重大活動檔案收集與整理工作探析

姚行

摘要：重大活動檔案具有極高的保存價值、參考價值，如何做好重大活動檔案收集與整理工作以真實反映重大活動的籌辦、舉辦情況，是擺在檔案部門面前的重大課題。論文對重大活動檔案收集與整理工作中存在的問題進行了梳理，提出了工作建議，試圖為重大活動檔案收集與整理工作提供借鑒和參考。

關鍵詞：重大活動 檔案工作 收集 整理

隨著我國綜合國力和國際地位不斷提升，舉辦重大活動成為時代發展的一種必然趨勢，如何做好重大活動檔案收集與整理工作以真實、完整、全面反映重大活動籌辦舉辦情況，是擺在檔案部門面前的一項重大課題。筆者將結合服務北京冬奧會和冬殘奧會的相關工作經歷，對進一步做好重大活動檔案收集與整理工作進行剖析。

一、做好重大活動檔案收集與整理工作的意義

（一）是落實規章制度的現實要求

《重大活動和突發事件檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）確定了重大活動檔案收集范圍，規定了重大活動檔案整理方法，對重大活動檔案工作提出了明確要求。做好重大活動檔案收集與整理工作，必須以《辦法》為根本遵循，嚴格按照《辦法》中明確的收集范圍收集文件材料，確保檔案應收盡收、應歸盡歸，并做好檔案整理工作，以實際行動落實《辦法》要求。

（二）為資政育人提供豐富素材

重大活動檔案相較于其他類型的檔案資源，關注度高、社會影響大，為資政育人作用的發揮提供了豐富可靠的素材。在重大活動籌辦舉辦過程中收集與整理的各類檔案，是國家或地區政治、經濟、文化、科技、社會、體育等方面發展歷程的真實反映，具有重要的歷史價值和現實意義。對于此類檔案，不僅可以通過編輯資政參考之類的刊物為黨委和政府重大活動決策提供參考，發揮檔案資政作用，還可以通過舉辦相關展覽、出版專題書籍等形式，深入挖掘檔案資源，用檔案說話，用史實發聲，提高公眾認同感，充分發揮檔案育人作用。

（三）是豐富館藏資源的有力補充

重大活動檔案經過規范整理，被整體移交至國家綜合檔案館后，有利于豐富檔案館館藏資源，加強檔案信息資源建設。以北京冬奧會和冬殘奧會開閉幕式檔案為例，開閉幕式檔案涉及領域廣、類型多、數量大，既包含演出策劃、演員聯絡、演出安全等相關儀式工作資料，也包含疫情防控、媒體宣傳、電力安排、市場開發、志愿者服務等相關保障工作資料；既有文書檔案，也有照片、圖紙、出版物等類型的檔案；既涉及數以千計的實物檔案，也涉及大量音視頻檔案。

二、重大活動檔案收集與整理工作存在的問題

（一）檔案工作推進成效有限

重大活動臨時機構通常涉及其內設機構及成員單位，其中內設機構少則十幾個，多則二三十個；成員單位少則五六十個，多則上百個。[1]各組成部門忙于推進各項準備工作，常常以工作需要等要求為由，間接拒絕或要求事后移交檔案，檔案收集工作面臨各種阻力。此外，開展相關檔案收集與整理，以及后期進館集中保管，都增加了檔案部門及相關單位的工作量，導致其容易產生“多一事不如少一事”的消極懈怠情緒，[2]部分檔案部門沒有主動承擔起組織、協調、推進的職責，檔案工作推進成效有限。

（二）收集范圍制定較為寬泛

收集與整理工作是重大活動檔案工作的重要組成部分，檔案收得全，后期開發利用才有得用。在重大活動籌辦過程中，臨時機構檔案收集范圍制定得往往比較寬泛，更多的是原則性要求。例如“本部門在開展業務工作中形成的文件材料”，類似的表述指向性不明確，對于收集工作指導性有限，有的檔案員對部門業務又知之甚少，導致部門核心業務形成的檔案沒有完成歸檔，檔案收集效果不佳。

（三）檔案整理質量參差不齊

檔案整理是一項細節要求多、重復性強的工作，如整理文書檔案，涉及組件（卷）、分類、排列、編目等多個步驟。重大活動檔案整理高峰期一般出現在籌辦舉辦后期，臨時機構工作人員多為借調或短期聘用人員，在返回原單位或尋找新工作的時間壓力下，更多的是追求快速完成整理工作，如在文書檔案整理過程中容易出現文件重復、件與件之間排列混亂、組件不合理、件內文件不全、編頁順序錯誤、檔案與目錄不對應、檔案目錄著錄項目缺項漏項等問題，整體質量參差不齊。

