西藏高校檔案數字化建設情況調研報告

李麗

摘 要：文章基于對西藏自治區六所高校檔案數字化問卷調查資料，對數字化的建設規劃、硬件設施、軟件配備、網站建設以及數字化數據掛接等情況展開了較為系統的分析。分析結果發現：檔案數字化建設基礎條件具備，但存在觀念上的障礙、制度上的缺陷以及基礎薄弱、人才短缺等問題，需要改變慣性思維，充分利用后發優勢，加強頂層設計和整體規劃，重視人才建設，注重人才儲備以促進檔案數字建設的更好實施。

關鍵詞：西藏高校；檔案數字化；調研報告；有待規范

一、調研目的

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出了“全面推進檔案資源存量數字化”的發展目標，并預計到2020年“全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例分別達到30%～60%、40%～75%和25%～50%”。現階段的西藏高校檔案信息化建設相對滯后，大多處于初始階段的檔案數字化項目啟動開展期，目前西藏自治區內諸多機關和企事業單位正在實施檔案數字化工作，但檔案機構和部門因缺乏相應實踐和經驗指導，很容易因項目的盲目跟風、倉促上馬，將其他區域不同類型檔案數字化中使用的設備與流程照搬到本區域、本機構和本部門，而導致相關的資源重復購置或閑置浪費；或者因決策流程的“生搬硬套”、數字化的相關標準規范不統一而使檔案數字化的質量下降。

為廣泛了解西藏高校檔案館藏的基本情況和檔案機構館藏資源的實際情況，課題組成員通過暑期赴藏調研，對西藏六所高校檔案機構檔案數字化開展情況，尤其是如何確保數字化質量的實際措施，展開細致的實地調研以及獲取最直觀的感受，以此支撐起本課題的數據基礎，同時通過對設計調查問卷，對區內高校檔案信息門戶或檔案工作板塊開展相關訪問，對前期數據歸納和補充。本調研報告采取問卷調查、數據統計和人物訪談相互佐證的“三重證據”法，力求對西藏高校目前的檔案信息化建設情況做客觀實際的探討，并在此基礎上提出相應的對策，筆者結合西藏地區的區域特征和高校檔案館藏的特有類型，分析數字化質量提升的可能路徑和檔案數字化質量管控體系的構建模式，以期對西藏自治區同類檔案數字化工作有一定的參考性和前瞻性。

二、西藏高校檔案數字化建設現狀

以西藏高校檔案數字化建設為主要研究對象，問卷調查分兩步。2020年3月～4月，課題組針對西藏自治區六所高校檔案數字化建設的基礎設施建設、館庫資源建設、檔案網站建設以及經費投入等方面對網絡檢索、電話調查和實地探訪，得到大量調查內容，2020年5月又對調查內容進一步核實，利用“問卷星”小程序的調查問卷，對西藏自治區的六所高校的檔案數字化監理和外包培訓等情況開展調查，收到有效答卷23份。

結合從收回問卷的情況來看，有來自西藏大學、西藏民族大學、西藏藏醫藥大學、西藏警官高等?？茖W校、拉薩師范高等?？茖W校和西藏職業技術學院，目標對象的覆蓋率為100%，調查的結果基本上能夠如實反映西藏高校檔案數字化建設的大致情況。

1.檔案數字化的基礎建設情況

從調查結果來看，在數字化建設規劃方面，六所西藏高校檔案機構均制定了有關檔案信息化建設的中、短期規劃，并將檔案數字化納入本高校信息化建設的統一規劃，有正在開展或將要開展的檔案數字化項目，個別條件較好的高校檔案機構在檔案數字化建設的經費預算和資金投入也在逐年增加，但大多西藏高校的每年增量檔案數字化建設多為專項經費，并未將增量檔案數字化建設列為信息化建設規劃的持續性項目。

在檔案數字化的硬件建設方面，調查涉及的西藏高校檔案館（室）均具有相對獨立、封閉、方便管理以及安裝監控等的數字化加工場所。作為檔案數字化的常用設備和基本設備已經得到普及，六所高校均擁有數量不等的計算機、打印機和復印機、掃描儀，在此基礎之上，并均已組建用于利用數字檔案的局域網，但大多無獨立的專用數據機房，沒有或者與校內其他單位共用數據機房，以存放檔案管理系統的數據和電子檔案文件數據。除此以外，西藏高校檔案機構在磁盤陣列、查閱終端機、交換機、機柜和UPS供電系統檔案數字化的硬件建設方面略顯不足。

在檔案數字化管理的軟件配備方面，西藏高校檔案機構均已應用或打算采購相應的檔案管理系統，具體表現為：一所高校未使OA案管理軟件，目前均未升級為數字檔案館綜合管理系統。在檔案管理軟件的品牌選擇上，因高校檔案機構本身缺乏自主研發能力，西藏高校之間并無統一的品牌，在使用年限上均為近三年新采購的軟件系統，使用年限在三年以上的僅有兩家，對檔案管理軟件的整體使用評價良好，但也存在著檔案管理系統檢索結果不全面與高校辦公自動化系統銜接不暢、系統升級換代服務不及時、年度維護費用太高等不友好的用戶體驗。

