施工企業簽證管理措施探討

尋文靚

（北京天潤建設有限公司，北京 100062）

1 引言

現場簽證管理是施工管理過程中重要的一部分。因此，如何在施工過程中做好簽證管理，解決施工企業與相關單位的施工簽證問題，成為企業減少損失增創效益的一種重要手段。

2 施工企業簽證管理的特點

2.1 以合同為依據

施工合同是現場簽證編制的主要依據，也就是甲乙雙方協商一致的結果。在合同中，甲乙雙方會在施工合同中明確地說明施工簽證編制的各項情況，從人員、機械、材料、方法、環境等方面進行簽證編制的說明，同時也會對不可抗力等一系列的問題做進一步補充，明確責任范圍。

2.2 必然性

在項目開展的整個過程中，辦理施工簽證是不可避免的。在合同履約期間，會有很多因素影響現場施工，這些因素不僅造成成本的增加，也會導致工期的延誤等問題。以下幾個方面皆存在產生簽證的風險：設計變更、圖紙會審、工程洽商、現場任務書、工作聯系單、加快施工進度、開發進度滯后、質量標準提高、安全標準提高、不可抗力等。這些因素在項目的開展過程中是必然要發生的，每一項對管理目標的實現皆有不同程度的影響。

2.3 時效性

在合同簽訂過程中，甲乙雙方往往會對簽證的確認進行時間節點的規定，通常時間為28 d，在規定的時間內，如不能及時進行簽證的確認，則不予確認。但如果忽視簽證的時效性，則存在投入的成本和合理順延的工期無法確認的風險。

2.4 全員性

施工簽證直接影響項目的整體利益，為此項目部每個部門、每個員工都有責任樹立簽證管理意識，提高簽證管理水平。每發生一項影響因素，都會對人員、機械、材料等方面產生影響。只有集思廣益，統籌全局，才能將利益最大化。

2.5 雙面性

簽證管理的雙面性，一方面是支出，體現在下屬勞務分包隊伍以及各專業分包單位與施工企業的簽證管理工作。當施工企業將合同外的施工內容安排給下屬單位時，下屬單位同樣會向施工企業提出現場簽證，保證其施工成本和利潤。另一方面是收入，即通過現場簽證能夠從業主方結算回來的費用。如何確保施工過程中支出的費用小于業主確認的費用是影響施工企業利潤的一項重要指標。

3 簽證管理存在的問題

3.1 管理人員問題

3.1.1 全員管理意識不強

在現場施工管理過程中，管理人員的簽證管控意識有極為關鍵的作用。首先，很多員工在施工過程中完全沒有頭緒，沒有詳細瀏覽施工合同，導致其在施工管控過程中從思想上就不知道哪些情況涉及現場簽證。其次，經營預算部門未能對現場的管理人員進行詳細的合同交底，針對現場簽證這一方面的內容沒有具體、明確地講解，對已往工程簽證管理不到位出現的問題沒有進行總結，致使管理人員對簽證管理的重視程度不足。

3.1.2 管理人員責任心不強

現場施工管理人員責任心的強弱，直接關系到現場簽證管理的最終結果。項目管理各部門的工作職責不同，造成很多管理人員存在事不關己的態度，缺乏有效的溝通，相互推諉，導致最后在工期與費用的索賠上缺少依據，最終無論對分包的結算還是對業主的結算都會帶來極大的難度，無法保證自身權益。

另一方面體現在怠慢的工作態度。施工過程中當管理人員發現需要辦理簽證時，往往由于怠慢、得過且過的工作態度，無法及時進行簽證確認，給施工企業造成損失。

3.1.3 業務水平與協調能力不強

產生現場簽證的原因有很多，但簽證編制人員在編制過程中卻不能詳細寫明每一個簽證索賠點，考慮不夠全面，致使簽證的結算費用遠不及自身的投入，造成成本虧損。

3.2 技術管理問題

3.2.1 圖紙問題

一個項目順利開展的主要依據是一個好的策劃。策劃的主要依據就是現場的施工圖紙。在現場的施工過程中，一份好的施工藍圖直接影響到現場的施工進度與施工成本。當然，施工圖紙的變動是影響現場簽證的一項重要因素，主要體現在以下幾個方面。

1）隨著工程施工的推進，圖紙設計存在的問題逐漸暴露出來，對于原圖紙中存在的問題，往往會以圖紙會審、設計變更或者變更洽商等方式進行解決。每一種解決方式都存在時效性的問題，待上述變更下發后，很可能導致已完工程的返工，從而產生簽證。

