公共就業(yè)部門檔案為民服務(wù)能力建設(shè)研究

姜雪

摘 要：在新征程上，公共就業(yè)部門檔案管理進(jìn)入新常態(tài)，檔案為民服務(wù)能力建設(shè)成為時代所需和職責(zé)所在。本文分析公共就業(yè)部門檔案為民服務(wù)能力建設(shè)的重要性和存在的主要問題，從實(shí)踐層面探索了提升為民服務(wù)能力的可行性路徑，以期為公共就業(yè)部門檔案管理提供新的經(jīng)驗(yàn)做法。

關(guān)鍵詞：公共就業(yè)部門；檔案為民；策略分析

公共就業(yè)部門承擔(dān)著為社會提供人力資源服務(wù)的重任，是推進(jìn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的重要一環(huán)。近年來，伴隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和創(chuàng)業(yè)環(huán)境的改善，人民群眾對公共就業(yè)部門檔案的查詢利用需求越來越高，公共就業(yè)部門需要以人民群眾需求為導(dǎo)向，樹立為民情懷，提升為民服務(wù)能力，提升檔案服務(wù)能力。

1 公共就業(yè)部門檔案為民服務(wù)能力建設(shè)的重要性

1.1 新時代做好檔案工作的必然要求

人民群眾是歷史的創(chuàng)造者，也是檔案內(nèi)容的書寫者，更是檔案價值的受益者。檔案作為歷史的最真實(shí)記錄，其重要內(nèi)容就是展現(xiàn)的人民群眾認(rèn)識自然和改造自然的全過程。檔案價值由人民共享，檔案事業(yè)始終為人民服務(wù)、書寫英雄人民的歷史，這符合馬克思主義群眾觀的要求，也是新時代中國共產(chǎn)黨初心和使命的必然選擇。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“貫徹以人民為中心的發(fā)展思想，堅(jiān)持檔案工作為了人民、依靠人民，建設(shè)好覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，提高人民群眾滿意度”的總體要求。新征程上，要圍繞人民群眾的“急難愁盼”問題，不斷提升服務(wù)效能，彰顯人民群眾主體地位，滿足人民群眾對檔案工作的新期待，以檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新成績提升群眾幸福感。

1.2 公共就業(yè)部門職責(zé)定位的內(nèi)在要求

公共就業(yè)部門承擔(dān)著就業(yè)崗位開發(fā)、人才智力開發(fā)、人才培養(yǎng)，為單位和個人提供人事代理服務(wù)的工作，保障和改善民生是職責(zé)所在、使命所系。當(dāng)前，我國正處于實(shí)現(xiàn)“兩個一百年”奮斗目標(biāo)的歷史交匯期，人民群眾對就業(yè)和創(chuàng)業(yè)環(huán)境的要求越來越高，公共就業(yè)部門需要一手出政策，一手挖崗位，多管齊下為人民群眾開拓市場化就業(yè)渠道，在這個過程中，檔案的作用和地位是不可替代的。

1.3 大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新浪潮的客觀要求

目前，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢良好，小微企業(yè)猶如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，大眾創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)熱情高漲，這就需要公共就業(yè)部門營造有利于創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新的社會氛圍。從政策設(shè)計(jì)出發(fā)，出臺更多相關(guān)法律法規(guī)，切實(shí)解決創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新者們的迫切需求，從而形成一個大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的局面。而檔案服務(wù)能力建設(shè)就是其中一個重要環(huán)節(jié)，在創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)、創(chuàng)新領(lǐng)域選擇等方面，檔案資料都起著關(guān)鍵作用。

2 新形勢下公共就業(yè)部門檔案為民服務(wù)能力建設(shè)的困境

2.1 為民服務(wù)意識有待提升

部分公共就業(yè)部門受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案為民服務(wù)意識薄弱，對做好新時代流動人員和高校畢業(yè)生檔案工作的重要性認(rèn)識不足；平時側(cè)重于對檔案收集、整理和入庫、安全和保密等流程性工作，對檔案的服務(wù)功能認(rèn)識不充分，沒有以服務(wù)對象的需求作為檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，對如何利用好檔案資源服務(wù)人民群眾手段和方法缺乏；對于如何從檔案資源出發(fā)提升群眾的幸福感和獲得感認(rèn)識不足。這些問題的出現(xiàn)，歸根到底是主動服務(wù)意識不足，在思想上重視程度不夠造成的。

