醫院檔案檢索系統由“紙質化”向“數字化”過渡時期助力高質量開展檔案工作探析

肖榮芬

摘 要：通過檔案信息檢索系統查找利用檔案是檔案管理的關鍵環節和目標任務，該環節體現了檔案事業的發展狀況。由于醫院工作的特殊性和檔案基礎設備設施建設落伍等問題，以致在短時間內還不能完全實現數字化管理，由此帶來查找利用檔案等管理上的短板和困難。本文嘗試從信息檢索的角度來探討一種過渡時期的、新的醫院信息檢索服務模式，以高效的檢索方式查找利用復雜的海量信息，為醫院管理者、臨床醫務人員、科研工作者和患者提供高效的服務。

關鍵詞：紙質檔案；數字檔案；檢索系統；過渡升級

引言

近年來，由于醫院信息化建設逐步轉向以病人為中心的臨床診療、輔助檢查、電子病歷、費用結算、健康檔案等診療和保健系列業務活動，以及財務、藥品、耗材和設備設施等行政后勤醫院運營管理，以致信息化建設給醫院檔案管理由“紙質化”向“數字化”過渡升級提出新的要求。本課題嘗試從信息檢索的角度，探討處于過渡時期的信息檢索服務模式，研究醫院檔案如何由紙質檢索系統向數字檢索系統轉型升級，達到“新、老”檢索方式無縫對接，為以后的檔案管理找明方向，創新工作，促進發展，實現現代化管理目標，推動醫療檔案高質量發展，為醫療衛生事業服務，提高人們的健康水平。

一、現行醫院紙質檔案與數字檔案檢索方法優劣比較分析

1.檢索工具不同

醫院紙質檔案信息檢索先形成檢索目錄，然后是工作人員根據用戶需求，利用單一的檢索工具展開單項檢索、手工檢索。目前，部分醫院現有的基建檔案、設備檔案以及未實行數字化管理的文書檔案、專業檔案等都是利用手工檢索，是目前醫院主要的檢索手段；數字檔案信息資源則借助計算機平臺，工作人員通過計算機來機檢用戶提出的檢索要求，其檢索方式是自動的，并可以實現多項、組合式檢索。目前，各醫院主要有HIS 醫院信息系統 、住院電子病歷信息管理等系統均具有查詢和檢索功能。該檢索方法因軟、硬件設備設施及人員技術等問題，導致有些醫療機構應用的醫療業務系統、運營管理系統與檔案管理系統之間未能實行互聯互通，無法實現信息共享，造成現有的數字化管理相對孤立，特別是經濟欠發達、管理較落后的醫療機構。

2.工作時效差別大。

紙質檔案的手工檢索方法查找時間長，查找速度慢，工作效率低，其查準率、查全率主要取決于前期收集、整理、匯總的檢索信息是否全面、準確。例如，在未應用EMR（電子病歷管理系統）前需查閱紙質病歷，工作人員要先根據病人姓名調取索引卡，然后根據索引卡指示到病案架逐一查找，費時費力，在查找過程中還會出現患者“同名同姓”需進一步調取病歷資料展開排查、確認的現象，增加工作量。而應用EMR管理后則通過機檢實現，其檢索速度快、效率高的特點，查全率、查準率均有所提高。在權限和職能范圍，數字檢索還可根據工作需求隨時加工補充系統原有信息，管理更加方便。

3.服務方式不同

紙質檔案信息需要依靠檔案工作者才能開展檔案查閱，而數字檔案信息的檢索方法，除了由工作人員開展檢索外，用戶變被動為主動，還可以依照用戶自己的需求，在可公開的檔案資料中，在權限的范圍內查找到自己想要的信息。

4.查詢結果呈現方式不同

對于用戶需要檢索的檔案，紙質檔案信息檢索結果以紙張的方式呈現給用戶，利用時需摘抄或復印，費時費力。比如，患者本人或者委托代理人要求復制或查閱病歷資料時應出示相關證明材料，醫療機構依規定提供服務。而數字檔案信息資源檢索到的結果直接在計算機屏幕上呈現，并可打印輸出，方便快捷。

二、醫院紙質檔案向數字檔案過渡時期存在的困難和挑戰

1.醫療機構工作的特殊性，紙質檔案仍占一定的“份額”

