面向知識集成的企業電子文檔單軌制管理模式?

胡丹丹 劉慧琳

（1.福建福清核電有限公司 福清 350300；2.中國人民大學信息資源管理學院 北京 100872）

0 引言

隨著信息技術的發展和大數據時代的到來，各行各業都已迎來數字轉型時期，數字中國戰略日趨深入，企業的檔案工作也迎來了新的機遇和挑戰，企業檔案的管理對象由模擬態轉變為數據態[1]。2016年《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》和《國家電子文件管理“十三五”規劃》中首次明確電子文件的單軌制這一概念，2018年新修訂的《電子公文歸檔管理暫行辦法》再次明確電子文件可以僅以電子形式歸檔，這意味著電子文件正在逐步脫離紙質文件逐漸成為單獨的文檔管理對象且由可讀轉變為可信，國家檔案局2022年頒布了《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92-2022），并于同年7月1日起開始實施。所謂電子文檔的單軌制是指在數字環境中僅以電子方式運行和保存電子文件的全流程，即文件、檔案的全程無紙化。面向知識集成的電子文檔單軌制融入知識集成的概念，在電子文件的單軌制管理和利用的過程中，需要以知識集成的視角看待問題，針對分散在各個電子文檔中的知識內容利用合理有效的方式進行知識的集成、整合，并創造新的知識。企業中存在的大量非結構化文檔數據蘊藏著豐富的內容和價值，在數字中國和企業數字化轉型的背景下，電子文檔的單軌制管理能夠讓企業檔案管理工作發揮更大的價值，有利于推進企業數字化轉型，優化企業業務流程、提升工作效率。

1 企業電子文檔單軌制管理的研究現狀

在理論研究方面，馮惠玲教授從實現電子文件管理目標、助力信息化效能和降低成本兩大理由，法律、政策和管理三個支點論證了實施單軌制管理的可行性，提出電子文件管理正在走向單軌制的重要論斷，并認為我們需要一個國家層面的發展目標和戰略框，需要全面部署電子文件管理和長期保存系統，需要電子文件管理的全套理論技術方法和一批專業人才，需要適應電子文件管理的全新觀念[2]。錢毅教授在總結國內外理論研究和實踐進展基礎上，厘清了“軌”“套”“份”三個概念及其所表達的不同管理需求，提出各概念的應用場景和約束要素[3]。齊蕊[4]提出“制度+管理+技術”三位一體方式構建單軌制電子檔案管理的保障機制，桂美銳[5]引入協同理論，分析了電子檔案單套制管理的主體構成，具體包括政府主體、業務主體、管理主體、技術主體四部分，并對各主體之間的協同關系以及現實困境做出說明。畢建新等人以國家自然科學基金項目電子文件為例，提出應完善檔案管理體制機制，完善電子文件（檔案）管理制度體系、確定職能鑒定結合內容鑒定的二次鑒定方法，制定電子檔案元數據方案，完善電子文件單軌制管理的技術體系[6]等具體對策。

在特定行業或細分領域也有諸多單軌制的研究與實踐探索，李春艷[7]以中國石化總部電子公文為例，對公司向單軌制過渡階段中電子文件整理的相關問題進行了探討，劉俊慶[8]等人探索了航天產品檔案的單軌制管理模式。京東集團實行“智慧財稅”改革，通過信息傳輸和共享網絡實現各業務系統與財務信息系統之間的無縫對接，未來有望實現財務文件的完全電子化。江蘇核電作為國家首批電子文件單軌制試點單位中的一家，在2018年2月通過了試點檢驗，將國家對于電子文件元數據以及四性檢測等要求落實、落細，為其他企業提供了可借鑒的優秀經驗[9]。

