建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館存在問(wèn)題及解決策略

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)政府服務(wù)的要求也不斷提高，尤其是企業(yè)和群眾，對(duì)政府部門(mén)政務(wù)服務(wù)水平和辦事效率的要求也越來(lái)越高。在信息化如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，企業(yè)和群眾對(duì)政府部門(mén)辦事過(guò)程中實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”“便利化”的需求也越來(lái)越強(qiáng)烈。這一過(guò)程中出現(xiàn)了一系列新的問(wèn)題，可以通過(guò)依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)等渠道匯聚政府各業(yè)務(wù)部門(mén)在為企業(yè)和群眾辦事的過(guò)程中產(chǎn)生各類(lèi)政務(wù)服務(wù)電子信息，將這些電子信息按信息化建設(shè)要求轉(zhuǎn)換為電子檔案，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段將電子檔案進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存，將分類(lèi)儲(chǔ)存的電子檔案通過(guò)政務(wù)服務(wù)信息化共享等模式，進(jìn)一步提升政務(wù)服務(wù)電子檔案服務(wù)功能的方式加以解決。

關(guān)鍵詞：政務(wù)服務(wù)；電子檔案館；存在問(wèn)題及策略

新修訂的《檔案法》明確指出：各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館是政府信息化建設(shè)不可缺少的一個(gè)重要組成部分，它將決定政府部門(mén)如何更好地服務(wù)企業(yè)和群眾以及營(yíng)造良好的政務(wù)服務(wù)營(yíng)商環(huán)境。

政務(wù)服務(wù)電子檔案館是指各級(jí)政務(wù)服務(wù)部門(mén)為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的政務(wù)服務(wù)電子檔案信息資源管理和利用需求，依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)對(duì)服務(wù)企業(yè)和群眾產(chǎn)生全生命周期政務(wù)服務(wù)電子檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、儲(chǔ)存、管理和運(yùn)用，通過(guò)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)中的檔案管理服務(wù)模塊提供電子檔案信息服務(wù)和共享利用的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)屬于一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)中的一個(gè)子系統(tǒng)，由各級(jí)政務(wù)服務(wù)信息化建設(shè)牽頭的政府?dāng)?shù)字辦負(fù)責(zé)采購(gòu)開(kāi)發(fā)，政務(wù)服務(wù)中心信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)日常管理工作。

1 建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館的重要意義

依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，主要是在不同級(jí)別、不同地區(qū)，甚至同一個(gè)地方的不同政府部門(mén)之間，利用政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)功能，打通部門(mén)之間信息壁壘，實(shí)時(shí)傳送和匯聚政務(wù)服務(wù)電子信息，將所有政務(wù)電子信息匯聚成規(guī)范有序的電子檔案，通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)歸檔，形成“一人一檔、一組一檔、一物一檔、一事一檔”的電子檔案管理模式，建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子檔案共建共享共用，既便捷又安全。

1.1 促進(jìn)政務(wù)數(shù)據(jù)整合，降低政府行政成本

從內(nèi)部管理的角度看，政府部門(mén)服務(wù)需要降低行政成本，提高決策的科學(xué)化服務(wù)水平。目前，政府部門(mén)保存著大量的、關(guān)鍵的“政務(wù)數(shù)據(jù)”，是數(shù)據(jù)時(shí)代的財(cái)富擁有者，但以往由于信息技術(shù)、體制機(jī)制等限制，各級(jí)政府部門(mén)之間的信息網(wǎng)絡(luò)往往自成體系，相互割裂，相互之間的“政務(wù)數(shù)據(jù)”難以實(shí)現(xiàn)互通和共享，導(dǎo)致政府部門(mén)掌握的“政務(wù)數(shù)據(jù)”處于割裂或休眠狀態(tài)。同時(shí)由于政府各部門(mén)信息系統(tǒng)分割，許多“政務(wù)數(shù)據(jù)”往往需要重復(fù)采集，數(shù)據(jù)采集成本較高。隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，就可以實(shí)現(xiàn)“政務(wù)數(shù)據(jù)”統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的格式，加上政務(wù)服務(wù)電子檔案應(yīng)用廣泛、保存便捷等特點(diǎn)，既可以提高政府部門(mén)辦事效率，又降低行政成本。

