基于電子簽章的高速公路建設(shè)工程文件歸檔應(yīng)用研究

張濤，彭景，蔡嶺，鄒桂蘭，鄭天玉

（1.湖南省交通水利建設(shè)集團(tuán)有限公司，長(zhǎng)沙 410007；2.湖南交科天頤科技有限公司，長(zhǎng)沙 410007）

1 引言

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷滲透到工程建設(shè)管理過(guò)程中，企業(yè)對(duì)于工程檔案管理的信息數(shù)字化水平意識(shí)也逐漸增強(qiáng)，工程企業(yè)業(yè)務(wù)管理模式和管控流程在不斷發(fā)生變革，愈來(lái)愈多的工程技術(shù)文檔以電子化的形態(tài)產(chǎn)生、傳播、流轉(zhuǎn)和應(yīng)用[1]。高速公路建設(shè)管控過(guò)程中產(chǎn)生的大批電子化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和電子文檔，最終將變成電子工程檔案，并成為工程建設(shè)的重要依據(jù)。如何確保電子歸檔后檔案的真實(shí)、完整、可靠和易用，探索電子簽章技術(shù)的應(yīng)用成為關(guān)鍵路徑[2]。近年來(lái)，電子簽章技術(shù)應(yīng)用的相關(guān)法律法規(guī)和政策文件越來(lái)越完善，在各領(lǐng)域應(yīng)用產(chǎn)生的效益較為樂(lè)觀，電子簽章已成為企業(yè)各種管理活動(dòng)中的關(guān)鍵憑證[3]。越來(lái)越多的專(zhuān)家學(xué)者開(kāi)始工程建設(shè)管理信息化、檔案管理信息化的探索實(shí)踐，也為工程文件歸檔中電子簽章技術(shù)的應(yīng)用提供了實(shí)踐基礎(chǔ)[4]。

本文通過(guò)將電子簽章技術(shù)與企業(yè)信息化業(yè)務(wù)流程進(jìn)行結(jié)合，以電子簽章應(yīng)用貫穿整個(gè)企業(yè)工程檔案管理為目標(biāo)，將電子簽章的應(yīng)用管理集成到各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)流程環(huán)節(jié)中并進(jìn)行固化，形成業(yè)檔一體化、數(shù)字化、智能化全過(guò)程管理體系，從而實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)全生命期、全過(guò)程管控。主要解決工程建設(shè)管理過(guò)程中電子簽章應(yīng)用的兩個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，即電子工程檔案可信管理的真實(shí)可靠性，以及電子簽章技術(shù)作用于施工質(zhì)量管理與檔案管理結(jié)合的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)實(shí)效性，以此支撐高速公路工程建設(shè)管理不斷向業(yè)務(wù)數(shù)字化、資源信息化趨勢(shì)發(fā)展。

2 電子簽章介紹

2.1 PKI 及電子簽章技術(shù)

公鑰基礎(chǔ)設(shè)施（PKI）是一套基于公開(kāi)密鑰算法的數(shù)字認(rèn)證體系，主要由CA 認(rèn)證中心、注冊(cè)中心、API 及密鑰證書(shū)管理系統(tǒng)構(gòu)成[5]。其中，CA 屬于PKI 體系中最為關(guān)鍵的部分，主要負(fù)責(zé)用戶簽發(fā)、管理和廢除數(shù)字證書(shū)。電子簽章是電子簽名的一種表現(xiàn)形式，利用圖像處理技術(shù)將電子簽名操作轉(zhuǎn)化為與紙質(zhì)文件蓋章操作相同的可視效果，亦可保障電子信息的真實(shí)性、完整性以及簽名人的不可否認(rèn)性。

2.2 電子簽章集成系統(tǒng)

電子簽章系統(tǒng)是基于PKI 體系的一種安全服務(wù)平臺(tái)，在高速公路建設(shè)工程檔案歸檔應(yīng)用中主要解決檔案的真實(shí)可信、傳輸安全等問(wèn)題。系統(tǒng)充分利用現(xiàn)有PKI 體系，為電子文檔簽章應(yīng)用提供安全服務(wù)和可信認(rèn)證，并降低建設(shè)成本。電子簽章集成系統(tǒng)通過(guò)將電子簽章技術(shù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)與信息技術(shù)的融合[6]。