醫院工作人員在診療活動和日常管理中形成紙質檔案是以紙張作為載體，用書寫或打印的方式記錄相關信息，如醫生開具的處方和疾病診斷證明、門診病歷和住院病歷等，它具有原始性、真實性，特別是在遇到醫療糾紛時，醫療文書在舉證過程中具有相當重要的法律效力和法律依據，這是目前醫療行業數字檔案不可替代的，只能由紙質材料的方式去呈現，所以，從目前來說紙質檔案還是占有一定優勢，這也是數字檔案需面臨完善和解決的問題。在醫院發展進程中，診療活動、規范管理推動了檔案工作的變化，由于紙質檔案數量不斷增加以及管理人員、科研人員及患者對相關紙質檔案需求量的要求，紙質檔案檢索系統也應同時得到推動和發展，因此，在推進高質量開展醫院檔案管理工作方面，醫院檔案的檢索方案是檔案管理人員必須潛心研究的重點課題之一。

2.醫療業務凸顯，數字檔案比重也隨之快速增長

近年來，隨著社會的進步和信息技術的發展，醫院信息化建設也得到快速發展，醫院在業務發展的過程中累積了相當多的信息數據，隨著時間的推移，數量越來越多，形成龐大的知識庫，成為醫院的寶貴財富。由于當前檔案基礎設備設施較為落后，檔案管理人才匱乏，管理跟不上的情況下，信息庫之間的信息是孤立的，相互間沒有關聯，要想查找利用這些海量信息，存在一定的困難，工作人員需要在Lis 、Pacs、Ris等臨床支持系統、電子病歷系統、運營支持系統等不同醫院信息系統之間展開搜索，如查找文本、圖像、視頻等數字信息，需在各系統中查閱，要面對不同模式、不同狀態下的電子資源展開目標資源查詢，效率非常低，在一定程度上阻礙醫院的發展。誠然，開發“中樞式”數字信息集成檢索體系是檔案管理人員要考慮解決的焦點問題。

3.現有的檢索工具落伍，工作效率跟不上用戶需求

目前，醫院檔案檢索工具主要有以下三種：一是檔案歸檔文件目錄檢索。凡建立有檔案室的醫院，都能按檔案保管期限表形成《歸檔文件目錄》，登記錄入歸檔的文件，平常需查找檢索文件，主要憑該歸檔目錄展開查找利用，但實施的是單項檢索、手工檢索，查找費時，工作效率低；二是檔案管理軟件檢索。大部分醫療機構配置了計算機及檔案管理軟件等開展管理，以本單位使用的“東軟 SEAS 綜合檔案管理系統? 2014”來說，該軟件使用之初對檔案管理起到一定的作用，但是使用了近十年，未曾升級或技術更新系統，已經跟不上醫院業務發展和檔案管理的新要求，系統功能跟不上業務發展需求；三是現場翻找。由于工作缺失，一些未規范歸入檔案管理的信息資料，需利用時工作人員憑印象在存放地點翻找，查找利用相當困難。所以，單一的、落后的檢索方法已不適應醫院發展需要，必須推陳出新，更新換代。

4.檔案管理軟件功能未盡其用，其檢索系統不能滿足用戶需求

目前，各醫療機構所使用的檔案管理軟件系統功能也不少，主要由系統管理、業務管理和業務模塊等組成。系統管理用于對系統信息的管理和維護；業務管理模塊提供了檔案業務管理過程中所需的基礎數據和模板的管理功能，包括文件管理、預歸檔管理、檔案管理、全宗管理和檔案利用等內容，供檔案管理和檔案利用人員使用；業務模塊提供了檔案業務中的收集整理、檔案日常管理和信息開發利用的平臺。但在日常管理中，系統所具備的電子文件歸檔功能操作很少使用，使用較多的主要是目錄錄入歸檔文件，這就等同于歸檔文件目錄的電子版，與傳統的檔案目錄一樣，檔案檢索功能效率較低。

同時，由于檔案管理軟件不夠系統，在檢索檔案時，大多認為通過軟件檔案檢索更煩瑣，不是進入檔案管理軟件系統展開檢索，而是直接在歸檔文件目錄中查找。此外，有些系統沒有具備全文檢索功能，缺乏對多種格式文件的提取，未能實現對文件的快速檢索及文件主要內容的瀏覽，降低了檔案信息化工作中的信息應用效率。所以，針對上述問題，還需在完善檔案管理系統的配置和加強管理人員的技術培訓上下功夫。

三、醫院紙質檢索系統如何向數字檢索系統過渡轉型升級

1.將原有的紙質檔案轉化成數字檔案

數字檔案信息資源開發是檔案工作者借助計算機和網絡平臺，將計算機技術和多媒體技術相互融合，對已收集掌握的紙質檔案信息資源收集、整理、加工成數字檔案。比如，在醫療活動中書寫、印刷形成的紙質檔案可以經過 OCR（光學字符識別）加工識別得到數字文本檔案。當前，醫院檔案管理者可以借鑒數字檔案信息開發利用的做法，將原有的紙質檔案，如紙質病歷、活動報表、科研資料、建院活動記錄等，通過數字化處理加工成數字檔案，并將其文件目錄檢索工具錄入檔案管理系統，形成數字檔案檢索系統提供給用戶使用。還有就是一些較常見的圖像、圖紙等信息資源，可以由掃描儀、數碼相機、互聯網絡等設備設施輸入信息，再通過計算機展開分析、處理形成數字圖像檔案。通過數字化轉化原有的紙質檔案，對歷史檔案管理的一種技術彌補的同時，也是高質量發展檔案事業的基礎。

