財務信息化下加強內部控制的建議

畢春梅／文

近年來，隨著市場經濟不斷發展，信息化建設成為企業持續發展以及增強競爭力的重要支撐，借助信息技術能夠優化企業經營管理流程，提高企業管理效益，通過信息系統控制管理工作，大幅提高企業管理水平。在財務信息化環境下，企業各項工作發生巨大轉變，傳統的管理流程發生巨大調整。企業要通過財務信息化建設，優化企業各項經濟業務事項，從而有效提高企業管理效益。目前財務信息化模式發展較快，很多企業的財務信息化內部控制無法跟上企業發展步伐，暴露出一系列弊端。文章探討財務信息化下加強內部控制的措施，有助于解決傳統管理模式中存在的問題，幫助企業規避風險，提高管理規范性。

通過信息化建設，企業各環節工作實現數據化，企業管理更加規范，整體管理水平進一步提高。企業加強信息化建設，有利于形成更加規范的內部控制機制，更好地掌握企業內部各環節情況，讓企業管理者了解各方面信息，掌握管理要點。信息化環境下，企業要優化管理流程，從而提高企業管理效益。

財務信息化下內部控制的問題

第一，內部控制環境建設不完善。內部控制環境建設取決于全體成員對內部控制工作的重視程度和組織架構的科學性、合理性。目前部分企業的內部控制環境建設不完善，相關工作人員不了解信息化時代的具體工作要求，企業的組織架構也無法適應信息化發展方向，不利于企業及時解決各類風險問題。

第二，信息風險管理不當。在信息系統建設中，企業遇到的信息風險包括黑客攻擊以及相關人員利用系統漏洞舞弊等，給企業埋下了嚴重的安全隱患。

第三，財務管理流程不合理。信息化環境下，財務管理流程要與時俱進，不斷迭代更新，積極適應信息化發展要求，確保流程趨于完善。部分企業的管理流程不細致，措施執行不力，包括授權審批流程、采購流程、銷售流程等還存在漏洞，給企業帶來巨大風險。

第四，數據質量不高。企業實施信息化管理，要在增強數據時效性的基礎上確保各類數據真實、準確。部分企業在數據質量管理方面存在欠缺，導致各類數據質量較低，很可能因數據錯誤而引發巨大財務風險。

第五，內部審計未實現信息化。傳統內部審計高度依賴人工，審計效率低下，存在明顯的滯后性，無法針對管理風險采取恰當的防控措施。

財務信息化下加強內部控制的建議

優化內部控制環境

提高全體成員對內部控制信息化建設工作的重視度

信息化環境下，內部控制體系執行是否規范，很大程度上取決于工作人員對內部控制工作重視程度的高低。為高效執行內部控制工作各項管理要求，企業要提高全員對內部控制工作的重視度。首先，企業管理者要提高對內部控制工作的認可度，認識到內部控制工作在促進企業發展方面的重要價值。管理者的思想理念會影響企業管理全環節，在提高管理效率、優化管理機制、提高經濟效益等方面具有重要價值。企業要基于科學的管理機制，加深全體員工對內部控制工作的價值認同，制定科學的管理模式，嚴格執行各項內部控制的要求，確保企業內部控制工作更加規范。其次，企業要提高基層員工對內部控制工作的重視度。通過科學的管理措施優化升級企業員工的工作技能，讓員工掌握工作流程與方向，提高他們的專業能力，增加內部控制知識儲備，從而優化各項工作流程。

形成科學的崗位職責配置機制

企業在劃分崗位職責時，要形成簡潔高效、分工合理、權責清晰的管理機制，確保有序執行內部控制機制，通過及時交流、處理、反饋、應用企業內部信息，提升企業工作效率。在此過程中，企業各部門要及時溝通，落實內部控制工作執行要求，并根據企業特點完善管理流程，確保企業的組織架構符合信息時代的發展要求。企業在發展過程中，要結合業務能力、工作范圍、管理要求形成科學分工，落實不相容職務相分離原則，明確崗位的工作流程及權責。同時企業可以成立專門的信息部門，負責開展信息管理工作。在此過程中，信息部門工作人員要體現專業素養，全方位分析企業管理流程要求，為企業及時解決信息傳遞過程中的問題，將信息化工作要求落實到具體的部門與崗位，形成科學的管控機制，落實人員對各項工作的安排，形成高效穩定的管理規范，為優化企業工作流程奠定基礎。

