高職院校科研檔案服務內涵提升

胡 茜

浙江機電職業技術學院 浙江杭州 310053

一、科研檔案信息基礎建設的必要性

(一)提升工作效率

查檔、調檔是科研檔案信息服務的基本業務,每年教職工職稱晉升、科研項目審計是查檔、調檔工作的高峰,查詢時間跨度最長可能要十年之久。考慮到科研服務類型的不同,科研項目一般按類型分成不同工作人員進行科研檔案管理。一些單位采用傳統人工方式進行檔案管理,因此,查檔、調檔、統計占據80%的工作時間,且效率低下。現在的科研檔案管理多采用人工查詢和調檔方式,[3]其中項目類別、人員歸屬等信息變化將會增加工作難度,拉長查檔時間。另外,根據以往工作情況,調檔外借后存在檔案丟失、遺漏、錯排等管理風險,給后續的檔案管理增加管理難度。科研信息統計作為科研檔案信息管理的重點工作,為學校及上級管理部門決策提供準確信息數據支撐。現在統計工作從數據采集到數據統計由多人合作手工完成,這樣的工作模式過多依賴于工作人員的個人業務熟練度和相互之間工作配合度。然而,各類統計要求的內容、時間跨度、科目類別等多有不同,統計中容易出現數據重復、錯漏、時延等問題。根據國家《科學技術研究檔案管理規定》,允許單位采用電子檔案進行歸檔保存,并鼓勵采用科研項目管理系統進行信息收集、管理和使用。因此,順應需求改變科研檔案管理模式、提升管理工作效率十分必要。

(二)政策制定參考服務

科研檔案及信息管理工作在各類學校運行情況各不一樣,但現在多數運行現實低于建設預期,分析其原因,主要有三方面。一是,統一模板的信息化管理系統無法滿足不同的科研工作管理需求,而定制化系統又需要大幅增加建設費用,因此選擇統一模板+定制部分模塊的模式成為大多數的選擇。這種建設模式是權衡了前二者之后的選擇,必然也存在一些實際缺憾,不能完全貼合實際工作需要。二是,校內各個部門現行管理軟件的信息數據接口不能完全對接,造成信息不聯通,形成現實工作中的信息孤島。科研信息數據主要關聯人事和財務,兩個主要關聯部門的相關信息數據的變化直接影響科研信息統計數據。如果不能將兩個主要關聯部門的相關數據對接,很多統計工作就需要重復進行。三是,校內教工對科研檔案及信息管理工作不理解,導致基礎信息數據采集困難,信息系統建設缺乏對管理方和使用方的需求協同。有些院校的科研信息管理系統僅在年終考核時使用,項目負責人才會配合完成信息錄入,無法實現科研工作進度同步管理。因此,在建成科研信息化系統前,利用信息化管理的理念進行科研檔案和信息管理,有助于后期數據及信息入庫。同時,遵循科研檔案信息管理規范,梳理科研檔案信息化管理,有助于科研信息化系統建設提出更為切合實際的需求設計。

(三)實時科研信息跟蹤服務

科研指標是年初給各個部門下達的年度科研考核目標,為了保證各項指標能預期完成,科研指標跟蹤監管就必不可少。這些科研指標的完成情況源自各類科研項目信息的數據統計。就筆者對所在單位以往工作流程了解,基本在年中和年終兩個時間節點進行科研指標完成情況統計、反饋和督促。在統計過程中,一些指標一直動態變化,采用人工統計在很大程度上存在時延,不能將統計數據和實時數據同步。采用人工統計最大的弊端就是統計數據因其中的信息數據相互關聯,某些信息數據變化后,統計工作就需要返工,造成人力物力的耗費。另外,科研單元中的人員信息有些交叉關聯,有些又需要獨立區分。當數據量和類別大幅增加時,原有統計工作模式就顯現出其劣勢,不僅統計結果會因為數據變動而返工,還因為統計要求的復雜性增加工作難度,增加統計時延,無法保證統計結果與實時數據的同步。因此,在科研信息化管理系統建成之前,運用更為有效的方式對信息數據進行管理十分必要。