2.完善更新檔案管理軟件，做好延續檔案管理

由于現有的檔案管理軟件使用已久，未曾升級或更新，在計劃購置新版本軟件時，應組織人員多方論證，考量新版軟件參數配置必須更切合醫院檔案管理的相關要求，要求功能更全面，操作更方便，查找更快捷，工作更高效。同時，使用的新版本軟件一定要保持與舊版本數據的延續性、一致性和共享性，要充分考慮原有存量系統的整合對接，不能影響原有檔案的原始性、真實性和完整性，要考慮業務的協同發展，采取必要的管理和技術確保新系統安全合規建設、穩定運行。由此可見，完善更新檔案管理軟件，是醫院在檔案管理工作中的一項重要措施，也是高質量開展檔案管理工作的基礎。

3.注意手檢與機檢的銜接，發揮傳統優勢，做好開拓創新

手工檢索和計算機檢索兩種方法各有優勢，數字檢索工具是傳承于傳統紙質檔案檢索工具，發展于書本型檢索工具，是借助計算機技術在分類、收藏、索引方面實現傳遞和共享，紙質檔案信息手工檢索與數字檔案信息檢索技術是時代發展、人類進步的標桿。所以，醫療機構要結合行業特點，秉承原有的檔案優勢，做好傳承和銜接，不斷開拓創新，是高質量發展檔案事業的基礎保障。

4.統一檢索方案，做好過渡升級檢索架構設計

目前，醫院迫切需要制定一套完善的、針對當前過渡時期的數字資源檢索系統方案，其旨在為醫院管理者、臨床醫務人員、科研工作者和患者提供高效的服務，實現快速、準確、全面的信息檢索，解決利用者在海量、多系統、多模態下的信息查詢檢索，解決多點查找、查詢困難等諸多難題。針對醫院檔案管理過程中存在的問題，要從原始信息采集、信息分析、知識庫存取、查找利用服務等方面，提出醫院在過渡轉型升級的數字檔案檢索系統設計方案（見下圖）。新的檢索方法能夠實現對于醫院的信息統一查詢、科學管理。

四、總結

1.不斷完善數字檔案信息的檢索方法

通過比對了解了紙質檔案與數字檔案檢索方法的優劣，總結得出紙質檔案信息檢索方法太過落后，不能緊跟時代步伐，面對日漸增多的檔案信息，想要快速、完整地檢索出檔案信息，需要一個更加快捷、方便及高效的數字檔案信息檢索手段，以取代紙質檔案信息的檢索方法。

2.不斷開發利用好數字檔案

在信息大爆炸的今天，人們不斷增加對于數字檔案信息的需求，在日常工作中要注重原始積累，可利用計算機平臺和網絡掃描、整理、加工紙質資料，并存儲在數字檔案信息庫中，利用計算機軟件生成的數字檔案信息，方便日后的管理和利用，打破原始紙質檔案信息管理落后的局限性。

3.不斷提高檔案管理工作效率

在數字檔案信息資源管理中，數字檔案信息的檢索方法主要有搜索引擎、數據庫檢索、Windows XP 的檢索系統等，因為這些檢索方法都需要檔案工作者熟練掌握計算機技術和利用網絡平臺，達到快速檢索數字檔案信息的目的，所以，檔案工作者要緊跟形勢，增強服務意識，加強業務學習，創新工作方法，完善管理手段，提高工作效率。

4.不斷完善安全保密防范措施

與紙質文件檔案相比，數字檔案在利用中最突出的問題是信息安全與防范。數字檔案可在辦公自動化系統的終端上查閱，用戶可以查閱本人權限之內的數字檔案，但如需查閱超越權限的數字檔案須經有關部門批準，并遵守保密規定，數字檔案未經批準，任何單位或個人不得私自復制、拷貝、修改或轉送，這些工作都要有明確的管理規定，制定相關管理制度。總之，在管理中建立專門的數字檔案查找利用制度，既要方便查閱利用，又要保證安全，還應采用先進的防火墻技術，按要求在做好醫院信息系統的安全等級保護的同時，檔案管理員還要開展正常的維護和管理。

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（作者單位：梅州市梅縣區婦幼保健院）