管控信息風險

重視信息系統建設

為避免企業信息管理系統遭受黑客攻擊等，企業要強化信息安全建設。首先，重視數據備份工作。企業在進行數據備份時，應對重要數據實行雙備份，避免企業因信息管理系統遭受黑客攻擊而丟失數據，給企業帶來消極影響。其次，加強防火墻建設。企業要重視防火墻建設，確保防火墻安全，科學管控企業的各項數據。同時企業要制定完善的管理措施，及時更新殺毒軟件，采取規范的防毒措施。通過保持一定頻率的殺毒操作并及時備份數據，提高數據管理的規范性，加強風險防范。

防范系統操作不當帶來的風險

信息化環境下，業務流程管理主要依賴企業的信息系統，與傳統人工模式不同，信息化時代各項數據具有一體化的特點，輸入原始數據之后，通過信息系統完成數據處理，若由人工完成數據處理，難免會因操作不當引發一系列問題，導致企業業務流程和企業工作脫節。部分企業人員對信息系統認識不足，僅將財務信息系統作為普通的辦公軟件，沒有認識到信息系統建設的重要性，更沒有采取科學的管理模式。對此，企業要加強員工培訓，確保其能嚴格按照各項規定執行信息系統控制流程，并制定培訓效果考核機制。

防范人員利用計算機漏洞舞弊的問題

在信息技術得到廣泛應用的背景下，各企業也在積極推進信息化建設，依托信息化系統開展日常管理工作。部分企業人員對信息系統認識有限，對管理工作重視程度不高。企業的信息系統要由專業人員操作，這要求他們了解信息系統操作的要求，并規范執行工作流程，避免出現違規操作。企業要高度重視信息系統操作要求，了解哪些工作環節容易發生風險，并針對可能發生風險的關鍵點采取恰當的控制措施，從而優化管理流程，更好地規避風險。企業要針對系統建立完善的審批機制，對系統的數據輸入、處理、輸出等環節進行控制，通過日志等記錄操作行為。這也為后續追責舞弊等行為提供了依據，以此形成合理的權責分配機制，有效跟蹤管理人員的工作行為，確保數據處理更加規范。

改進財務管理流程

強化授權審批控制

信息化環境下，授權審批控制要確保各類系統數據不被篡改且得到有效控制，形成嚴密的控制規劃，合理處理各類數據，促使企業系統保持正常運行。在設置信息系統的過程中，要明確人員的具體操作流程，確保管理體系趨于規范、嚴謹，以科學的控制措施明確授權審批中不同層級人員的具體職責與工作流程。在授權審批過程中，通過賬號管理、決策管理、授權管理等強化整體控制效果。在此過程中，要明確管理流程要點，對關鍵流程采取合理的控制措施。通過有效監管各崗位，提高企業信息管理的安全性和規范性。另外，企業要明確各管理崗位和機構的職責分工，在授權審批環節要明晰關鍵崗位的要求，確保所有授權審批業務事項都通過信息系統進行操作。企業要將預算審批、資金支付等工作遷移到信息系統中，有效處理各項業務。

優化企業的采購管理

信息化環境下，優化采購管理流程的關鍵在于對采購業務進行信息化監控，并對供應商進行動態管理。首先，借助信息系統開展供應商管理工作。企業在供應商管理中，要針對供應商建立評估、準入機制。企業要及時收集供應商信息，并評價供應商的綜合水平，以篩選出合格且符合企業要求的供應商并與之合作，避免企業內部人員和供應商串通舞弊等。其次，建立價格追蹤機制。企業的信息系統具有數據查詢功能，能夠通過互聯網傳遞相關信息，及時記錄企業各項采購物的公允價值。審批人員能夠通過系統及時查詢各類產品的狀況，分析采購工作是否規范合理。對于不合理的采購計劃要及時采取相應的解決方案，以提高企業采購工作的規范程度。