2）在施工過程中，由于業主前期設計與策劃準備不充足，對于項目的定位與使用功能在施工過程中提出修改，從而產生設計變更，導致施工企業對施工完成的部位進行返工，產生簽證。

3）在各個分部分項工程的施工過程中，設計不滿足當地標準及相關的規范要求，導致各個分部分項工程驗收無法順利通過，如消防驗收、規劃驗收等，發生變更，產生簽證。

在施工過程中發生上述情況時，施工企業往往已經按照原圖紙進行施工，或完成一部分，或全部完成，必當涉及拆改、二次施工的情況，直接造成施工成本的增加與施工工期的延長。

3.2.2 資料管理

資料管理是簽證管理中極其重要的一部分。在施工過程中施工簽證的主要依據就是業主及相關部門下發的各項施工資料，其中包含設計變更、圖紙會審記錄、變更洽商、工作聯系單、工作任務書、政府文件等資料。上述資料的收存與發放直接影響現場施工與簽證確認，在資料的管理上主要存在以下問題[1]。

1）發放不到位，漏發、錯發。一方面，現場仍然按照原圖紙施工，造成施工方未及時按照變更內容施工，返工時工程量加大，工程量難以確認。另一方面，項目部個別部門未收到相關資料，導致現場管理人員無法及時準確地進行管理，也可能導致無法及時進行簽證的編制與確認，甚至出現結算時現場實際施工與圖紙不符等情況的發生。

2）文件丟失。資料室收到文件時沒有第一時間整理歸檔、建立臺賬，或者因項目人員對相關資料進行借閱與瀏覽后未妥善保管和及時歸還，導致相關文件的損壞與丟失，致使后續施工無依據，直接影響簽證的確認與施工結算。

3）人員變動。根據目前施工市場的特點，人員流動性較大，某些關鍵崗位的人員在工作一段時間之后很可能會出現離職或者調動的情況。此時，容易在資料交接過程中出現問題，沒有明確記錄，也無法確認資料的完整性，為此很有可能導致重要資料的缺失，進而影響項目進展的相關工作。

總之，資料管理是簽證管理的一項重要組成部分，資料管理的好壞直接影響到簽證管理的成果。

3.3 其他問題

隨著環保力度的逐漸加大，政府部門對于環境的管控越來越嚴格，無論是原材料的生產方面，還是材料的運輸，都受到了極大的影響，使項目的正常開展也受到相應影響，主要體現在以下幾方面。

1）材料價格。以混凝土為例，政府部門環境管控過程中，對于巖石、砂子等材料的生產與運輸進行嚴格的管控，以避免揚塵，保護環境，這一措施直接導致混凝土原材料中的粗、細骨料的生產加工數量降低，從而提高了石子與砂子的費用，也直接導致了混凝土的成本費用增加。混凝土為建筑工地施工的主要材料，良好的市場形勢必然會加大混凝土的需求量，供小于求的情況更加使得混凝土價格上漲，為此，建筑工程的成本造價也將提高。存在這些問題的不僅僅是混凝土這一種材料，還包括鋼筋、石材、防水卷材等多種主要材料。總之，隨著政策與環境的變化，材料價格的變動將直接影響施工的整體成本。

2）不可抗力。根據合同要求，對不可抗力有著明確的約定，但當不可抗力發生時，卻未能及時對不可抗力造成的影響進行確認。比如，我國于2019 年年底暴發的新型冠狀病毒疫情，病毒危害大，持續時間長，其持續時間已經遠遠超出簽證確認的實效性。在疫情持續期間，各個責任單位所應承擔的責任在合同中并無明確約定，因疫情防控所產生的費用以及其他各項額外支出的費用，如何確認對工期造成的影響也是現場簽證確認的重要難題。同時，疫情結束時間并不確定，此項緊急狀態將要維持到什么時間，沒有人能給出確切的答復。但是可以肯定的是，由于疫情影響，人工、材料、機械租賃、防疫物資等各項費用必定會高于往年建筑市場的價格。此階段的項目管理顯得更加重要，不僅僅是為了保證施工企業施工成本的控制，更是為了向施工人員提供安全保障，為所有施工人員提供一個安全、可靠的生活與施工環境。

4 簽證管理問題解決措施

4.1 加強合同管理

4.1.1 規避合同風險

在合同管理過程中，要嚴控與業主、與下屬單位的合同簽訂，將以往工程簽證管理的相關經驗進行總結，納入施工合同中，減少不利因素，規避管理風險，為簽證管理提供可靠依據[2]。

