檔案開發利用與惠民服務研究

李燕

摘 要：文章從惠民服務的視角，探討了檔案開發利用的新趨勢，包括數字化與信息化、公眾參與、服務導向以及社會化合作；分析了惠民服務導向下檔案開發利用的要素，包括主體要素（檔案工作者與多元化利益相關者）、客體要素（檔案的內容與形式）以及條件要素（技術基礎與政策環境）。在此基礎上，提出構建以滿足用戶需求為導向的服務模式，數字化、云服務與人工智能融合應用，以及構建全社會參與的檔案開發利用新模式等策略，為檔案的開發利用提供新思路和方法。

關鍵詞：檔案開發；利用；惠民服務

檔案開發利用在惠民服務中發揮的作用，不僅關乎公眾生活的便捷與舒適，更是直接影響檔案工作的開展。[1]滿足公眾需求將促使檔案工作者改變工作方式、提高檔案的開發利用水平，有力推動檔案管理現代化步伐。高效檔案開發利用能更深入地挖掘和傳遞檔案的價值，從而提升檔案工作社會地位與影響力。但從檔案惠民服務的現狀來看，還存在一些問題：一是檔案數字化和信息化進程仍然較慢。由于檔案數量龐大，很多檔案仍然以傳統紙質形式為主，這嚴重阻礙了檔案信息的有效傳播和利用。[2]二是現有的檔案信息服務平臺并不能完全滿足公眾的需求。許多檔案服務平臺操作復雜，信息檢索效率不佳，給公眾帶來不便。[3]三是民生檔案數字化成果并未轉化為向公眾開放利用的成效。[4]對此，本文深入研究和探討檔案開發利用在惠民服務中的應用和策略，以期推動公共服務改革，提升檔案開發利用的理論和實踐水平。

一、 惠民服務視角下檔案開發利用的新趨勢

1. 數字化與信息化：科技助力檔案開發利用

首先，數字化技術對檔案開發利用的促進作用主要體現為存儲、管理和檢索。具體而言，將紙質檔案轉化為數字格式，解決了傳統檔案存儲空間有限、易受損壞的問題，增強了檔案保管的安全性；數字化的檔案可以進行統一、高效的管理，減少人為錯誤，提高了檔案管理的精準性[5]；利用電子技術進行分類和檢索，能夠使查閱檔案資料的效率得到顯著提升。其次，信息化包括大數據、云計算等新一代信息技術的應用，對檔案開發利用有著深遠的影響。例如，大數據技術可以對大規模的檔案數據進行快速處理和分析，使得檔案信息的獲取更加便捷、準確，滿足了公眾需求；云計算技術的應用使得檔案數據存儲、處理和利用可以在云端進行，不再受限于地域和設備，進一步擴大了檔案服務的覆蓋范圍。

2. 公眾參與：從“被服務者”到“服務參與者”

在惠民服務視角下，公眾由傳統的“被服務者”轉變為“服務參與者”。[6]一方面，公眾參與可以豐富檔案的內容和形式。通過社區參與、口述歷史項目等形式，公眾參與到檔案的收集、整理和編制過程中，將個人經歷和生活記憶轉化為可供利用的檔案資源。另一方面，公眾參與可以提高檔案服務的質量和效果。通過公眾參與，檔案館可以更準確地了解公眾的需求以提供檔案服務。例如，張家港市檔案局將基層群眾納入檔案資源建設的主體范疇，共同參與基層檔案治理的實踐，構建多元主體共同治理的檔案治理體系，與基層社會組織、基層志愿者、居民群眾共同完成了“百村萬戶”口述歷史檔案建設。[7]

3. 服務導向：從專業研究到滿足公眾需求的轉變

傳統的檔案工作多聚焦和服務于政策決策、科研教育和歷史研究等領域，而在當前的信息社會，隨著公眾對于歷史、文化和社會知識需求的日益增長，檔案工作的服務對象已經從專業研究者拓展到廣大公眾。這意味著檔案開發利用必須從滿足專業性、復雜性的研究需求，延伸至滿足多樣化、個性化、便利性的公眾需求。惠民服務導向的檔案開發利用強調以用戶為中心，將公眾的需求作為服務的出發點和落腳點。具體來說，主要包括兩個方面：一是通過調研、問卷等方式了解公眾的檔案需求，定制化提供檔案服務，包括提供與公眾生活密切相關的檔案資料，如家族史、地方史、社區史等；二是優化檔案服務的方式和途徑，如通過線上平臺提供24小時全天候服務，提供智能檢索、在線咨詢等功能，提高檔案服務的便利性和可及性。

