信息化環境下物資采購審計路徑分析

林 楊

(陸軍勤務學院，重慶 401331)

1 引言

伴隨數字經濟發展和普及，在云計算、人工智能、物聯網、區塊鏈和大數據等方面都取得了顯著成效，加速了部分行業向數字化、信息化變革進程，極大地提升了工作效能。基于大數據分析能力，信息技術在項目經營管理活動中的應用越來越廣泛，尤其是項目全過程的業務流程、項目管理體系和運行效率都發生了巨大的變化。以物資采購審計為例，信息化對于推動項目物資采購審計科學化、規范化發展產生了十分積極的作用。

2 信息化環境對物資采購審計的影響

信息化的快速發展，為物資采購審計提升工作效率、有效降低或者規避風險提供了更多可能。首先，從物資采購審計流程角度考慮，引入信息化相關技術能優化部門之間工作流程，提升物資采購審計工作效率，降低因人員、部門協作、時間或者空間限制等方面的風險因素，從根本上改善物資采購審計全工作流程。其次，從物資采購安全發展角度考慮，信息化物資采購審計能夠壓縮工作成本，提升工作效率，及時發現問題并解決問題，實現動態監測物資儲備、對比價格、跟蹤材料價格發展趨勢等，為物資采購全過程爭取更多準備時間，高效提升自身發展實力和行業競爭力。再次，從信息化特點分析，在物資采購審計全過程中引入信息化技術手段，能夠提升工作精準度，有效避免人為因素影響，特別是涉及數據計算、整合與提取方面，簡化了工作流程，有助于從根本上提升工作效能。最后，信息化物資采購審計改變了原有物資采購審計的風險類型，部分因流程因素或者人為因素造成的物資采購審計風險，由于信息化技術的運用，轉變為計算機網絡安全方面的風險，因此，從信息化角度考慮，物資采購審計受信息化影響，不僅會改變物資采購審計風險類型，還會對項目整體宏觀發展目標和發展路徑產生根本影響。

3 信息化環境下物資采購審計工作的主要內容及發展現狀

3.1 主要內容

結合物資采購審計工作全過程等，信息化環境主要是指基于現代信息通信技術、網絡安全技術、數據庫等信息存儲技術等，結合物資采購審計各項目工作流程、信息存儲方式等，將相關數據匯總到固定數據庫，以方便動態完成物資采購審計相關工作，并為項目決策、項目審查提供必要依據的一種技術方式。現代信息技術的快速發展，以及其在其他領域與相關技術的較好融合，為物資采購審計相關工作提供了更好更快的發展思路。根據信息化物資采購審計實際工作情況，總結其主要特點為信息數據化、范圍網絡化、數據可視化、計算智能化等。所謂信息數據化，主要是指將物資采購相關信息上傳至指定數據庫，以方便后續調取、對比、分析、查找、審計等工作的開展，通過這種方式，物資采購相關信息將獲得更加廣泛的運用；所謂范圍網絡化，主要是指信息化讓物資采購整個流程突破了時間限制和空間約束，只要通過計算機或者其他電子終端鏈接到網上，就可以通過網絡開展物資采購審計相關工作流程，為推動項目提供便利；所謂數據可視化，主要是指通過計算機軟件，讓數據和信息的讀取實現可視化，更加便捷地推動項目物資采購審計整體工作流程。另外，通過圖表、配色等方式，有時還能幫助相關工作人員快速精準的發現問題并解決問題，幫助項目規避風險，為領導科學決策提供更多時間；所謂計算智能化，主要是指針對計算機的數據處理能力，通過上傳相關數據，實現自動智能計算，幫助相關工作人員動態掌握物資倉儲情況、價格波動情況、相關技術革新情況等，為整體物資采購提供參考，為后續項目發展決策提供可視化的數據支撐。

