醫院口述檔案信息資源體系建設實踐與探索

張爽 王璞鈺 吳佳琪 王前

摘 要：文章以蘇北人民醫院為例，從制度構建、團隊建設、技術支撐和開放利用等方面總結了醫院口述檔案信息資源體系建設的初步實踐，分析醫院口述檔案信息資源體系建設中存在的問題，從而提出了醫院口述檔案信息資源體系建設路徑，以此提升醫院口述檔案信息資源建設質量。

關鍵詞：醫院；口述檔案；信息資源建設

記錄保存醫院的歷史口述并形成口述檔案信息資源庫，對醫院醫療技術提升、醫療經驗傳承、院史檔案研究等具有重要的實踐價值。當前國內醫院口述檔案信息資源體系建設仍處于發展初期，醫院口述檔案信息資源體系建設實踐層面的創新性成果較少，還存在很大的拓展空間。自2019年起，蘇北人民醫院開展醫院口述檔案信息資源體系建設，三年多來已取得一定成果，共采集到26位老專家和80名抗擊新冠肺炎醫務人員口述檔案，累積拍攝視頻110小時，轉錄文字近50萬字；拍攝有效照片3000余張；征集到珍貴實體檔案200余件。該項目彌補了傳統院史在資源覆蓋、歷史細節、故事敘事等方面的不足。

一、 醫院口述檔案信息資源體系建設初步實踐

1. 明確制度要求，保證項目順利實施

首先，制定口述檔案項目實施方案。在院黨委和院部的支持下，蘇北人民醫院成立了口述檔案項目小組，由院辦公室牽頭，綜合檔案室負責項目的具體實施。制定蘇北人民醫院口述檔案項目實施方案和工作計劃，包括采訪目標、采訪人員、采訪計劃安排、項目預期成果等。專門打造醫院口述訪談室，由醫院專職檔案員和揚州大學師生聯合組成口述訪談工作項目組。其次，編制口述檔案工作流程和規范。在口述項目正式實施前，項目組多次討論并編寫了《口述檔案采集工作流程》《口述檔案工作規范》，詳細規定了項目進展中各環節的要求和標準；編制了《口述檔案受訪人信息登記表》《口述檔案使用授權書》等文件，規范口述檔案工作。第三，規范口述檔案整理和保存方法。每次采訪結束后項目組成員按照分工第一時間完成文字轉錄，將采集到的音視頻、圖片、文字等資料及時整理歸檔。為保證電子資料安全，口述檔案項目所有資料均采用“存1備2”方式存儲，主存儲硬盤作為日常查詢使用，兩套備份硬盤進行異地存儲。

2. 現代化技術支撐，構建口述檔案信息數據庫

項目組主要以電子目錄和電子檔案的形式保存醫院口述檔案資料，定期進行離線備份。2021年起，蘇北人民醫院綜合檔案室大力推進檔案信息化建設，更新了“數字檔案室”檔案管理系統?？谑鰴n案項目組結合數字化多媒體、信息數據平臺、檔案數據庫等，在“數字檔案室”系統中初步構建了“口述檔案”信息資源庫功能模塊，包括：文字、圖像、音頻、視頻、實物等多種資源形式，形成了專門的口述檔案數據庫框架，為將來在線保存口述檔案信息資源、構建口述檔案信息數據庫奠定了基礎。

3. 重視資源開放利用，發揮口述檔案價值

口述檔案項目組一方面全方位收集、整理、保管醫院口述檔案史料，并匯編成各種專題檔案匯編，例如《老專家口述檔案匯編》《抗疫醫務人員口述檔案匯編》；另一方面也將收集到的醫院口述檔案史料進行提煉和加工，利用醫院公眾號、內外網等平臺講述醫院歷史與感人故事，全方位、多角度地向社會各界生動展現了蘇北人民醫院醫務工作者的精神面貌和先進事跡，向社會傳播正能量。項目的階段性成果得到國家檔案局官方網站、人民日報社、《揚州晚報》等各類媒體的宣傳報道。

二、 醫院口述檔案信息資源體系建設的問題透視

通過文獻調研和實地調查，筆者對江蘇省內的醫院口述檔案信息資源體系建設現存問題進行了梳理。從實踐層面來看，口述檔案成果仍存在“口述檔案信息資源孤島”問題，即各專家的訪談資料的內容之間相互割裂，尚未深入開發其珍貴的利用價值；從理論層面來看，口述檔案信息資源體系建設的相關研究成果極少。筆者結合蘇北人民醫院在口述檔案信息資源建設方面的具體實踐，總結直接影響醫院口述檔案信息資源體系建設質量的關鍵性問題：