三、重大活動檔案收集與整理工作優化建議

（一）建立完善的制度體系

《辦法》提出檔案館可以根據需要，提前介入重大活動和突發事件檔案工作，[3]為檔案部門提前介入重大活動檔案工作，充分發揮檔案專業優勢提供了制度依據。檔案部門應采取有效措施，完善重大活動檔案收集與整理工作制度，以檔案專業力量為重大活動保駕護航。

1.切實履行檔案職能。重大活動檔案的收集具有特定的時間要求，只有在思想上充分認識重大活動檔案的重要性，才能增強做好重大活動檔案工作的使命感與責任感。[4]在介入重大活動檔案工作后，檔案部門要切實履行檔案職能。履行檔案職能可以通過開展檔案專項檢查、制定檔案相關規章制度、定期匯報檔案工作進展、提供查檔利用綠色通道、提高日常檔案查詢服務水平等方式進行。要積極爭取重大活動臨時機構各級領導及各組成部門對檔案工作的持續關注與支持，便于在收集過程中協調各部門，減少收集過程中的阻力，獲得收集工作主動權。

2.構建檔案責任網絡。在重大活動籌辦機構成立之初，按部門建立完善的檔案工作“三級責任制”體系，并厘清工作職責，對于重大活動文件材料的完整、快速、有效歸檔和檔案的安全保管具有重要意義。[5]要建立從上到下的檔案網絡，構建“臨時機構主要領導-部門負責人-部門檔案員”三級垂直管理與橫向聯動相結合的體制機制。臨時機構主要領導對檔案工作負全面領導責任，綜合部門負責人對臨時機構檔案工作負管理責任，其余組成部門負責人負責指導本部門檔案工作，部門檔案員具體承擔部門內檔案收集與整理工作。檔案專業人員一般擔任臨時機構綜合部門檔案員，負責業務對接及機構檔案的收集與整理工作。要建立檔案人員登記制度，在部門檔案員發生變更、調整、離職時，必須報綜合部門備案，以確保檔案工作責任到人并覆蓋所有部門。

3.健全全周期培訓機制。重大活動部門檔案員的業務能力在很大程度上決定著檔案收集與整理工作的成效和質量，要健全全周期培訓機制。在籌辦初期，培訓內容不僅要包括重大活動檔案工作的意義和作用、檔案收集范圍和收集方式、檔案整理要求和整理范例、檔案員的工作職責等理論知識，也應包括操作演示、操作指導等現場操作環節，以提升部門檔案員的檔案意識、業務素質和專業技能。在籌辦過程中，要根據工作推進情況及現實需要，適時視情況組織培訓，如出現組卷（件）錯誤，要分析問題是否具有普遍性，有則組織集體培訓，否則針對個人單獨培訓。在重大活動舉辦后，要加強實體檔案移交相關標準要求的強化培訓。總之，要合理安排培訓時間，采取靈活多樣的方式開展針對性培訓。

（二）強化檔案收集工作

重大活動中的文件材料往往下達得較急、變化反復次數較多、流轉過程較快，圖片、音視頻等類型的檔案可能形成于各個部門，檔案部門要采取有力措施，細化檔案收集范圍及收集措施，發揮好“橋梁”和“紐帶”作用，促進形成檔案收集工作合力。

1.依據檔案形成特點，細化歸檔范圍。重大活動基本可劃分為策劃籌備、組織開展、收尾總結這三個階段。檔案部門要在策劃籌備階段介入重大活動臨時機構組成部門，了解部門職能及工作開展方式，如工作計劃安排、內部人員崗位職責與職責分工、是否存在服務外包等；分析可能產生的檔案及檔案類型，如策劃部門會形成策劃方案、現場設計圖紙、活動使用音樂等檔案，是否涉及文書、圖紙、音視頻等多種檔案類型。要積極關注各部門工作動態，了解檔案形成情況，只有對檔案情況做到“心中有數”，制定的歸檔范圍才更有操作性。

2.加強業務聯系，促進形成工作合力。檔案部門要采取多種措施，加強業務聯系：一是經常提醒，可利用業務交流、開會間隙、交接檔案等時間，對檔案收集知識進行“補課”；二是主動溝通，了解各部門在檔案收集過程中的問題，把工作做在前頭、把問題解決在源頭；三是重視反饋，要高度重視部門檔案員對于收集工作的意見和建議，協調解決在收集中遇到的困難和問題，多給予正向反饋，調動部門檔案員工作積極性，推動形成工作合力。