從對(duì)外服務(wù)的角度看，政府部門(mén)提供政務(wù)服務(wù)以及促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展同樣需要“政務(wù)數(shù)據(jù)”支持。目前，政府部門(mén)掌握了大量關(guān)于人口、法人和城市空間地理等數(shù)據(jù)，利用一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)為電子信息，也便于政務(wù)服務(wù)工作人員歸檔保管。因此，科學(xué)合理利用一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子檔案管理系統(tǒng)，可以促進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子信息有效整合，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)的政府信息資源共享和政務(wù)協(xié)同，減少提交紙質(zhì)材料，有效提升政府部門(mén)服務(wù)效能。

1.2 促進(jìn)政務(wù)數(shù)據(jù)共享，提升政府服務(wù)能力

當(dāng)前政府各業(yè)務(wù)部門(mén)基本以自身的業(yè)務(wù)要求為出發(fā)點(diǎn)，未建立規(guī)范的數(shù)據(jù)共享機(jī)制和數(shù)據(jù)交換流程。建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，就可以打通政府部門(mén)之間的信息孤島，將分散在各業(yè)務(wù)部門(mén)系統(tǒng)中的原始信息資源進(jìn)行加工處理和分析挖掘，形成統(tǒng)一、完整、有序的電子信息資源，通過(guò)共享交換系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)、跨部門(mén)、跨區(qū)域的綜合應(yīng)用和數(shù)據(jù)共享，滿(mǎn)足企業(yè)和群眾個(gè)性化、多樣化的政務(wù)服務(wù)需求。

1.3 提高窗口服務(wù)水平，助力新型城鎮(zhèn)建設(shè)

新型城鎮(zhèn)化的核心在于實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)基礎(chǔ)設(shè)施一體化和政務(wù)服務(wù)便利化，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)和諧。在新型城鎮(zhèn)化背景下對(duì)政府政務(wù)服務(wù)水平提升提出新的要求，將城市和鄉(xiāng)村的政務(wù)數(shù)據(jù)通過(guò)政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與聯(lián)動(dòng)，縮小城鄉(xiāng)數(shù)字鴻溝；借助互聯(lián)網(wǎng)等手段，提供不受地域限制的政務(wù)服務(wù)，進(jìn)一步擴(kuò)展“政務(wù)數(shù)據(jù)”資源的覆蓋范圍，使得企業(yè)和群眾在城鄉(xiāng)之間、不同群體之間都能享受到便捷高效的政務(wù)服務(wù)，有助于提升政務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化便利化工作，促進(jìn)城鄉(xiāng)區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展，推進(jìn)服務(wù)型政府建設(shè)，避免企業(yè)和群眾總是在城鄉(xiāng)之間“來(lái)回跑”“多頭跑”。如推行“助殘扶殘”事項(xiàng)“一件事”套餐辦理，群眾只需在政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)嵌入的閩政通APP自助模塊，通過(guò)人臉識(shí)別或身份證感知等方式，按照操作指令，一鍵調(diào)取與個(gè)人有關(guān)的電子信息，在辦理事項(xiàng)就能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)預(yù)約，定時(shí)領(lǐng)取結(jié)果，真正給企業(yè)和群眾辦事帶來(lái)便利。

2 建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館存在的問(wèn)題

以作者所在福鼎市為例，雖然我市在建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館方面取得了一些成就（見(jiàn)圖1），初步形成政務(wù)服務(wù)電子檔案館對(duì)外服務(wù)模式，但目前未真正實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域政務(wù)服務(wù)電子檔案館的統(tǒng)一對(duì)外服務(wù)模式，在建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館過(guò)程中仍存在不少問(wèn)題，亟需加以解決。

2.1 機(jī)制體制不健全

當(dāng)政府部門(mén)為企業(yè)和群眾提供政務(wù)服務(wù)時(shí)，除了通過(guò)政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)推行電子證照感知業(yè)務(wù)外，要求政府部門(mén)窗口及時(shí)將辦理結(jié)果的電子信息生成電子證照，并推送到指定的電子證照庫(kù)，但大部分政府部門(mén)窗口工作人員只顧及本部門(mén)業(yè)務(wù)需求和便利，不愿意花更多時(shí)間做好電子信息匯聚或電子證照生成和缺失登記等工作。因政府部門(mén)機(jī)制體制未建立健全，窗口工作人員未能將調(diào)取的紙質(zhì)材料及時(shí)生成電子信息，并納入政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)監(jiān)管，更無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)形成完整的政務(wù)服務(wù)電子檔案，若單靠政務(wù)服務(wù)監(jiān)管部門(mén)督促跟蹤落實(shí)該項(xiàng)工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在這種機(jī)制體制下，應(yīng)由政府出臺(tái)相關(guān)政務(wù)服務(wù)電子檔案管理制度，對(duì)電子信息匯聚或電子證照生成等工作進(jìn)行規(guī)范化常態(tài)化管理，將該項(xiàng)工作納入政府信息化建設(shè)的考核內(nèi)容。

