淺談勘察設計企業知識管理存在的問題及對策研究

文/畢海峰 葉鵬 商麗娜 王俏

一、引言

伴隨我國社會經濟的快速發展和基礎設施建設的不斷加快，我國勘察設計企業數量不斷攀升，從2010 年的14662家增長到2019 年的23739 家，從業者更是高達463.1 萬人[1]。進入“十四五”新發展階段，面對日益復雜的外部環境的不確定性，如何實現勘察設計企業的高質量發展，保持企業核心競爭力，是擺在企業管理者面前的巨大難題。勘察設計企業作為典型的知識密集型企業，知識資源是企業進行技術創新、獲取競爭優勢的首要戰略因素，知識管理對于企業適應環境變化、增強組織適應力、組織生存力和競爭能力具有重要意義。所謂知識管理，就是企業在制度創新的前提下，以技術為手段，對組織內所存在的隱性知識和顯性知識進行挖掘和共享，并采取適當的手段傳遞給正確的人，從而實現知識資產的增值、提高管理效能、為企業創造更多價值等目的[2]。這種知識經濟時代背景下誕生的新型管理模式，在國外已經發展多年，AECOM、西門子、萬寶等跨國公司通過實施知識管理，均取得良好成效[3]。近年來，知識管理逐漸被我國企業重視起來，但在勘察設計企業中實踐較少，亟待加強。

二、勘察設計企業實施知識管理的必要性

（一）是提升科技創新能力、推動企業做強做優的需要

面對日趨復雜的國際環境，特別是面對國外勢力對我國的技術封鎖，黨和國家提出“把科技自立自強作為國家發展的戰略支撐”。我國成為基建強國，勘察設計企業貢獻了“中國智慧”。科技是第一生產力，創新是引領發展的第一動力，兩者貫穿了企業做強做優的全過程。其中，“做強”主要體現在科技創新能力強、資源配置能力強、風險管控能力強和人才隊伍能力強四個方面。實施知識管理，一是可以高效整合既有零星、分散的知識資源，搭建知識庫或資源池，為科技創新提供基礎支撐；二是可以科學評估企業在某領域的創新能力和發展方向，提出創新資源匹配建議，為創新孵化提供戰略支撐。自主創新能力的不斷提升，將為企業可持續發展提供強大動力。

（二）是提升企業管理效率、促進企業改革轉型的需要

隨著行業競爭的加劇，勘察設計企業加快了轉型發展的步伐，由傳統勘察設計業務向差異化、多元化業務方向發展，企業規模不斷擴大，管理層級和內容日益增多，導致部分企業存在職責不清、管理有盲區、多頭管理等突出問題，部門間溝通不暢，信息不對稱，造成大量知識或信息重復收集，嚴重影響企業管理效率，增加管理成本。對標國有企業改革三年行動方案，要求大力推進管理體系和管理能力現代化，充分運用現代管理理念，積極采用信息化智能化方式，創新管理能力，提升管理效率。實施知識管理，可將碎片化的信息進行資源整合、清洗篩選、分類歸檔，實現信息共享、快速查詢、歷史對比查詢等功能，從而達到避免知識遺漏、減少查詢時間、提高管理效率的目的，切實提升管理精細化水平和管理質量。

（三）是提升勘察設計質量、推進區域化戰略實施的需要

勘察設計質量是企業賴以生存和發展的“生命線”。邁入新發展階段，新興城鎮化建設是固定資產投資的主要動力，以城市群和都市圈為核心的區域經濟發展成為重點，為應對日趨激烈的市場競爭環境，部分大型勘察設計企業積極開展全國化布局，實施區域化戰略。區域化戰略有利于為業主提供更為便捷高效的服務，但不利于控制勘察設計質量，部分業主會質疑區域公司的勘察設計實力，采用矩陣式項目組織模式又不利于項目成本控制，矛盾較為突出。實施知識管理，可實現總部知識資源的共享，區域公司可實時調用并深入參考借鑒，有利于保障區域公司與集團總部勘察資料的一致性和設計理念的先進性，確保區域公司勘察設計質量穩定維持在較高水平，滿足業主的需要。

