大數據背景下RPA 技術在物供企業信息化管理中的應用
——以S 分公司為例

◎文/東巖

一、前言

S 分公司是某物資魯南區域物供公司下屬公司，于2021 年11 月11 日注冊成立， 承擔棗礦區域內煤炭、化工、電力、裝備制造等生產建設單位所有物資的采購、倉儲、配送等職責，具有計劃管理、采購管理、供應商管理、物料管理、倉儲管理、物流配送、招標采購、合同簽訂、貨款結算、廢舊物資管理等職能。 魯南分公司自成立以來，以協同創效、降本提效為目標，圍繞“安全保供、集采創效、規范運行、模式創新”核心思路，積極探索以5G、大數據、物聯網、人工智能等技術助推物供管理數字化轉型，以改革激發活力、以創新催生動能、以服務做優物供，致力于推進采購規模創效、采購模式創新、區域設備統一、數智化平臺建設、透明化倉儲管理、清單式物供管理，努力實現物供管理從“數字化”到“數智化”的飛躍。2022 年，按照精益物供管理要求，S 分公司積極開展RPA 技術推廣活動，以RPA 技術應用為核心服務，研發RPA 自動化程序機器人，營造了濃厚的創新氛圍，并取得了良好的應用效果。

二、RPA 在物供企業信息化管理中的應用

隨著信息技術的發展， 雖然物供行業在不斷通過使用大型信息化系統提升運營管理效率和水平， 但由于信息系統構建時間長、異構系統集成難度高等原因，導致重復、繁瑣的事務性工作仍由大量的人工來完成，業務人員負擔較重。

（一）RPA 技術簡介

RPA（Robotic Process Automation）并不是專門為物供工作開發出來的，但基于物供工作標準化的特點，RPA 技術在物供領域的應用異常豐富。所謂RPA 機器人，就是以機器人模擬業務人員， 將物資供應管理過程中發生的各項業務經過梳理，通過流程自動化完成操作的技術。

（二）RPA 技術應用領域

目前，S 分公司RPA 技術推廣應用主要在以下領域：自動編輯采購合同并上傳于系統完成合同的電子簽約、自動編輯財務付款報賬單并完成影像上傳、 自動開具標書費發票、自動編輯采購付款報賬單，在電子招標平臺中開具標書費、中標服務費發票并完成打印、自動審核網站會員、自動查詢“我的鋼鐵網”廢鋼價格指數、自動提交廢舊物資保證金退款報賬單、自動在“縱橫易購”尋源中創建詢價項目等。

三、RPA 技術在S 分公司應用案例

S 分公司自成立以來，業務員每個月平均需要在智慧法務系統中簽訂近600 份合同， 在山東能源財務共享門戶創建報賬單400 多份，特別是系統上線期初，每天簽訂將近50 份合同，大大增加了業務員的工作量。 同時，業務員除了完成合同簽訂、財務付款單創建業務，還需要完成二級集采招標（談判）方案制定、供應商管理、價格管理、到貨管理、貨款結算、物料主數據審核等相關工作。 因此，RPA 技術的推廣應用，有助于業務員從日常的、機械的工作中解放出來，減輕業務人員負擔，激發業務人員活力，發揮業務人員專業特長，支撐公司生產經營決策，而且有助于減少企業用人成本，提高公司效益與效率。

（一）合同簽訂機器人

合同簽訂機器人共包括3 個程序， 分別為起草機器人、上傳機器人、回傳機器人。

1.通過單點登錄，點智慧法務選擇頁面上方合同管理選項，進入合同草稿箱。

2.選擇合同名稱為空的合同，點擊編輯合同名稱，先任意編輯個名字， 點擊合同類型進入下拉界面選擇“G2001-寄售合同”，合同業務屬性點擊“一般合同”，合同模板類型點擊“公司模板”，再點擊“選擇合同文本”彈出頁面，勾選“G2001001”，點擊“確定”，然后點擊下一步。