可見電子文件單軌制的研究不論是在理論上還是實踐上均不斷地出現新的研究成果，且研究結論在業界已經深入到國民經濟相當一部分的行業中，相關實踐應用的探討也日趨成熟。

2 面向知識集成的企業電子文檔單軌制管理框架

2.1 企業知識集成內涵及其闡釋

2.1.1 知識集成的內涵

知識集成是指將分散的知識元素依據一定的邏輯規則有機地結合在一起，使知識有序化、層次化，從而高效地利用信息資源，更好地服務知識創新[10]。知識集成理論最先應用于企業的知識管理方面，Grant提出知識集成是“企業的第一角色，以及企業能力的本質”[11]。Krogh等認為知識集成是一種企業能保持動態創新能力、以最小成本開發新產品、實現規模經濟等的潛在戰略過程[12]。知識集成是一種成員之間通過交互、釋義和集體學習進行協商、獲取、精練最終共享結果的過程[13]，可以使企業對其內部知識進行整理，必要時進行重構，并以此形成企業新的核心知識體系[14]。本文所提的知識集成主要是將相關組織內外部的、分散的、不同來源或不同層次的知識，通過科學合理的方式進行序化和整合，從而進一步提高信息資源的利用效率的過程。

2.1.2 知識集成的目標

知識集成不僅僅是簡單地將知識匯總到一起，而是強調新的知識的發現，并以提升知識的利用效率為最終目的。在企業中，電子文檔知識集成的作用明顯，首先是將電子文檔上升為企業生產經營的資產要素，成為企業的核心資產和戰略資源，借助數據模型引導要素向效率更高的生產環節集聚，實現和業務數據的交互，提升企業綜合競爭力。其次，讓電子文檔成為企業建設發展的運行要素，通過對每一個業務環節上所產生的文檔數字化，實現業務流程的可視化，再結合大數據、人工智能等新興技術，分析文檔數據，實現企業數字化轉型。最后，知識集成才能讓文檔成為企業品牌建設的知識要素和文化要素，面向知識集成的電子文檔單軌制管理需建立統一化、標準化的基礎平臺，讓所有數據匯集在這個平臺之上，通過統一的、標準化的接口提供信息，提高信息內外部的流轉效率。相較于傳統的紙質文檔，單軌制更有利于讓電子文檔成為企業生產經營過程中重要的知識要素，將文檔中的數據用活用好，實現為業務提質增效、為生產經營活動賦能的目標。

2.1.3 知識集成的工作

知識集成主要包括兩方面工作，一是文檔結構化，二是結構化數據的知識組織。目前還有相當數量的企業實行的是雙軌制，紙質文檔在利用方面最大的問題是無法高效利用，而在電子文檔的管理上主要應用行業統一的EAM、ECM系統，該系統中的電子文件以word文檔或者單層PDF文檔為主，沒有實現文檔的結構化，這樣就無法直接存儲在關系型數據庫中，不利于后期對數據價值的深度挖掘分析，不利于文檔資源的深度開發。規范化的電子文檔單軌制可以按照既定的格式在形成階段就對文檔信息進行規范，系統按照預先設定的方式規范化提取文檔信息，從而更好地從非結構化文檔向結構化數據轉變，以實現文檔內容數據的重新整合和高效利用。知識組織的相關技術在近些年得到了飛速發展，在文檔管理領域已被廣泛應用，實現以業務為導向的電子文檔知識組織在企業的業務發展方面有十分重要的現實意義，可以根據企業的實際生產經營場景整理出具體的業務需求，并對所需要的知識要求進行整理，對文檔的“多應用”類型進行探究，通過揭示文檔資源與知識內容實現細粒度聚合，呈現文獻資源的網絡結構，并以可視化方式展示聚合結果，最終實現面向用戶需求的知識服務。

2.2 面向知識集成的電子文檔單軌制管理框架

2.2.1 面向知識集成的電子文檔單軌制管理流程

電子文檔的單軌制管理貫穿文件的整個生命周期，從管理階段來看，可以將流程分為四個主要階段，前端控制階段、中端管控階段、后端管理階段和前后反饋階段。在前端控制階段，需要對電子文檔的形成環境，既包括管理環境也包括技術環境，制定清晰的控制方案，對文檔的內容制定清晰的格式規范、合規檢測、內容要求等。在中端管控階段，需要明確電子文檔捕獲的定義、對象及方式，明確電子文檔鑒定的原則、內容與技術，明確電子文檔歸檔的原則、范圍及“四性檢測”方法。在后端管理階段，需要進行電子文檔的移交與接收，電子文檔的長久保存，以及解決數據安全的問題。最后，前后反饋階段是在電子文檔數據信息的開發與利用過程中的反饋。根據利用主體的主被動性，可以分為主動反饋與被動反饋，主動反饋是指文檔利用主體進行主動的內容和知識查詢，在文檔編制時調閱系統中過往的檔案資料進行參考，或是利用系統中的文檔數據資料進行知識社區的共建。而被動反饋則是系統在獲取電子文檔信息并構建結構化知識庫后，為利用主體提供或推薦相關資料、知識和智能決策方案。