3.2 發展現狀

伴隨信息化技術的廣泛推廣，信息化在國內外物資采購領域也有了一定的運用，并累積了顯著的經驗。國外方面，比如英國，其政府各個相關部門采取了十分積極的政策推動物資采購審計相關工作，特別是在預算控制、個人責任以及監督方式的選擇等方面。另外，為了推動物資采購審計相關政策的落地和實施，英國財政部門還組建了政府部門人員和行業相關專家組成的專門負責采購的單位，以分析項目采購計劃和相關材料市場價格發展趨勢等，為政府部門等的采購提供決策依據。再比如日本，其在政府物資采購特點、法律規范的制定和對國內供應商的保護政策，甚至是計算機信息化的使用等方面都對人們在信息化開展物資采購審計相關工作具有一定的借鑒作用。日本開展物資采購審計電子化的進程較早，其需要解決的難點問題主要集中在兩個方面：一是受計算機普及程度影響，如何能夠推動物資采購審計電子化進程。二是電子信息化雖然帶來了便利，但是在主要佐證材料的真偽方面，還需要加強鑒別能力，只有這樣才能保障后續電子信息化進程更好推動物資采購審計相關工作。再比如德國，在政府物資采購監督管理方面，機構設置比較完善，職能比較健全。其本身開展物資采購審計相關工作時間較早，多數主要為三種模式，主要根據崗位工作內容開展相關內部審計工作。德國十分重視網絡信息化基礎建設和大型數據庫的建設，通過大型數據庫，可以將分散在各個政府部門大量數據整合起來，使德國的政府信息資源得到了很好的利用。另外，德國還十分注重信息安全在物資采購審計方面的作用，在數據保護和信息安全方面具有一定借鑒價值。國內方面，雖然信息化在各行業得到廣泛運用，并積累了一定的使用經驗。但是，忽略行業使用限制，結合我國信息化程度和現階段物資采購使用實際，通過信息化手段推動物資采購審計工作高效開展，仍需要厘清以下兩方面關系：一是本行業開展信息化物資采購審計工作的優勢和劣勢，以及在實際運用中的可行性分析。二是信息化推動物資采購審計工作需要和企業長遠發展之間的關系，對企業組織架構、管理架構的影響和意義等進行可行性分析。

4 信息化環境對物資采購審計工作需要重點解決的問題分析

4.1 從物資采購審計工作角度分析

首先，物資采購審計工作范圍具有復雜性。由于物資采購審計全過程涉及部門多、時間跨度大、具體經手人員復雜等，導致物資采購審計全過程影響因素較多，在具體開展物資采購審計工作中，信息化技術手段的介入雖然在數據分析上具有一定優勢，但是在涉及跨部門協作、佐證材料驗證方面，部分企業在信息化技術的使用深度上仍然不夠，制約了物資采購審計全流程工作效率。

其次，物資采購審計工作內容具有綜合性。受物資采購工作性質影響，物資采購審計工作涉及價格審計、招投標管理審計、物資管理審計等方面，每個方面涉及的部門復雜，專業內容較多，為物資采購審計工作帶來一定困難。另外，雖然為基于信息化環境下開展物資采購工作帶來一定的便捷，但是，在具體實施過程中，受物資采購工作性質影響，部分企業在開展物資采購審計工作過程中缺少對相關制度和文件的解讀，導致在通過信息化技術手段開展物資采購審計相關工作時，在物資采購數據采用的標準化、相關制度的執行等方面，還存在一定漏洞，嚴重影響了后續物資采購工作的開展和相關結果的應用。

再次，物資采購審計工作結果具有建設性。企業組織開展物資采購審計工作，其目標并不只是發現問題，更多的是解決組織管理上的漏洞，從而為組織效益帶來實質提升。一些企業在開展物資采購審計工作過程中，雖然應用了一定的信息化技術手段，但是某些部門態度消極，未能充分使用信息化技術，導致物資采購審計工作開展困難，或者范圍不夠全面，影響了物資采購審計結果的后續使用。

最后，物資采購審計工作過程具有創新性。在滿足制度和標準的前提下，物資采購審計工作伴隨物資采購類別、應用場景、開展方式等的不同，在審計執行過程中也會產生多種實施途徑，具有一定的創新性。在信息化環境下，部分企業主體認為只要應用了信息化技術，就是創新開展了物資采購審計相關工作，將信息技術的使用作為審計工作的執行目標，忽視了審計工作本身的創新性，制約了企業在信息化環境下物資采購審計工作的應用效果。

4.2 從信息化特點角度分析物資采購審計工作

首先，信息化與物資采購審計工作內容的銜接還有待完善。大部分企業能夠認識到信息化技術手段對于推動物資采購審計工作的重要意義，但是在實行信息化技術手段時，由于不了解信息化技術產品性能，或者是人力物力資源有限，在通過信息化技術手段開展物資采購審計工作過程中，難以實現全過程物資采購審計信息化，僅能滿足部分流程實現信息化，這勢必造成物資采購審計信息化進程落實難的問題，制約了物資采購審計工作成效。

