基于PDCA循環的檔案數據質量控制探究

葛澤鈺

摘 要：文章基于PdCA循環將檔案數據質量管理流程劃分為計劃、執行、評估和改進四階段，厘清各階段的主要任務和內容，并在此基礎上，提出檔案數據質量控制的實現策略，以期為有效控制和提升檔案數據質量，建設高質量檔案數據資源體系提供理論依據和實踐參考。

關鍵詞：PdCA循環模型；檔案數據；質量控制

分類號：G270.7

Research on Archival Data quality control Based on PDcA cycle Model

Ge Zeyu

（ School of Cultural Heritage and Information Management， Shanghai University， Shanghai 200444 ）

Abstract： Based on the PDCA cycle model， the process of archival data quality management is divided into planning， execution， evaluation and improvement stages， and the main tasks and contents of each stage are clarified. The paper puts forward the implementation strategy of archival data quality control， in order to provide reference for effectively controlling and improving the quality of archival data and building a high-quality archival data resource system.

Keywords： PDCA Cycle Model； Archival Data； Quality Control

檔案數據是“數據化的檔案信息及具備檔案性質的數據記錄”[1]，它既包括檔案部門已擁有的電子檔案、各類數字化檔案資源，也包括檔案部門在業務活動中產生的各類數據記錄[2]。當前檔案數據質量不容樂觀，存在數據孤島、數據異構和數據污染[3]等諸多問題。有效控制和優化檔案數據質量是檔案數據價值得以發揮以及檔案服務得以轉型的前提。對此，國家已從不同層面作出規劃。中共中央國務院在《質量強國建設綱要》提出，推進“質量強國”戰略[4]，全面提高我國質量建設總體水平，從國家戰略層面為檔案事業的發展提供根本遵循、指明前進方向?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》中提出了促使檔案數據建設質量達到世界前沿水平的總體戰略，強調“面對機遇和挑戰，要加大力度，切實推動檔案工作高質量發展”“加強檔案資源質量管控”[5]。

關于檔案數據質量，目前的研究主要聚焦于對檔案數據質量的認識[6]、要素識別[7]、現有問題分析[8]、保障策略[9]等方面?？傮w而言，學界大多立足于檔案數據管理現狀探討了檔案數據質量治理和保障措施，而對于檔案數據質量控制機理的系統探究仍較為薄弱。檔案數據質量控制是對檔案數據整個生命周期過程中的各種質量問題展開一系列管理活動，包括識別、度量、監控、檢測、分析、回溯、預警、解決、反饋、評估等[10]。PDCA循環是質量管理的基本方法，對各項管理工作具有廣泛的適用性，將PDCA模型引入檔案數據質量管理工作，能夠有效控制和優化檔案數據質量，提高檔案數據質量管理效率，建設高質量的檔案數據資源體系，進而推動檔案事業高質量發展。

鑒于此，本文基于PDCA循環模型構建檔案數據質量管理流程框架，厘清各階段的主要任務，明確檔案數據管理的質量控制點，并提出檔案數據質量控制的優化策略，以提升檔案數據質量水平。

1 理論基礎：PDCA循環模型及其適用性

1.1 PDCA循環模型

由美國質量管理專家愛德華茲·戴明提出的PDCA循環模型，是質量管理的基本方法。他認為質量管理可以分成計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）和處理（Action）四個階段[11]。PDCA循環是一個連續性的運動，以上四個階段循環不止地進行，通過在每一次循環中解決一些問題，未解決的問題進入下一個循環，形成周而復始的“爬樓梯”過程，從而實現質量水平階梯式的上升。

1.2 PDCA循環模型在檔案數據質量控制中的適用性

PDCA循環模型具備一定的科學性和廣泛的適用性。一方面，其構架成熟，是一種體現著科學認識論的具體管理手段，是一套科學的工作流程，為檔案數據質量管理提供科學依據和指導方法；另一方面，已有檔案管理實踐證明，其適用于檔案領域數據質量管理，如福建省檔案館在紙質檔案數字化工作中，以PDCA循環為切入點，構建了一套制度完善、運行平穩的紙質檔案數字化質量控制模式[12]，促使檔案數字化工作科學化、規范化進行，有效提升了檔案數字化工作質量。因此，本文將檔案數據質量管理與PDCA循環有機結合起來，探索以該模型為參考構建檔案數據質量管理流程，推動檔案數據質量管理持續優化。

2 框架建構：基于PDCA循環的檔案數據質量管理流程

根據PDCA循環模型，結合《信息技術服務 治理第5部分：數據治理規范》（GB/T 34960.5）所提出的統籌和規劃、構建和運行、流程和評價、改進和優化的數據治理過程，檔案數據質量管理流程可以劃分為四個階段，即計劃、執行、評估、改進。通過分析各階段的重點問題，能夠更加精準掌握檔案數據管理的質量控制點，從源頭上控制檔案數據質量。