2.2.2 面向知識集成的電子文檔單軌制管理框架構成

電子文檔單軌制的保障條件包括頂層規劃、制度規范、技術支撐和質量管控四個大的部分。頂層規劃是指從戰略規劃的層面加入電子文檔單軌制管理的相關要求，在組織體系設計上制定單軌制管理的部門和職責分工，在資金規劃上給予支持和監督評價等。技術支撐是指單軌制管理過程中對文檔數據的結構化管理、四性檢測、高密度數據存儲、數據長久保存及可視化等技術的需求。質量管控部分強調保證數據的安全性，進行文檔信息質量的監督、整體流程的控制和最終效益的評價。標準規范則是指上述管理維度的標準規范、資源維度的標準規范和技術維度的標準規范。

本文以檔案經典的“收、管、存、用”環節為基礎，探討面向知識集成的企業電子文檔單軌制管理模式，形成如圖1所示的企業電子文檔單軌制管理框架。整個框架以文件生命周期為核心，梳理前端控制、中端管控、后端管理和前后反饋四個階段，反饋既是終點也是新的起點，使文檔管理再次進入前端控制階段，形成一個閉環，文檔數據在這個閉環中不斷迭代流轉。外圍的頂層規劃、標準規范、技術支撐和質量管控，是企業電子文檔單軌制管理的支撐條件。

圖1 企業電子文檔單軌制管理框架

3 面向知識集成的企業電子文檔單軌制管理模式構成

3.1 聚焦企業電子文檔收集的前端控制

3.1.1 電子文檔形成的環境要求

對于企業電子文檔單軌制的管理環境控制，首先建立文檔集中管理的部門機構，統一負責企業的電子文件、檔案和信息化建設，以打破文件、檔案和公司各個信息系統之間的壁壘，從組織上保障前端控制。其次提高全員文檔管理意識，明確全體員工的電子文檔管理職責，明確文件內容格式、移交方式、保管期限等信息。第三提升文檔管理隊伍的素質，加強電子文檔管理的相關知識技能培訓，引入信息化技術人才到檔案管理崗位上，積極參加國家電子文件試點項目和公司檔案信息化科研工作，培養復合型檔案人才隊伍。相對應地，對于企業電子文檔單軌制的技術環境控制，首先應建立一個集文件的生成、流轉、歸檔、存儲和利用于一體的全流程文檔管理系統，實現文件和檔案的一體化管理，打通企業內各個系統間的壁壘，實現數據的共享，并將業務元素融入到文檔管理的過程中，將技術文件、商務合同、電子公文、記錄報告等多項業務流程和數據融入到系統中，實現文檔流、業務流和信息流的融合。同時在元數據采集階段，設立清晰明確且統一的元數據取值規則，建立業務系統與文檔管理系統元數據映射關系，實現不同的業務系統能夠自動與文檔管理系統中的信息關聯，讓業務人員和檔案管理人員都能夠在一個系統中完成文件的查詢利用等工作，也能夠為用戶提供一鍵式圖形化文檔知識服務。