2.2 為民服務(wù)能力有待提升

當(dāng)前，社會結(jié)構(gòu)和信息傳遞方式都發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，人民群眾對優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的期待越來越高，大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為滿足人民群眾對檔案服務(wù)的需求提供技術(shù)支持。但是，從目前來看，公共就業(yè)部門轉(zhuǎn)變不夠及時，能力不足的問題較為凸顯。檔案服務(wù)的涵蓋面較窄，依然是出具證明、檔案轉(zhuǎn)接和保管等，尚未延伸到政審鑒定、內(nèi)容甄別等方面；服務(wù)手段較為落后，缺少網(wǎng)上查詢、遠(yuǎn)程出證等手段；檔案宣傳意識不足，特別是針對高校畢業(yè)生的宣傳不夠及時，有的學(xué)生檔案意識依然不強(qiáng)，造成了后期檔案利用出現(xiàn)遺失、交接不順暢等問題。這些問題需要公共就業(yè)部門高度重視，在實(shí)踐中加以解決。

2.3 保障支付要素有待完善

公共就業(yè)部門檔案體系的建設(shè)，需要在資金、隊(duì)伍建設(shè)上給予充分保障才能有條件為人民群眾服務(wù)好。從現(xiàn)實(shí)來看，公共服務(wù)部門在資金建設(shè)、體制機(jī)制和人才隊(duì)伍建設(shè)上還存在一定差距。檔案服務(wù)需要建設(shè)較為完善檔案數(shù)據(jù)庫、安全性較高的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，這方面都需要投入大量的資金建設(shè)和維護(hù)，有的地區(qū)這方面資金投入不足，造成了數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)安全性不高、互聯(lián)互通不足，難以開展高效地檔案服務(wù)。

3 公共就業(yè)部門檔案為民能力建設(shè)策略

3.1 增強(qiáng)檔案為民服務(wù)意識

進(jìn)入新時代，我國社會主要矛盾轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾，不斷滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求也逐步成為檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)。對于公共就業(yè)部門來說，要把為人民服務(wù)擺在首位，從館藏檔案資源中挖掘人民群眾最迫切的查檔需求[1]。近年來，隨著一次辦好等政策的實(shí)施，群眾對查檔效率和便捷性的要求越來越高，就業(yè)部門大部分已建成的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)很少提供遠(yuǎn)程在線查檔服務(wù)，一般都是查檔群眾到各地窗口現(xiàn)場進(jìn)行查檔，數(shù)字檔案服務(wù)體系的功能還沒有被充分開發(fā)出來，數(shù)字檔案的檔案利用工作還需要進(jìn)一步完善[2]。公共服務(wù)的數(shù)字檔案系統(tǒng)主要面向系統(tǒng)內(nèi)部開放，大多只在內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，只有公共服務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的工作人員用專業(yè)的檢索方式才能搜索到數(shù)字檔案資源。檔案資源要為民所用，公共服務(wù)部門就要必須進(jìn)一步加大開放力度和開放范圍[3]。綜上，不論檔案的開放利用還是遠(yuǎn)程查詢，都需要從思想上樹立服務(wù)群眾的意識，從長遠(yuǎn)角度和戰(zhàn)略角度認(rèn)識新形勢下人民服務(wù)的重要性，進(jìn)一步解放思想、簡化流程、推出更多惠民為民舉措，以功成必定有我的責(zé)任感，更好服務(wù)于人民群眾。

