數(shù)字檔案建設為實現(xiàn)“智慧醫(yī)院”增速

俞萍

摘 要：智慧醫(yī)院發(fā)展背景下，醫(yī)院需要利用各種類型的海量數(shù)據(jù)為改革需求調(diào)查、優(yōu)化策略分析提供必要支持，而后利用各類大數(shù)據(jù)技術和人工智能技術分析并選定合理的升級或改造決策。醫(yī)院檔案類型較多且在過去有較多的資源積累，醫(yī)院在開展智慧化建設工作時，可以對這類檔案進行數(shù)字化加工和處理，將其應用到未來決策分析和智能服務系統(tǒng)中，可有效加快“智慧醫(yī)院”建設進度甚至提高醫(yī)院各類新型服務的智慧化水平。對此，本文結合數(shù)字檔案的特征，探討了其在智慧醫(yī)院建設中的具體定位和功能，提出以“智慧醫(yī)院”建設為導向的數(shù)字檔案開發(fā)與應用路徑，以期為各類醫(yī)院提供參考。

關鍵詞：數(shù)字檔案；智慧醫(yī)院；標準化；數(shù)據(jù)挖掘；數(shù)據(jù)共享

國家衛(wèi)生健康委于2020年5月印發(fā)《關于進一步完善預約診療制度加強智慧醫(yī)院建設的通知》，要求各地和各醫(yī)院在疫情常態(tài)化防控下，進一步建立完善預約診療制度，加強智慧醫(yī)院建設，加快建立線上線下一體化的醫(yī)療服務新模式，不斷增強人民就醫(yī)獲得感。進一步發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)療服務在鞏固疫情防控成果和改善醫(yī)療服務中的積極作用，持續(xù)推動預約診療、智慧醫(yī)院、互聯(lián)網(wǎng)診療和互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院快速健康發(fā)展。智慧醫(yī)院建設是運用智能化技術對內(nèi)部資源進行有效整合和科學分配，并以此為基礎優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療服務環(huán)境，提高診療行為的規(guī)范化管理，同時為醫(yī)護工作者、廣大患者以及醫(yī)院管理者提供幫助的過程。

“智慧醫(yī)院”與傳統(tǒng)醫(yī)院的主要區(qū)別在于將智能化信息技術全面融入到醫(yī)院內(nèi)部管理和各類醫(yī)療服務當中，其中智慧化的體現(xiàn)主要有四個方面：一是將信息化管理系統(tǒng)覆蓋醫(yī)院內(nèi)部管理和外部服務的所有領域，各個管理系統(tǒng)和模塊之間實現(xiàn)高度互聯(lián)和共享[1]；二是將智能設備部署到醫(yī)院內(nèi)部管理和服務的各個環(huán)節(jié)當中，使醫(yī)護人員以及患者能夠使用這些智能設備的功能或智能模塊的服務，以此提高醫(yī)護人員的工作效率，為患者提供更加人性化和高效的醫(yī)療服務；三是為患者提供全流程的醫(yī)療支撐服務，即通過智能化的分析和決策體系自動完成醫(yī)療服務各個環(huán)節(jié)間的銜接工作，為患者提供更合理的就診建議或其他指導；四是保障醫(yī)院管理和服務的安全性，由智能終端代替人完成風險監(jiān)測和警示工作。

“智慧醫(yī)院”本質(zhì)上是建立在數(shù)字信息基礎之上的，醫(yī)院中的數(shù)字檔案包括各類文書檔案、財務檔案、業(yè)務管理檔案、人力資源檔案、病歷檔案等大量豐富信息，對智慧醫(yī)院核心技術或系統(tǒng)有十分重要的支撐作用。因此醫(yī)院需要重視開發(fā)數(shù)字檔案資源，為“智慧醫(yī)院”建設打下良好基礎。

1 醫(yī)院數(shù)字檔案的基本構成、形式與特點

1.1 醫(yī)院數(shù)字檔案的基本構成

數(shù)字檔案本質(zhì)上是電子文件為載體制作的檔案，這類檔案可以與實體檔案并存，互相提供備份。醫(yī)院檔案資源以紙質(zhì)檔案為主，檔案部門會根據(jù)醫(yī)院領導和各部門管理者的需求，將其中部分檔案轉制為數(shù)字檔案以供其使用。醫(yī)院中也有部分檔案資源，比如從醫(yī)療業(yè)務系統(tǒng)中直接導出的患者病歷檔案、線上掛號及評價系統(tǒng)中導出的潛在患者及總體患者評價信息等相關檔案是先形成電子檔案，然后定期制作為紙質(zhì)檔案后做長期保存。

