高校財務智能收單系統(tǒng)的設計與實施＊

魏旗鵬 李亞子 李娟 吳婧怡

1.中國醫(yī)學科學院北京協(xié)和醫(yī)學院；2.中國醫(yī)學科學院基礎醫(yī)學研究所

推進財務資源管理系統(tǒng)信息化建設是高校信息化建設和智慧園區(qū)建設的重要內容，財務智能終端應用有助于提升財務管理系統(tǒng)的智慧化水平。本文以“北京協(xié)和醫(yī)學院”為例，介紹了我校財務智能收單系統(tǒng)的設計與初步實施情況。通過智能收單系統(tǒng)的實際應用和積累經(jīng)驗，為下一步全校推廣提供參考。收單柜的研發(fā)與使用，打破以往報賬時間、空間限制，讓以往“規(guī)模化”報賬轉變?yōu)椤俺B(tài)化”報賬，在為師生報賬提供便利的同時，提高了財務報賬的工作效率。

推進高校信息化建設是當前高等教育的重要任務。黨的十九大以來，我國教育的主要矛盾已經(jīng)轉變?yōu)槿嗣袢罕妼γ篮媒逃男枨笸鄬蟮慕逃┙o之間的矛盾[1]。近年來，我國各高校有序推進數(shù)字校園建設，從校園網(wǎng)到校園信息化、數(shù)字校園，再到智慧校園、新一代智慧校園，智慧化水平和教育服務水平逐漸提升，尤其是高體驗感、高滿意度的智慧教育服務將成為新趨勢[2]。建設“智慧型”校園，不斷推進以學校為主體的教育信息化進程，已經(jīng)成為教育信息化的重要組成部分[3]。

整合完善院校內部統(tǒng)一的、服務化的大信息系統(tǒng)，已成為高校智慧校園建設的主要目標。財務系統(tǒng)是同高校師生密切相關的業(yè)務系統(tǒng)，直接關乎師生日常科研、學習各項業(yè)務的開展，打造先進好用便捷的財務系統(tǒng)是高校智慧校園建設的重要任務。財務信息化是推動財務邁向公開化、制度化和透明化的重要舉措，隨著信息化技術的不斷成熟和廣泛應用，科學事業(yè)單位、高校財務信息化程度也在不斷加深，財務信息化給其財務管理帶來了前所未有的機遇，促進了管理方式、管理手段等多方面的創(chuàng)新，報賬模式的革新就是財務信息化的重要成果之一[4]。由此，對于財務系統(tǒng)的智慧化也提出了新的要求，探討融合智能技術的財務管理系統(tǒng)、創(chuàng)新報賬模式已經(jīng)成為高校財務信息化建設需要重點考慮的方向。

自2018 年啟動“核心基地建設與數(shù)字化支撐建設”一期工程，工程以助力醫(yī)學科技創(chuàng)新體系的核心基地建設為目標，將各類資源管理作為系統(tǒng)建設的重要元素，建成了包含財務、協(xié)同辦公、合同、項目管理、人力資源管理等模塊的MacRP 系統(tǒng)。其中，財務資源管理子系統(tǒng)是MacRP 系統(tǒng)建設的核心應用，財務報賬則是財務工作中的重要部分，是保障日常行政事務、科研、財務工作正常運轉的核心支撐。

以下屬中國醫(yī)學科學院基礎醫(yī)學研究所/北京協(xié)和醫(yī)學院基礎學院（以下簡稱“基礎所”）為例，基礎所承擔科研和教學兩大任務。一方面隨著科研經(jīng)費和教育經(jīng)費規(guī)模不斷擴大、經(jīng)費來源渠道多樣化以及財務報賬單據(jù)量急劇增加，存在報賬現(xiàn)場“排大隊”且等待時間長，擾亂財務處正常業(yè)務處理效率等問題；另一方面，為保證科研實驗工作與教學“停課不停學”的順利開展，需要財務報銷為之保駕護航。特殊時期財務部門如何在不接觸、少接觸的情況下開展報賬工作，緩解財務人員、科研人員和師生之間的報賬矛盾，確保行政、科研、教務工作的正常運轉，需要財務部門和信息化部門思考解決。