3.2 以規(guī)范流動人員檔案管理為重點(diǎn)，提升群眾的幸福感

隨著城鄉(xiāng)流動人員的增加，流動人員在出國就業(yè)學(xué)習(xí)、考公、社保繳納等方面對檔案的利用率不斷提高，給流動人員檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。要針對流動人員檔案收集多樣化、服務(wù)對象多樣化、流動速度快的特點(diǎn)，加強(qiáng)制度化管理、精細(xì)化信息采集和服務(wù)特色化，全面提升流動人員檔案管理服務(wù)水平。一是加強(qiáng)制度化管理。按照《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，建立健全流動人員人事檔案收集歸檔、整理保管、安全保密、轉(zhuǎn)遞移交、查閱利用與檔案信息化建設(shè)等各項(xiàng)管理制度[4]，對信息的及時錄入、入庫管理做出明確規(guī)定，進(jìn)一步明確流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)、服務(wù)范疇、工作流程、服務(wù)手段等內(nèi)容。在管理體制上，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的原則，對流動人員檔案進(jìn)行管理，消除多頭管理的弊端，做到職責(zé)清晰。堅(jiān)持分類施策、屬地管理為輔，對于有上級主管部門的，比如市場監(jiān)管、建筑、司法等，按照用人單位意向，可由上級公共服務(wù)部門負(fù)責(zé)；對于本地的管理部門，比如發(fā)改、民政等，可由本地公共服務(wù)部門負(fù)責(zé)；由集體托管存檔的單位，需要簽訂委托存檔協(xié)議。二是加強(qiáng)信息采集標(biāo)準(zhǔn)化。要按照人社部《流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息采集規(guī)范》要求，檔案基礎(chǔ)信息采集統(tǒng)一采集項(xiàng)目、統(tǒng)一指標(biāo)體系、統(tǒng)一代碼。本著“應(yīng)采必采、能采即采”的原則，對26項(xiàng)必采項(xiàng)全部采集，對非必采項(xiàng)盡最大努力采集，最大程度充實(shí)完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。進(jìn)一步規(guī)范檔案日常管理，重點(diǎn)做好接轉(zhuǎn)檔案和材料的清查核對、保管保護(hù)和服務(wù)利用工作，加強(qiáng)與流動人員、檔案材料形成單位、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等相關(guān)單位聯(lián)系，積極收集反映流動人員政治面貌、工作經(jīng)歷等相關(guān)材料，通過機(jī)要通信、專人送取或郵政特快專遞等方式進(jìn)行，嚴(yán)禁個人自帶。三是打造檔案服務(wù)品牌。以檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)為目標(biāo)，強(qiáng)力推進(jìn)以政務(wù)數(shù)據(jù)為支撐的流動人員人事數(shù)字檔案，加快完善流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，推動檔案信息在區(qū)域內(nèi)的互聯(lián)互通。目前，部分地區(qū)在檔案信息互通領(lǐng)域做了有益嘗試，比如，山東部分地區(qū)著眼于“一次辦好”“群眾零跑腿”等要求，實(shí)現(xiàn)愛山東APP、山東政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、省公共就業(yè)人才服務(wù)網(wǎng)上服務(wù)大廳、人社局官方網(wǎng)站等“網(wǎng)上”“掌上”全渠道辦理。探索線下優(yōu)化服務(wù)模式，深入推進(jìn)線下“一窗受理、一鏈辦結(jié)、一號響應(yīng)”服務(wù)模式，優(yōu)化辦事流程，著力提升服務(wù)效率。

3.3 以推進(jìn)高校畢業(yè)就業(yè)創(chuàng)業(yè)為關(guān)鍵，提升群眾的獲得感

保證畢業(yè)生檔案投遞快速、準(zhǔn)確無誤，避免檔案投遞延期和丟失，切實(shí)服務(wù)好畢業(yè)生就業(yè)是公共就業(yè)服務(wù)部門的重要職責(zé)。2023年，教育部全面取消高校畢業(yè)生報(bào)到證，對于公共就業(yè)部門來說，做好新政策條件下檔案接收和轉(zhuǎn)接工作顯得至關(guān)重要。一是加強(qiáng)政策宣傳，提升高校畢業(yè)生對檔案重要性的認(rèn)識。公共就業(yè)部門聯(lián)合高校中心通過校園招聘會和結(jié)對共建的形式，積極開展檔案知識進(jìn)校園、進(jìn)社區(qū)宣講，介紹檔案管理服務(wù)政策，為高校畢業(yè)生提供“面對面”服務(wù)。通過服務(wù)熱線、網(wǎng)友答疑等活動，講解檔案管理政策、檔案托管辦理手續(xù)等方面的檔案知識，為更好服務(wù)廣大畢業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。拓展宣傳渠道，使畢業(yè)生了解檔案轉(zhuǎn)接流程。比如，蚌埠市在網(wǎng)站、微博和微信眾號等平臺發(fā)布《2023年取消發(fā)放就業(yè)報(bào)到證，畢業(yè)生檔案怎么辦？》《取消報(bào)到證后，畢業(yè)生的就業(yè)流程有何變化？》等，將存檔存放分類、郵寄地址、聯(lián)系方式和相關(guān)辦理手續(xù)及時進(jìn)行告知，有效地讓畢業(yè)生了解了檔案轉(zhuǎn)遞方式和流程，明晰了檔案管理相關(guān)規(guī)定。二是提升服務(wù)能力，增強(qiáng)做好畢業(yè)生檔案服務(wù)的內(nèi)功。在檔案接收上嚴(yán)格把關(guān)，安排業(yè)務(wù)熟練的工作人員負(fù)責(zé)接收、管理等工作，提升檔案接收的服務(wù)質(zhì)量。在檔案轉(zhuǎn)接上嚴(yán)格審核，對高校統(tǒng)一郵寄的檔案要進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，仔細(xì)查看檔案原件是否完好、是否有破損和印章等，確保檔案的齊全完整。要嚴(yán)格入庫登記，對接收檔案認(rèn)真審核，符合入庫條件的及時登記入庫，并實(shí)行一檔一編號，提升查詢利用的精準(zhǔn)度，方便畢業(yè)生以后的利用和轉(zhuǎn)接。三是強(qiáng)化機(jī)制建設(shè)，增強(qiáng)做好畢業(yè)生檔案服務(wù)的實(shí)效。根據(jù)新政策轉(zhuǎn)遞檔案需反饋高等學(xué)校畢業(yè)生“檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)”要求，積極開拓“網(wǎng)上辦”“一次辦”服務(wù)，提高服務(wù)的實(shí)效。比如，2023年黑龍江人才部門就及時與檔案管理服務(wù)系統(tǒng)開發(fā)商對接溝通，開發(fā)高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)功能，新功能上線運(yùn)行后，不僅可以助力全國高校線上及時接收“檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)”，切實(shí)提升便利度，同時也能大幅節(jié)約各級公共就業(yè)和人才（檔案管理）服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案郵寄經(jīng)費(fèi)支出，實(shí)現(xiàn)“服務(wù)效能最大化，經(jīng)費(fèi)支出最小化”。