1.2 醫(yī)院數(shù)字檔案的主要形式

醫(yī)院的數(shù)字檔案并不局限于一般的文本信息或數(shù)據(jù)表信息，還可能包括一些圖像信息甚至視頻信息，比如患者就醫(yī)過程中產(chǎn)生的醫(yī)學影像類信息會形成影音類檔案，因此醫(yī)院數(shù)字檔案的類型較為豐富，且這類檔案的利用難度偏高。

1.3 醫(yī)院數(shù)字檔案的特點

一是數(shù)字檔案的采集和加工過程相對較短，無論是由信息系統(tǒng)自動操作還是人工操作，獲取和整合其檔案信息的效率是相對高的。二是數(shù)字檔案中信息更容易形成可供關聯(lián)和參考的數(shù)據(jù)摘要，可以快速地與其他類型的數(shù)字信息進行關聯(lián)并合并為可視性更強或內(nèi)容更加豐富的信息資源，從而為信息使用者提供更多的便利。三是數(shù)字檔案可以被更快速地復制和保存，在檔案丟失損毀后，能夠快速恢復原始狀態(tài)，從這個角度來看，其安全性優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，但相對地，數(shù)字檔案更有可能被竊取和篡改[2]。

2 數(shù)字檔案在“智慧醫(yī)院”中的定位與功能

2.1 數(shù)字檔案在“智慧醫(yī)院”中的定位

從“智慧醫(yī)院”建設和運行的需求來看，數(shù)字檔案資源是醫(yī)院智慧化系統(tǒng)所需的信息資源之一，這類資源主要用作醫(yī)院智慧化系統(tǒng)自動分析或制定決策的參考。檔案資源也需要加入到醫(yī)院信息共享體系當中，因此所有檔案資源有必要被轉制為數(shù)字檔案并需要適時對其做進一步開發(fā)；數(shù)字檔案可以作為智慧化系統(tǒng)中的備選方案，被智能化系統(tǒng)調(diào)用后推送給醫(yī)護人員或患者；智慧化系統(tǒng)還可以直接采集檔案信息對患者行為習慣進行判斷，從而直接由系統(tǒng)向患者提供就診相關的各類建議。

2.2 數(shù)字檔案在“智慧醫(yī)院”中的功能

在“智慧醫(yī)院”建設中數(shù)字檔案通常作為基礎的數(shù)據(jù)資源出現(xiàn)，其主要服務于患者自助服務、現(xiàn)場診療服務，遠程醫(yī)療服務和醫(yī)院內(nèi)部管理。智慧醫(yī)院部分智慧化管理和服務功能設計時也需要應用到部分數(shù)字檔案資源，只是不直接調(diào)用檔案信息，而是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提前完成部分檔案信息采集、整合、分類與挖掘工作，然后由智慧化管理系統(tǒng)調(diào)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供的挖掘結果。在這種情況下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)成為了智慧化管理系統(tǒng)的組成部分。醫(yī)院為了設計智能化初診判斷服務，需要提前對大量患者診療相關的檔案信息進行深度挖掘和分析，從而總結相應的診斷規(guī)律，為患者求診或醫(yī)生診斷提供參考意見。所以在智慧醫(yī)院建設中，數(shù)字檔案既可以作為向智慧化管理系統(tǒng)常態(tài)化共享的數(shù)據(jù)資源，也可以是可深入挖掘的大數(shù)據(jù)資源。

3 “智慧醫(yī)院”中數(shù)字檔案建設的前期準備

3.1 做好數(shù)字檔案標準化建設

3.1.1要確保各類型數(shù)字檔案的格式高度統(tǒng)一。即確保檔案中核心編碼信息及檔案內(nèi)容摘要信息的格式與醫(yī)院其他信息化管理系統(tǒng)使用的信息格式統(tǒng)一。從文書檔案中提取政策編號和政策內(nèi)容關鍵詞并錄入檔案摘要，所有摘要關鍵信息的字段名稱、數(shù)據(jù)類型需要與其他數(shù)據(jù)系統(tǒng)有一定關系，如政策內(nèi)容關鍵字字段可以作為醫(yī)保報銷模塊政策信息字段的外鍵，或采用一致數(shù)據(jù)類型，便于政策調(diào)整后業(yè)務人員迅速查閱政策文本。