（四）是挖掘隱性知識、加強人才選育用留的需要

人力資源是勘察設計企業的核心資源，當前較多勘察設計企業均處于職工結構調整的關鍵期，大批經驗豐富的技術專家或管理專家面臨集中退休，除了顯性知識的留存，隱性知識也亟待挖掘；同時青年員工比重持續升高，存在業務培訓提升的需求。實施知識管理，可以最大限度地留存顯性知識和挖掘隱性知識，促進知識由個人資源向企業資源轉化，有利于擴充企業知識總量，提升企業知識品質，促使企業知識資源得到更優利用。此外，通過實施知識管理可以構建更高效、更優越的知識學習體系，提升培訓課程的針對性，促進青年員工加速成長。

三、勘察設計企業知識管理存在的問題

（一）對知識管理的認識程度不高

目前，知識管理作為“舶來品”沒有引起國內企業管理者及廣大職工的強烈關注。一是企業管理層對知識管理的內涵理解不夠深入，對實施知識管理重要意義的領會不夠深刻，推動知識管理的意愿普遍不強。相比知識、經驗、技能等無形資產，企業管理者更看重固定資產的保值增值；二是廣大職工對知識管理的理解難以全面系統，建立綜合性的知識管理體系存在較大障礙。同時員工更加務實，相比管理更關注如何應用，因此建立了分散的、自發的“知識管理系統”，不能夠發揮其對科技創新、質量控制等方面的支撐作用；三是知識管理理念尚未融入公司企業文化，對隱性知識的重視程度不高，不注重積累和歸納總結，缺少有效方法提升隱性知識挖掘能力。

（二）知識管理組織建設和資源投入不足

知識管理是一項專業性很強的工作，知識管理能否有效實施的關鍵在于健全的組織機構和高效的資源投入。一是組織機構方面，優秀的組織機構能夠更好地推動知識管理的有效實施和正常運作，但目前勘察設計企業一般由科技部或檔案館進行管理，知識管理作為其多項管理職責之一，被給予的時間和精力有限，往往造成組織推動不利、效果不佳；二是資源投入方面，勘察設計企業將更多的資源投入到維持既有企業規模和市場份額上，對于知識管理的投入不到位，在專業管理人才團隊建設、網絡安全和信息化建設方面均存在較大不足，致使知識管理在軟硬件方面均得不到有效保障。

（三）知識管理體系建設缺乏系統性

知識管理是一項系統工程，目前勘察設計企業的知識管理基礎較為薄弱，僅存在著一些分散的、自發的“知識管理系統”，如實體硬盤、網絡共享硬盤等，普遍不成體系。一是普遍缺乏知識管理的戰略和目標，沒有將知識管理融入公司治理環節中，知識管理的方向和重點不太清晰；二是缺乏科學的、易操作的管理手段和方法，“知識管理系統”信息化程度低，無法滿足知識資源快速整合、清洗篩選、分類歸檔等功能和實現知識共享、快速查詢等使用需求；三是知識管理體系與其他管理系統的銜接性、協調性較差，缺乏統籌考慮，與科技開發管理系統、人力資源管理系統、學習培訓系統等存在功能重疊、數據偏差等現象，容易導致管理混亂；四是知識管理與應用實踐脫節，職工所學知識不能較好地應用于實踐。

（四）知識管理應用效果有待進一步提升

部分勘察設計企業知識管理體系建成后，應用效果卻未達到預期，主要問題在于以下方面：一是缺乏有效的制度約束，導致管理邊界和職責分工不清，管理流程混亂、不規范；二是缺乏有效的執行力，過程管控不到位，導致知識管理成為“空中樓閣”；三是缺乏有效的政策激勵，未能充分激發使用者主動挖掘個人對顯性或隱性知識的熱情，部分員工基于對知識價值的自我保護，不愿意進行知識共享和交流互動；四是缺乏事后評估和整改環節，PDCA 管理經驗沒有得到充分利用。