其次，信息化物資采購審計數字處理能力有待加強，物資采購審計信息化全過程在數字處理能力分析方面還有待加強，特別是涉及管理核心信息的保護和數據安全等內容，探索如何既能完成規定物資采購審計工作步驟，又能保護主要核心信息，成為大部分企業在物資審計工作中需要面對的重要難題。另外，還有部分企業只通過對部分物資采購審計內容進行數字分析，而未充分認識到信息化數字處理能力在動態展現全過程數據信息上的優秀表現，導致物資采購審計信息化未能充分發揮其數字分析的能力，制約了信息化在物資采購審計工作中的應用效果。

再次，信息化環境下抵御人為等可預見因素對物資采購審計影響的相關問題。在計算機網絡信息安全操作的前提下，還有一個網絡信息安全隱患，即由于人為操作，或者經過特殊信息化手段的技術攻擊等，都可能造成一定的數據缺失、篡改、截取等網絡信息安全隱患。基于計算機網絡安全角度，對物資采購審計全過程可能出現的安全隱患進行分析，大部分企業缺少有效的應對措施。除此以外，項目在物資采購過程中，是否能及時掌握新技術、新材料發展趨勢，及時更新材料價格等方面，也是制約信息化能否推動物資采購工作快速發展的關鍵因素，嚴重影響物資采購審計工作結果。

最后，信息化物資采購審計創新人才隊伍建設亟須提升。部分項目在開展物資采購審計信息化進程時，主要通過引進相關信息化技術平臺來推動物資采購審計信息化工作，在引進平臺時，由平臺設計人員對具體使用人員開展相關培訓。這直接導致項目在物資采購信息化全過程中受信息化平臺制約嚴重，具體執行人員缺乏物資采購信息化創新性，短期內看雖然可以實現物資采購信息化全過程，但是長期看，物資采購審計過程較為復雜，價格波動、技術革新等突發事件頻發，物資采購審計工作人員沒有創新性，勢必會影響物資采購審計工作長期開展，或者影響工作成效。歸根結底，是缺少相應的信息化物資采購審計創新人才隊伍建設能力造成的。

4.3 從物資采購審計風險角度分析

結合物資采購工作風險種類，信息化普及程度和與企業物資采購審計工作結合的深度角度考慮，主要從兩個方面分析信息化環境下物資采購審計工作可能存在的問題。

一是基于物資采購計劃風險的審計。在物資采購計劃和物資采購需求審計方面，信息化的數據處理和分析能力帶來一定優勢，但是在實際應用過程中，部分企業的物資采購審計工作對于物資采購計劃和物資采購需求方面合理性審計標準較難確定，在標準執行的信息化程度上普遍較弱，在信息收集、整理、甄別、留存等方面未能充分發揮物資采購審計信息化的工作效能。

二是基于物資采購合同風險的審計。大部分企業在物資采購合同全過程的審計還有較大的提升空間。物資采購合同是整個物資采購審計過程的重要憑證，其信息化中需要解決的重要問題就是信息內容的準確性和真實性甄別，以及合同的管理等。部分企業由于信息化進程深度不足，導致合同殘缺或者丟失現象比比皆是，為物資采購審計工作開展帶來了困難。

5 信息化環境下物資采購審計工作優化路徑分析

5.1 物資采購審計工作內容角度的優化路徑

結合物資采購審計工作的復雜性、綜合性、建設性、創新性特點，信息化環境下開展物資采購審計的工作路徑可以從以下四個方面開展：一是注重物資采購審計工作的頂層設計，在物資采購審計工作開展以前，充分研究和分析企業內部管理制度、法規、文件等信息，在企業管理流程下制定具體物資采購審計工作方案。需要注意的是，由于企業管理制度不定期會進行更新，因此，需要通過信息化技術及時掌握企業管理制度發展動態，并在物資采購審計工作流程中予以體現。二是注重物資采購審計工作重點內容，根據不同物資采購內容，通過信息化技術手段有甄別地開展具體物資采購審計工作，這樣不僅可以縮短工作流程，節約工作時間，還能將審計工作信息局限在規定范圍內，避免審計信息的外泄。三是注重物資采購審計工作全過程，信息化程度貫穿物資采購審計始終，在計劃采購、詢價、比價、合同、結算、付款等每個過程都合理使用信息化技術。另外，要注重物資采購審計結果的運用，尤其是在制度層面審計、資金層面審計和管理層面審計等，都要針對性地合理運用物資采購審計結果，提升物資采購審計工作成效。四是注重物資采購審計工作的創新。在信息化環境下，根據物資采購內容的改變，有針對性地通過信息化技術手段創新開展物資采購審計工作，比如信息數據處理的優勢，不僅能夠幫助物資采購審計工作快速完成今年物資采購工作總結，還能將具體數值同往年進行對比，從而為領導決策和制度優化提供依據。