2.1 基于PDCA循環的檔案數據質量管理四個階段

在計劃階段，以用戶需求為中心，確立檔案數據質量目標；在執行階段，全面把控檔案數據整個生命周期的質量；在評估階段，對執行階段的數據質量情況進行檢查評估，制定問題清單并收集反饋信息；在改進階段，針對出現的問題，調整計劃要素，實現檔案數據質量閉環管理，如圖1所示。

（1）計劃階段（P）：分析用戶需求，確立質量目標

檔案數據管理應從源頭控制、保障檔案數據質量。一是系統分析用戶需求。以用戶的需求為中心，從檔案數據的固有質量、表達質量、環境質量、效用質量等方面對用戶的質量要求進行梳理與分析。[13]二是確立檔案數據質量目標，構建檔案數據質量規范標準。以檔案數據的完整性、準確性、規范性、關聯性等為目標，為檔案數據在整個生命周期過程確立規范標準，明晰檔案數據質量控制指標，構建檔案數據質量評價體系。

（2）執行階段（d）：強化流程管控，提升過程質量

檔案數據既包括數字環境下生成的“原生數據”，即電子檔案及業務活動中產生的數據記錄，也包括檔案數字化成果形成的“轉化數據”，即各類館藏數字化檔案資源。[14]數智時代，檔案服務需要滿足用戶在數據層級的利用需求。對于“轉化檔案數據”，檔案部門需要聯合技術部門、外包機構等探索檔案數據化實踐方案，協商館藏檔案數據化項目質量要求，對檔案數據化過程質量進行全面管控。而對于“原生檔案數據”，在數據生成與流轉階段，應當對檔案數據形成單位的歸檔工作加強指導，明確數據的歸檔范圍、結構化程度、鑒定流程等要求，保障檔案數據的傳輸質量；在數據歸檔和保管階段，科學判定檔案保管時限。在“原生數據”和“轉化數據”的開發利用階段，需要對檔案數據組織質量和服務效果進行把控（檔案數據化組織流程如圖2），對館藏檔案數字化副本和電子檔案的內容、背景與結構數據進行語義組織，形成基于多級著錄成果的語義網絡，建立富含語義及語義關系的檔案數據網絡[15]，在此基礎上，對檔案數據進行細顆粒分析與挖掘，以可視化展演、知識圖譜構建等多種形式為用戶提供檔案數據服務。

（3）評估階段（C）：審查數據質量，注重用戶反饋

在評估階段，需要對執行階段的數據質量情況進行檢查評估。一是制定檔案數據質量問題清單。采用數據審查技術逐項審查檔案數據質量，按照真實性、完整性、可用性、規范性等指標對檔案數據質量效果進行評估。采集與整理關于檔案數據的數據，保存檔案數據組織與開發利用活動中生成的結果數據、過程數據和記錄數據，以真實、完整地記錄檔案數據管理的具體業務活動。二是收集用戶關于檔案數據質量及其服務效果的反饋意見。調研檔案用戶的檔案數據服務效果及其需求的滿足程度，并判別用戶對檔案數據資源的未來需求，以不斷提高檔案數據開發與利用的精準性，提升檔案數據質量優化控制的社會效益。

（4）改進階段（A）：全面整合分析，制定整改措施

通過全面整合與系統分析執行階段所存在的質量問題及用戶反饋意見，調整與優化計劃要素，從而實現檔案數據質量閉環管理。一是梳理與探究檔案數據質量問題的關鍵影響因素，如政策標準、運行環境、權責分配、技術保障等，全面總結經驗和不足之處。二是針對出現的問題，提出下一循環階段的整改措施。針對“轉化數據”及“原生數據”的全生命周期過程管控進行不斷調整，制定優化控制策略，在下一次質量循環中吸取此前的經驗和教訓，形成新的質量循環，進而實現檔案數據質量的持續改進。

2.2 基于PDCA循環的檔案數據管理質量控制點

在檔案數據質量管理過程中，借助關鍵環節質量控制點，對重點問題進行有效把控，可顯著提升檔案數據管理過程質量。在檔案數據管理中容易出現的質量問題及質量控制點如表1所示。

3 運行實施：基于PDCA循環的檔案數據質量控制實現策略

將PDCA循環模型應用于檔案數據質量控制，按照計劃、執行、評估和改進四個環節循環運行，通過對各環節的重點問題進行有效控制，能夠提高檔案數據質量管理實際效率，實現檔案數據質量的不斷優化和全面提升。