3.1.2要對檔案編碼進行細化設計。結合檔案摘要信息對檔案編碼格式進行重新設計，便于通過檔案編碼直接讀取檔案摘要信息，使跨系統(tǒng)的檔案內(nèi)容檢索更加便捷。例如傳統(tǒng)檔案編碼各位包含的信息主要為檔案類型、生成日期等內(nèi)容，不便于智能系統(tǒng)基于編碼自動識別和采集信息，可對原檔案編碼位數(shù)進行擴充，增加檔案信息類型、是否存在其他類型檔案、是否有基于原檔案開發(fā)的新信息資料、檔案修改版本等識別信息，經(jīng)此調(diào)整，智能系統(tǒng)能夠更高效地處理自動信息化處理工作。

3.2 面向“智慧醫(yī)院”應用需求做好檔案信息預加工

對于“智慧醫(yī)院”建設和運行的相關應用而言，數(shù)字檔案中包含的信息屬于典型的“長文本”數(shù)據(jù)而非結構化數(shù)據(jù)。一是直接將檔案信息作為大數(shù)據(jù)，由大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)挖掘其中的關鍵信息或關聯(lián)數(shù)據(jù)，這種應用很難實時獲取信息，且不便于追溯原始檔案；二是由檔案管理部門對檔案信息進行預加工，提取數(shù)字檔案中的關鍵數(shù)據(jù)，以此降低數(shù)據(jù)挖掘難度，同時也方便終端用戶快速定位原始檔案文件。目前，“智慧醫(yī)院”建設過程中普遍會引入大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，但部分醫(yī)院對檔案信息預加工不夠重視，建議檔案管理部門扭轉觀念，提前做好檔案信息預加工。

3.2.1將檔案中的關鍵信息分別提取并錄入系統(tǒng)，用于補充數(shù)據(jù)，同時應保留關鍵信息對應的檔案編號等，便于回溯檔案原件。錄入公共數(shù)據(jù)庫的檔案信息表應記錄原檔案編碼、提取日期、更新日期、調(diào)閱權限、調(diào)用和更改記錄，智能系統(tǒng)可根據(jù)使用記錄優(yōu)化信息推送方案，也可在使用者錯誤操作后快速重復提取操作以恢復數(shù)據(jù)。

3.2.2在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)內(nèi)建立新數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)集以及對應的數(shù)據(jù)關系，將檔案信息整合為其他可供醫(yī)院管理者、醫(yī)護人員或患者使用的信息。智能系統(tǒng)提取患者檔案信息后，可自動對比醫(yī)生診斷報告中備選癥狀表現(xiàn)、備選用藥方案等信息，為醫(yī)生提供更多可選方案；也可以定期更新評估患者變化、治療方案提醒近期患者情況變化，或提醒本科生醫(yī)生關注稀有病癥，方便科室開展相關研究。

4 數(shù)字檔案在“智慧醫(yī)院”中應用的路徑

4.1 運用智能化技術提高檔案管理水平

為了建設“智慧醫(yī)院”，需要將所有可改進的管理和服務系統(tǒng)進行智能化改造，通過智能化技術提高數(shù)字檔案采集和歸檔工作的效率。這類技術的應用重點在于利用智能化技術取代部分檔案人工處理環(huán)節(jié)，或提高相關環(huán)節(jié)的效率。

4.1.1在數(shù)字檔案日常管理中引入智能化技術。即在數(shù)字檔案立檔、轉制、編碼、保存與備份操作中應用智能化技術，有效提高數(shù)字檔案管理效率。在實體檔案入庫前經(jīng)過自動掃描和文字識別系統(tǒng)轉化為數(shù)字檔案，借助智能文本分析和語義分析工具提取檔案關鍵信息，并自動生成檔案編碼及摘要，有效減少人工操作[3]。又比如在檔案備份等管理中，由系統(tǒng)自動判斷檔案是否存在原始實體版本，或是否存在歷史版本，系統(tǒng)可自行打印并提醒工作人員保存新紙質(zhì)檔案，或自動保存并記錄修改后的檔案版本，這能夠避免管理人員在檢查、核對檔案版本信息時花費過多時間，有效提高檔案管理效率。