電子簽章集成系統(tǒng)特點(diǎn)如下：（1）專(zhuān)業(yè)規(guī)范。該系統(tǒng)經(jīng)過(guò)CA 認(rèn)證，并對(duì)授權(quán)簽字人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，必須經(jīng)過(guò)企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)流程審批后才能加蓋印章，便于規(guī)范管理且具備法律效應(yīng)。（2）安全高效。在文件簽章和交換傳輸過(guò)程中起防偽、防篡改作用，保證電子文件的安全可靠，業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)規(guī)范，減少人力成本，有效提升工作效能。（3）全程追蹤。電子簽章集成系統(tǒng)讓運(yùn)營(yíng)無(wú)紙化，業(yè)務(wù)全程數(shù)字化，實(shí)時(shí)對(duì)運(yùn)行組織進(jìn)行管理，可以記錄并查詢印章使用情況，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全流程全過(guò)程可追溯。

3 高速公路建設(shè)工程文件歸檔中的電子簽章應(yīng)用

3.1 高速公路工程建設(shè)管理特點(diǎn)

電子簽章系統(tǒng)目前已成功應(yīng)用于金融、政務(wù)等領(lǐng)域，而在基建工程領(lǐng)域中應(yīng)用較少，在設(shè)計(jì)電子簽章應(yīng)用時(shí)需考慮高速公路工程建設(shè)管理特點(diǎn)[7]，具體如下：（1）項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)。高速公路工程的建設(shè)從設(shè)計(jì)、施工到后期運(yùn)行管理都是持續(xù)性的工作，施工周期長(zhǎng)，參與公路工程建設(shè)的企業(yè)和人員相對(duì)較多、較復(fù)雜，在信息注冊(cè)、證書(shū)認(rèn)證、系統(tǒng)培訓(xùn)等方面，電子簽章系統(tǒng)運(yùn)行工作量明顯增加。（2）專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域覆蓋廣。高速公路工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)形式復(fù)雜多變，實(shí)施過(guò)程繁雜、技術(shù)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，且工程項(xiàng)目涵蓋范圍和內(nèi)容廣泛，包括各種人、機(jī)、料、環(huán)等管控，各種控制與管理過(guò)程中都將形成各種形式電子檔案，要求電子簽章具備較強(qiáng)的適用性與實(shí)用性。（3）工程質(zhì)量要求嚴(yán)。高速公路施工質(zhì)量與安全是整個(gè)工程建設(shè)階段的關(guān)鍵和核心，工程電子文件源數(shù)據(jù)以及工程檔案的完整性是施工質(zhì)量控制、責(zé)任追溯的關(guān)鍵依據(jù)，電子簽章需要具備法律效用及合法性。

3.2 電子簽章系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

結(jié)合高速公路建設(shè)管理特點(diǎn)，設(shè)計(jì)可用于工程文件歸檔過(guò)程的電子簽章系統(tǒng)，分別將電子簽章系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)、建設(shè)工程管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)基于電子簽章的工程文檔全生命周期管理，如圖1 所示。電子印章管理系統(tǒng)主要完成電子印章的印章申請(qǐng)、制作、管理、審計(jì)及系統(tǒng)設(shè)置等服務(wù)功能，通過(guò)“用戶—角色—權(quán)限”三維權(quán)限管理模型的CA 認(rèn)證，賦予不同用戶角色并分配使用權(quán)限，從整體流程上加強(qiáng)印章安全管理，并將簽章文件進(jìn)行司法存證，確保印章的合法、真實(shí)和可靠性。

3.3 應(yīng)用場(chǎng)景及價(jià)值分析

3.3.1 應(yīng)用場(chǎng)景

以湖南平益高速公路建設(shè)項(xiàng)目土建11、12 質(zhì)檢表（路基工程）文件歸檔為例，完成基于電子簽章技術(shù)的建設(shè)工程電子文件歸檔，具體如圖2 所示。電子文件歸檔由建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的歸檔功能，以及電子檔案管理系統(tǒng)的電子檔案管理功能完成，各自獨(dú)立且銜接實(shí)現(xiàn)文件、檔案的全生命周期管理。工程電子檔案元數(shù)據(jù)作為電子檔案重要數(shù)據(jù)內(nèi)容，按照電子檔案管理要求，需將其放到建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)工作中，并做好建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口對(duì)接設(shè)計(jì)。

