銷人員缺乏及時報銷的概念，總是習慣性拖延，沒有及時提交報銷資料，未形成一筆一清的觀念。③缺乏節約意識。出行方式上沒有選擇經濟便利的公共交通工具，在同等條件下可以選擇火車，但是選擇更加高昂的飛機來出行，增加醫院的報銷成本。

2.2 財務人員方面

①政策文件學習不到位，解讀不透徹，業務知識未及時更新，造成補貼標準計算不準確，降低了報銷正確率。②工作不細致，在審核制單時沒有逐筆認真審核時間、職稱、車次、相關出差通知等，沒有將整個出差行程情況了解清楚，制單時簡單匯總。③工作態度不端正，礙于同事情面[1]，或是收受好處，未嚴格把關，沒有做到依據規章制度審核，造成違規報銷。④對待職工的態度缺少親和力。對于不了解報銷政策的同事，財務人員未做到耐心解釋，往往由于工作繁忙，出現不耐煩的情緒，容易給報銷人員產生不良印象，產生工作沖突。

2.3 制度缺失

醫院根據當地財政發布的《機關工作人員差旅費管理規定》作為政策依托，并結合本院實際制定差旅費管理辦法，但出現新情況新問題時，院部沒有統一出臺相關的細化規定來及時填補制度空白，造成財務人員處于無據可依的境地。所以在舊規定模棱兩可時，便出現了財務審核人員可以自由把握寬嚴度的漏洞，造成小微權力的濫用。

2.4 信息化滯后

①當前采用的報銷模式，是事前申請、事后報銷，目前信息化只在事前使用OA系統進行出差申請中實現，其余環節依舊依托傳統手工審核申報，導致報銷效率低下，出錯率高。②沒有信息化平臺的依托，在行程變化時，出差人員無法及時查看報銷標準，產生超標準費用。③提交報銷資料后，無法及時查看報銷進度，除了口頭詢問沒有其他渠道了解，信息無法共享。

3 差旅費報銷問題改進措施及意義

3.1 報銷人員方面

①推進差旅費報銷宣傳培訓是強化單位日常管理的重要措施，加強對非財務部門職工差旅費報銷常識的宣傳，讓廣大工作人員了解差旅費的組成，熟悉差旅費各項目的報銷標準、依據等，有利于差旅費報銷工作的積極開展。在實際操作時，可以選擇多種渠道來增加宣教效果，比如利用釘釘軟件的云課堂功能，通過播放差旅費報銷小知識PPT普及報銷常識，或者以短視頻形式的科普提高職工關注度，打破傳統業務培訓宣傳效果差的僵局。②報銷人員應該養成及時報銷的良好習慣，不拖延不積壓報銷票據，返程后在規定時間內送至財務部門審核。③形成節約意識，按照自身職務職級選擇合理且經濟便利的公共交通工具，不超標準購買車票。④開具住宿費發票時，選擇住宿地酒店直接開具，不選擇第三方平臺代開或者旅行社代開，并提供正確的開票信息，以免造成退票，同時妥善保管相關報銷票據，避免單據丟失。⑤據實報銷，填寫真實可信的審批單，不弄虛作假、不以私報公，如果行程確實臨時發生變化的，填寫相關說明解釋行程變更的原因，實事求是。

3.2 財務人員方面

3.2.1 收單審核應注意的事項

①需查驗差旅費報銷相關電子發票，注明“發票已查驗”字樣并簽字。②在差旅費報銷審批單等相關單據中未顯示出差人員職稱信息時(常見情形有赴外進修報銷、手工審批單報銷)，需提醒出差人員自行在差旅費審批單中注明職稱信息，以便后續報銷費用核算。③財務收單人員應在出差人員提交的資料審核完畢并確認無誤后，在該份差旅費報銷材料上標明收單日期，以保證差旅費報銷工作的及時性。④財務人員應仔細核對出差人員提交的差旅費報銷票據，及時提醒出差人員有無漏報的培訓費、住宿費及來回車票等單據。若出差人員因遺失等情況無法提供相關票據，需填寫《差旅費相關票據遺失說明》并簽字，以便日后查證。⑤出差人員使用科研經費以外的財政項目經費，財務人員需審核差旅費報銷審批單中注明所使用經費的項目名稱，以及項目經費負責人的審批簽字，未寫明相關字樣時，則退回出差人完成相關簽批后再行報銷事宜。⑥財務人員不可按照出發地和目的地簡單匯總填寫行程地點，而應按照出差人員提交的車票、飛機票等單據如實填寫行程地點，比如“麗水至建德”，需填寫為“麗水至杭州”“杭州至建德”，以詳細反映行程信息。⑦對于無車票的情況。若是車票遺失則需提供12306的購票截圖，證明此次行程真實有效；若是搭順風的情況，則要求出差人員填寫相關說明并簽字；自駕出行時，則要求出差人員提供過路費ETC扣款信息，證實確實發生了本次出差行程事項。⑧如遇報銷人員受邀擔任評委講師等情況，則需要和報銷人員確認，是否領取主辦方發放的專家費或者講課補貼，如未領取相關補貼，則需填寫說明承諾該情況屬實并簽字，可以憑票據進行出差費用的報銷。若已領取主辦方發放的相關補貼，則只能報銷交通費用，不得領取伙食補貼和公雜費。

