數字化時代醫院突發公共衛生事件檔案管理初探

毛鵬遠 徐震

突發公共衛生事件屬于重大社會事件，不僅直接關系民眾的生命健康安全，還會影響經濟發展和社會安定，處置不當易引發公眾危機。醫院突發公共衛生事件檔案的規范化管理，不但可以為應急決策提供信息支持，還能夠為醫學研究提供珍貴數據資源。南京市婦幼保健院積極探索、破除困境，創新檔案管理模式，構建適合當下數字時代發展需要的醫院突發公共衛生事件檔案全周期管理體系。

一、 南京市婦幼保健院突發公共衛生事件檔案資源概況

1. 綜合文書檔案

新冠疫情暴發后，南京市婦幼保健院嚴格貫徹落實上級主管部門下發的文件精神，完整保存每一份文件、規范化實施各項流程，采用電子文件與紙質文書檔案并舉的保管方式進行資料存儲管理，在電子文件的基礎上進行篩選，將重要的資料打印成紙版資料裝訂成冊，進行歸檔管理。經過整理的文書檔案不但可以提升準確性、完整性與可靠性，也進一步完善了檔案管理的模式，為今后處置類似的突發公共衛生事件提供有效的實踐參考和理論依據。

2. 電子檔案

南京市婦幼保健院積極運用電子化信息平臺管理電子檔案數據資料。通過以物聯網為基礎的數據化信息技術搭建滿足數據存儲、分析和處理等功能的平臺，更新原有的軟硬件設施，為疫情中產生的各類電子檔案提供足夠的存儲空間，并嘗試通過圖像識別、數字記憶等功能快速實現知識生產與數據更新，為檔案管理者節省大量的人力和時間成本。

3. 聲像檔案

在抗擊新冠疫情的過程中，照片檔案將相關影像永久保存下來。2021年1月河北省出現疫情，南京市婦幼保健院李航同志臨危受命，院領導、科室負責人一行前往機場送行。次日該新聞照片被《人民日報》與“學習強國”江蘇學習平臺轉載，在全國范圍內引起廣泛反響。

在數字化時代背景下，音視頻檔案的價值和功能日益凸顯。南京市婦幼保健院在2021年夏季南京本土疫情發生期間，曾以官方視頻號的形式發布了“戰疫有我，婦幼全員在行動”“婦幼人為寧叕出發”等小視頻，對于引導全市人民積極抗擊疫情起到正向激勵作用。

二、 醫院突發公共衛生事件檔案資源管理困境

突發公共衛生事件發生后，相關檔案的存儲比重在醫院整體檔案體系中必然上升，管理需求也會日益增強。將疫情防控過程中產生的各類專題資料轉化為利用信息空間儲藏的數據文件，具備流通性強、跨域面廣、信息量大、查閱便捷等優越性能。但在轉化實施過程中也存在部分管理困境，值得我們關注與研究。

1. 多元部門管理標準未統一

當前檔案數據種類繁雜、來源廣泛、形式多樣，多元化的產出部門衍生出不一致的異構性數據檔案，造成各類檔案資料數字化標準不同、格式沖突等矛盾，制約了檔案數據的利用效能。而不同的管理主體也會根據自身側重開發、收集、發掘檔案資料，服務能力存在差異，直接導致了檔案數據零散、重復且開發深度不一的情況。以2021年7月南京本土疫情為例，南京市婦幼保健院醫務處、黨辦、護理部等職能部門均接收到上級派遣志愿者的通知，各部門因為時間緊迫，在未經充分溝通的情況下下派了支援任務，后經多方口徑統計，派出人員信息均有出入。

2. 系統性管理規劃缺失

2021年頒布實施的《重大活動和突發事件檔案管理辦法》提出，各部門各地區應加強對于重大活動和突發事件檔案工作組織領導，必要時甚至可以提前介入并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成事件檔案。但在現實工作中，檔案人員介入收集、整理工作具有滯后性，一定程度上會影響檔案資料收集整理的及時性和完整性。各部門通常會選擇性地記錄受主流價值觀影響的信息，有悖于醫院突發公共衛生事件檔案的系統性管理。因未及時整理建檔，導致院內部分疫情資料在修改過程中被覆蓋。