3.1.2 電子文檔形成的管理要求

電子文檔形成的管理要求具體包括形成合規、格式規范、內容準備、背景完整、控制得當。電子文檔合規性是業務合規性的重要保障，電子文檔形成合規是指電子文檔在創建、接受、流轉、更改、儲存、利用等各個階段，都要符合法律法規、行業規范、監管要求和行為準則以及企業內部所制定的準則。電子文檔的格式規范包括形成系統的規范、文檔儲存格式的規范、文檔內容格式的規范，其中形成系統是指電子文檔形成階段選擇的軟硬件平臺，文檔的主要儲存格式包括DOC、CAD、PDF等，文檔的主要內容規范包括紙張大小、頁邊距、字體字號、段落設置、目錄設置、表格、插圖等。電子文檔的內容準確一方面是指內容信息的準確完整，即沒有漏記錯記，保證語義、語用、編碼、數字摘要的準確；另一方面是指文件生成、流轉和儲存等環節的狀態信息準確，例如文件的編輯狀態、編寫人員、審核人員、關鍵時間節點、傳遞、存儲、利用等所依賴的軟硬件信息等，此類信息主要通過信息系統的規范化捕獲程序來實現。電子文檔是企業生產經營活動的產物，電子文檔的意義很大程度上取決于它與所記錄的生產經營活動之間的關系，只有它與構成其來源的生產經營活動相關聯，才能夠完整地體現其價值[15]。電子文檔的背景信息可以通過元數據的方式進行管理，例如詳細采集每份文件形成的機構、所屬機組號、系統設備編碼、合同號。最后電子文檔的控制主要是對電子文檔的形成過程進行合理的監督和控制，包括狀態、權限和版本的控制，其中狀態即編輯狀態、審核狀態、正式生效、尚未生效、作廢等，權限即系統賦予不同的用戶角色的不同權限，版本即草擬稿、送審稿、定稿等，以及不同版本文件的命名規則、留存規則、訪問權限、保存時限、沖突解決機制等，做好狀態、權限和版本的控制才能夠掌握文件的動態過程，實現文件的可追溯。

3.1.3 電子文檔形成的職責要求

電子文檔的形成者包括文件最初的編輯者、接收者、審核者和分發者。具體而言它們都在文檔的形成上擔負著重要責任，既要保證文檔內容符合法律法規、行業規范、監管要求和行為準則以及企業內部所制定的準則，又要保證文檔格式的規范、內容的準確和背景信息的完整，還要保證文檔整體的控制得當。只有文檔形成者通力合作各盡其責，才能夠保證文檔的參考價值、利用價值和保存價值。

文檔管理者的職責包括文檔的管理職責和控制職責。管理職責主要是指為其他相關人員提供培訓，輔助他們更好地履行各自的責任，并參與到電子文檔管理平臺的建設中，實現電子文檔的前端控制等。控制職責則包括電子文檔的擬稿撰寫、分發、歸檔保存等活動，在這一過程中，文檔管理者需要跟蹤文檔信息的流動過程，確保文件質量，完成文件整理工作，避免文件信息的錯誤或缺失，同時也要確保文件被正確的利用。文件主管部門對電子文檔的形成負有總體的職責，對企業內電子文檔形成的規章制度、具體規范進行制定，并對落實情況進行監督。

信息技術人員往往承擔著系統開發和維護的工作以及跟外包服務商的需求溝通和驗收工作。對內，信息技術人員要保證電子文檔在系統中形成流暢、儲存無誤，元數據格式統一且完整。對外，在跟外包服務商的溝通過程中要確保需求傳達無誤，跟進開發進度并負責運維溝通，驗收每一個階段的開發成果并隨時確保方向的準確性，最終保證驗收成果的質量符合需求計劃。而系統外包服務商則要保證企業電子文檔系統功能設置合理、運行速度快，不出現外泄、信息丟失或遺漏。

3.2 聚焦企業電子文檔整理的中端管控

3.2.1 電子文檔的捕獲

企業電子文檔的捕獲就是信息化平臺獲取到企業生產經營活動中所產生的或接收到的數據信息的過程，對象范圍較廣，不僅包括電子文檔，也包括音頻、視頻、圖片等多元異構數據，具體可以分為三種類型，其一是單一文件，例如一份電子公文、一段設備維修視頻、一段商務談判的錄音等；其二是組合文件，例如企業頒布某項規定的正文和其相關附件共同組成一份組合文件，設備的維修工單和維修耗材記錄表共同組成的一份維修工單文件，或者是關于某項經費的請示和領導批復；其三是復合文件，復合文件包括了多份組合文件，例如企業工會活動材料的活動方案、活動預算、活動報道、相關視頻、圖片材料、調研問卷等。

