關于內部審計促進科研耗材管理作用探析

程曉梅

隨著經濟社會的發展和科技水平的提升，社會對科研質量要求越來越高。科研耗材作為保證科研順利開展的基礎，具有極其重要的作用。每年的科研耗材是科研院所的一項必需研發支出，因此必須做好財務和稅務方面的記錄。內部審計應對科研耗材方面的財務支出進行審查和監督，保證科研耗材費用的準確、科學。基于此，本文在簡單介紹了有關科研耗材的相關內容后，指出了科研耗材管理中存在的問題，并提出了有針對性的策略，以充分發揮內部審計對科研耗材管理的促進作用。

科研實力是衡量科研院所實力的重要指標。隨著科技水平的提升，國家對科研院所重視程度不斷加大，經費投入不斷增加，并出臺相關政策，以保證科研項目的正常推進。每個科研項目的開展都離不開科研耗材的使用，但是每個項目使用到的材料不盡相同，這就需要做好整理。政府出臺“放管服”政策，為相關科研人員提供更大的科研權限。相較而言，科研人員更加注重科研過程和結果，而對科研耗材管理的專業程度不足，所以會出現科研經費超支的現象，因此需要引入內部審計，以提升科研耗材管理水平。

一、科研耗材概述

（一）科研耗材的概念

科研耗材作為耗材的重要組成部分，是指科研人員在進行科學實驗過程中需要用到的各種試劑、培養基、實驗器材等材料。不同的科研實驗會用到多種不同的耗材，而科學實驗的結果會直接受到科研耗材質量的影響，因此必須做好品質控制。

（二）科研耗材的種類

各行業的順利運行都離不開耗材。耗材的涵蓋范圍極其廣泛，如辦公、科研、生產等領域，并且一般指需要定期使用和更換的物品。科研耗材主要包括科研項目在研究開發過程中必須使用的各種原材料、輔助材料、成品、半成品、存儲器、元器件、陪試品和專用低值易耗品。如科研試劑、實驗器材等耗材，具有消耗快、更換頻繁、使用周期短、專業要求高、品種多樣、不確定性強等特征。

二、科研耗材管理中存在的問題

（一）對“放管服”政策的片面理解

政府出臺“放管服”政策，提出簡政放權、放管結合、優化服務的目標，并要不斷創新和優化科研經費管理手段，給予科研人員更大的自由度，調動科研人員的積極性，釋放更多的活力。針對科研耗材管理，有些科研人員更加注重科研結果，對“放管服”政策進行解讀時，存在片面理解的情況。有些科研人員會將重點聚焦在“放”“服”方面，認為國家已經強調簡政放權和優化服務，所以科研人員應充分調度和支配科研經費，不愿過多接受相關部門的管理和干預。有些科研人員認為，其所在單位對于科研經費只是“代為管理”，所以應減少審批流程，確保其經費使用的自主權。但“放管服”政策是一個整體性的概念，放權的同時必須接受管理，避免科研工作陷入無序的狀態。優化服務應在遵守國家法律法規的基礎上不斷提升服務水平。

對于“放管服”政策的片面理解，導致各種科研耗材經費與其他支出欄目發生混亂，材料費歸集超出科研經費預算，使“放管服”政策的約束能力下降。科研耗材管理力度不足，可能會違背經費開支合法性要求，使科研耗材預算流程存在問題，導致科研耗材項目難以實現正常報銷或者是盲目報銷，影響科研進度，降低科研人員的工作積極性。如何正確理解“放管服”政策，是相關人員應重點思考和解決的問題。

（二）監督力度不足

不同科研項目對于科研耗材的種類和品質要求各不相同，哪怕是同一材料不同的生產廠家也會面臨不同的實驗結果。其實驗結果對科研耗材的精度和準度具有極高的要求。科研負責人需要在有限的科研經費下采購合適的耗材，將每筆經費用到關鍵的地方。但是科研耗材部門由于人數有限，有些在編人員并不完全具備科研經驗，而科研耗材涉及的種類多、范圍廣以及專業性極強，所以科研耗材管理人員難免出現力不從心、專業程度不足的現象，影響科研耗材管理水平。如果實行集中采購科研耗材的管理辦法，容易導致采購質量不足的問題，難以滿足科研人員的實驗需求，影響科研進度。有些科研院所對化學藥品、有害氣體、易燃易爆等物資進行集中統一采購，其他材料由科研人員根據使用需求進行自主采購。科研耗材的采購要有一個完整的流程，如計劃、購買、保管、儲存等，因此需要專門的部門進行負責。科研人員常常忙于課題研究，因此會忽略科研耗材管理，致使流程管理不到位，如將采購的材料不經登記直接使用，造成賬實不相符、費用管理混亂的現象。