3.根據“合同標的物”中物料描述，復制第一項物料描述名稱， 點擊上一步， 在合同名稱欄里粘貼物料描述名稱，點擊下一步，收付款條件選擇“其他”，結算方式選擇“商業承兌、銀行承兌”，合同簽訂日期為空，合同有效期開始日期選擇當天，結束日期選擇下一年當天日期，后續單據類型選擇“ZC99-寄售合同”，點擊下方“生成合同文本”，彈出提示頁面：（請確認數據是否正確：當前合同編號為：）選擇確定，彈出頁面，要打開Web Office Protocol嗎？ 點擊打開Web Office Protocol。

4.進入簽定合同插件頁面，點擊回填文本。

（1）合同第二條，商品質量要求-產品質量三包，質保期自使用后*** 月。 修改為產品質量三包，質保期自使用后12 個月；

（2）第五條結算條款改為：寄售物資的價格確定，依據最近一次詢比價、集體商務洽談、招投標、競爭性談判、年度框架談判等結果，經雙方協商確定后執行；

（3）根據代銷人開票通知單寄售人開具全額增值稅專用發票，發票掛賬后，代銷人次月起每月按掛賬余額的30%支付一年期銀行電子承兌匯票結算。

5.根據共享文檔表，自動獲取供應商信息，如果沒有供應商信息的， 暫存合同， 并通過公眾號反饋給業務人員，在后臺列出執行情況（全部編輯完成、缺少供應商信息等）供業務人員查詢；第二天再將上一天未編輯完成的合同自動再執行一遍，補充供應商信息。

合同簽訂機器人代替了合同簽訂過程中起草、 電子簽約、影像上傳及最終簽約的人工操作，除合同審批需人工操作，其余作業全部實現了無人化。 自2023 年2 月上線運行以來，累計運行3179 小時，簽訂合同37718 份。

（二）財務報賬機器人

業務人員將本月審核通過的采購付款計劃按照RPA付款模板要求制作電子表格， 將表格拷貝至RPA 電腦即可啟動財務報賬機器人程序。

1.登錄財務共享門戶，點擊新建報賬單，選擇通用業務-付款業務-掛賬后付款業務類型。

2.進入報賬單詳情，編輯報賬單信息，填寫附件張數：1，選擇列支渠道：部門費用、WBS 元素無關，選擇結算方式：掛賬后付款，點擊下一步。

3.編輯供應商信息，點擊“供應商編碼”，輸入供應商名稱（電子表格查找）點擊執行，雙擊選中對應的供應商。

4.編輯掛賬信息，點擊“選擇掛賬”，在“業務類型”輸入“集成采購掛賬結算”，點擊執行，點擊全選按鈕，點擊確定，根據電子表格付款金額（比如金額30 萬，根據行項目合計出付款金額），填寫付款交易金額選擇相應的行項目。 如果第一行滿足付款金額，其他行項目刪除。

5.編輯付款信息，選擇支付方式：僅承兌匯票支付→收款人賬號，點擊執行→點擊付款人賬號→點擊結算戶，輸入交易貨幣金額 （根據電子表格內數據）→支付方式，選擇應付銀行承兌→填寫交易金額（根據付款金額）→填寫付款摘要： 付+供應商全稱+貨款點擊保存插入全選點擊執行點擊，保存，提交。