電子文檔的捕獲流程具體有以下幾個步驟，首先對電子文檔和其元數據進行獲取，其次進行關聯和封裝，接著對內容進行查驗，然后對信息進行登記，賦予唯一標識并進行著錄、組織和分類，將文件存放于對應的分類目錄下，以便于后續的流轉、管理和利用，最后以合理安全的方式存儲。電子文檔的捕獲方式有手動和自動兩種。在單軌制管理模式下，以自動捕獲為主，即系統完成新的電子文檔生成或者外部文檔的接收后，自動開始履行文檔捕獲流程，部分散落的圖片、音視頻，或者過去以紙質方式存放的文檔需要重新進行數字化并上傳到電子信息系統中的工作由人工完成。

3.2.2 電子文檔的鑒定

電子文檔的鑒定包括內容鑒定和技術鑒定，內容鑒定是對電子文檔的內容進行現實價值判斷和內容價值判斷，以確定其是否屬于歸檔范圍及其保管期限[16]。其中保存期限是對不同價值的文件做出不同保管期限的設定，我國國家檔案局規定企業管理性檔案的保存期限分為10年、30年和永久性保存三種，因此企業在設定電子文檔保管期限時，應根據內容的重要程度判斷該電子文檔應采用哪一種，并編制保管期限表。技術鑒定是指對文件是否可以利用的情況進行鑒定，檢查電子文檔的格式是否符合規定、元數據著錄和背景信息是否完整、數字簽名有無問題，以及其鏈接是否有效或其他相關要素是否有效，儲存介質是否攜帶病毒等。此外也需分析影響電子文檔是否可用的相關技術因素，諸如系統版本更新、數據庫遷移等，并做出預案，建立備份機制。

電子文檔的鑒定具體應遵循完整性、安全性、可靠性、可追溯和及時性原則。其中完整性原則要求電子文檔內容和背景完整，并且沒有被篡改，以此保證其作為憑證的效力；安全性原則要求在鑒定過程中若有任何操作需建立電子文檔副本，以保證源文件的安全性，并且整個鑒定過程也應在安全可靠的環境中進行；可靠性原則要求使用可靠方法進行鑒定，反映電子文檔的實際情況并做出合理的判斷；可追溯原則要求鑒定的過程全程跟蹤記錄，鑒定的責任人劃分明確，后期可以追溯鑒定情況；及時性原則要求鑒定工作應在文檔捕獲完成后及時開展，以保證整個中端管控環節的及時性。

3.2.3 電子文檔的歸檔

電子文檔是否具有保存價值是其是否應該作為檔案進行歸檔的重要判準，它的價值應結合企業的整體戰略規劃、生產經營活動的實際需要、企業內部的規章制度，以及當代社會的現實情況、法律法規、社會歷史文化等多方面因素共同決定。傳統紙質文檔的保存強調保存具有結論性內容的文檔，可存可不存的文檔便沒有歸檔，且文檔產生的過程性文件、支撐性文件沒有保存，較紙質文檔來說電子文檔保存更為便利，也更易于長期性保存，因此歸檔可以更完整。電子文檔的歸檔范圍既包括文檔在形成階段的內容和元數據，也包括在文件形成、流轉等過程中所積累的元數據，以及歸檔登記表和相關支持軟件。

歸檔階段對文件進行“四性檢測”必不可少，“四性檢測”即真實性、完整性、可靠性、可用性的檢測，是電子文件管理的目標，也是保證文件歸檔后的參考價值、保存價值的重要手段。真實性檢測要求包括文檔內容真實、元數據真實可靠、文檔內容和元數據連接真實且正確、文檔來源真實；完整性檢測要求包括文檔內容完整，沒有漏記誤記，元數據信息完整，文件數據總量完整；可靠性檢測要求包括文檔內沒有病毒，不含惡意代碼，文檔的儲存技術安全可控；可用性檢測要求包括內容可被正常瀏覽訪問，信息可被正常提取使用，元數據可被正常調用，沒有異常或缺失，軟硬件環境正常工作。