4. 社會化合作：廣泛聯動，推動檔案價值最大化

社會化合作體現在多個層面。首先，檔案機構間的合作被視為推動檔案資源整合、共享的重要途徑。通過網絡聯盟、共享平臺等方式，各類檔案機構可以進行資源的交換和共享，提高檔案資源的利用率，同時減少資源的冗余和浪費。其次，檔案機構與非檔案機構的合作也日益成為一種新的趨勢。例如，檔案機構可以與學校、社區、企業等進行合作，利用各自的優勢資源，提供更加豐富和多元的檔案服務。例如，新加坡國家檔案館利用自建網絡平臺Archives Online，將本館的檔案資源分派為不同的任務，社會公眾借助此平臺完成檔案文件的轉錄和描述等。

二、 惠民服務導向的檔案開發利用要素

1. 主體要素：檔案工作者與多元化利益相關者

主體要素主要指檔案開發利用的執行者，具體包括檔案工作者和多元化利益相關者兩個層面。首先，檔案工作者是惠民服務導向的檔案開發利用的主要執行者。在這一過程中，檔案工作者需要運用專業知識和技能，對檔案進行深入研究、整理和保管；具備較強的服務意識，以滿足公眾需求為導向，提供高效、優質的檔案服務；掌握先進的技術和方法，以便在數字時代跟上檔案開發利用的新趨勢，創新服務方式。其次，多元化利益相關者在檔案開發利用中也扮演著重要角色。例如，政府部門可以利用檔案資料為決策提供依據；企事業單位可通過檔案研究挖掘商業價值；社會組織和個人則可依托檔案了解歷史、傳承文化。

2. 客體要素：檔案的內容與形式

客體要素主要指檔案開發利用中的主要對象，即檔案本身。具體來說，客體要素包括檔案的內容和形式兩個方面。首先，檔案的內容是最核心的部分，也是檔案開發利用的主要依據。檔案的內容決定了它的信息價值、歷史價值和文化價值，進而影響其在公眾服務中的應用可能性和效果。其次，檔案的形式也是客體要素的重要組成部分。傳統的紙質檔案雖然具有一定的歷史價值和獨特性，但其在保存和利用上存在一些限制，如易受環境影響，難以進行大規模復制和傳播等。而電子檔案因其數字化特性，不僅可以進行快速高效的檢索、復制和傳播，而且可以通過多媒體和互動手段，展現更加豐富和生動的檔案內容。

3. 條件要素：技術基礎與政策環境

條件要素是惠民服務導向的檔案開發利用的重要支撐，主要包括技術基礎和政策環境兩個方面。首先，技術基礎是檔案開發利用的關鍵。如前文所述，隨著數字化和信息化的發展，檔案工作正在經歷深刻的變革。電子檔案的普及，大數據、云計算、人工智能等先進技術的應用，都為檔案開發利用提供了強大的技術支持。這也要求檔案機構和檔案工作者必須掌握相應的技術知識和技能，才能充分利用這些技術進行高效、優質的檔案服務。其次，政策環境對于檔案開發利用也具有重要影響。政府的政策導向、法規制度以及資源投入，都會對檔案工作產生影響。

三、 檔案開發利用與惠民服務策略探析

1. 檔案服務策略：以用戶需求為導向的服務模式

第一，獲取服務需求。檔案機構可以通過用戶訪談、問卷調查、數據分析等方式，對用戶的需求進行深入地調查和了解。在需求獲取的過程中，涵蓋各類用戶，包括政府部門、企事業單位、學者和普通公眾等，以確保服務的全面性和精準性。例如，北京市海淀區檔案館針對查檔市民關心的熱點問題，優先對利用率高的檔案進行數字化；市民通過電話預約查詢的，工作人員會提前調卷復制，進而提高服務效率。第二，提供服務定制。檔案機構應根據不同用戶的需求，提供定制化的檔案服務。這可能涉及服務內容、服務形式、服務渠道等方面的個性化設計。對于學者，可以提供專門的檔案研究服務，包括檔案檢索、專題研究資源的提供等。對于普通公眾，可以提供易于理解和利用的檔案信息服務，如圖文并茂的檔案展示、生動有趣的檔案故事分享等。上海市浦東新區檔案局就曾通過接受現場咨詢、布置宣傳展板、舉辦培訓講座、推廣檔案編研成果等多種形式，對園區企業開展“定制式”檔案普法及檔案文化宣傳。第三，優化服務。檔案機構應不斷優化服務流程，提高服務效率和服務質量。

