檔案電子化及電子檔案整理與保護探討

劉懿

中國航空工業(yè)空氣動力研究院 黑龍江 哈爾濱 150001

引言

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，在社會各個領(lǐng)域也都相繼實現(xiàn)了辦公電子化、信息化和現(xiàn)代化。而檔案電子化管理也是信息化時代發(fā)展的需要，那么，如何加快檔案電子化管理水平，進一步實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，從而大力提升檔案管理工作的質(zhì)量和效益，也是當(dāng)前檔案管理工作人員需要認真思考的問題。那么，什么是檔案電子化管理。檔案電子化管理實際就是積極利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息內(nèi)容以電子化信息形式進行收集、整理、加工、存儲、分析和歸納總結(jié)的過程。與紙質(zhì)的檔案信息文件存儲相比，檔案電子化管理具有節(jié)省人力、物力和財力資源的優(yōu)勢，可以說，是既提升了檔案信息存儲和應(yīng)用的效率，也節(jié)省了時間和空間，并且，非常便于查詢。雖然，檔案電子化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息文件管理相比，具有較大的優(yōu)勢，然而，檔案電子化管理工作卻也是一項極為細致和艱苦的工作，需要檔案工作人員具備較高的檔案電子化管理水平和相應(yīng)的信息化知識，從而進一步推進檔案電子化管理工作的發(fā)展。

1 檔案電子化管理的重要意義

隨著信息化社會的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件管理模式早已不適應(yīng)當(dāng)前社會日益高速發(fā)展的節(jié)奏，而檔案電子化管理的優(yōu)勢已經(jīng)被社會所共識，并成為信息化社會檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

1.1 檔案電子化管理發(fā)展是社會進步和發(fā)展的必然趨勢

由于信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，新一代信息技術(shù)已經(jīng)被人們應(yīng)用在社會的各個領(lǐng)域。而在檔案電子化管理工作中，辦公無紙化、自動化已經(jīng)促使檔案信息管理工作方式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。檔案電子化管理必須通過網(wǎng)絡(luò)計算機的運算處理，在這一過程之中，可以使存儲和處理的檔案信息具有一定的價值性，也是一個去粗取精的過程[1]。而用戶通過計算機的存儲和處理，可以快捷的完成檔案信息文件的起草、簽發(fā)和歸檔等一系列工作，從而使用戶獲得滿意而完善的服務(wù)體驗，因此，檔案電子化管理工作贏得了廣大用戶的高度認可和支持，成為一種社會進步和發(fā)展的必然趨勢。

1.2 檔案電子化管理適應(yīng)了新時期檔案管理工作的需求

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，因為檔案的紙質(zhì)化等原因，檔案信息文件只能存儲于一個相對固定的空間之內(nèi)，如果需要提取檔案信息，就必須到檔案存儲部門進行調(diào)取，同時，紙質(zhì)的檔案信息資料大部分都具有唯一性，調(diào)取過程中必須得進行復(fù)印、打印等環(huán)節(jié)，極大的耗費了人力、物力和財力等資源。而信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使檔案電子化管理工作具有了網(wǎng)絡(luò)化屬性，而用戶在調(diào)取檔案信息文件的過程中，可以不局限于某種硬件、軟件的兼容性和交互性，突破時空的限制，快捷、方便的對檔案電子信息進行檢索、查詢和調(diào)取等，極大地提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更是新時期檔案管理工作發(fā)展的實際需要[2]。

2 檔案電子化管理的時代特征

2.1 有利于網(wǎng)絡(luò)空間的電子檔案信息的存儲和應(yīng)用

20世紀初，信息化技術(shù)雖然有了較大的發(fā)展，但由于移動互聯(lián)技術(shù)并沒有實現(xiàn)廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案信息仍然存儲于軟盤、光盤、硬盤等固定載體中。而新一代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展應(yīng)用以來，移動終端、大數(shù)據(jù)、數(shù)字化和云計算等技術(shù)的不斷發(fā)展，促進了檔案電子化管理工作，使電子檔案信息非常方便地存儲在網(wǎng)絡(luò)之中。這種存儲在網(wǎng)絡(luò)空間中的電子檔案信息方式，給用戶調(diào)取檔案信息提供了極大的便利條件，也突破了時間和空間的限制，從而不僅延續(xù)了電子檔案信息存儲空間小、不易丟失、操作簡單、節(jié)省人力物力等特點，并且，還使檔案電子化管理功能進一步拓展，使用戶能夠隨時隨地的調(diào)取存儲在網(wǎng)絡(luò)上的電子檔案信息資源[3]。