1 財務報賬現(xiàn)狀及需求

目前，學校本級及下屬10 家所院（包括基礎所在內）財務報銷實現(xiàn)報賬審批流程在MacRP 系統(tǒng)中完成，然而仍需要將審批完成后的紙質單據(jù)交至財務處，屬于傳統(tǒng)的“人對人”“面對面”的交單模式。

在面對報賬人員大量集中提交報賬單的情況下，傳統(tǒng)的“人對人”“面對面”交單模式劣勢明顯。受預算經(jīng)費下達時間、科研人員實驗及教師上課時間、每月付款時間、年度報賬截止時間等因素的影響，經(jīng)常會集中在學期期末、項目結題驗收前、年末大量報賬，到財務處提交單據(jù)人滿為患。嘈雜的環(huán)境、眾多等候的報賬人形成的氛圍對財務人員的工作質量和效率都會造成不利的影響。教學科研任務繁重的報賬人需要花費較長的排隊和辦理時間，大大的阻礙了各項工作的順利開展，亦容易產(chǎn)生不滿情緒。財務人員迫于報賬人員的排隊壓力，即使有其他重要的工作事宜，也只能先行完成收單相關的工作，無法實現(xiàn)財務崗位資源的統(tǒng)籌管理與合理分配。

傳統(tǒng)的“人對人”交單模式與“少接觸”“不聚集”的要求背道而馳。尤其是在疾病高發(fā)階段，需要采取有效的防范措施，消除傳統(tǒng)報賬模式可能帶來的傳播隱患，從源頭上減少密切接觸現(xiàn)狀與交叉感染風險。據(jù)此，創(chuàng)新“少見面、非接觸”的收單模式亟待開展。

2 自助收單柜設計思路

MacRP 財務系統(tǒng)已初步構建財務資源管理業(yè)務閉環(huán)體系，業(yè)務辦理無時間、空間限制，最多跑1 次，數(shù)據(jù)最多錄1 次，填表負擔顯著減輕、效率顯著提升，實現(xiàn)經(jīng)費的全過程穿透式管理、業(yè)財融合，實現(xiàn)計劃、預算、績效一體化的管理。自助收單柜系統(tǒng)是基于MacRP 財務系統(tǒng)進行的進一步研發(fā)，通過ICT 技術（通信、計算機技術），實現(xiàn)報賬單據(jù)掃碼自助完成投遞，同時完成相應審核節(jié)點的簽批。

2.1 MacRP 財務系統(tǒng)框架

MacRP 財務系統(tǒng)功能模塊可以劃分為四層：應用架構層、集成架構層、數(shù)據(jù)架構層、基礎架構層（如圖1所示）。其中，應用架構層主要包括Web 端、H5、App；集成架構層包括數(shù)據(jù)集成和服務集成兩方面，財務資源管理系統(tǒng)同MacRP 各子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、業(yè)務有機互聯(lián)，系統(tǒng)實現(xiàn)支出、收入、核算全過程流程的跟蹤與呈現(xiàn)；數(shù)據(jù)架構層基于SOAP、EBS、ETL、文本、REST、數(shù)據(jù)庫等打造系統(tǒng)業(yè)務數(shù)據(jù)總線，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準化、數(shù)據(jù)接口的標準化；基礎架構層則主要由服務器、存儲設備、網(wǎng)絡基礎設備、安全設備組成。

圖1 MacRP 財務資源管理系統(tǒng)架構層Fig.1 Architecture layer of MacRP financial resource management system

2.2 自助收單柜流程設計

通過MacRP 財務系統(tǒng)報銷單據(jù)，逐層審批，審批流到收單員審批節(jié)點后，報賬人員打印“報賬審批單”并附原始票據(jù)，通過自助收單柜掃描“報賬審批單”二維碼，實現(xiàn)柜門自動開啟，將單據(jù)投入收單柜后系統(tǒng)按照預設時間自動關閉，或者點擊屏幕“關閉”按鈕，實現(xiàn)自助投遞單據(jù)，財務人員取單后完成復核及付款等工作（如圖2 所示）。

