公路工程檔案管理信息化的建設研究

雷香娥

（長沙金良工程技術咨詢有限公司，湖南長沙 410000）

0 引言

公路工程建設是基礎設施建設中的主要部分，隨著公路工程建設項目的增多，產生巨量的工程檔案。而傳統的檔案管理體系、模式及方法已無法完全適應檔案體量的高速增長，檔案管理信息化建設勢在必行。近年來，隨著計算機、存儲、互聯網、物聯網技術的突破和普及應用，4G 通信和5G 通信技術的迭代升級，區塊鏈技術應用場景的拓展，工程檔案信息化建設的基礎條件日漸完備，檔案管理信息化也在近10 年取得長足進步，信息化程度顯著提升。然而，將檔案信息化置于“數字中國”“智慧城市”“大數據”的時代大背景下進行考量，還需要對公路工程檔案信息化建設進行深入研究。

1 公路工程檔案管理信息化建設的重要意義

1.1 可以降低檔案管理難度

我國公路工程建設具有較強的系統性、行業性與專業性，且施工工序繁多、新技術新材料新工藝更新快、建設周期較長，檔案工作全周期時間跨度大，檔案生成、歸檔、管理、利用等各階段工作的參與人員多，檔案轉移次數多，其中制約因素多、人為不確定因素增加，這會提高管理過程的復雜性，容易出現檔案資料缺失和檔案管理不規范的問題，進而增加了檔案全周期管理工作的難度。而推動公路工程檔案管理信息化建設，加強對計算機、存儲、軟件等信息技術的應用，通過檔案軟件系統實現檔案電子化，更易于管理規范和標準的推行、執行。同時，檔案的組卷和檢索也會變得簡單，既能減輕檔案工作人員的工作負擔，又可減少因人而異的主觀性對檔案管理規范性和管理質量的影響，從而降低工作難度。

1.2 可以提高檔案管理效率

近年來，隨著我國信息技術的不斷發展與進步，應用場景不斷拓展，其在公路工程檔案管理領域的應用也不斷深入。在計算機技術、存儲技術和互聯網技術的加持下，檔案歸檔、保管、檢索、利用效率大大提升。實現了檔案資料數字化，讓有形的紙質介質變成無形的數字介質，讓物質轉移變為數據傳輸；元數據實現檢索電腦化，檔案整理、分析從人工處理轉變為計算機處理。此外，在互聯網的支撐下，實現了信息共享，大大提高查閱檔案的便利度。如此，既節約檔案管理人員的工作時間，也節約有檔案服務需求人員的工作時間，提高檔案管理工作和服務利用的整體效率，推動了我國公路工程檔案管理工作的順利開展[1]。

1.3 可以防止檔案資料缺失現象

在信息技術的支撐下，我國公路工程檔案管理手工填制工作模式逐漸被自動化工作模式取代，該模式可確保數據的完整性和檔案的完整性。一方面，檔案管理人員在實際工作過程中不必對每一項數據信息進行人工計算核對，將數據信息錄入信息化管理系統中便可實現數據自動核對、糾錯。同時，在檔案管理工作中，工作人員也可利用信息技術實時保存重要數據資料，從而避免檔案資料數據信息缺失和檔案丟失等現象。另一方面，檔案管理系統可對工程項目檔案進行規范化分類，可保證檔案資料的層次、條理清晰，這能為檔案的完整性提供有力保障。

1.4 可以降低檔案管理成本

第一，公路工程檔案管理信息化建設，能將紙質檔案資料轉換為數字檔案，從而大大降低資料管理成本，同時能有效避免紙質檔案因保管不當或遭受災害而損毀。

第二，電子檔案對保管環境的要求更低，也不需要占用大量的存儲空間，這樣可直接降低檔案存儲場地和設施成本。

第三，在傳統的紙質檔案管理模式下，需要固定的工作人員，進行館（室）管理、檔案維護、檔案檢索查閱，人力資源成本較高，而電子檔案管理模式可大大降低人力資源成本[2]。