1. 制度層面，方案設計的系統性不足

蘇北人民醫院綜合檔案室在正式開展醫院口述檔案信息資源建設前，雖然已設計了較為細致的建設方案，包括口述檔案項目計劃、資源采集方式、資源整理方法、資源管理模式等，但在實踐中發現，設計的方案兼顧程度不夠，覆蓋范圍不廣。其一，口述檔案資源采集計劃所涉及的受訪群體較為單一，只涉及醫院的醫務人員，包括醫生、護士、藥師等，而同樣與醫院發展歷史具有緊密關聯的病人、志愿者等群體并不包括在內，這在一定程度上影響了口述檔案的內容質量；其二，口述訪談提綱較為籠統，針對不同受訪者未能進行有特色、有差異的提問，這一定程度上影響了訪談內容的全面性與針對性，使醫院口述檔案信息資源建設的系統性有所欠缺；其三，未能針對突發情況制定預案，在面對一些突發情況時往往很難做出及時調整，例如新冠疫情的出現影響了口述檔案采集計劃正常實施，受訪者由于疫情影響無法及時到線下參與口述訪談，致使口述檔案資源體系建設進程緩慢。

2. 團隊建設層面，團隊專業素質偏低

口述檔案信息資源體系建設是一項涵蓋檔案學、歷史學、文獻學和現代信息科學等多學科的工作，其工作團隊的專業素質直接影響工作質量。其一，醫院口述檔案信息資源歸檔工作中，需要利用信息化手段對資源進行整理、評估、錄入等深層次操作，并制定后續的長期保存計劃。這一階段要求工作人員具備多學科知識深度與廣度，基本掌握口述訪談技巧、訪談人員歷史背景、多媒體工具的操作技巧以及基礎的數據庫技術。[1]其二，工作團隊的機制建設方面還存在不健全、不完善的問題，具體表現為蘇北人民醫院綜合檔案室僅有3名專職檔案工作人員，而口述檔案信息資源建設頭緒多、工作量大，需要招募一些檔案相關專業在校大學生協助開展工作。在醫院口述檔案信息資源建設中，工作團隊也缺乏動態的激勵、考核與評估機制。

3. 技術層面，信息資源庫建設深度欠缺

蘇北人民醫院綜合檔案室在進行醫院口述檔案信息資源建設過程中，利用現有檔案管理信息系統中的模塊化功能，以期構建面向開放服務的醫院口述檔案信息資源數據庫。建立科學的口述檔案信息資源元數據標準是構建口述檔案信息資源庫的關鍵所在。然而在實際操作中還存在一些困難，導致口述檔案信息資源庫建設處于瓶頸階段。其一，醫院口述檔案信息資源元數據標準較難界定。目前，我國應用于口述檔案信息資源管理的元數據標準較少，導致綜合檔案室在進行醫院口述檔案信息資源的元數據標準建設時，可參照的實例較少。其二，醫院口述檔案信息資源的相關概念及屬性的定義尚不完善，且口述檔案信息資源元數據整理工作量較大，耗時長，導致蘇北人民醫院口述檔案信息資源元數據加工程度不深，口述檔案信息資源庫建設有待進一步深入。

4. 開放利用層面，開放權限和信息系統亟須完善

隨著醫院口述檔案信息資源庫逐步建立，如何將信息資源最大限度地開放與利用，也是亟待解決的問題。醫院口述檔案信息資源的開放受到倫理、法律、信息技術等諸多因素影響。其一，由于國內關于口述檔案倫理問題尚無統一的回答，醫院口述檔案信息資源所涉及的隱私、敏感歷史等問題也一定程度影響了相關資源更大范圍的開放和利用。[2]其二，蘇北人民醫院綜合檔案室根據前期設計方案，在現有的“數字檔案室”管理系統中構建了口述檔案信息資源庫基礎框架，僅有口述檔案信息資源目錄信息，系統功能和形式較為單一，無法滿足用戶愈發精細化、專業化、多樣化的需求 。

三、 醫院口述檔案信息資源體系建設路徑

1. 明確醫院口述檔案信息資源建設原則，設計科學全面的建設方案

設計醫院口述檔案信息資源的建設方案前應明確建設原則。一是規范性，要求建設中所涉及的所有標準、術語和規定符合業界要求，并形成完整、系統的規范性手冊。二是可擴展性，要求醫院口述檔案信息資源建設的每一階段都可根據需要進行靈活構造與擴展，以確保建設順利進行。三是可持續性，旨在提升醫院口述檔案信息資源建設的最大價值，強調通過不同手段，對資源內容進行及時更新與維護。四是開放性，是整個建設的最終目的，項目組應盡可能地開放檔案信息資源，宣傳和弘揚醫院口述檔案信息資源所蘊含的寶貴精神與文化內涵。鑒于上述建設原則，在制定建設方案時，應參照學界與業界的標準，提升方案的科學性。全面收集醫務工作者、患者、醫院志愿者等各類人群的口述資料，從而保證口述對象由單一逐漸走向多元，提升口述內容的全面性和完整性。在建設工作正式開展前，應更加科學、全面、系統地設計醫院口述檔案信息資源建設方案，盡可能做到統籌兼顧，便于操作與應用。根據口述檔案信息資源建設需要，撰寫配套的應用手冊、方案指南和注意事項。