2.2 有利于電子檔案文件傳遞的高效性和安全性

檔案文件信息是需要被用戶所使用的，而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息使用過程中，用戶必須先到固定的場所對檔案文件進行調(diào)取，這一過程極大的受到時間和空間的限制，需要耗費一定的人力、物力和財力，使檔案使用過程變得效率十分低下，并且，在檔案文件運輸?shù)倪^程中，經(jīng)常會出現(xiàn)丟失等情況的發(fā)生，并不利于檔案保管的安全性。而電子檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)傳遞，既體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)母咝院涂旖菪蕴攸c，也能夠使用戶百分之百的準確獲得檔案信息資料，從而使文件在傳遞過程中的效率和安全性都大大增強。

2.3 有利于檔案信息的檢索和調(diào)取

在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，處于閑置和封存的檔案文件非常普遍，許多檔案文件因為年頭久遠等原因，極易造成無人問津，從而導(dǎo)致丟失、損毀等情況發(fā)生。而檔案電子化管理是在計算機網(wǎng)絡(luò)中進行無紙化的管理過程，因此，任何的檔案信息資料都是以電子數(shù)據(jù)信息形式存儲在計算機之中，沒有丟失和損毀的風(fēng)險存在。另外，計算機網(wǎng)絡(luò)的信息資料檢索和調(diào)取功能十分強大，非常方便的可以使用戶精確的查詢到有用的檔案信息資源，既避免了檔案信息資源閑置的大量消費，又使檔案信息查詢變得非常的便捷和高效。

2.4 有利于檔案信息的傳輸共享

傳統(tǒng)的檔案信息文件因為存儲等方面的原因，大多只有正本與副本兩種文件存儲類型進行保管，而這種保管方式并不利于多人傳閱與共享文件信息的內(nèi)容[4]。檔案電子化管理方式就很好地解決了這個問題，電子檔案信息資料是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行存儲、傳閱和共享的，完全可以支持眾多用戶同時傳閱和共享電子檔案文件信息，以實現(xiàn)電子文檔資源多人共享和快速傳閱的目的。

3 檔案電子化管理易發(fā)生的問題

3.1 網(wǎng)絡(luò)的開放性使電子文件信息真實可靠性難以保證

檔案電子化管理雖然給人們調(diào)取和查詢檔案信息資料帶來了諸多的方便，然而，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性和共享性等原因，從而也造成了網(wǎng)絡(luò)上的檔案文檔信息內(nèi)容很容易被人修改和替換，并且，以現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來說，足可以做到以假亂真的程度，因此，也出現(xiàn)了檔案電子化文件信息的真實可靠性難以保證的問題。而電子文件在簽發(fā)時，簽發(fā)人的筆跡在網(wǎng)絡(luò)中非常容易被人偽造和篡改，從而使文件的真實性也無法得到進一步的保障。

3.2 網(wǎng)絡(luò)開放性易造成電子文檔信息數(shù)據(jù)外泄

電子檔案信息文件依靠網(wǎng)絡(luò)擁有了快捷的傳輸性、廣泛的共享性和存儲的穩(wěn)定性等諸多優(yōu)勢，但是，網(wǎng)絡(luò)功能有時也是一把“雙刃劍”，網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性帶來便利的同時，也帶來了一些網(wǎng)絡(luò)常見的安全隱患。如：在電子文件傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，十分有可能因為文件信息得不到應(yīng)有的保護，從而極易造成信息數(shù)據(jù)的外泄和被竊取的可能，從而給檔案持有單位和用戶帶來不必要的損失。

4 電子檔案整理與保護方法對策

4.1 嚴格管理措施，統(tǒng)一管理標準

由于我國的《信息保護法》已經(jīng)出臺，因此，對電子檔案文件信息資源的保護也逐步形成了一種完整的保護體系[5]。然而，在電子檔案文件信息保護的具體措施方面，還需要從我國的現(xiàn)有實際出發(fā)，詳細制定出針對性和操作性較強的具體的電子檔案管理機制，同時，進一步統(tǒng)一電子檔案的管理要求和管理標準，特別是在風(fēng)險管理、災(zāi)害管理、人員管理和系統(tǒng)安全管理等方面，要根據(jù)實際需要和安全等級，制定出詳細的具體內(nèi)容，形成強而有力的制度管理體系。