4.1.2在檔案信息預加工環(huán)節(jié)引入智能化技術。在醫(yī)院智能化管理水平持續(xù)提升的情況下，一線科室和各行政部門使用的信息系統(tǒng)對數(shù)字檔案信息的需求度也會持續(xù)增多，未來檔案管理人員工作的重心可能從傳統(tǒng)的歸檔工作轉移到檔案信息預加工方面。檔案管理部門可針對這類需求提前引入智能化技術，緩解檔案管理人員工作壓力。當醫(yī)生要查閱患者醫(yī)療影像檔案資料時，需要使用部分預先對比并查找出問題的差異的圖像，人工對比難度較大，而檔案管理系統(tǒng)引入自動剪輯多次檢查影像的對照圖像、動態(tài)圖像等技術，就可以替代人工，方便醫(yī)生迅速判斷患者病情發(fā)展和變化，提高診療效率。部分時間久遠的業(yè)財融合分析報告未保存于業(yè)財融合管理系統(tǒng)，因此檔案部門可能需要定期對業(yè)財分析報告等檔案內(nèi)容進行細分，錄入數(shù)據(jù)庫后供財務部門或主要院領導調(diào)閱，這種細分工作耗時較長，可引入智能化語義分析工具挖掘檔案內(nèi)容并對其分類，這能夠大幅降低人工工作量，也能為檔案資源使用者提供便利。

4.2 面向“智慧醫(yī)院”其他應用創(chuàng)新檔案服務

4.2.1運用智能技術優(yōu)化數(shù)字檔案共享和調(diào)用體系。雖然“智慧醫(yī)院”背景下檔案部門的工作重心會逐步調(diào)整，但檔案部門依然會在基本基礎檔案管理工作中消耗大量時間和精力，不可能處理所有檔案信息預加工工作。針對此類情況，醫(yī)院信息技術部門應當對檔案信息共享和調(diào)用機制進行優(yōu)化，同時在各業(yè)務部門的信息化管理系統(tǒng)中增加智能化模塊，為使用數(shù)字檔案的部門提供便利。部分一線醫(yī)生可能有調(diào)用同一病種多份病例報告并查找相關相似資料的需求，這類工作不宜由檔案部門代為完成，而大數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)可能未挖掘出相關功能，信息技術部門可在醫(yī)生使用的診療信息化系統(tǒng)中增加定向篩查和自動查找多份病例報告的功能，并自動總結報告共同點與差異，方便醫(yī)生迅速定位患者病情況或選擇診療方案。

4.2.2全面加強數(shù)字檔案信息挖掘和分析。實際上在海量檔案信息還隱含著部分有價值的信息，醫(yī)院技術部門應當對檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘，由此打造獨立的智能化服務。由檔案管理系統(tǒng)自動挖掘和分析各類文書檔案，對當前醫(yī)療衛(wèi)生政策和歷往政策進行對比，分析未來趨勢，為醫(yī)院管理者提供決策意見參考；或挖掘患者病歷檔案信息，提供異常數(shù)據(jù)或未被關注的關聯(lián)數(shù)據(jù)，幫助醫(yī)生發(fā)現(xiàn)特殊問題，或為科研人員提供新的方向和可能。這類智慧化服務圍繞數(shù)字檔案本身進行設計，需要與其他智慧醫(yī)療服務模塊加以區(qū)分。

結語

數(shù)字檔案能夠為醫(yī)院管理提供必要的支持，現(xiàn)代化醫(yī)院在“智慧化”建設當中應當將數(shù)字檔案資源融入大數(shù)據(jù)當中，將開發(fā)后的數(shù)字檔案資源用于各類醫(yī)院智能化管理和服務，為醫(yī)院內(nèi)部管理、各科室專業(yè)工作優(yōu)化、醫(yī)學科研發(fā)展、患者服務創(chuàng)新等提供額外支持，為“智慧醫(yī)院”發(fā)展增速。

參考文獻

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[2]聶勇浩，鄭儉.社會共建視角的重大突發(fā)事件數(shù)字檔案資源建設[J].檔案學研究，2021（01）：96-103.

[3]張晨，范麗微，張俊杰，郁鑒清，陳艷，汪偉，饒志濤，姜淼.基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的醫(yī)院智慧檔案管理模式探索[J].中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2023，40（01）：17-18.

（作者單位：濟南市衛(wèi)生健康人才交流服務中心）