2.2 電子信息不共享

企業(yè)和群眾到政府部門(mén)辦理事項(xiàng)，必須自己帶齊相關(guān)紙質(zhì)材料，政府部門(mén)工作人員最多履行一次性告知義務(wù)，但很難做到讓企業(yè)和群眾到窗口未帶齊相關(guān)材料就能“辦成事、快辦事、好辦事”，特別是企業(yè)和群眾無(wú)法當(dāng)場(chǎng)提交的材料，工作人員也未能通過(guò)各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)調(diào)取所需的材料，讓企業(yè)和群眾“來(lái)回跑”“多次跑”。存在這種問(wèn)題通常是政府部門(mén)之間的政務(wù)服務(wù)電子信息未對(duì)外實(shí)現(xiàn)共享，工作人員主要是站在部門(mén)自身安全和便利方面考慮，將辦理的材料只保存于本部門(mén)自建的內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，或者只允許企業(yè)和群眾通過(guò)部門(mén)開(kāi)發(fā)的自助終端機(jī)查詢(xún)獲取，未能實(shí)現(xiàn)電子信息“一次錄入，多方共享”。

2.3 部門(mén)認(rèn)識(shí)不到位

政府部門(mén)只從自身的利益出發(fā)，未能真正秉持“把工作留給自己，把方便留給群眾”的服務(wù)方式，未真正認(rèn)識(shí)到建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館的重要性，也未以便利企業(yè)和群眾為出發(fā)點(diǎn)，解決企業(yè)和群眾辦事中的“堵點(diǎn)、難點(diǎn)”，存在思想不開(kāi)放，認(rèn)識(shí)不到位，參與不主動(dòng)等。政府部門(mén)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，真正創(chuàng)建一個(gè)便捷、高效、開(kāi)放的服務(wù)型政務(wù)窗口，讓企業(yè)和群眾到一個(gè)部門(mén)辦事，通過(guò)信息共享，就可獲取相關(guān)的電子信息，真正實(shí)現(xiàn)“零材料”和“最多跑一次”，甚至“一次不用跑”。

3 建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館的解決策略

3.1 加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，推進(jìn)集約化建設(shè)

一是做好電子檔案系統(tǒng)日常維護(hù)。充分利用現(xiàn)有政務(wù)服務(wù)信息化建設(shè)牽頭的政府部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃所購(gòu)買(mǎi)開(kāi)發(fā)的政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，整合政務(wù)服務(wù)信息資源，完善電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作。該項(xiàng)工作依托政務(wù)服務(wù)中心信息技術(shù)人員做好政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)日常維護(hù)工作。

二是規(guī)范電子檔案系統(tǒng)科學(xué)管理。按照政府出臺(tái)的相關(guān)制度和考核辦法，督促業(yè)務(wù)部門(mén)落實(shí)政務(wù)服務(wù)電子信息匯聚，特別是政府部門(mén)自建系統(tǒng)所存儲(chǔ)的原始“政務(wù)數(shù)據(jù)”，及時(shí)有序的進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃整合和集約化管理，讓政府部門(mén)圍繞“業(yè)務(wù)數(shù)字化、數(shù)字業(yè)務(wù)化、檔案信息化”的要求，精準(zhǔn)開(kāi)發(fā)和迭代升級(jí)系統(tǒng)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和數(shù)據(jù)應(yīng)用，及時(shí)向一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子檔案管理系統(tǒng)推送電子信息，并通過(guò)信息化手段對(duì)推送的電子信息進(jìn)行科學(xué)處理和優(yōu)化完善，形成規(guī)范統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)電子檔案，實(shí)時(shí)納入政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)電子檔案進(jìn)行智能化、科學(xué)化、多樣化分類(lèi)儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、資源共享、技術(shù)支撐和安全保障的政務(wù)服務(wù)電子檔案館。