在檔案網站的建設方面，六所西藏高校檔案機構中有一家有獨立的檔案信息網站，包括網站設計、運行維護和數據更新，另有三家將網站管理納入高校信息化建設的統一規劃中。其中西藏民族大學檔案信息網具有一定的代表性，提供的檔案信息內容包括檔案信息公告、業務指導和檔案業內動態等模塊，旨在為高校提供便捷的人才培養、科學研究、服務社會的服務入口。

在檔案數字化數據的掛接方面，六所西藏高校存在發展不均衡的現象。大多高校并未實現檔案數字化成果的全數據掛接，其中西藏民族大學已完成館藏檔案數字化項目，并同時完成了檔案電子數據的掛接功能，實現數字化檔案副本及數據全文的存儲、查詢、管理以及導入功能，初步具備數字檔案館雛形，實現檔案數據的全文檢索，并探索辦公自動化系統的對接、歸檔，逐步實現電子文件歸檔與電子檔案接收的規范化、常態化。

2.檔案數字化的項目建設情況

在檔案數字化方式選擇上，西藏高校檔案機構均采用或者有意向采用數字化外包服務的方式實施本單位的檔案數字化建設。按照國家檔案局有關檔案數字化服務的相關條款，數據檢驗的方式為計算機自動檢驗，檢驗合格率應為100%。其他以卷或件為單位采取人工抽檢的方式，抽檢率不得低于5%。檔案數字化驗收抽驗的主要內容包括：數據庫條目和數據內容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率應不低于95%。抽檢合格才能通過項目驗收，抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。在檔案數字化的館藏類型上，數字化檔案或計劃列入數字化項目的檔案占館藏檔案的數量比超過90%，大多采用年度倒溯式逐步完成對館藏存量的檔案數字化。各高校檔案館藏還有一定比例的漢藏雙語檔案，多為文書檔案、特色檔案。在檔案數字化的優先級上基本能夠按照利用頻繁的學籍、文書、基建檔案、價值珍貴的檔案、面臨字跡消退、載體脆化風險的檔案以及特色檔案和歷史檔案等的優先次序。

在數字化人才隊伍建設方面，檔案數字化項目的實施一般是在保證檔案館（室）正常運轉的前提下開展的，為保證檔案安全，一般需要專人負責檔案的調檔出庫與接收歸庫，以及對外包方提交的數字化數據質檢。涉及調研的西藏高校檔案機構在此方面均出現人員不足，尤其缺乏數字化數據質檢工作所需的計算機專業和精通藏語的人員類型。

在數字化項目監理方面，西藏7所高校只有西藏民族大學已經開展并完成了館藏存量檔案數字化，所以此處主要以西藏民族大學的檔案數字化工作為調查樣本。調研發現，西藏民族大學檔案數字化項目以國有資產招標，能夠規范檔案數字化服務的承包方工作，并采取必要的監理措施，比如考察承包方的資質和信用，接收發包方在檔案數字化服務外包工作中形成的交接、總結材料等重要文件的歸檔保存。

三、存在的主要問題

近年來，西藏高校檔案機構普遍開始探索現代化管理手段在檔案管理中的運用，檔案數字化的常用設備和基本設備已經得到普及，檔案管理系統已經開始應用，檔案數字化建設和檔案全文數據庫建設基礎已經具備，但是也存在著一些問題。

1.觀念障礙

部分高校對檔案數字化、信息化建設缺乏足夠重視，具體表現在：（1）部分檔案機構因為對檔案工作缺乏足夠的重視，檔案數字化建設規劃浮于表面或者雖有檔案數字化建設規劃，但規劃落地不到位、實施不徹底。（2）部分西藏高校檔案機構的檔案管理工作觀念落后，認為現有查檔方式可以滿足檔案利用需求，沒有認識到檔案數字化建設的必要性，落后的檔案管理觀念嚴重制約著檔案管理的規范化和現代化，對西藏高校檔案數字化工作在觀念上造成了障礙。

2.制度缺陷

西藏高校檔案機構具體表現在：（1）檔案機構的行政級別低，均為科級及科級以下建制，在機構名稱上除西藏大學為檔案館，其余均為檔案中心或檔案室。行政級別不高的現狀也嚴重影響了檔案數字化過程中檔案機構所能調度的人力、物力、財力資源。（2）檔案數字化建設缺乏頂層設計和統一規劃，西藏高校檔案館館際之間信息化發展不均衡、不統一，不僅高校和高校間檔案信息化發展的程度不一，館際合作和交流較少，缺乏館際互聯互通，各高校內部教務管理系統、辦公自動系統以及學籍管理系統等與檔案管理系統的銜接不順暢，規劃銜接滯后，造成數據接口不統一，銜接不良，為后續檔案數字化、信息化、一體化增加了難度。