四、勘察設計企業實施知識管理的對策

（一）提升對知識管理的重視程度

高層的支持和員工的重視對于知識管理的實施十分關鍵。企業管理層方面，應充分發揮其頂層設計作用，意識到知識是企業無形的資產和財富，將知識管理納入企業戰略規劃，甚至可以編制知識管理專項規劃，梳理企業本身知識管理的現狀和發展條件，確定知識管理的戰略與目標，既達到統一思想、凝聚共識的目的，又能夠形成具有可操作性的實施方案，厘清與科技開發管理等的相互關系，達到促進科技創新、提升核心競爭力的目標；職工層面，要提供全員共享的、寬松的學習環境，營造知識共享的企業文化，鼓勵個人創新與團隊創新相結合、專業創新與跨學科創新相結合，提升科技創新與工作實踐的緊密程度，提高勘察設計企業的核心競爭力。

（二）優化組織機構，加大資源投入

知識管理具有很強的專業性，企業設置與專業對應的知識管理部門并配備相應技能人員，能夠更好地推動知識管理戰略和目標的實施落地。作為領導和實施機構，成立知識管理委員會也是一種選擇，可以由集團領導擔任委員會組長，全權負責委員會的工作，同時在公司的各部門設置專職或者兼職的經理，負責實施知識管理與應用推動，再配備一定數量專職或兼職的知識管理人員定崗定編，負責具體的實施工作，保證人力資源的投入。

此外，資金方面也要加大投入，保障信息化建設的順利實施。一是加快基礎設施建設，提升數據中心服務能力，增加網絡帶寬，提升整個系統的穩定性、安全性；二是加快“知識管理系統”開發，打通個人間的知識壁壘，讓知識流動起來，促進知識共享文化的形成，共同挖掘知識價值，加速知識成果轉化；三是圍繞區域化戰略的需求，充分運用物聯網、云平臺、大數據、區塊鏈等先進技術，促進知識管理從線上到線下、從集團到區域公司的持續深化，推動知識融合、創新和應用，達到提升勘察設計成果質量的目的。

（三）構建科學完整的知識管理系統

知識管理至少應遵循五項基本原則，即積累、共享、交流、應用和安全。其中，知識積累是基礎，共享是理念，交流是手段，應用是目的，安全是保障。基于上述原則，筆者認為科學完整的知識管理系統應至少包含四大系統：知識整理系統、查詢問答系統、知識應用系統和安全監督系統。四大系統下又分若干子系統，如圖1 所示。

圖1 知識管理系統總體框架

1.知識整理系統。主要功能是對企業內外部的知識進行收集和整理。外部知識主要包括宏觀經濟、行業政策、競爭對手信息等；內部知識主要包括各種規章制度、勘測資料、設計文件、科研課題、管理課題、發明專利、總結報告等顯性知識，以及個人的技能、經驗等隱性知識。因此，可劃分為外部知識、內部顯性知識、內部隱性知識三個模塊。知識整理系統的關鍵是對知識進行分層分類，構建知識體系，形成企業知識庫，將各種知識放在合適的位置，并以若干關鍵詞作為標簽和查詢條件，便于快速查找。目前常用的分類方式有按職能分類法、按業務流程分類法、按客戶分類法、按行業分類法等。

2.查詢問答系統。主要功能是滿足職工日常對企業知識庫的信息查詢、答疑解惑等使用需求。該系統致力于建立標準規范、自由平等的知識平臺，打通部門及個人之間的知識壁壘，實現知識共享，讓知識流動起來。建議設立檢索查詢、交流問答和知識推送三個模塊。