圖2 收單流程圖Fig.2 Receipt flow chart

2.3 系統(tǒng)實現(xiàn)

經(jīng)過收單系統(tǒng)研發(fā)、接口改造、流程調整、設備調優(yōu)等步驟，實現(xiàn)自助收單柜的開發(fā)、對接、部署和運行。上線安裝后的收單柜效果如圖3 所示。

圖3 收單柜調試后效果Fig.3 Effect after debugging of order receiving cabinet

（1）系統(tǒng)研發(fā)。基于設備接口，在收單柜系統(tǒng)上研發(fā)并部署收單啟動程序。通過程序可以進行收單界面的啟動，可以對收單柜關閉時間進行設置。

（2）接口改造。與設備提供公司（簡稱設備方）對接的接口改造，MacRP 系統(tǒng)和設備方系統(tǒng)之間對接，調用接口把報賬單信息發(fā)送至設備方，設備方捕獲掃碼后的信息，判斷是否開門。其中，設備二維碼識別設備，通過識別報賬單二維碼，向繼電器發(fā)送串口指令，從而實現(xiàn)收單柜開門。

（3）流程調整。原財務報賬單審批流程未設置收單員節(jié)點，完成全部審批流程后即可到財務處交報賬單，為方便用戶使用自助收單柜，調整原審批流程，增加收單員審批節(jié)點。系統(tǒng)通過校驗是否到收單員審批節(jié)點自動判斷是否打開投遞口。

（4）調優(yōu)。管理要求掃描單據(jù)與投遞單據(jù)一致，不可一碼多投，自助收單柜試運行階段，用戶反應二維碼掃描不靈敏、等待關門時間較長等問題。通過調研用戶需求調整自動關門時間，增加手動關門操作按鍵，針對二維碼掃描不靈敏問題，調整單據(jù)二維碼大小，采用圖文、視頻等形式加強用戶培訓。

3 自助收單柜實施成效

自助收單柜系統(tǒng)在學校及基礎所的上線應用，切實緩解了“面對面”報賬壓力大、等候時間長的問題，確保了財務報賬工作流程的連續(xù)性，為科研人員、師生及財務人員提供便利。

3.1 緩解“面對面”報賬壓力大、等候時間長的問題

自助收單柜的使用，改變了報賬人員必須在工作時間段遞交報賬單的模式，有效減少了交單的時間成本，科研人員、師生可以有更多的時間投入到教學和科學實驗中，有效提高報賬人員的滿意度水平。自助收單柜的使用，順應了當今社會自助服務模式的發(fā)展趨勢。對于財務人員，將其從傳統(tǒng)的收單工作中解放出來，有效緩解了工作壓力，根據(jù)各項工作的輕重緩急程度，從容應對、分別解決。

3.2 確保特殊時期財務報賬工作流程的連續(xù)性

結合特殊時期要求，按照“少接觸、不聚集”原則，各部門人員實行值班制，輪流到崗辦公。自助收單柜的使用有效減少人與人接觸，降低了傳播風險，保證其投單工作完成，財務報賬工作順利開展。自助收單柜的建設不僅優(yōu)化了報賬業(yè)務流程，提高了財務服務質量及工作效率，而且為科學事業(yè)單位、高校財務信息化建設提供了借鑒。

3.3 為以后投入使用奠定基礎

基礎所自助收單系統(tǒng)的投入使用為下一步院校本級及其他所院自助收單柜的上線使用奠定了基礎，院校本級當前智能收單系統(tǒng)正在安裝調試中。

4 不足與展望

財務自助收單柜上線以來，具體的成效顯著，同樣也暴露了一些不足，系統(tǒng)在用戶體驗、退單便捷性與穩(wěn)定性還需要進行進一步的優(yōu)化。主要包括以下幾個問題：