3.基礎薄弱

檔案高校檔案數字化工作還存在著基礎薄弱的問題。主要表現在起步比較晚，自主能力較弱，對外包服務的依賴性大。數字化前期工作準備不充分，比如在檔案數字化之前的庫房清點、檔案鑒定等。檔案數字化工作自主性弱，嚴重依賴外包服務。檔案數字化過程中的數據檢驗：把控不嚴，缺乏有效的監督，起步較晚，各自為政，標準不一，發展狀況不均衡。

4.資金瓶頸

西藏高校檔案數字化工作還存在著嚴重的資金瓶頸。資金投入嚴重不足，造成檔案數字化工作開展緩慢，數字檔案館、智慧檔案館建設嚴重滯后。雖然已經實施或者正要實施檔案數字化，檔案數字化的基本條件已經具備，但檔案數字化的人、財、物等必備條件依然捉襟見肘，存量檔案數字化進程緩慢，也嚴重影響后續檔案數字化成果的利用效果。

5.人才短板

檔案數據質檢工作要求高，檔案數字化標準繁多，涉及著錄、數字化、數據和檔案實體等諸多內容，專業性強，而檔案部門自身人員不足以滿足抽檢的工作需求。若將質檢工作項目單獨承包給第三方公司，又難以避免公司質檢私下串通，最后抽檢壓力仍然在檔案部門自身。若聘請臨時人員，難以保證其專業性，項目實施階段性特征還會造成臨聘人員的不穩定。檔案工作是一項專業性很強的工作，數字檔案館（室）建設對專業人才的要求更高，各地具有檔案管理知識的專業人才匱乏，同時具備計算機專業技能的更少。由此所產生的結果，便是西藏高校檔案館（室）中，作為檔案目錄著錄工作缺乏科學規范的指導，前期標準不統一，存在目錄著錄進展緩慢且質量參差不齊等情況，加大了后續工作的難度和成本，造成了部分重復建設。

四、調查結論與對策

1.調查結論

根據以上問卷統計與分析，本次調研可以得出如下結論：當前西藏高校檔案數字化建設情況在近幾年基于后發優勢，有較大進步，檔案數字化項目大多正在開展或正在籌備中，但同東南沿海等發達地區的院校相比，依然存在著整體發展滯后、軟硬件基礎薄弱、西藏高校間檔案數字化發展不平衡和檔案數字化成果開發利用效果不佳等問題。

2.對策建議

（1）增強檔案意識，改變慣性思維，充分利用后發優勢。首先，西藏高校檔案部門需摒棄邊緣部門的思想和行為習慣，放棄“等、靠、要”的路徑依賴，在創新思路和主動作為上做文章。積極加強檔案宣傳，增強檔案意識，發揮后發優勢，利用援藏資源，加強館際和行業間的交流與合作，關注行業動態，積極落實習近平總書記關于“檔案資源”的重要指示，把檔案數字化上升到“開發檔案資源”的高度上來。規范管理，夯實基礎，充分利用后發優勢，實現西藏高教系統檔案事業的跨越式發展。

（2）正確制定檔案信息化的整體規劃，加強頂層設計和統一規劃西藏各高校的檔案館藏資源雖然各有特色、差別很大，亟須檔案數字化的檔案類型和可能面臨的實際問題也千差萬別，但需秉承的原則卻指向唯一——即推進高校檔案數字化建設，統籌規劃、分步實施、量力而行及務求實效。

西藏高校檔案部門應正確制定檔案信息化的整體規劃，積極爭取上級主管部門的支持，加強檔案數字化和檔案信息化建設的頂層設計，按整體信息化建設的標準來嚴格要求和執行檔案數字化的標準、要求和規范。盡可能地減少亂規劃、亂建設，低水平重復建設，分散使各自為政的建設等一系列暗藏隱患的建設。

（3）重視人才隊伍建設，注重檔案信息化人才的培養與儲備。檔案數字化項目的實施和推進想要專業、專門的檔案數字化人才，要想解決檔案數字化建設中存在的不規范不專業的問題，必須重視人才隊伍建設，注重檔案信息化人才的培養與儲備。首先，在西藏高校檔案部門的學歷層次、年齡結構以及男女比例普遍不合理的現實面前，如果單位和部門允許，引進檔案專業和計算機技術相關專業技術人員無疑是一條捷徑。檔案數字化建設亟須一批懂檔案、懂技術和懂專業的人才來推動實施。其次，加強現有檔案人員的專項培訓和繼續教育也是一項可行之策。在部門內部營造良好的學習氛圍，為檔案工作人員提供專題培訓和繼續教育的機會，通過培訓、繼續教育和自我學習提升實現普通的檔案工作人員向專業的檔案數字化人才轉變。

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（作者單位：西藏民族大學圖書館）