智能財務對高校數字化轉型的影響研究

史悅君

(江蘇經貿職業技術學院，江蘇 南京 211168)

0 引言

財政部于2021 年11 月發布《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》，明確了“十四五”時期會計改革與發展的總體目標:主動適應我國經濟社會發展客觀需要，會計數字化進程取得實質性成果。全面細化會計改革與發展的各項工作舉措并抓好落實，是今后五年全行業必須完成的一項重要任務，也是黨中央、國務院和財政部黨組對新時期會計工作提出的新要求。如何統籌安排各項經費進行合理有效的編制預算、制訂出既符合學校發展規劃又滿足實際工作需要的全面預算，如何提高高校財務報銷效率，實現業務活動、資源配置、組織目標、績效評估、績效考核多方位一體的智能財務模式不僅是自身優化資源配置、提高資金使用效率、提升高校辦學質量的內在要求，更是發展財政資金的杠桿效應、落實國家教育發展政策的迫切需要。

1 J 學校財務管理系統實施的概況和瓶頸

2023 年度學校收支總預算為3.359 7億元，總預算比上年增加2 751.16萬元，增幅為8.1%。但在這兩年高校財政撥款增幅漸緩的背景下，財務預決算收支矛盾凸顯，資金有限，預算執行情況不容樂觀。

為了提升財務信息化水平，財務處通過推進網上預約報銷系統，完善全面預算管理，健全財務核算和績效考核，開展內部控制等管理措施不斷加強財務管理，學校的財務信息化建設已經有一個基本的框架。然而，在推進過程中也存在制約財務管理提升的一些問題。

1.1 財務信息孤島嚴重，工作效率不高

目前，財務處開通了微信公眾號、校內網站天翼財務系統、學校財務處官網等多渠道教職工進行財務相關信息的查詢通道。財務系統在具體功能分類上有很多，但不同的財務系統并沒有很好地融合形成數據對接，也沒有和校內各個部門系統聯系起來，信息孤島嚴重，財務信息共享程度低，數據查詢渠道煩瑣。不同的系統之間存在數據滯后的情況，使得財務人員與業務人員對項目經費的使用情況了解不對等，容易出現溝通障礙。

就財務管理工作而言，在面對需要對接其他部門的工作時，大部分的數據收集工作依然采取“人工＋Word/Excel”的方式，數據統計煩瑣，后期整理、核對數據處理的工作量大，工作效率不高。

1.2 財務報賬流程煩瑣

隨著高等教育投入的增加，大學的收入、支出規模擴大，業務量增加。由于財務人員有限，工作空間小，報銷人員不得不等待，報銷問題很難解決。網上預約報銷，相對傳統的現場審核排隊的模式，有效解決了“簽字難、報銷慢”的高校財務報銷難題。盡管J 學校推出了網上預約報銷系統，但是目前在試運行階段還存在系統不穩定、搭建不夠成熟等問題。

目前的網上預約報銷系統根據報銷內容和各種支出的分類，分別設置了日常報銷業務、國內差旅費業務、暫借款業務、酬金申報業務和因公出國業務這5 種不同類型的報銷單據。業務部門的教師及工作人員在操作報銷系統時，首先要根據不同的經濟業務，選擇相對應的報銷單據類型，再依次選擇對應的經濟科目，例如，辦公費、印刷費、咨詢費、郵電費、委托業務費、其他交通費用等。由于大多數教師對財務報銷制度鉆研不深，在選擇單據類型和經濟科目時填寫不準確，系統沒有自動稽核功能，因此需要財務人員花費大量的時間進行人工鑒定，后期與報銷經辦人員進行溝通，增加教師的重復工作量。

1.3 項目支出績效管理水平不高

目前，學校在預算申報時，經評審形成了學校整體預算績效共121 個三級指標，以及7 個項目預算績效，但是學校項目支出績效管理體系的建設明顯滯后于高校業務的發展。由于項目支出績效目標體系不健全、不細化，設置標準不一，缺乏科學性和合理性，難以客觀公正地在實際操作中對不同類型項目的實施情況做出評價，容易使績效評估流于形式，直接影響項目實施單位工作的積極性。