3.3 聚焦企業電子文檔存儲的后端管理

3.3.1 電子文檔的移交

在我國一般要求企業在文檔形成后的5年內向對應檔案館移交相關文件，且在移交至檔案館后，企業也應當對已移交的文檔保存至少5年。電子文檔的移交要保證其內容可讀可用，如果是特殊格式的文件，應與其讀取軟硬件一同移交，保證載體的正常運轉以確保對內容能夠正常讀取，加密的文件應該解密后移交或是提供準確無誤的解密方式一同移交，同時也要保證移交資料的安全，內部沒有病毒或者惡意代碼。檔案接收部門應當建立健全完善的電子文檔接收平臺，以完成電子文檔的接收、儲存、檢驗、利用、轉移等工作，依據國家標準和行業規范，結合企業、當地的實際情況對接收到的文檔資料進行合理的管理。

3.3.2 電子文檔的長期保存

電子文檔相較于傳統的紙質文檔，有易改性、對技術的依賴性、以及內容信息更新換代速度快的特征。同時電子文檔也面臨著組織機構的變化、經濟環境的變化、軟硬件設備的變化和不可抗力帶來的變化。電子文檔的長期保存主要涉及更新與備份、遷移、仿真、封裝等任務。更新就是根據實際情況的需要，對電子文檔保存所依賴的硬件設備或者軟件、系統進行更新，而備份的方法就是將文檔信息及其相關資料復制一份到新的載體上，避免單一保存位置被破壞而導致的文檔信息的丟失或損壞，但備份的位置越多，其多處數據的管理問題也會更為突出。遷移的方法只涉及電子文檔儲存介質的更換，而對文檔信息的內容沒有任何更改或破壞，且遷移并不只在電子文檔保存的階段才有，而是在文檔的形成、流轉、歸檔和利用的各個環節都會涉及。在保存階段，往往是為了跟上信息技術的發展和硬件設備的升級而進行遷移，缺點就是容易在遷移的過程中造成文件數據的丟失。仿真是指在新的系統環境下，構建出一個與舊的環境類似的環境，讓原始數據能夠在新的系統環境下正常被訪問和讀取。仿真技術一般分為硬件環境仿真、系統環境仿真和應用程序仿真。封裝是指利用XML語言將電子文件與元數據封裝在一個數據包內，以最大程度地保證文件與元數據的完整及關聯。

3.4 聚焦企業電子文檔利用的前后反饋

3.4.1 主動反饋

主動反饋指的是用戶在主動利用電子文檔過程中產生的反饋，主動利用的途徑主要是文檔信息的查詢。為了方便文檔信息的查詢，需要建立支撐業務流程的電子文檔數據庫。構建業務導向的文檔數據庫在業務流程的優化和工作效率提升方面有諸多作用，其一，通過對電子文檔管理技術和電子文檔管理制度的有效配合，使電子文檔能夠對生產經營活動進行真實、全面、完整且規范的記錄，避免了紙質文件的錯記漏記或重復記錄；其二，在具體的業務流程中能夠隨時給用戶提供相關資料的查詢服務，例如在設備維修過程中能夠隨時為用戶提供所需維修設備清單、在出現設備故障需要檢修時提供智能決策方案、在新文檔編制的過程中可以快速查詢到以往的案例和相關信息推薦以做參考；其三，在業務流程過程中能夠實現業務人員之間隨時隨地的對接和協同，不受時間和空間的限制，能夠產生高度的共享效應；其四，在文件的管理和利用方面，也能夠利用電子文件系統強大的檢索與分類體系實現企業文檔的多維度展現，適應不同用戶習慣對電子文件的分類管理、多維度檢索[17]。

3.4.2 被動反饋

被動反饋指的是用戶在被動利用電子文檔過程中產生的反饋，被動利用的主要方式是問答和推薦。智能問答系統能夠將企業電子文檔中分散各處的信息，進行有序科學的整理，并建立知識的分類模型，針對企業的基本情況和常見問題，整理為規范的答題庫形式，以支撐各種形式的智能問答。在精準問答方面，能夠以一問一答形式，為用戶提供精準的問答服務；在相關問答推送方面，用戶在輸入查詢問題后，不僅將該問題的答案精準推送出來，更能夠將相關問題一并展現出來，盡可能讓用戶實現一次提問就能掌握全部信息；在提問智能提示方面，用戶在提問的過程中，系統將已經輸入的內容自動分析給予優化的補全或相關提示，幫助用戶樹立提問思路；在高頻搜索統計方面，系統可對用戶搜索問題的頻率進行統計，并按照詞頻形成業務關鍵詞熱力圖，可視化地展現當前業務方面的研究熱點；在交互方面，還能夠將常見問題整理成若干流程診斷型的知識，通過引導交互式地服務，盡量從Web端解決客戶常見問題。因此智能問答系統能夠極大地方便用戶，提高業務的辦事效率，促進企業文檔資源的進一步開發利用。