優化企業的銷售流程控制

企業要借助信息系統對客戶信息進行規范化管理，確保及時傳遞客戶信息，還可通過信息系統分析客戶信息并制定相應的授信機制，確保企業銷售合同符合企業授信流程，避免發生盲目授信等問題。同時，企業要借助信息系統實施合同管理。真正的客戶關系建立在合同簽訂之后，為確保合同規范，企業要及時將客戶信息錄入合同，對合同進行跟進管理，不斷提高企業管理工作的規范化程度。

提高數據質量

健全數據管理流程

信息化環境下，企業各類信息質量直接決定了企業工作效果，為科學控制各環節數據，企業要建立完善的管理流程，形成標準化的控制體系，確保數據規范。首先，完善數據管理規劃。企業要依賴規范的管理措施開展數據管理工作，分析數據控制流程中可能出現的問題，明確企業人員在信息化工作中的具體職責，并針對管理中出現的問題建立科學的追責機制。通過明確各類數據來源找到對應的責任人，一旦發生問題，就能避免工作人員相互推卸責任。首先，明確數據的責任歸屬。將所有數據落實到具體的人，避免人員推卸責任等，并采取科學的控制措施，確保數據管理出現問題時能在第一時間找到對應的責任人。其次，形成科學的考核方法。企業在評估各類數據質量時，要注重核查數據信息的真實性、準確性、完整性，形成合理的管理方案，結合人員工作效果進行考核。

建立標準化的數據管理體系

企業在開展管理工作時，要形成可執行的標準化管理機制，明確各類數據的管理標準與信息化管理要求，形成規范的數據控制要求，以便使各類數據得到有效管控。在數據管理全環節，企業要采取科學的控制措施，包括數據錄入、維護等各項工作都要落實到具體的人，確保企業數據具有時效性、準確性、完整性。企業要站在管理者的角度分析各類數據需求和數據規則，明確數據產生、處理等環節的具體控制方案，以確保企業的數據管理規劃符合要求，保證數據管理各環節工作開展準確無誤。

借助信息系統開展內部審計

建立信息化的審計系統

在信息化環境下開展內部審計，要求企業積極推進審計功能轉型。傳統的企業內部審計主要是依靠人工對各類信息進行檢查之后開展審計，無法覆蓋企業所有的業務環節。借助信息化系統開展內部審計，能夠幫助企業找到管理流程中的不足，并編制科學的管理方案，依托信息技術集中管理各類數據，提高審計工作的規范性。在信息化審計中，企業的審計系統應該具有數據查詢及對比功能，能夠借助數據挖掘技術全面分析與匯總各類數據，讓企業審計人員取證時能夠通過信息系統及時查詢各工作環節存在的問題，提高企業審計工作的效率和規范性，大幅精簡審計工作流程，充分利用信息技術分析存在的問題，借助科學的邏輯判斷機制分析數據模型是否科學合理，形成具體的改進方案。

優化審計結果展現形式

在審計環節，要通過信息系統科學展現審計結果。傳統審計以紙質審計報告展示審計結果，難以直觀體現審計問題。為更加直觀地展示審計發現的各類問題以及審計結果，企業可以通過信息技術生成折線圖、柱形圖等圖表，讓企業管理層第一時間掌握企業存在的問題。針對審計過程中發現的問題，企業可以建立問題庫，明確相關問題成因及具體的整改方案，為優化企業工作流程奠定基礎。

在信息技術蓬勃發展的背景下，企業要重視內部控制工作，通過內部控制做好風險管理防范，減少損失，并通過嵌入信息化管理機制，以制度為基礎對各項工作實現高效控制，全面管理企業各項工作。在開展信息化建設的過程中，企業要不斷完善內部控制體系，調動全體員工參與管理工作的積極性，并及時找到管理流程需要改進之處，確保企業的財務工作趨于規范。