3.2.2 財務人員應具備自我提升意識

①認真學習相關文件和規章制度，吃透政策，并積極參加當地財政部門舉辦的業務培訓；同時認真學習當地財政印發的業務手冊，業務手冊是依據目前執行的常用文件、政策歸納整理、結合財務人員實際工作中審核、支付業務的重點和難點問題的實用教程，熟記業務手冊上的內容，可以提升財務人員的日常業務能力。②細心記錄在差旅費報銷工作中遇到的問題和困難，及時上報科室負責人。匯總的問題可在例行科務會中進行全員學習和討論，集思廣益，加深印象，提升財務人員的業務能力。

3.2.3 財務人員要端正工作態度，照章辦事，控制違規風險

①科室內部可以組織財務人員對差旅費違規報銷案例進行學習，剖析違規事項的事實和根源，總結經驗教訓，提升財務人員的職業道德素質。尤其是認真研討發生在身邊的警示案例，在科室財務人員年輕化的當下，更需要定期進行風險警示教育，將廉政問題作為懸在頭頂的達摩克利斯之劍時刻牢記。②除了精進業務能力，擁有過硬的業務技能外，還要具備良好的職業道德。財務人員的職業道德包括愛崗敬業、依法辦事、客觀公正等，要定期開展學習法律法規的活動，養成職業道德問題“回頭看”的習慣，依法把好合規關，堅決抵制歪風邪氣，敢于同違法亂紀的行為作斗爭，對報銷人員一視同仁，不藏私心，不厚此薄彼，不利用對政策法規的了解鉆空子，思想上做到為職工全心服務。③在外部監督上，院內紀檢部門可以通過廉政談話等方式，比如可以詢問員工最近有無收受他人禮品的情況，其他同事有無類似的情況，及時關注了解職工思想道德動向，防微杜漸。審計部門可以定期或不定期開展差旅費報銷憑證抽查，了解差旅費是否存在不合規、不合理的報銷情況，有了這些外部門的監督，在一定程度上可以規避醫院財務內控管理的部分風險[2]。

3.2.4 財務人員要改善服務態度

①對待不理解報銷標準的同事，要做到耐心接待，細心解釋，不急不躁，對于缺少審批資料的情況，要一次性將缺失的資料和報銷人員解釋清楚，做到“最多跑一次”，讓報銷人員不來回奔波，提高效率。②提升對外接待時的親和力，能夠緩解財務人員容易態度不佳的刻板印象，既有利于提升科室人員形象，也有利于提升整個科室的對外形象。

3.3 制度方面需要及時優化更新

①公立醫院應該根據實際情況，簡化報銷流程和手續，制定出適合本院實際的差旅費管理辦法，使財務人員和報銷人員有法可依、有章可循。同時及時更新不適用于新形勢下現代化醫院建設的舊制度，跟上醫院精細化管理建設的步伐。②在具備一定條件時，可以推行公務卡結算制度，通過公務卡的使用，財務人員可以對出差過程中產生的費用流水逐筆查證核對，提高資金使用的透明度，加強財務監督與財務管理能力，減少結算環節，減輕工作量[3]。

3.4 加快會計信息化建設

(1)在現有的信息化基礎上，可以依托差旅費報銷管理系統平臺，讓線上信息技術參與差旅費報銷的全過程，實現申報—審批—上傳差旅費相關資料—審核—結算匯款(轉公務卡)的線上全過程管理。并且可以隨時查詢差旅費相關政策的標準，了解此次出差是否超出標準，減少資金損失；同時系統內嵌差旅住宿標準，補貼定額等，實現部分數據自動填入，自動審核，從而避免人工手填單的失誤和多次核對，減輕工作量，提高報銷效率；加入信息采集功能，與銀行網銀系統和財務軟件系統數據庫對接數據，加快支付速度，實現自動錄入并生成憑證，提高憑證制單效率[3]。

(2)差旅費報銷管理系統平臺可增加報銷時間提醒功能。在相關人員返程后的報銷截止日內，自動提醒報銷人員該筆費用未報銷，可以提高報銷的及時性。

(3)差旅費報銷管理系統平臺增加報銷標準查詢模塊，讓出差人員可以隨時通過手機、電腦等移動設備及時查看報銷標準，根據標準開具票據。

(4)差旅費報銷信息化全過程改進后，相關責任人線上審批，財務人員線上審核，審核通過后支付報銷款，支付后自動生成憑證，能夠提高出差審批效率，讓相關人員及時查詢報銷進度，告別差旅費傳統報銷模式，實現報銷線上一站式體驗。差旅費報銷信息化建設是符合現代化公立醫院精細化管理的先進措施，優化后能夠更好地為廣大職工服務。

4 結論

綜上所述，實現差旅費報銷的精細化管理，客觀上需要及時完善報銷制度，做到服務于不斷變化的實際情況；提高差旅費報銷信息化程度，從根本上減少紙質資料的存檔，精簡報銷流程，加快審批速度，鼓勵使用公務卡結算，提高資金使用透明度，減少手工制單，提高審核效率，保證報銷金額計算的準確度，加快匯款速度。主觀上要加強差旅費報銷常識的宣傳，讓職工熟悉基本報銷標準，減少退單率和資金損失；提高財務人員的綜合業務能力，牢記政策文件，更新業務知識；并做到端正工作態度，從嚴把關，一視同仁，同時加強廉政教育，學習相關警示案例，做到警鐘長鳴。據此，在日常工作中，需要不斷通過精細化管理的思想來指導財務工作，規范醫院內部整體財務環境，從而為醫院健康持續發展創造條件。