2 公路工程檔案管理信息化發展進程

2.1 檔案管理信息化的提出和背景

1994 年，我國全功能接入互聯網，隨后在1997 年的首屆信息化工作會議上提出，要廣泛應用現代信息技術。從20 世紀末至21 世紀初，檔案管理面臨諸多挑戰。紙質檔案和電子檔案雙雙增長，對檔案管理工作提出更高要求，出現了檔案場館不足、檔案管理體制機制與檔案類型規模發展不相適應的矛盾。因此，在引入計算機輔助管理的基礎上，開展目錄數據庫建設、電子檔案保管有關工作。國家愈發重視檔案信息化工作，越來越多的人關注并參與相關研究。2002年，國家檔案局、中央檔案館發布《全國檔案信息化建設實施綱要》，首次單獨就檔案領域的信息化工作發布實施計劃，制訂了“十五”期間的任務和目標，檔案信息化基礎設施建設正式啟動。

2.2 檔案管理信息技術應用的發展

公路工程檔案管理信息化建設必須依托計算機、存儲、互聯網、通信等信息技術，所以檔案管理信息化是伴隨著信息技術的發展進步而發展進步的，每一次信息技術大突破和飛躍，都能給檔案管理信息化帶來巨大的推動力，能不斷提高信息化程度。從不同的技術層面解析信息化的發展：網絡技術層面，檔案管理信息化已經走過了單機、局域網、互聯網的發展歷程；計算機應用層面，從最初的計算機輔助檢索，到數字化檔案存儲、元數據建立，發展到電子檔案系統的應用；通信技術層面，信息化已經從3G、4G，發展到5G應用，通信速率已經不是阻礙檔案管理信息化的因素；檔案存儲形態層面，從傳統的“單套制”紙質檔案，發展到紙質檔案數字化、重要電子檔案紙質化，形成紙質檔案和電子檔案共存的“雙套制”。

2.3 檔案管理信息化對專業人才的需求變化

檔案管理的信息化變革，信息技術與檔案管理的融合，勢必帶動更多行業的專業人員參與其中。在過去的紙質檔案“單套制”時代，在檔案的產生、組卷、歸檔、管理、利用的各個階段，涉及的行業和專業比較單一。而隨著信息化不斷發展、檔案電子化程度的不斷提高，檔案管理工作涉及的行業領域也在不斷擴大。在此背景下，為了更好地提高檔案管理信息化水平，相關工作人員在知識結構上必須與時俱進，掌握必備的信息技術基礎知識和操作技能，形成較強的綜合能力，這樣才能促進公路工程檔案管理信息化工作的順利開展[3]。

2.4 檔案管理信息化與制度體系的革新

在人類文明的進步史上，每一次技術革命都會催生新的制度體系，且二者相輔相成。信息技術領域如此，檔案管理信息化也是如此。自21 世紀初檔案信息化建設提上日程以來，一系列標準、規范、規定、辦法陸續制定推出并不斷得以完善，國家相繼發布《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31—2017）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894—2002）、《數字檔案館建設指南》（檔辦〔2010〕116 號）、《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7 號）、《數字檔案館系統測試辦法》（檔 辦 發〔2014〕6 號）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50—2014）、《檔案信息系統運行維護規范》（DA/T 56—2014）。制度體系的逐步建立和完善，在引導檔案管理信息化建設向正確的方向快速發展的同時，也見證信息化建設的各個發展階段。及時建立規范化的制度體系可加快信息化建設進程，反之則會阻礙其發展腳步[4]。

2.5 檔案管理信息化的安全風險

安全是檔案管理信息化建設的前提條件，是底線要求。自2013 年以來，國家已連續舉辦10 屆互聯網安全大會，全社會的安全意識、安全防范技術能力不斷提高。但也應該看到，“防范不安全”與“制造不安全”之間的對立和斗爭將長期存在，而檔案領域保密工作要求更高，如果檔案管理信息化系統遭受攻擊，輕則導致工作暫停，重則導致數據被破壞，將引發嚴重后果。所以，推動檔案管理領域信息化建設，要按照《信息安全技術網絡安全等級保護基本要求》（GB/T 22239—2019），將安全防護系統的打造與檔案信息管理系統同步策劃、同步建設、同步測試，經評估合格方能推廣實施。同時，要不斷升級公路工程檔案安全系統，提高防范水平，并推動電子檔案異地異質存儲，以有效保證檔案數據信息的安全性[6]。