推薦的功能會借助知識圖譜，知識圖譜具有強大的語義處理能力和開放組織能力，是推動數據價值挖掘和支撐智能信息服務的重要基礎技術[18]。企業的文檔數據轉化為結構化數據并建立文檔知識庫后，從總體上建立起企業文檔資源體系，然后再構建企業文檔數據的知識模型，實現語義關聯挖掘，用可視化技術描述知識資源及其載體，挖掘、分析、構建、繪制和顯示知識及它們之間的相互聯系。在具體的應用上，可以根據工作人員輸入的自然語句，進行分析和推理，也可以為用戶推薦相關的結果，提前一步為用戶提供可能需要的信息。

4 面向知識集成的企業電子文檔單軌制管理的實現路徑

4.1 建立企業電子文檔單軌制管理的實現平臺

電子文檔單軌制管理的平臺架構可以分三層進行設計，即數據層、業務層和應用層，如圖2所示。數據層涵蓋了企業所有文檔資料，其格式包括了DOC文檔的格式、CAD等建設圖紙的格式，同時也包括了PDF、XLS、PPT等多種格式的文件。在數據層的支撐之上構建業務層，從業務流程生命周期視角和文檔生命周期的視角出發，以企業業務為導向，呈現業務導向、文檔賦能的雙向交互形態，一方面文檔的產生是由業務場景決定的，另一方面文檔的流轉也在推動業務流程。應用層包括業務服務、知識服務、文化服務等，對于企業而言，業務服務例如維修工單的編制、設備隔離方案的制定、文件關聯查詢，知識服務例如知識社區服務、知識圖譜服務和智能問答服務，而文化服務可以從企業文化的角度出發，構建文化專題展覽、文創產品開發以及文化活動記錄。

圖2 電子文檔單軌制管理的平臺架構設計

4.2 完善企業電子文檔單軌制管理的實現保障

第一，在管理保障層面，應建立健全支撐企業文檔單軌制管理的頂層設計，企業文檔數據量龐大、來源異構、結構復雜、內容專深，創新電子文檔管理的相關理念與實踐，強化相關工作規劃，可以提高運作效率、文檔管理水平、強化業務經濟效益，增強其在行業中的競爭能力。具體而言，可以將企業文檔單軌制管理納入企業戰略規劃，加強企業在文檔單軌制管理的資金支持，優化文檔管理相關組織體系，拓展文檔管理部門的職能，促進信息資源的開發、智能化的服務以及與業務發展相協調的文檔管理，推動文檔工作的數字化轉型及整個企業的數字化轉型。

第二，在制度保障層面，企業應遵循國家、行業的法律法規標準，同時根據企業戰略發展要求，切合自身業務發展的實際需求，制定電子文檔單軌制管理的標準規范體系。從工作流程上明確各環節責任，例如檔案數字化加工場所和數字檔案館安全與保密管理規則等；從資源描述上構建分類標準體系，例如會計檔案、維修工單、建設圖紙等；從系統建設上形成功能設計需求與操作規范，例如操作實施、運行維護、風險管理的技術性指南。

第三，在技術保障層面，需要積極擁抱各類電子文檔的新型技術，例如文檔數據結構化技術是文檔知識開發利用的基礎，可視化技術可以展示時間、地點、人物等多種維度，大規模數據存儲技術能夠解決異地存儲、多源異構、多數據庫調用等問題[19]。

第四，在質量保障層面，保證數據的安全性，加強系統的“四性檢測”等質量和流程的監控，包括狀態、權限、版本等，進行預期經濟效益評估、經濟效益測算和經濟效益追蹤評價等。