5.2 從信息化物資采購審計數字處理角度的優化路徑

物資采購審計工作在信息化環境下具體可以從以下三個方面精準高效開展。一是注重基于物資采購審計工作流程的信息化優化方式。從節約人工、突破時間和空間限制等角度，運用信息化技術手段對物資采購審計工作流程進行優化，這是最基本的優化方式。需要注意的是，兩者在結合過程中，要從總體考慮設計，注重流程的銜接，從而為后續物資采購審計工作的開展打好基礎。二是充分發揮信息化數據處理效能，推動物資采購審計工作更好發展。具體可以從提高數據質量、采用有效的數據挖掘技術和處理方法方面進行具體考慮。比如在物資采購信息的收集和采用中，如何通過大數據信息化、數字化能力，快速篩選和甄別出有用信息，提升物資采購水平，這將是提升物資采購審計質量的重要方式之一。三是有針對性地提升信息化物資采購審計人才隊伍建設力度。在完成基本物資采購信息化進程的同時，還要注重加強相關專業人員的基礎培訓力度和創新能力培養，一方面，要提升現有物資采購審計工作相關人員的信息化技術水平，通過信息化平臺培訓、審計制度培訓等方式，持續更新現有審計工作人員知識儲備，為物資采購審計工作的有序開展提供基礎人力儲備；另一方面，要注重吸收一批具有豐富審計經驗，或者具有較高專業知識儲備的物資采購審計人才，探索與專業審計機構的合作交流機制，充分利用社會現有相關領域專業人才，將這部分人才吸納到項目物資采購人才隊伍建設中來，充實人才隊伍整體實力，促進團隊創新能力的培養，為后續物資采購信息化的普及和發展提供人才支撐，提升審計工作的整體水平，帶動企業內部審計工作更好更快發展。比如要充分利用信息化平臺優化培訓的機會，增加項目主要技術人員同其他項目技術人員的交流和溝通，避免因信息化平臺漏洞造成的物資采購審計風險。再比如注重對重點物資采購審計流程的信息化升級工作。

5.3 從物資采購審計風險角度的優化路徑

信息化技術手段為物資采購審計工作的開展提供了更多可能，以物資采購審計工作風險為例，提出了新的創新優化路徑。一是注重運用信息化技術對物資采購計劃風險進行審計。在對物資采購計劃和合理性審查方面，利用大數據分析能力廣泛收集庫房儲備、市場價格、物資采購清單內容等相關數據，提出分析報告，提出有針對性的修改建議。這部分審計工作需要整合庫房儲備、市場價格和內部機構運行等多個工作環節，信息化技術的使用必定能帶來時間上的優化，為物資采購工作提供更加準確、翔實的工作數據。二是注重對采購合同的管理。針對物資采購合同管理不力方面，在物資采購審計過程中，可以通過采用電子密鑰等方式，加強合同真偽性的甄別能力。另外，通過信息化手段構建不同的物資采購工作流程，劃定管理人權限，加強合同的管理效能，可以為后續合同的調取和查閱提供基礎保障，極大地縮短物資采購審計工作時間，為物資采購結果的合理運用提供更多空間。

6 結論

綜上所述，信息化環境下開展物資采購審計工作是企業自身提升內部管理的重要措施，對于優化部門協作、縮短工作時間、打破部門等空間限制，提升物資采購審計工作效能具有十分重要的意義。結合物資采購工作的內容、特點，以及信息化技術手段的特殊屬性，結合企業實際，在信息化環境下探索物資采購審計工作的路徑較多，在這一背景下，不管是從數字信息化角度，還是從物資采購審計角度考慮，注重信息化物資采購審計工作人才隊伍建設，優化相應硬件設施，對后續物資采購審計工作以及企業高標準化發展，都具有十分重要的推動作用。