三是提升電子檔案系統(tǒng)服務(wù)功能。建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館不僅能給企業(yè)和群眾辦事帶來(lái)便利，通過(guò)向檔案館開(kāi)通政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)端口，可以將儲(chǔ)存檔案館的紙質(zhì)檔案掃描上傳到政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，提升政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)功能。同時(shí)，申請(qǐng)人到檔案館調(diào)取紙質(zhì)檔案，還可以通過(guò)人臉識(shí)別或身份證感知調(diào)取個(gè)人全生命周期政務(wù)服務(wù)電子檔案。

3.2 夯實(shí)支撐能力，抓好一體化服務(wù)

按照“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一身份認(rèn)證，統(tǒng)一數(shù)據(jù)共享，統(tǒng)一應(yīng)用管理”的要求，由政府信息化建設(shè)牽頭部門(mén)進(jìn)一步規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行性能、應(yīng)用管理、安全監(jiān)測(cè)等，做好政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)中政務(wù)數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、日常監(jiān)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、應(yīng)急處置機(jī)制等工作。各部門(mén)要按照政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行接口開(kāi)發(fā)、應(yīng)用接入、界面交互等，確保接入的服務(wù)模塊應(yīng)用功能（下接12頁(yè)）

（上接09頁(yè)）完備、運(yùn)行穩(wěn)定、體驗(yàn)良好。尤其是目前全國(guó)在推行政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”“跨省通辦”的服務(wù)機(jī)制，政務(wù)服務(wù)窗口提供統(tǒng)一身份認(rèn)證公共支撐，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)身份信息跨地區(qū)、跨部門(mén)互信互認(rèn)，做到共建共享共用，不斷擴(kuò)大電子證照等電子檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，通過(guò)政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，調(diào)取儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)電子檔案，推動(dòng)更多政務(wù)服務(wù)“網(wǎng)上好辦、掌上可辦、自助能辦、跨區(qū)域通辦”。

3.3 優(yōu)化平臺(tái)功能，提升便利化水平

建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館，要優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)功能，推動(dòng)各項(xiàng)便民利企政策和辦事服務(wù)直達(dá)直享，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化調(diào)取和個(gè)性化推送，不斷提升企業(yè)和群眾體驗(yàn)感和獲得感，結(jié)合政務(wù)服務(wù)“最前一公里”服務(wù)創(chuàng)新工作，在政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)中嵌入“智能搜索、智能問(wèn)答和人工解疑”等服務(wù)模塊，方便企業(yè)和群眾快捷精準(zhǔn)獲取相關(guān)服務(wù)信息。利用政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)端口與政府部門(mén)自建系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，及時(shí)將部門(mén)電子信息匯聚到政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，形成完整有序，資源豐富的電子信息，然后將這些電子信息進(jìn)行信息化處理完善，匯聚形成規(guī)范統(tǒng)一的政務(wù)服務(wù)電子檔案館，通過(guò)開(kāi)通政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)端口，部門(mén)在為企業(yè)和群眾服務(wù)時(shí)就可以感知調(diào)取應(yīng)用，無(wú)需讓企業(yè)和群眾到檔案館調(diào)取相關(guān)材料，提高政務(wù)服務(wù)便利化水平。

結(jié)語(yǔ)

依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)政務(wù)服務(wù)電子檔案館是貫徹上級(jí)政府關(guān)于深化“放管服”改革和優(yōu)化政務(wù)服務(wù)營(yíng)商環(huán)境的具體要求，也是推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的重要舉措，是提高政務(wù)服務(wù)效率的重要手段，為我市的電子信息匯聚、共享、協(xié)同、城市精細(xì)化管理和“最多跑一趟”改革提供有力支撐。隨著政務(wù)服務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，在不動(dòng)產(chǎn)、民政、衛(wèi)健、市管、人社、教育等業(yè)務(wù)系統(tǒng)橫向打通，匯聚所有的政務(wù)服務(wù)電子信息，通過(guò)信息化技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子信息，就可以形成一個(gè)功能齊全、使用便捷的政務(wù)服務(wù)電子檔案館，企業(yè)和群眾到政務(wù)服務(wù)窗口只要憑著一張身份證等相關(guān)信息就可以獲取所需的電子檔案，真正實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)“無(wú)紙化”“零材料”的服務(wù)型政府。

作者簡(jiǎn)介：黃兆賀（1980— ），本科，福鼎市公共資源交易中心館員，從事檔案管理工作。福建省檔案學(xué)會(huì)會(huì)員。