2. 重視團隊建設機制的完善與健全，提升研究人員總體素質

人才是推動醫院口述檔案信息資源建設持續發展的關鍵所在。為滿足醫院口述檔案信息資源建設跨領域、跨學科的需求，人員應具備多元的知識面、較強的交叉學科素養、前沿的醫學視野和優秀的溝通協調能力。首先，增強團隊的專業素質。在醫院口述檔案信息資源體系建設準備階段，一方面組織團隊成員充分查閱、詳細了解受訪者背景資料，并與受訪者建立良好的信任關系；另一方面，注重學習掌握可能涉及的專業知識和訪談技巧，關注國內外醫院口述檔案信息資源建設的實踐案例，總結歸納其做法，提高專業素養。其次，改進專業團隊的工作方式。訪談過程中成員分工協作，互相檢查補充；定期舉辦學術交流會、業務培訓等，探索醫院口述檔案信息資源體系建設的最佳實踐模式，進一步擴大醫院口述檔案信息資源體系建設成果的學術水平與社會影響力。

3. 關注信息技術的標準性、先進性與適用性，提升醫院口述檔案資源信息化水平

首先，構建標準化、可行性強、實用性強的元數據標準框架，以統一的資源數據標準格式完成醫院口述檔案資源的內容整合和規范存儲。目前，蘇北人民醫院依托國家檔案局發布的《口述歷史電子檔案元數據方案》，在國內外相關專業領域關于元數據的理念和標準的研究基礎上，積極借鑒可用的元數據框架，初步構建了醫院口述檔案信息資源的元數據方案。元素包括口述者、采集者、校對者、采集時間、采集地點、口述內容關鍵詞、時長、語種、口述資源類型、采集、保管期限、權限、存儲。其中口述者元素修飾詞包括姓名、民族、性別、籍貫、出生日期、年齡、政治面貌、文化程度、榮譽、科室、方言、著述；采集包括采集設備、設備型號；存儲包括在線存址、離線存址。其中方言、校對者、語種、采集、離線存址為可選項。下一步醫院將通過問卷調查、專家咨詢等方式對前期初步構建的醫院口述檔案信息資源元數據框架進一步論證，不斷優化元數據標準，以便醫院檔案工作人員開展口述檔案元數據后續處理和加工。其次，建設操作性、實用性較強的口述檔案管理系統，即可實現對口述檔案資源采集、組織、存儲與利用等各環節進行全過程管理的一體化信息系統。醫院可在對口述檔案資源進行綜合分析的基礎上，基于實際的資源管理需求，進一步完善“數字檔案室”中的“口述檔案”功能模塊，將所收集、整理的口述檔案信息資源存儲其中，并通過標準化的元數據框架予以智能化整合，最終實現多種形態的醫院口述檔案信息資源全流程管理，包括文字、圖像、錄音等各種資源的檢索以及更深層次的資源開發與利用。[3]

4. 重視醫院口述檔案信息資源的開放與利用，加強對外交流合作

要構建開放的醫院口述檔案信息資源平臺，加強醫院口述檔案數據庫建設，從不同視角研究和發掘用戶的多層次需求，提供針對性、智能化的開放共享服務，同時應重視開放共享中口述檔案信息資源的安全和保密問題。蘇北人民醫院在醫院口述檔案信息資源利用方面，發揮自身優勢，在推出《百年濟世》電子書的基礎上，借助各方力量加強與國內外媒體、專業學術平臺合作，擴大醫院口述檔案信息資源建設成果知名度，與口述歷史專家和專業人員互動交流，進一步提升醫院口述檔案信息資源體系建設成果的社會影響力。醫院也可通過制作紀錄片、線下陳列展覽等方式，進一步開展口述檔案的宣傳推廣工作，實現口述檔案信息資源的社會效益最大化。

*本文系江蘇省醫院協會醫院管理創新研究課題項目（項目編號：JSYGY-3-2021-622）、揚州市軟科學課題項目（項目編號：YZ2021213）、蘇北人民醫院院級課題項目（項目編號：YYGL202006）階段性研究成果。

*通訊作者：王前

注釋與參考文獻

[1]楊康，楊超，朱慶華. 基于社交媒體的突發公共衛生事件公眾信息需求與危機治理研究[J]. 情報理論與實踐，2021（3）：59-68.

[2]黃霄羽，何雅妮.社群口述檔案對成員身份認同的作用表現[J]. 北京檔案，2020（4）：4-8.

[3]馮云. 圖書館口述文獻數字化策略探討[J]. 新世紀圖書館，2022（3）：39-45.