二、科研檔案及信息管理困境

(一)需求式信息采集模式導致科研檔案管理重復性工作增加

科研檔案及其信息的重復性校驗反映在職稱評審、聘期考核、項目申報等信息填報中。實際上,從科研項目立項之初起,科研信息的審核就已經完成,隨著項目中期驗收及結題,相應的資料信息都按部就班地完成歸檔和信息核實。由于項目信息的應用場景不同,需根據信息應用反復對其重新審核。例如,一個科研項目在部門考核、職稱晉升、項目申報等多場景中應用,每一次的信息應用,都需要對其進行真實性和有效性審核。

另外,每年各類科研信息統計工作貫穿全年,項目大多數基礎信息的數據采集基本在項目申報時完成,若統計的信息要素大于采集時的,需要向所有項目負責人再次或多次進行信息采集,反復進行信息數據采集給科研人員帶來不便。因此,如何在滿足統計需求的前提下,最大程度上一次或盡少次地進行項目信息采集成為工作中的痛點。

(二)分離式管理模式導致信息分散

隨著學校人員和科研項目的增加,科研管理工作量也隨之不斷增大。科研管理工作細分較為有效地分解了工作量,提升工作效率。科研管理工作細分后,科研管理人員僅負責自己管理的部分,對應的科研項目信息數據也掌握在該管理人員手中。這種分離式管理模式導致科研項目信息分散,無論是數據統計,還是查檔調檔,都無法實現同時響應。從科研檔案查檔、調檔方面看,管理人員根據自己的工作習慣對科研檔案進行歸檔,通常查檔、調檔的業務需求是涉及幾個科研項目類別的,這就需要聯系項目類別相應管理人員完成,若其中某位管理人員不在,調檔就無法完成。從數據統計方面看,年終的科研目標考核需要將所有科研項目的關鍵信息匯總統計,而各個部分的信息數據掌握在各個管理人員手中,各自負責的統計反饋也無法做到統一和同步。因此,很難實現具有時效性的統計數據。

(三)結果統計導致過程監管斷層

因為考核或總結的需要,科研信息數據統計一般在年中和年終兩個時間節點進行,統計結果僅服務于考核和信息填報。兩個節點的統計數據作為既成事實,無法做任何改變。即使有心在后續的工作規劃中有所改變,也沒有辦法看到實施過程中的實際效果。因此,統計結果僅僅反映前期工作成果,這種結果統計導致科研工作過程監管斷層。以考核為驅動的科研指標統計的弊端還存在于實際科研工作管理其他方面。首先,考核過程缺乏過程監管,影響科研工作進度。在考核范圍內,被考核成員會相互比較,一部分成員會根據其他成員的完成進度來決定自己的工作進度。其次,科研項目進度缺乏過程監管,導致研究結果低于預期。項目的進度需要監管和預警,有些項目的研究時間長,在缺乏過程監管的情況下,項目負責人沒有按照研究計劃完成相應的研究工作,項目進度滯后可能導致最終科研項目無法按期結題或項目研究失敗,造成科研資源的損失和浪費。最后,科研工作本身就是一個循序漸進的過程,沒有數據指標監管,就無法了解當前科研工作滯后的具體指標和滯后情況,不能及時補足,導致結果差強人意,而且這種結果在缺乏過程監管的情況下,還有可能延續。因此,科研信息數據統計應與科研項目實施過程同步,讓統計結果服務項目過程監管。

三、科研檔案及信息管理建議

(一)理順科研檔案信息管理工作,為學校決策提供服務

科研檔案及信息應用不該局限于檔案資料的整理歸檔和信息數據的各項統計,這些信息資源應服務于更多科研相關管理工作。科研檔案信息數據應用可以拓展服務于學校工作的三個層面。第一個層面是目標決策,通過對科研信息數據匯總統計,得到科研單元的科研能力與科研技術服務側重點。結合科研單元中人員的學科、學歷、職稱、年齡等信息和往年的科研任務完成情況統計進行數據分析,能更加科學合理地制定新考核目標。借助這些信息數據的分析和支撐,學校也能合理規劃科研技術服務遠期工作目標。第二個層面是人才管理,科研技術服務的重要基礎是科研人才,科研人才的培育和引進都需要合理規劃。科研信息數據包含科研人員結構信息,將這些信息分類分析,可以得到科研項目人員的學科、主要研究方向、技術服務層次、項目合作單位類別等數據。通過數據分析和對比,了解學校科研工作所缺的科研人才類型、層次,從而服務于分類人才引進和培育。第三個層面是校企合作。高職院校科研工作的重點就是通過校企合作提升其社會服務能力。科研技術服務要著力可持續發展就不能依靠科研人員的單兵作戰,應該從學校科研人員構成情況著手,搭建跨專業項目合作平臺,與企業開展深度技術合作。科研檔案信息數據可以從項目執行角度提供科研人員相關項目研究基礎方面的信息,為以項目為核心的科研人員組合提供數據分析。