1.4 內控工作不夠科學有效

學校目前沒有實現內控信息化的業務體系來控制學校的日常經濟活動，實現相互配合、融合管理，爭取利益最大化。研究發現，資本支出占總預算的比例與預算執行情況呈負相關。資本性支出占預算總額的比重越高，預算執行力就越弱。與使用日常運營活動相關的計劃相比，實施與資本支出相關的計劃肯定需要付出更多的時間，并且面臨更高的風險(例如，項目失敗的風險)[1]。因此，漫長的招標過程、采購程序冗長、監測和跟蹤系統不力、內部控制項目監督不足以及問責制薄弱等，導致了付款的延遲，阻礙了項目的執行和支付，從而產生了學校巨額的待處理賬單。在財政年度結束時，就有可能會導致用于發展的項目預算資金指標額度被收回，這就需要根據業務進展，對招標工作進行提前謀劃。

2 智能化背景下高校財務管理數字化模式轉型方案

2.1 培養高素質復合型財務人員，為構建智能財務管理系統提供內部保障

技術帶來的新動力推動了時代發展，企業、高校的商業模式在“大智移云物”全面發展的數字化背景下快速變化，與此同時數智化人才的新生代缺口也在逐漸擴大。智能財務系統的發展增加了會計專業人員在履行業務時檢查和分析方面的工作，并導致出現了與這些系統密切相關的計算機化的信息系統的工作人員。如今的會計人員已經不是簡單的數據登記員，而是管理人員的重要組成部分，對領導層的決策有著重大影響。這些智能財務的發展對財務會計人員來說也是一個挑戰，他們不僅需要適應這些變化，而且還必須利用這些變化在短時間內準確靈活地運用這些系統。在信息技術迅速發展的背景下，人才隊伍建設是必要的。

另外，可以制訂措施，讓通過多年教學獲得更廣泛經驗的教師加入數字化轉型培訓計劃。建立創新網絡，將經驗豐富的和具有優秀數字能力和專業知識的教師聚集在一起，在學校適當整合數字內容，建立網絡，這可以在轉型過程中發揮非常重要的作用。

2.2 優化網上預約報銷系統，為構建智能財務管理系統提供技術保障

2.2.1 利用人工智能技術，輔助財務核算審核，提高財務工作效率及業務準確度

網上發票認證功能以信息化手段為抓手、以智能化賦能數據服務，可以節省財務人員大量的時間。報銷人員只需在系統中掃描發票，然后在提交報銷單時勾選“已認證”的發票進行報銷，就能夠實現系統自動填入報銷單、線上審批等一系列操作。報銷單的金額也可以根據所選發票的總金額自動生成，報銷金額和付款信息在線填寫，避免了會計手工錄入造成的錯誤。這一稽核功能大大減少了報銷人員和財務人員的工作量，提高了財務工作效率。做到了“多讓數據跑，少讓師生跑”的有效措施，使廣大師生把更多寶貴的時間投入科學研究、教學和學習中。

2.2.2 優化簽批審核環節，加大財務預審等財務監督力度

非接觸式網上報銷的基本流程如下:報銷申請者填寫相關信息→上傳附件→通過手機或電腦提交網上審批流程→在線簽字批準后打印報銷單→各級資金負責人通過電腦(或手機)逐級進行網上審批→在報銷系統中打印憑證→財務處根據投遞的報銷單單號檢查并審核發票后轉入系統自動生成憑證→將報銷款項轉入經辦人指定的賬戶。

針對網上報賬系統運用可能會存在的財務人員發現原始單據不規范、報銷材料準備不完整等問題。增加5 000元以上財務預審及10 000萬元以上的財務大額審核網上簽批流程，避免較多的單據在提交財務部門后發現缺少相關資料的可能性，減少了教師來財務部門取回報銷材料，然后在補充相關材料后重新將報銷單送回財務部門的返工量，提高報銷的成功率，減少重復勞動。