（下接27頁）

（上接24頁）

3.4 以數(shù)據(jù)賦能檔案利用為創(chuàng)新手段，提升群眾的滿意度

以大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+為代表的新一代信息技術(shù)飛速發(fā)展，改了社會管理的固有形態(tài)。對于公共服務(wù)部門而言，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是時代所需、人民所盼。一是加快信息化轉(zhuǎn)型升級。要加強(qiáng)公共服務(wù)部門信息化建設(shè)，擴(kuò)展數(shù)字化廣域，從以電子檔案收集為主，拓展到音視頻、錄音錄像、光盤磁盤等數(shù)字聲像檔案，實(shí)現(xiàn)新型電子檔案范圍全覆蓋，為實(shí)現(xiàn)提供完整、快速、方便的檔案信息服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要瞄準(zhǔn)數(shù)據(jù)化發(fā)展前沿，積極探索智慧公共就業(yè)檔案發(fā)展戰(zhàn)略，有效對接數(shù)字中國、智慧城市、智慧政務(wù)、數(shù)字鄉(xiāng)村和各行業(yè)智慧發(fā)展，努力打造檔案工作新模式[5]。二是加快建設(shè)就業(yè)人員檔案數(shù)據(jù)庫。在流動人員和高校畢業(yè)基礎(chǔ)上納入城鄉(xiāng)未就業(yè)人員，打造就業(yè)人員數(shù)據(jù)庫，建立個人綜合信息平臺。平臺主要包括人員基本信息、學(xué)歷、特長，系統(tǒng)能夠全面記錄個人信息，同時還能實(shí)現(xiàn)個人檔案的動態(tài)更新和補(bǔ)充；平臺能夠通過關(guān)鍵詞、語音識別等方式快速查找檔案資料，提升利用效率。三是加快檔案應(yīng)用程序建設(shè)。為方便用戶檔案資料的查詢利用，要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，精準(zhǔn)把握用戶需求，在開拓檔案信息利用服務(wù)上創(chuàng)新思維，推出檔案應(yīng)用程序。用戶可在手機(jī)等移動終端，通過應(yīng)用程序據(jù)賦予權(quán)限，可在線進(jìn)行查看、下載、打印，減少了辦事流程，提升了工作效率。四是加快檔案安全建設(shè)。信息化手段的不斷發(fā)展及廣泛應(yīng)用，一方面提升了檔案管理水平，另一方面也對檔案安全提出了更高要求。安全是檔案工作的生命線。在加強(qiáng)網(wǎng)上辦理和平臺建設(shè)的過程中，要制定實(shí)施網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，安排專人負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行和管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等安全運(yùn)行管理，有力防范檔案信息安全風(fēng)險。除了不斷加強(qiáng)檔案信息安全管理外，還要著力加強(qiáng)實(shí)體檔案全，綜合配置要達(dá)到“九防”要求的設(shè)施設(shè)備，配備專職庫房管理人員，在庫房管理上建立巡查預(yù)警制度，引入?yún)^(qū)塊鏈和云計(jì)算等信息技術(shù)，提升現(xiàn)代化管理水平，確保檔案實(shí)體安全。

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（作者單位：梅河口市就業(yè)服務(wù)局）