3. 管理人才隊伍待健全

突發公共衛生事件按照時間線可劃分為預警、監測、評價三個階段，從事該項檔案管理工作的醫院工作人員必須具備極強的專業性，才能夠精準定位檔案資料的發生階段，所以應當由相應的專業技術人員承擔收集、鑒定、整理、編目、加密及保管工作。然而檔案管理在醫院中屬于旁屬專業，從業人數占比極小，長期以來未受到關注，多不具備專業管理素養。目前南京市婦幼保健院內綜合檔案管理人員隸屬于院長辦公室，在承擔院辦大量煩瑣的管理和接待工作的同時，還需要處理各類文書材料，能夠用于整理檔案的時間和精力有限，無論從專業性還是職業化角度來看，都不具備數字化時代突發公共衛生事件檔案管理的素養。

4. 網絡監管依據缺乏

數字化時代背景下，在網絡空間構建的數據虛擬世界中，檔案資料面臨著多種無形風險，特別是電子檔案易受電腦病毒感染和破壞。突發公共衛生檔案中包含醫院內大量的政務文件、會議紀要及實驗數據等涉密資料，一定要謹防被泄露和篡改。但目前在法律監管層面，對于數據的所有權、處置權和使用權暫時都還沒有作出明確的權利歸屬，缺乏管理的標準和依據，所以各機構對于檔案共享服務采取慎之又慎的態度。

三、 醫院突發公共衛生事件檔案管理體系完善措施

根據前述研究與分析，筆者擬結合實際工作，進一步探討如何完善數字化時代醫院突發公共衛生事件檔案全周期管理體系。

1. 制定統一的管理標準

由于當前醫院突發公共衛生事件檔案管理規章制度尚不健全，檔案管理水平難以滿足數字化時代發展的具體要求，因此可依舊指定院辦為檔案終末管理部門，制定統一的管理標準，下設綜合檔案室。針對院內檔案管理無序現象，按照《衛生檔案管理暫行規定》的要求實施統一領導、分級管理，針對不同的檔案數據制定不同的載體保管方案，下發給各檔案產出部門，最后再統一歸口院辦綜合檔案室進行整理。

2. 構建多元協同共治管理模式

由檔案終末管理部門負責人牽頭，在確保突發公共衛生事件防控工作有效開展的前提下，聯合各職能部門與臨床科室建立聯防聯控機制，明確組織方式與部門職責，科學有序開展防疫工作與檔案收集工作。本著內防感控、外強溝通的行動原則，對照院內突發公共衛生事件應急預案，認真落實防控主體責任，不斷加強與各部門間的信息聯系，并以多樣化手段廣泛征集檔案資料，明確落實監督、考核機制。后期歸口整理時，由專人將行政文件、臨床病歷、改造圖紙、宣教照片及錄像等多元異構檔案資料統一成標準化格式進行存儲，重要的資料留有多種備份。

3. 加強專業人才隊伍建設

人才隊伍建設是引領檔案管理體系建設持續推進的有力推手。南京市婦幼保健院擬通過招聘、引進業務素質過硬的檔案學、法學、信息技術等專業人員或管理能力突出的專家型人才進行檔案管理工作，緊跟時代發展的步伐，不斷提升自身的業務能力水平，爭取能夠獲得更高的社會評價和管理收益。

4. 更新安全信息管理平臺

為真正實現數據化檔案安全管理，避免關鍵設施和技術遭受攻擊及干擾，南京市婦幼保健院現通過不間斷優化信息平臺，搭建以物聯網為基礎的數字化智能信息平臺，滿足數據存儲、數據分析和數據處理等功能需求，為疫情中產生的檔案數據提供足夠的存儲空間，且擬通過圖像識別、認知計算、視覺分析、數字記憶等人工智能方式，將現有僅停留在淺層次開發利用的檔案信息進行深度挖掘，持續提升檔案數據利用價值。

*本文系江蘇省社會科學基金項目“婦幼保健機構縱向醫聯體模式研究”（項目編號：18GLC013）、江蘇省婦幼健康科研項目“三級婦幼保健機構高危孕產管理聯合診療服務模式研究”（項目編號：F201825）、南京市衛生科技發展專項資金項目計劃及資助管理A類項目（項目編號：GAX21285）階段性研究成果。