(二)科研檔案管理科學化、制度化、規范化、標準化,關聯檔案與項目信息目錄

科研檔案管理應緊跟技術發展并適應需求提升,將管理數字化理念融入科研檔案和信息數據管理中。第一,梳理科研檔案資料主要應用場合,一般作為各類評審佐證支撐材料,以電子形式呈現,無需提供材料原件。那么,在科研項目建檔之初,就把科研項目所產生的材料進行數字化存檔管理。第二,科研項目根據類別層級的不同,進行細化管理。第三,各級各類科研項目都有對應的管理規范,從項目管理的角度將檔案管理同步規范管理,及時收集信息數據,同步更新檔案材料,杜絕科研檔案基礎材料的遺、缺、漏。第四,科研檔案嚴格遵循檔案標準管理,管控科研檔案材料和信息數據的輸入和輸出,確保檔案資料的安全性和可靠性。

另外,科研檔案電子化主要目的是解決頻繁查檔、調檔而激增的工作壓力,但是實際執行難度較大,主要困難在于歷年檔案基礎材料采集,單位的歷年科研檔案普遍年代久遠,查檔、調檔經常會需要找歷年檔案。因此,要實現科研檔案電子化就必須將歷年存檔資料盡可能地完成基礎信息采集,然后將這些電子材料與原始數據信息表建立索引鏈接。科研信息管理系統的材料數據和信息數據本身就需要把科研工作中的檔案資料和信息數據變成電子數據存入系統數據庫中,基于這一工作思路,在便捷化管理的同時,科研檔案表格化也為科研信息系統建設做好了數據方面的前期準備。

(三)科研指標進度實時可查、可溯、可控、可管,實現分層動態監管

科研技術服務是衡量高職院校社會服務能力的重要指標,每個學校都非常重視這項工作,尤其關注與科研技術服務相關的各項指標進度情況,科研信息數據統計最能直觀反映各項指標進展情況。將科研信息數據根據科研單元進行分類關聯,運用邏輯算法將各類科研指標按照個人、科研機構、部門分別進行統計,統計數據與基礎數據之間同步更新。科研統計結果可以實現分層實時查詢,方便各級負責人及時了解科研指標進度。同時,統計數據明細也可以根據部門、機構、個人進行細分匯總,提供對應責任人了解自己管理范疇內的具體情況,保證統計數據可溯。實時統計結果借助軟件實現數據可視化,讓目標和完成情況一目了然,及時掌握進度滯后指標,有助于對進度落后的具體指標進行督促,實現科研指標過程中的可控可管。科研指標進度分層動態監管,旨在實時將各類考核指標全面完整、準確地呈現出來,管理層面能直觀了解各項指標進度情況。

(四)改革科研檔案信息采集理念,從主動性方面解決信息采集的難題

科研檔案管理中,基礎信息采集是極為謹慎而煩瑣的工作,一部分科研人員認為這些信息采集工作就是科研管理人員的職責,不能主動積極地配合工作。[4]有些院校盡管已經購買科研信息管理系統,但是科研人員不能自主填報,有些填報的信息不全,需要管理人員反復核查和校正。科研項目信息采集最終為項目組成員提供服務,因此,需要強化信息采集觀念,將信息采集工作納入科研項目管理中,把資料上交和信息填報關聯項目關鍵節點,把填報轉變為積極主動填報。同時,要考慮信息采集的全面性,梳理歷年信息統計所需條目和各類科研項目管理流程,盡可能將采集工作一次性完成。

從現有的管理模式來看,自主填報的方式無法降低科研信息審核高重復性的缺陷。科研檔案信息管理可以從科研信息管理系統建設的角度尋找解決途徑,采用信息管理軟件對審定的科研檔案信息進行輸出管理,以保證資料安全。類似的科研檔案和信息應用需求還有許多,因此,不斷梳理科研檔案及其信息管理的工作流程以及管理工作中的問題,才能不斷提升工作效率,完善管理流程,為學校科研工作發展提供高質量服務。