2. 技術應用策略：數字化、云服務與人工智能的應用

不同的檔案機構在技術實力上存在明顯的差距，有的檔案機構可能已經掌握了先進的技術，能夠提供高質量的服務，而有的檔案機構則可能技術滯后，無法滿足公眾的需求。因此，對于檔案機構來說，首先需要進行的是全面的技術評估，即評估檔案機構自身在數字化、云服務和人工智能等方面的技術儲備和應用能力。這需要對檔案機構的硬件設備、軟件系統、技術人員的技能水平、技術服務的質量等進行全面的評估和分析。具體而言，硬件設備可以通過其性能、穩定性、擴展性等方面進行評估；軟件系統可以通過其功能性、易用性、安全性等進行評估；技術人員的技能水平可以通過其專業知識、操作能力、問題解決能力等進行評估；技術服務的質量可以通過其響應速度、解決問題效率、用戶滿意度等進行評估。在此基礎上，進一步加強技術的應用。例如，湖北省檔案館對查檔利用系統進行了云服務升級，憑借云服務器的高性能，數字化檔案載入速度比部署前快3倍以上；福建省檔案館則借助人工智能檔案開放審核系統輔助完成120多萬件開放檔案的審核任務，顯著地提高了公眾查詢利用檔案的效率。

3. 合作與共享策略：構建全社會參與的檔案開發利用新模式

首先，構建多元化的合作框架。在現代社會，檔案的來源和使用已經不再局限于某一特定的領域或群體，而是涉及社會方方面面。因此，檔案機構需要積極構建與政府部門、企事業單位、教育科研機構等的合作關系，建立跨領域、跨界別的檔案資源共享平臺（如圖1所示）。其次，制定合理的規則和制度，明確各方的合作方式和責任，以便從更寬廣的角度和更高層次進行檔案開發和利用。再次，充分發揮公眾參與的作用。公眾是檔案服務的最終受益者，他們對檔案服務的需求和評價，理應成為檔案開發利用的重要參考。因此，檔案機構需要開展各種形式的公眾參與活動，如公眾咨詢、公眾投票等，以獲取公眾對檔案服務的直接反饋。同時，檔案機構也應該積極回應公眾的需求和期待，提供適應公眾需求的檔案服務。這不僅可以提高檔案服務的質量和滿意度，也可以提升公眾的檔案意識，促進檔案的社會化使用。最后，提高信息共享和交流的效率，建立高效的信息共享和交流機制。這可能包括建立檔案信息數據庫、開發檔案服務APP、提供在線咨詢服務等。檔案機構應該利用現代信息技術，實現檔案信息的快速傳遞和準確匹配，滿足公眾多樣化、個性化的信息需求。

*本文系2022年度南京科技職業學院“科研北斗計劃”（人文社科類）“高水平高職院校科研檔案管理研究”（項目編號：NJPI-2022-YB-28）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]杜媛媛.檔案信息化建設助推民生檔案有效開發利用[J].辦公自動化，2023（5）：50-52.

[2]安小米，加小雙，宋懿.信息惠民視角下的地方民生檔案資源整合與服務現狀調查[J].檔案學通訊，2016（1）：48-54.

[3]黃梓萌，鐘文榮.我國省級檔案公共服務清單的價值、現狀、問題及發展研究——以部分省、直轄市和自治區為例[J].辦公室業務，2023（11）：124-127.

[4]克得爾亞·買哈斯木. 基于社會參與理念的檔案信息資源開發模式研究[D].天津：天津師范大學，2022.

[5]姜娟.構建檔案便民惠民新體系 打造檔案公共服務新平臺[J].辦公室業務，2017（19）：77.

[6]顧琪琪.以檔案保民生 以服務惠民生——湖州市民生檔案資源整合利用試點工作紀實[J].浙江檔案，2016（8）：31-32.

[7]宋懿，安小米.信息惠民視角下的民生檔案整合與服務研究[J].檔案學研究，2016（1）：44-50.