3.推進平時收集，建立平時收集機制。為穩步有序推進檔案收集工作，有必要建立檔案平時收集機制，按月或固定某個時點收集各類檔案及檔案目錄。對于確實因工作所需無法按期移交的實體檔案，應先提交檔案目錄，并在平時移交確認表上注明檔案移交時間；對于確實無適宜可移交的檔案時，應提交平時移交確認表，經檔案員及部門領導簽字確認后，報綜合部門備案。建立平時收集機制，一方面，檔案部門可借此進一步了解各部門檔案整理情況，便于第一時間指出存在的問題；另一方面，開展平時收集也減輕了重大活動結束后檔案收集壓力，有利于加快檔案收集進度。

4.抓住收尾階段，確保檔案應歸盡歸。由于重大活動結束后，籌辦機構將撤銷，人員將解散，因此，重大活動收尾階段對于檔案收集與整理工作來說十分關鍵，檔案部門要與各部門保持密切聯系。一是要認真核對清單，對照檔案收集范圍及活動收尾階段的實際情況，逐個核對各部門已接收檔案清單，沒有收集到位的要及時聯系移交；二是要持續跟進收集，加強對于活動舉辦期間已經產生但因特殊原因未能按期歸檔的文件材料的跟蹤與收集，同時要注意對活動結束后產生的各類檔案進行補充收集，如總結、獎勵、表彰相關材料，確保各種門類、各種載體檔案材料的完整性與真實性。

（三）深化檔案整理工作

重大活動檔案整理質量成效直接體現檔案部門的工作水平，要以對歷史負責、對人民負責、對未來負責的態度，高標準做好檔案整理工作。

1.整理標準規范化。為規范重大活動檔案整理工作，檔案部門要制定各類型檔案整理細則，如文書檔案要對分類標準、文件排列及“件”內排列方式、修整裝訂及編頁要求、著錄項目及著錄要求、裝盒順序等細節做出詳細規定；音視頻檔案要對移交格式、存儲層級、命名方式等方面做出統一規定；實物檔案要規定歸檔份數、排列順序、編目規范等內容；電子文件、照片、合同、圖紙等類型檔案都應有相應的整理標準。制定整理標準既要考慮整理規范性，也應兼顧整理可操作性；既要考慮重大活動本身檔案的形成情況，也應兼顧未來開發利用需要，以整理標準規范化助推整理規范化、利用便利化水平的提高。

2.驗收程序標準化。檔案移交驗收是重大活動檔案工作的重要程序，是檢驗檔案整理質量的重要步驟，檔案部門要切實把好移交驗收關，一是符合性檢查，主要檢查移交材料是否齊全完整，移交單是否經部門負責人簽字確認；二是合規性檢查，主要檢查是否同步移交檔案、紙質版檔案目錄及電子版檔案目錄，三者之間檔案數量是否一致；三是合標性檢查，主要檢查檔案、檔案目錄是否符合整理標準，根據前期指導情況結合不同檔案類型確定檢查重點，如音視頻檔案主要檢查音視頻是否能夠正常播放、音視頻檔案目錄著錄項目內容是否準確體現音視頻內容、音視頻排序是否與目錄一致、音視頻是否重復等。

四、結語

重大活動檔案是反映社會發展重要歷程、記載黨委政府重要決策、承載社會公眾公共記憶的寶貴記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。檔案部門應創新理念，積極承擔起組織、協調、推進職責，主動介入重大活動籌辦舉辦過程，建立檔案責任網絡，健全全周期培訓機制，結合重大活動的活動性質、組織形式、職責分工等情況，科學合理地制定歸檔范圍及各類型檔案整理細則，使檔案收集與整理工作有章可循，進而形成豐富、立體、多樣的重大活動檔案資源，充分發揮檔案資政育人作用，為服務黨和國家工作大局、服務人民群眾做出檔案部門的貢獻。

注釋及參考文獻：

[1]吳穎娜.重大活動檔案管理工作的實踐與探索研究[J].北京檔案，2016（3）：28-29.

[2]薛曉軍，梁家甄.重大活動和重要事件檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2020（4）：47-49.

[3]丁德勝.《重大活動和突發事件檔案管理辦法》解讀[J].中國檔案，2021（1）：40-41.

[4]蔣宏靈，陸倩媛，朱耿雨.聚焦重大活動檔案工作加強檔案資源體系建設[J].中國檔案，2020（1）：64-65.

[5]田雷.重大活動檔案工作策略研究[J].北京檔案，2017（4）：33-35.

作者單位：北京市檔案館