（1）檢索查詢模塊主要實現快速查詢功能，這是最重要的功能模塊。

（2）交流問答模塊主要解決工作實踐過程中遇到的重點、難點問題。系統根據不同專業安排專家進行答復，答案按照程序審批后在系統公開發布，這也是一種有效挖掘隱性知識的手段。

（3）知識推送模塊主要采用大數據分析技術，結合職工以往檢索內容、興趣愛好進行定期或不定期的知識信息推送，提高知識內容的針對性，滿足職工學習需要。

3.知識應用系統。主要功能是將知識管理融入科研管理、人力資源管理等，開發出跨模塊的應用系統。知識管理的最終目的是將知識應用于實踐，提升設計質量和管理效率。結合勘察設計企業發展實際，筆者考慮可初步建立制度協同模塊、設計協同模塊、學術交流模塊和學習成長模塊四個模塊。

（1）制度協同模塊是以規章制度管理為主體，建立它們之間的關聯關系，例如找到某一制度辦法，則與之相關的上級辦法、下級辦法、本級相關辦法以及該辦法的歷史版本系統能夠自動篩選出來，為制定辦法提供充分依據。

（2）設計協同模塊與制度協同模塊類似，但服務于勘察設計任務，當開展某項設計任務時，同地區同類型的項目數據或文件資料可以自動篩選出來，為設計人員提供借鑒和參考，助其將更多的時間和精力放到方案優化中。

（3）學術交流模塊是以學術交流和研討為主的功能模塊，可采用專家推薦的方式優選出一批規劃咨詢、勘察設計、科研課題等領域的優秀案例，開展線上或線下學術沙龍，供大家開展學術交流和研討，系統總結先進經驗，研究討論發展方向，為技術質量提升奠定堅實的基礎。

（4）學習成長模塊是為職工個人量身訂做的功能模塊，可以根據個人目前的崗位職責，針對性制定培訓計劃，包括文件、視頻等多種形式，并隨著入職年限和個人能力的增加而逐步提升難度。通過構建學習型個人、學習型組織，最終達到構建學習型企業的目標。

4.安全監督系統。主要功能是保障知識管理系統的安全，避免出現網絡安全、保密安全以及知識產權外泄等問題，可劃分為管理權限模塊、網絡安全模塊、統計分析模塊和監督檢查模塊。

（1）管理權限模塊是為滿足不同層次、不同崗位、不同專業管理需要而設置的，核心也是為了確保系統運營的安全穩定，以及保護知識產權。

（2）網絡安全模塊主要是為了防范系統風險和網絡攻擊，保障系統安全。

（3）統計分析模塊是為了滿足PDCA 優化管理的需要。

（4）監督檢查模塊是通過運營監控和大數據分析，識別不規范操作并實時預警，確保規范運營。

（四）強化保障體系，確保執行到位

三分規劃、七分執行。知識管理系統若想展現出強大生命力，需要強大的保障體系來支撐。一是制定知識管理制度，明確管理職責和管理邊界，規范運行流程，使知識管理有章可循；二是加強過程管控，建立執行力文化，引領全體員工能夠按照規章制度來執行；三是健全激勵機制，將知識管理納入業績考核要求，健全考評體系，讓貢獻者受益，讓末位者淘汰；四是加強統計監督，定期開展評估和整改，保障知識管理能力不斷提升。

五、結束語

當前勘察設計企業普遍對知識管理不夠重視，知識管理基礎也較為薄弱。面對日益復雜的外部環境的不確定性，為滿足高質量發展的需要，保持核心競爭力，勘察設計企業需要認識到知識管理在提升科技創新能力、提升企業管理效率、提升勘察設計質量和挖掘隱性知識、培養可塑之才等方面的重要意義。針對企業對知識管理不夠重視、缺乏投入、不夠系統和效果不佳等問題，筆者從思想、資源、系統建設和保障措施等方面提出了具體對策建議。期望本文能夠為勘察設計企業提供一些借鑒和參考，為實現“十四五”高質量發展貢獻力量。