4.1.2 加強合同交底

合同簽訂完成后，責任部門應立即對全體管理人員進行施工合同交底。首先，是對合同的界面劃分進行確認，使管理人員能夠明確各單位的具體施工內容，以便工日后管理過程中能夠明確各自責任，避免由于工作安排超范圍產生簽證。其次，針對現場簽證這項內容單獨進行交底，從分部分項、工程造價的組成等多方面進行交底，并提問、討論，對重點、難點、疑點進行解答，樹立全員簽證管理意識。

4.1.3 加強過程管控

在施工開展的過程中，施工內容往往會因為各種因素的影響而發生變化。當合同范圍內的施工內容發生變化時，預算部門應及時與其他部門進行溝通，針對工作內容的重大變動重新進行交底，做到信息實時共享，使各部門的管理工作同步，從而降低簽證產生的風險。避免施工過程中因簽證確認不及時或者遺漏而造成的經濟損失[3]。

4.2 完善管理制度

4.2.1 明確責任人

為避免簽證管理過程中出現遺漏，需要確立一個完善的組織機構。首先要確認以項目經理、技術經理、商務經理以及工程經理為首的項目領導班子作為簽證管理的主導，對施工簽證管理負主要責任。同時，針對簽證發生的問題進行匯總劃分，主要歸納為兩大類，一類為有記錄的簽證，如設計變更、工作聯系單等；一類為無記錄的指令性工作，如業主或政府部門口頭安排產生的工作。

在簽證管理過程中，制定簽證管理流程，如圖1 所示。以領導班子的指令作為指令源，由項目經理對現場的簽證管理進行整體的把控與協調；技術經理與工程經理負責牽頭，進行兩大類簽證文件的收集整理，安排專人進行簽證內容的編制與確認；商務經理除及時對合同變化進行交底外，還應該對編制完成的簽證進行審核與查漏補缺，并及時與業主核算。各部門應將簽證的確認與編制工作具體安排到個人，并對該項工作的完成時間做出要求，按照工作的完成情況進行考核。

圖1 簽證管理流程

4.2.2 完善考核與獎罰制度

針對現場的簽證管理制定相應的考核與獎罰制度，避免敷衍了事。在考核機制方面，首先，由于簽證具有時效性，在簽證發生前應與業主方溝通好簽證的具體編制與確認時間，避免超過合同約定的有效期，影響簽證時效。其次，領導班子對簽證編制的執行人進行考核，從簽證的內容、編制時間到過程的確認，對工作人員進行綜合考核，避免編制人員未按照指令進行簽證的編制與確認，以及出現漏項的情況，對項目造成損失。最后，需要項目領導班子按照簽證的流程對簽證進行下發與審批等相關工作，不得敷衍了事或降低標準，更不得與業主搞利益關系從而損害企業利益。

在獎勵方面，一方面對簽證管理過程中有突出貢獻的個人在年終考核時的評分應當增加，給予相應的獎勵。另一方面在項目完工，竣工結算后，項目部應當對所有簽證進行統計，將現場簽證帶給施工企業的總利潤按照簽證管理的貢獻程度對個人進行獎勵，帶動工作人員的積極性和主動性，實現企業與個人雙贏的目的。將利益共同化，同樣也樹立項目成員相互監督、相互鼓勵的意識，避免了個人貪污受賄，樹立正能量，為企業爭創效益。

4.3 資料管理

在現場簽證的管理過程中，涉及簽證的相關資料往往會隨著項目的進展或人員的變動出現資料缺失的現象。為此在資料管理的過程中，應樹立簽證管理臺賬，指定專人進行收集，并指定主要責任人在施工過程中定期進行檢查，建立分級管控制度。

制定管理流程，以資料員作為簽證資料的接收員，在接收到相關文件后第一時間交由項目總工，并由其決定該文件下發到哪些部門以及制定編制人員。除了資料室留底以外，相關部門根據文件涉及內容進行現場確認與編制。在簽證編制完成并確認后，將已完簽證資料交予資料室進行下發、存檔，為最終的竣工結算提供依據與保障。

5 結語

良好的施工簽證管理能夠有效控制施工現場的成本支出，同時也可作為一項重要的盈利指標。本文是以施工企業簽證管理過程中存在的問題為核心，分析問題發生的原因，制定相關的解決措施，形成標準化的簽證管理模式，便于現場施工簽證的管控，同時規避施工簽證帶來的成本與工期等方面的風險。簽證管理貫穿施工的全過程，簽證管理水平的提升是施工企業管理水平的側面體現，對工期、成本、材料、安全等多方面起到決定性作用，做好簽證管理，將為企業創造更多的效益。