（三）內部控制約束不足

實現科研耗材高效化管理的重要保障，就是建立健全的內部控制約束制度。有些科研耗材管理制度會與內部控制約束機制相悖，影響耗材管理水平。例如，不同的科研耗材在管理上會存在差異性，一般金額較小的耗材可以將采購權利交給項目課題組。但是課題組會額外承擔登記、驗收等工作，票據報銷會涉及經辦人、驗收人以及負責人的簽收工作。有時為了追趕課題進度，科研人員并未按照規章制度領用耗材，事后再補辦手續，這就容易產生錯賬、漏賬的現象，使賬面數據與實際資金不相符，給內部審計開展科研經費的監管增加了難度。甚至有些相關人員會利用管理上的漏洞來捏造賬目，增加科研耗材經費支出，從而套取科研經費。

（四）科研耗材信息化程度不足

優化和創新科研耗材管理辦法是提升科研經費管理水平的重要舉措。但是近年來科研任務呈現指數級增長，信息量驟增，給科研人員帶來巨大的壓力。另外，由于科研經費有限，為了合理化使用經費，負責部門會多次對比同一材料的價格，這也使科研人員面臨繁重的事務性工作，難以專心從事科研工作。科研耗材管理主要以人工記錄為主，從采購到材料入庫仍使用手工臺賬，對信息化利用程度相對較低，難以充分發揮信息化在科研耗材管理中的作用。傳統的管理辦法較為僵化和單一，管理效率不高，難以實現科研耗材的精細化管理。如果只依靠手工記錄信息，對于各種材料的入庫和出庫難以做到準確記憶，會在后期采購時出現重復采買的情況，占用科研經費。另外，由于科研耗材信息化管理程度不高，因此難以實現采購部門、課題組、財務部門與審計部門的信息共享，所以部門之間會存在較高的溝通成本，影響科研效率和進度。所以，科研耗材應加強信息化管理，將計劃到驗收實現全流程作業，以便進行高效監管，確保耗材信息的公開透明，提升科研耗材管理水平。

（五）科研耗材管理部門與內部審計部門的配合不到位

科研經費管理涉及科研、財務、審計以及資產等多部門聯合作業，但是在科研耗材管理和內部審計的實際溝通運作中會存在一些問題。科研院所現行管理方式與科研耗材管理部門的運作會出現相悖的情況，機構和人員相對較為臃腫，難以充分發揮人力資源優勢。多部門作業需要部門之間實現高效的聯系和溝通，但是很多部門人員的職責劃分不夠清晰，一旦出現問題就會互相推諉、扯皮，影響科研耗材管理效率。例如，科研部門需要負責科研項目的立項、審批與結題等工作，財務部門則負責票據報銷等工作，而內審部門需要結題后開展決算審計工作。這些部門看似都在完成各自的工作，但是忽視了部門之間的聯系和溝通，缺乏全流程的內部審計跟蹤，致使內部審計工作在科研耗材管理中發揮的作用極其有限。

三、內部審計對科研耗材管理的促進作用及優化策略

（一）實現放管平衡

科研人員必須對“放管服”政策進行深入理解和精準把控，將其具體措施落實到位，確保各項工作是依法依規進行的。科研院所相關職能部門要協商和討論國家“放管服”政策的要點，并且清晰界定每位員工的職責，結合單位的實際情況，優化服務工作。對科研人員進行定期培訓，讓科研人員了解科研耗材的范圍和報銷流程，為其樹立“放管服”理念并非完全交由其自主調用經費，所有的工作都應在制度框架下進行，保證每項科研耗材經費都符合審批標準。在遵守制度的前提下，科研人員可以自主行使經費的使用權和管理權。通過實際調查可以知道，科研耗材必須實行規矩在先、責任自負的管理方式，建立權責清晰、可行性強的“放管服”制度，即制度框架搭建完畢之后，保證制度的落地執行，之后給予科研人員耗材管理的自主權，讓科研人員樹立責任意識，確保科研耗材的科學使用，避免誤用、濫用。項目負責人應保證科研經費的合理使用，自覺接受內部審計部門的監督和審查，一旦發現問題，就要及時整改，避免問題的擴大化，影響科研項目進展。