4.2 進行電子檔案安全設(shè)置功能，防止內(nèi)容隨意修改

通過應(yīng)用先進的信息科學(xué)技術(shù)，對電子檔案進行加密設(shè)置及處理，強化電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全屬性。一是完善加密技術(shù)。通過先進的數(shù)學(xué)和物理學(xué)科學(xué)技術(shù)，進一步保護電子檔案信息在存儲、傳輸過程中的安全，通過研發(fā)防止檔案信息外泄的科學(xué)技術(shù)，保護好各個使用環(huán)節(jié)的信息安全。二是簽署安全技術(shù)[6]。通過對電子文件的簽署安全技術(shù)和生物測定技術(shù)的應(yīng)用，對各種文件和證書的簽字字跡進行科學(xué)的識別和驗證，進一步確定簽署人與簽名之間的聯(lián)系。另外，通過密碼技術(shù)把簽名與文件使用聯(lián)系在一起。三是檔案電子文件信息的環(huán)境使用監(jiān)測。對于密級較高的檔案文件信息要做到全過程利用監(jiān)控設(shè)備進行全程監(jiān)控，進一步防止文件信息資料的外泄。

4.3 嚴格執(zhí)行電子檔案審批程序，保證文檔的安全性

電子文檔在傳閱和歸檔時，應(yīng)制定一整套的科學(xué)管用的審批程序，以保證電子文檔使用的安全性原則。而內(nèi)部用戶要使用電子檔案文件信息時，必須經(jīng)過檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，做好登記并簽名確認。而當(dāng)電子檔案使用完畢后，應(yīng)由使用者主動上報檔案管理部門，由檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對使用的電子檔案文件內(nèi)容進行審查，確認文件內(nèi)容符合歸檔要求后，再進行歸檔工作。如果有外單位對電子檔案文件進行使用，那么，就需要本單位的主管領(lǐng)導(dǎo)進行審查把關(guān)，同時，簽署相關(guān)的使用管理協(xié)議，由雙方領(lǐng)導(dǎo)及負責(zé)同志簽字確認，并派相關(guān)負責(zé)人到場全程進行監(jiān)控[7]。電子檔案在使用過程中嚴禁復(fù)制、剪切、傳輸、刪除等操作，以保證原文檔的真實性和完整性。

4.4 加強素質(zhì)建設(shè)，培養(yǎng)提高管理人員信息化技術(shù)水平

電子檔案的整理和保護質(zhì)量與效率主要還是在于檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低，而檔案的管理單位平時就應(yīng)該定期組織檔案管理人員進行職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)教育，提高管理人員的法律法規(guī)意識和職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)。與此同時，更要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以請進來和走出去的方法，聘請有關(guān)專家學(xué)者到單位對檔案管理人員進行專業(yè)講座培訓(xùn)，或派檔案管理人員到當(dāng)?shù)貦n案館接受崗位實踐培訓(xùn)。檔案管理人員思想上應(yīng)高度重視，做好定期“充電”的思想準備，珍惜任何學(xué)習(xí)培訓(xùn)的有利時機，不斷提升計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理理論知識和現(xiàn)代管理理論水平等業(yè)務(wù)理論素養(yǎng)。

4.5 加強管理服務(wù)意識，力求檔案管理標準化

檔案管理人員要不斷加強自身的管理服務(wù)意識，不斷的鉆研相關(guān)的業(yè)務(wù)理論，提升檔案管理標準化建設(shè)要求[8]。檔案電子化管理中能夠迅速發(fā)掘出電子檔案的相關(guān)價值和信息屬性，力爭使電子檔案管理工作逐步走向標準化、職能化和正規(guī)化，使電子檔案整理與保護工作邁向新的臺階。

5 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代的檔案信息電子化管理工作的最終目標在于對電子檔案數(shù)據(jù)信息的存儲、傳輸、共享和開發(fā)利用。那么，如何推進檔案電子化管理工作的各種職能和應(yīng)用水平的提升，實現(xiàn)檔案電子化、信息化和數(shù)字化發(fā)展，也是當(dāng)前檔案管理人員需要積極思考的主要問題之一。因此，在檔案電子化管理及電子檔案整理和保護工作中，檔案管理部門應(yīng)充分考慮到單位工作實際，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、積極利用先進的信息科學(xué)前沿技術(shù)，逐步完善檔案管理體系的各項功能應(yīng)用。同時，應(yīng)充分調(diào)動各方面的積極性，深入思考與分析研究電子化發(fā)展方向及發(fā)展趨勢，對出現(xiàn)的問題，積極加以研究，尋求最佳解決途徑，以期達到電子檔案管理水平快速提升的目的。