圖2 電子簽章在工程文件歸檔過(guò)程的應(yīng)用流程示意圖

1）建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中電子簽章的應(yīng)用

施工質(zhì)檢材料是公路工程建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行質(zhì)量管控的重要資料。在施工管理過(guò)程中由施工單位先進(jìn)行數(shù)據(jù)填報(bào)，經(jīng)施工單位自檢、施工監(jiān)理和建設(shè)單位審批后，完成某階段整個(gè)質(zhì)量控制過(guò)程。施工單位在建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中首先進(jìn)行質(zhì)檢材料填報(bào)，完成填報(bào)提交即啟動(dòng)簽字流程，再調(diào)用電子簽章服務(wù)，簽章系統(tǒng)通過(guò)驗(yàn)證判斷審核人是否實(shí)名認(rèn)證以及是否進(jìn)行簽章登記注冊(cè)，用戶通過(guò)短信驗(yàn)證等技術(shù)進(jìn)入意愿校驗(yàn)流程，校驗(yàn)完成后，系統(tǒng)后臺(tái)直接進(jìn)行用戶簽名或公司簽章，每經(jīng)過(guò)一個(gè)流程審批后，自動(dòng)推送到下一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)，直至最后一個(gè)審核節(jié)點(diǎn)通過(guò)，便將簽章后的文件按施工標(biāo)段的材料類(lèi)型自動(dòng)推送到建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的工程文檔目錄中進(jìn)行文件封裝，同時(shí)對(duì)簽章文件進(jìn)行存證，每當(dāng)一份完整資料包形成后，便自動(dòng)推送到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行保存。

2）檔案管理系統(tǒng)中電子簽章的應(yīng)用

建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的施工質(zhì)檢材料歸檔包通過(guò)接口數(shù)據(jù)傳輸已對(duì)接到檔案管理系統(tǒng)中，在檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔界面即可看到待歸檔的信息。按照檔案管理系統(tǒng)中的歸檔流程，由檔案管理員對(duì)歸檔的施工質(zhì)檢材料等文件對(duì)照相關(guān)規(guī)范和流程進(jìn)行工程檔案的整編和移交。在提交入庫(kù)過(guò)程中經(jīng)過(guò)各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核后，借助電子簽章進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證并設(shè)置簽字模板，在電子檔案移交登記表欄自動(dòng)加蓋集團(tuán)歸檔專(zhuān)用章表明檔案已入庫(kù)。同時(shí)也可在電子檔案利用、鑒定銷(xiāo)毀過(guò)程的審核中應(yīng)用電子簽章實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱、鑒定銷(xiāo)毀過(guò)程的流程審批，從而對(duì)帶有簽章的電子簽章借閱表、電子檔案銷(xiāo)毀登記表等進(jìn)行存證。

整個(gè)電子簽章審批應(yīng)用過(guò)程中，所有已進(jìn)行過(guò)實(shí)名驗(yàn)證或設(shè)置簽字的用戶，通過(guò)登錄相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，再根據(jù)事項(xiàng)提示進(jìn)行各節(jié)點(diǎn)流程審批活動(dòng)，歸檔工作效率明顯提高，電子工程檔案真實(shí)性和有效性得到保障。

3.3.2 價(jià)值分析

基于采集的112 份湖南平益高速項(xiàng)目施工質(zhì)檢材料相關(guān)數(shù)據(jù)，通過(guò)建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)完成全過(guò)程歸檔工作，對(duì)比傳統(tǒng)歸檔方式整體工作效率得到較大提升，數(shù)字檔案資源安全得到更大保障。

實(shí)踐證明，該解決方案具有以下優(yōu)勢(shì)。

1）全生命周期項(xiàng)目管理：通過(guò)搭建工程資料全生命周期過(guò)程管理體系，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理與檔案管理協(xié)同，使得工程資料修改留痕、信息可追溯，提高工程資料形成、傳輸、保存的透明度，整體促進(jìn)集團(tuán)企業(yè)部門(mén)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量管控。

2）全流程智能協(xié)同辦公：通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)整理和高效歸檔，解決人工歸檔耗時(shí)長(zhǎng)、錯(cuò)誤率高的弊端，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目文件封裝到企業(yè)電子檔案歸檔全流程智能流轉(zhuǎn)，強(qiáng)化業(yè)檔一體協(xié)同效能，提升工作效率。

3）全方位安全可信認(rèn)證：通過(guò)數(shù)字簽名、電子簽章技術(shù)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目－二級(jí)單位－集團(tuán)跨層級(jí)的流程管理與數(shù)據(jù)存證，建立健全持續(xù)安全穩(wěn)定的數(shù)字資源傳輸機(jī)制，確保文件資料或檔案?jìng)鬏斶^(guò)程的安全性、可靠性和規(guī)范性。

4 結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)工程文件及元數(shù)據(jù)的可信化處理，以及歸檔過(guò)程中電子簽章的流程審批應(yīng)用，解決了工程檔案在原始性、真實(shí)性、完整性及安全性等方面所面臨的問(wèn)題，保障了工程檔案在跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)過(guò)程中的安全；基于文檔全過(guò)程線上流轉(zhuǎn)審批，解決了工程文件轉(zhuǎn)化為工程檔案的協(xié)同一體化程度不高、檔案數(shù)字化管理不規(guī)范等問(wèn)題，促進(jìn)了紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。