3.1 搭建循環系統，構建規范體系

加強頂層規劃設計，搭建質量管理循環系統。一是提高全面質量管理意識。大數據時代，檔案管理正向檔案數據治理轉型，應明確“數據質量為重”的戰略意識及全面質量管理意識，以檔案數據質量控制為基礎，通過循環式質量管理，實現檔案數據質量全面提升。二是搭建檔案數據質量管理循環系統。檔案數據質量的提升是一項系統工程，檔案部門需要加強頂層設計，制定檔案數據質量控制戰略規劃，充分考慮不同數據資源的特點，協調各環節各部門，搭建質量循環系統[16]，為檔案數據質量控制工作提供根本遵循。

構建質量控制規范體系，保障質量循環平穩運行。一是制定科學有效的檔案數據質量監管制度。在制度層面確立各級各類檔案機構關于檔案數據質量的監管職責、權責分配等，明確檔案數據質量目標，規范質量控制流程，推動各環節檔案數據的有序管控。二是建立健全檔案數據質量標準體系，依據ISO 9000質量管理體系、《信息技術服務 治理 第5部分：數據治理規范》（GB/T 34960.5）推進檔案數據標準體系建設，全面保障數據質量。

3.2 完善環節設計，實施動態管理

完善各環節的功能定位，落實各環節的任務要求。一是需要明確檔案數據質量管理循環每個環節的功能定位，并不斷進行調整和優化，以充分發揮各環節的作用。二是落實好各環節的任務和要求，規定各項工作的具體方法和步驟，做到有計劃、有執行、有評估、有改進，形成循環式工作鏈條，使檔案數據質量管理工作更加規范化。

實施動態管理，逐步改進提升。PDCA循環具有層次性和系統性，而檔案數據質量管理的各個環節之間會形成大循環帶動小循環，小循環促進大循環的動態循環機制[17]，對此，檔案數據質量管理應進行持續動態管控，保障質量循環高效有序運行。此外，問題的解決并非一蹴而就，工作成效也并非立即顯現，需要循序漸進。檔案數據質量管理按照計劃、執行、評估和改進四個環節循環，每循環一次可取得一定成果，同時發現新的潛在問題，在下一輪循環中尋找解決辦法，從而有效提升檔案數據質量水平。

3.3 筑牢技術屏障，探索智能管控

筑造技術保護屏障，保障質量循環運行。一方面，對于“原生檔案數據”而言，大數據時代檔案數據從生成到保存利用一直在互聯網、系統中運行，各環節都存在安全威脅，如黑客侵襲、系統漏洞、泄密、篡改等[18]，因此檔案數據質量管理亟需更為先進的技術支持。另一方面，對于“轉化檔案數據”，從數字化到數據化的過程需要重視檔案數據關聯、數據挖掘以及數據融合等[19]，通過運用光學字符識別（OCR）、語義組織等技術，將數字內容轉換成結構化數據，并形成富含語義與語義關系的檔案數據網絡，以實現檔案數據價值增值。

創新檔案管理手段，探索融入新興技術。數智時代，檔案部門應聯合技術部門、外包機構等積極探索智能化管理手段，提高檔案數據質量管理循環效率。為此，可以借助人工智能、云計算、區塊鏈等各種數智技術保全數據在各階段的檔案特征，以確保檔案數據的真實性，同時增強其可讀性。新興技術的引入，能夠實現檔案數據質量智能管理，提高管理循環效率。

3.4 優化主體能力，注重用戶反饋

優化主體治理能力，提高檔案數據質量把控效能。一方面，大數據時代檔案工作人員應強化數據意識，更加全面深刻的認識檔案數據的內涵，不斷提高檔案數據質量控制意識，以適應大數據時代的發展。另一方面，引進計算機或數據科學人才，或與外包機構進行合作，將數據處理技術引進檔案部門，并對檔案工作者進行專業培訓與指導，增強其在檔案數據質量管理循環過程中的技術應用能力、數據處理能力、數據分析能力等。

搭建反饋平臺暢通交流渠道，以用戶需求推動檔案數據質量優化。檔案用戶的利用需求是檔案數據質量管理循環的起點，同時也是終點。為此，可以運用大數據、云計算等新興技術算法構建用戶畫像，系統分析用戶需求，不斷推進檔案數據質量循環持續優化。此外，通過建立反饋平臺等方式，為公眾提出檔案數據利用需求、反映檔案數據質量問題等搭建交流渠道。

4 結 語

基于PDCA循環模型建構檔案數據質量管理循環，對于提升檔案數據的質量以及檔案數據管理工作的效率有較高的應用價值，能夠促使檔案數據管理工作朝著科學化、規范化的方向發展，實現檔案數據質量全面提升，為檔案數據資源提供利用與共建共享奠定基礎。

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