自2023 年3 月上線運行以來， 累計運行290 小時，自動創建S 分公司付款報賬單2021 條。

（三）廢舊價格查詢機器人

查詢機器人每天自動登錄 “我的鋼鐵網”“水泥網”，分別查詢重型廢鋼（山東）價格數據、全國水泥價格指數（CEMPI）數據，用于廢舊物資處置平臺計算指導價。

四、RPA 在物供領域應用的適用性和局限性

（一）RPA 在物供領域應用的適用性

RPA 特別適用于大量重復、規則明確、標準化流程高的操作。 在這些操作中，RPA 機器人可以執行機械性的任務，如合同簽訂、財務開票、財務報賬、廢舊價格查詢、廢舊報賬單編輯、物資采購尋源等。 這些操作往往具有高度的重復性， 而且不需要機器做出評估和判斷， 因此，RPA機器人能夠穩定、高效地執行，從而減輕員工的負擔，提升工作效率。RPA 可以承擔大容量的數據計算、比對和驗證任務， 這些工作在傳統人工處理中往往耗費大量時間和精力，并且容易出錯。 財務機器人是一個典型的例子，它可以24 小時不間斷地重復計算、核對數據，并且具有極高的精確度。 這不僅減少了人力成本，還提高了數據處理的準確性，有助于減少錯誤和風險。 當企業擁有多個系統， 而這些系統之間不互相開放，RPA 可以發揮重要作用。RPA 機器人可以分別登陸多個系統，自動執行數據的采集、校驗、上傳、下載等任務，不需要改變企業原有的信息系統架構。 這有助于實現多系統的協同工作，提高了數據流程的整合性和效率。

（二）RPA 在物供領域應用的局限性

RPA 機器人只能按照預先設定的指令和規則執行操作，它缺乏人類的思維分析和判斷能力。 在需要進行復雜分析、判斷情況、權衡利弊的任務中，RPA 無法像人類那樣理解背景、上下文和可能的后果，因此，對于涉及決策性的任務，RPA 并不適用。 在涉及專業知識、政策法規和標準的領域，RPA 機器人可能無法準確把握。 這些任務需要深厚的領域知識和專業判斷， 而RPA 僅能執行預設的操作，無法進行專業性的判斷和決策。 當遇到復雜的異常情況時，RPA 可能會無法正確處理。 因為RPA 通常是基于固定規則進行操作的， 而現實中的情況常常是復雜多變的，需要人類的靈活性和適應性來應對各種異常情況。RPA 機器人雖然能夠執行重復性工作， 但無法替代創造性工作，如創新、設計和策劃等需要創造性思維的任務。這些工作需要人類的創意和想象力，無法被機器所取代。RPA 機器人沒有情感和人際交往能力， 無法處理需要人際溝通、情感理解和社交技能的任務。 客戶服務、人際關系管理等工作依然需要人類來處理。 比如，RPA 在合同簽訂時需要先登錄業務員的賬號和密碼，S 分公司有20 多名業務員， 如果有員工賬號密碼更新時沒有及時反饋給技術人員， 機器人在登錄他的賬號進不去時就會中斷操作，而不是能智能地跳到下一個賬號，這就需要人為地重新啟動命令，增加工作時間。RPA 日常的運營維護需要具備一定的計算機知識的專業人員負責， 而S 分公司現在缺少這樣的專業人員，只能由合同管理人員兼職負責。 由于缺少專業的信息技術知識，遇到問題時不能及時解決，需要和RPA 項目組的專業人員對接， 有時會間接地降低工作效率。

五、結語

在當今迅速發展的信息化時代， 企業面臨著巨大的機遇和挑戰。 為了適應數字化轉型的浪潮，積極探索并利用新一代信息技術，以提升企業管理的決策能力，構建數字時代的核心競爭力已經成為不可或缺的任務。 在這一背景下，RPA 機器人的推廣應用在企業管理中顯得尤為重要。 它結合信息化技術與業務需求，為企業構建了數字化勞動力，從而提升管理效率和競爭力。 在S 分公司的例子中，RPA 機器人的應用是一個典型的數字化轉型案例。通過信息化技術的支持，RPA 機器人被應用于自動化生成報告、數據整合和協助決策等領域。 這種方法不僅提高了效率，還減少了錯誤率，使管理人員能夠更及時地發現業務問題并作出決策。 此外，RPA 機器人的推廣還解放了人力資源，讓工作人員從繁瑣的重復性工作中解放出來，將更多精力投入到更具價值的任務中。