2.2.3 搭建跨部門財務共享平臺，促進信息交互式溝通以及財務間共享，提高工作效率

高校業務部門的基本業務數據包括:設備采購、合同計量、工程基建、教學等。目前高校開發使用的信息系統，基本都是相互獨立的系統，其基本都是為本部門的工作服務(例如單位業務系統、財政系統、銀行系統、審計系統、工程基建系統等)[2]。因財務系統和業務系統不統一，業務數據無法直接運用到財務系統，很難實現部門之間的融合。

可以通過建立財務共享平臺，將業務數據直接與財務系統對接，縮短信息融合所需要的時間，提高系統間的連接程度，實現財務數據和會計檔案的電子化以及票據憑證的無紙化，提高財務工作效率，促進資源的共享和整合。如圖1 所示展示了由財務共享平臺數據池將業財信息統一存儲的框架。

圖1 財務共享平臺

依托數字化平臺，建立集成財務報銷系統、預算系統、內部控制系統(包括采購管理、合同管理、工程管理)、會計核算系統、績效管理系統、集中支付系統、銀行等支付系統的數據共享業務模塊，強化數字賦能，推動財務管理便捷化、預算規范化、標準化，大大提升財務部門及業務部門的工作效率。各業務部門人員通過平臺財務數據的公開，就能隨時隨地看到預算申報、預算執行、合同審核、報銷流程等動態信息，做到流程可跟蹤，審批有依據，實現對資金活動的事前、事中、事后控制，促進學校治理能力有效提升、財務轉型升級，以“數智”賦能，推動學校“治”理變“智”理。財務人員也可以通過平臺參與到業務中，處理合同、預算、采購等審核過程，以及項目的中期執行監控和后期績效評估，進而有效規避經營風險。

3 智能財務數字化轉型成功的保障措施

基于“十四五”時期會計信息化工作面臨的會計數據安全風險，高校數字化財務轉型的風險不容忽視，財務數字化轉型的優勢與執行過程中的安全風險需要結合考慮。由于網上報銷使財務系統和銀行緊密相連，如果惡意篡改支付信息，將導致無法彌補的資金損失[3]。因此，應采取適當措施，加強風險管理，確保數據和相關信息處于有效保護和合法利用的狀態，保障學校安全穩定運行。可以采用基于崗位權限的訪問控制模式，規范不同人員的操作權限范圍，每個操作都必須經過嚴格授權，并在基礎平臺的授權管理模塊、登錄模塊和各子系統的主要功能模塊中添加詳細的系統操作日志記錄，方便回溯操作流程。同時，還需通過利用國家相關政策支持以及使用最新的信息技術加強智能財務管理系統的外部保障[4]，完善校內相關硬件設備，加強內部控制和風險管理。

4 結論

從智能財務管理系統建設到治理模式創新，從財務人員轉型升級到業財融合的高效組織架構，數字賦能的智慧財務正在開花結果。依托“信息化財務”平臺，為學校提供切實可行的服務，以智能財務之筆書寫高校數字化轉型的答卷，要充分發揮數據資源優勢，深入挖掘數據價值潛力，加大數字化創新力度。利用先進的信息化技術，實現預算管理智能化、財務報銷無紙化、交互式溝通以及財務間共享，努力建設可以幫助高校財務數字化轉型升級的方案，形成中國特色高水平學校治理能力，提升發展內生動力。同時，要更好統籌發展和安全，增強風險防范意識，堅持合法合規，完善內控、財務等制度體系，健全風險監測、評估、預警機制，牢牢守住不發生系統性風險的底線。會計改革與發展在“十四五”時期的全面推進中，已經開啟了新的征程。高校應繼續奮勇前進，樹立正確選人用人導向，打造高素質專業化復合型人才隊伍，建立財務共享平臺，合力推動會計事業邁上新臺階，引領學校高質量發展，在新時代創造新輝煌。