3 公路工程檔案管理信息化建設的路徑

3.1 信息化制度體系的建設

信息化技術在21 世紀獲得飛速發展，雖然技術更新速度快，但應用在檔案管理領域的時間不長。這就意味著，在全球范圍內沒有可供參考的樣板，也沒有一勞永逸的模式，必須獨立探索、研究，并結合自身特點和需求，建立統一的、科學的、先進的檔案信息化標準和規范，以此推動信息化進程、引導信息化發展方向、規范信息化建設、維護信息化安全。

從過去的發展情況來看，在國家“十五”到“十三五”期間，相繼發布了關于檔案數字化、電子化方面的系列政策文件，為檔案信息化建設提供可靠依據。然而，這些政策文件也需要隨著信息化技術的不斷發展不斷推陳出新，如曾經的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》已進階為《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784—2021）。由此可以見，檔案信息化制度體系的建設不能一蹴而就，必須因時因勢推出和動態更新。國家信息化部門和檔案主管部門要配備專門機構，負責制度體系的更新，常態化跟進規范性文件的“廢改立”工作，以確保制度體系的全面性、先進性、及時性和規范性。

3.2 檔案事業人才的培養與供給

人才是第一資源，檔案事業的發展需要充足的人才資源作支撐，專業人才培養體系建設必須先行。當前，高等院校的檔案專業以檔案學為主，與20 年前的專業設置并沒有太大的不同，專業設置的單一性導致的檔案人才不足、檔案人才層次不足等問題日漸凸顯。一方面，檔案專業的細分專業不足，導致檔案管理高層次專業人才供給不足。另一方面，職業高級中學少有開設檔案專業，檔案管理應用型技能人才培養不足。由于上述兩個方面原因，導致公路工程領域的檔案管理工作人員主要來自工程類專業，此類人員因未接受過系統性的檔案管理教育，故缺乏檔案管理理論功底，工作中缺少創新性，對檔案管理工作整體水平提升的貢獻度不夠。

人才供給的主動改革是推動新時代檔案管理信息化建設的有效途徑，因此面對新時代檔案管理信息化建設的新形勢和新任務，必須先補足人才資源。

第一，要豐富檔案專業人才層次，進行檔案人才需求調研，以檔案學專業為基礎在專業設置上按需配置，除增加檔案專業人員外，也要適當增加檔案軟件開發方面的專業人員，并培養復合型人才。

第二，除本科和研究生教育外，還要將應用型人才培養納入高職教育。

第三，要加強組織檔案管理信息化方面的培訓教育，及時推進檔案管理信息化的規范、要求和實務的普及，提高檔案管理從業者的專業水平和增強履職能力。

3.3 推進工作機制的建設

按照“存量數字化、增量電子化”的總體思路，經過近10 年的快速發展，當前公路工程檔案管理信息化已得到普及，電子化程度也穩步提升，實現了“單套制”向“雙套制”的轉變，在電子票據、電子證照等領域已經實現“單套制”無紙化管理。數字化檔案館從試點建設到示范建設，全國已經建成6000 余家。在政務、民生等領域，檔案管理信息化程度處于領先地位，但公路工程檔案領域的電子化程度相對較低。

進入“十四五”階段，國家發布《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，提出檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系“四個體系”建設，各省也相繼出臺了“十四五”檔案事業發展規劃，規劃的實施落地任重道遠。在公路工程檔案領域，因檔案行業和工程行業的交叉，故更需要加強保障機制的建設。需要政府規劃引導，工程行業、檔案行業主管部門主導負責，產業主體深度參與和積極響應，還要緊緊依靠科研機構、高等院校、科技企業投入研發，推動檔案管理軟件系統科研成果的轉化應用，嘗試建立省級層面的工程檔案管理系統，協調推進基礎設施建設與軟件開發建設，探索區塊鏈技術的應用，推動“數字檔案”向“智慧檔案”的遞進。

4 結語

綜上所述，公路工程檔案管理信息化建設有重大意義，且目前已取得顯著成果，在“存量電子化”“增量電子化”、數字檔案館建設、制度體系建設等方面取得了長足發展。“十四五”時期，在國家檔案事業發展規劃的指引下，各省應明確公路工程檔案事業發展的分類規劃，細化實施路徑，推動制度體系建設，加強人才隊伍建設，著力完善工作推進機制，突出檔案安全防范，進而推動新時代檔案事業高質量發展。