（二）加大審計監督力度

由于科研實驗的特殊性加上各單位對人員精簡的要求，科研院所將在采購門檻下的耗材自主權交由項目課題組負責，這有利于實現簡政放權、高效管理的目標。強化科研耗材管理的關鍵，在于正確處理監督與被監督的關系。

第一，建立科研耗材出入庫登記與管理制度。構建完整的科研耗材管理流程，明確科研耗材驗收是極為重要的工作，這是保證耗材品質的關鍵環節，因此相關部門應做好驗收工作，隨機抽查采購的耗材，檢查其是否符合國家質量標準，完善驗收流程。

第二，強化采購和驗收管理質量，確保采購、批準與驗收等崗位不存在職能交叉的問題，各自行使監督與審查權利。科研耗材管理部門應設置專門的采購人員、驗收人員與資產管理人員等，在采購完成之后將耗材集中統一實現入庫管理，并經物資管理人員簽字之后再進行財務報銷。資產管理部門要對相關人員進行定期培訓，增強其職業道德，培養其廉潔奉公的思想，避免出現以權謀私的現象。

第三，強化內部審計監督機制。內部審計部門應對科研耗材的流程進行全方位跟蹤和審查，加強日常檢查結果監督。從科研項目立項開始，內部審計人員就予以介入，審查項目預算編制中科研耗材是否能適應科研工作的需要，可操作性是否可行，是否符合財務管理制度。從源頭上堵塞漏洞，同時也可以避免出現一些“先天不足”的事情。加強事中控制，定期對科研項目進行檢查，及時查明科研耗材的使用效率，有利于項目及時采取措施糾正偏差，改善管理，保證科研項目順利實施。項目完成后，通過事后審計，對已發生的科研耗材經濟業務的真實性、合法性、效益性做出全面的評價。

（三）建立和健全內部控制約束制度

科研院所在進行科研耗材管理時，要在內部控制約束制度的框架下進行。內部控制約束制度是自上而下的，涵蓋財務制度、內部審計制度、人力資源管理制度等內容，各個制度之間相互協作、穩定運行，從而為科研耗材管理制度的落實和執行提供保障。例如，相關人員應做好科研耗材臺賬登記，對于檢查不合格的材料不得入庫，將所有采購到的耗材分類歸檔、登記造冊。科研人員在進行材料領用時，要做好交接手續，確保領用手續完備，實現賬實相符。內部審計部門應對耗材臺賬進行定期抽查，將出庫臺賬和實驗室使用耗材數量進行比對，確保數據無誤。內部審計部門可以和財務部門進行聯合作業，抽查賬目，圍繞抽查中發現的共性問題進行深入延伸審計，并對相關問題進行綜合分析和總結，建立完善的內部控制約束體系。

（四）強化科研耗材信息化建設程度

隨著信息化程度的不斷加深，科研耗材管理應開發和引進信息化系統，以規范日常工作，實現對耗材信息的高度共享，用信息系統完成對完整流程的錄入和管理。隨著信息系統的建設，金額較小的科研耗材可能會存在盲區，所以應將其納入信息化建設的重點內容，并通過公開交易平臺進行競價購買科研耗材，降低采購成本。科研人員在進行耗材申購時，除了科研課題組內部審核通過之外，還需要通過項目主管部門、采購合同管理部門審核。統一平臺不僅可以將耗材價格控制在合理的范圍內，還可以對耗材的使用實現動態監管和信息采集，確保采購的科學性和合理性。

（五）建立內審和外部資源相互配合機制

科研院所內部審計人員資源有限，所以為了保證對科研項目審計工作的順利開展，需有效調配人力資源，除專職審計人員，可聘請法律、合規、財務、采購等業務專家，組建高水平、高素質的內部審計隊伍，亦可聘請專業會計師事務所，確保對科研項目審計的專業性。內部審計難以對科研耗材實現全面的監督和管理，因此還需接受外部審計。內部審計和外部審計相互配合，制訂和優化實施細則，明確各崗位人員的職能，形成完善嚴密的科研耗材管理體系。

結語：

科研耗材是保證科研項目順利開展的重要工具，其具有鮮明的特征。但是在科研耗材管理過程中會因不合理的流程和操作導致科研經費超支，所以需要對經費運作進行審查和監督。開展內部審計可以提升科研耗材管理水平，優化管理流程，實現增速提效。