（1）用戶體驗問題。由于系統(tǒng)研發(fā)的周期性和復雜性，目前系統(tǒng)的設計和開發(fā)進度落后于管理的思維轉變，有時系統(tǒng)使用需求的提升無法很快得到解決，導致在操作層面遇到不便，一定程度上影響了用戶體驗。目前自助收單柜支持掃一碼投一單，如果單據(jù)較多，掃碼投遞等待時間依然較長。掃一碼投多單會導致單據(jù)流程未走完，財務人員也無法進行下一步操作，需要聯(lián)系投單人取回單據(jù)重新掃碼投遞。

（2）退單便捷性問題。退單需要財務人員與投單人采用電話、微信等方式通知，退單原因很可能解釋不清楚，造成二次返單。退單需要投單人到財務處取回報賬單，如遇取單不及時，財務人員需要代為保管，這不僅增加了財務人員的工作量，還會導致未被取回的單據(jù)日積月累不斷增加。部分報賬人員退單較長時間后僅憑報銷單號，甚至“零”信息到財務處要求取回單據(jù)，財務人員翻找單據(jù)費時費力，遇到附件遺失問題容易造成責任推諉。

（3）自動收單柜穩(wěn)定性問題。網(wǎng)絡、系統(tǒng)軟件穩(wěn)定性對自助收單柜運行有直接影響。一旦網(wǎng)絡或系統(tǒng)軟件出現(xiàn)故障，往往無法第一時間修復，影響自助收單柜正常運行。

（4）用戶問題的解決機制問題。在數(shù)字校園建設實踐中，關鍵問題不是技術問題，而是“協(xié)調與合作”[5]問題。收單柜系統(tǒng)的應用過程中，用戶遇到問題后，能否及時有效地解決直接影響了系統(tǒng)的使用效果。這就需要設置好問題的處理機制，一旦機制失效或者不能正常發(fā)揮作用，將會導致用戶的投訴。

本次自助收單柜的上線運行是財務信息化建設的進一步提升。雖然目前實現(xiàn)的功能相對有限，但是極具象征意義，這也為其他科學事業(yè)單位、高校財務自助收單體系建設提供了參考。

根據(jù)上述描述，下一步將不斷加強報賬流程的培訓和財會專業(yè)知識的宣傳。讓廣大師生、科研人員熟悉報賬流程，報賬單填寫規(guī)范，建立專門的服務群進行答疑，通過制定操作手冊或小視頻等方式詳細講解報賬流程。對于新出臺的政策，加大培訓力度，提高報賬人員財務專業(yè)知識，減少退單行為，實現(xiàn)報賬質量與速度提高的目標。

另一方面，將持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，深化系統(tǒng)應用推廣力度，優(yōu)化系統(tǒng)擴展性與靈活度，做好本地化工作，財務持續(xù)優(yōu)化管理流程，完善功能設計，提高用戶體驗和便捷性，擴大其應用范圍。

此外，進一步豐富智能收單柜功能、提升投單效率、增強用戶體驗。研究通過刷校園一卡通、身份證等方式實現(xiàn)快速刷卡開啟收單柜，從而降低等待時間；探討通過智能收單柜打印工資單、報銷單等功能，從而更加方便職工的行政、科研與工作。

引用

[1] 吳砥,邢單霞,蔣龍艷.走中國特色教育信息化發(fā)展之路[J].教育信息化,2018(1):32-34.

[2] 王運武,莊榕霞,陳祎雯,等.5G時代的新一代智慧校園建設[J].中國醫(yī)學教育技術,2021,35(2):143-149.

[3] 黃榮懷,張進寶,胡永斌,等.智慧校園:數(shù)字校園發(fā)展的必然趨勢[J].開放教育研究,2012,18(4):12-17.

[4] 郭杰.高校財務信息化中“報賬難”問題及對策研究[J].經(jīng)濟師,2020(2):81-82+84.

[5] 王運武.“數(shù)字校園”向“智慧校園”的轉型發(fā)展研究——基于系統(tǒng)思維的分析思辯視角[J].遠程教育雜志,2013,31(2):21-28.