核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理體系構(gòu)建研究?

施千里 王睿

（1.福建福清核電有限公司 福清 350300；2.中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 北京 100872）

1 引言

我國2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），第三十七條對(duì)電子檔案管理提出了明確：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。從電子檔案的法律效力來看，只有當(dāng)電子檔案符合該要求時(shí)，才能“與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，實(shí)現(xiàn)其“以電子形式作為憑證使用”的重要社會(huì)價(jià)值。電子文件是電子檔案的重要來源。從電子文件管理來看，“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”是確保電子文件實(shí)現(xiàn)合規(guī)性管理的基本要求，對(duì)電子文件管理具有重要指導(dǎo)價(jià)值。電子文件合規(guī)性管理是電子文件管理發(fā)展到一定階段的必然要求，主要是指電子文件依據(jù)“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求進(jìn)行管理，確保電子文件具有法律意義層面的證據(jù)價(jià)值的一種管理方式。核電是重要的精密型能源產(chǎn)業(yè)，核電廠的生產(chǎn)、運(yùn)營和管理過程具有嚴(yán)格的安全性要求，電子文件是合規(guī)生產(chǎn)經(jīng)營的記錄與憑證。推進(jìn)核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理，對(duì)于實(shí)現(xiàn)核電廠的安全生產(chǎn)、合規(guī)管理、有效運(yùn)行意義重大。

2 核電行業(yè)實(shí)施電子文件合規(guī)性管理的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

2.1 核電行業(yè)實(shí)施電子文件合規(guī)性管理的現(xiàn)狀

核電行業(yè)實(shí)施電子文件合規(guī)性管理主要體現(xiàn)在制度建設(shè)和系統(tǒng)建設(shè)兩個(gè)方面。第一，在制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，從國家層面來看，國家能源局針對(duì)核電行業(yè)電子文件管理、檔案管理等內(nèi)容先后發(fā)布了一系列行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，主要包括《NB/T 20041-2011核電文檔管理系統(tǒng)功能要求》《NB/T 20042-2011核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》《NB/T 20418-2017核電電子文件元數(shù)據(jù)》《NB/T 20523-2018核電文件檔案管理要求》等，對(duì)于核電行業(yè)電子文件管理起到了良好的指導(dǎo)、規(guī)范作用。從企業(yè)層面來看，核電行業(yè)頭部企業(yè)中核集團(tuán)自2008年起，陸續(xù)發(fā)布《核電電子文檔移交細(xì)則》《核電項(xiàng)目檔案移交與接收辦法》《核電項(xiàng)目數(shù)碼照片檔案采集及歸檔要求》《總承包模式核電項(xiàng)目檔案歸檔范圍及原件歸屬管理辦法》《核電項(xiàng)目文檔管理評(píng)估辦法》等一系列文件，為電子文件的科學(xué)管理發(fā)揮了重要指導(dǎo)作用。

第二，在信息系統(tǒng)建設(shè)方面，核電行業(yè)通過信息系統(tǒng)建設(shè)加強(qiáng)對(duì)電子文件的合規(guī)性管理。如中核集團(tuán)自2015年來先后投入使用ERP、OA、檔案管理系統(tǒng)等多個(gè)辦公類管理軟件，建立公司檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)公司電子文件歸檔與各類檔案信息資源的收集、管理與利用，提升檔案信息開發(fā)利用與共享服務(wù)能力[1]；中核集團(tuán)原子能院研發(fā)的PDM（反應(yīng)堆工程技術(shù)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)，制定、開發(fā)了文件的審簽、變更等流程，實(shí)現(xiàn)了不同責(zé)任單位間數(shù)據(jù)傳遞的全電子化管理，對(duì)業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)、過程數(shù)據(jù)、圖紙和文檔、產(chǎn)品物料清單等進(jìn)行全要素領(lǐng)域、全生命周期管控[2]；秦山核電于2017年推廣上線9臺(tái)機(jī)組N1-EAM(核電廠生產(chǎn)管理信息系統(tǒng))，項(xiàng)目形成標(biāo)準(zhǔn)藍(lán)圖文件37份，升版相應(yīng)管理程序153份，完成以PIM（電廠信息查詢系統(tǒng)）報(bào)表等為代表的1030項(xiàng)優(yōu)化開發(fā)，標(biāo)志著秦山基地不同堆型機(jī)組生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一[3]。福清核電領(lǐng)頭建設(shè)的企業(yè)內(nèi)容管理平臺(tái)（ECM）實(shí)現(xiàn)了基于云平臺(tái)的文檔信息移動(dòng)服務(wù)，并自主研發(fā)了“搜福”文檔數(shù)據(jù)搜索引擎，實(shí)現(xiàn)了文檔管理、企業(yè)門戶和工作流程一體化[4]。

2.2 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理面臨的挑戰(zhàn)

電子文件合規(guī)性管理具有復(fù)雜性。一方面，檔案及業(yè)務(wù)部門面對(duì)的是過往數(shù)十年來紙質(zhì)文檔的數(shù)字化產(chǎn)物，以及數(shù)量日趨龐大的原生于數(shù)字環(huán)境中的電子文件；另一方面，核電行業(yè)電子文件類型眾多，不同業(yè)務(wù)部門電子文件管理需求差異大，某一具體工程涉及的外部單位多，這給核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理帶來了如下幾個(gè)方面的挑戰(zhàn)。第一，管理體系挑戰(zhàn)。檔案部門需要思考的問題包括但不限于如何取得在電子文件管理方面的主動(dòng)地位？如何抓準(zhǔn)自身工作定位且保持獨(dú)特性？如何在取得主動(dòng)地位后獲得業(yè)務(wù)部門支持？如何在業(yè)務(wù)部門推廣研究成果？這些問題的解決需要領(lǐng)導(dǎo)班子、檔案部門、業(yè)務(wù)部門間的協(xié)調(diào)配合。第二，業(yè)務(wù)流程挑戰(zhàn)。核電行業(yè)業(yè)務(wù)流程具有精密性和復(fù)雜性。針對(duì)業(yè)務(wù)流程中專業(yè)性極強(qiáng)的各類電子文件，檔案部門在深入前端的過程中可能會(huì)由于欠缺核電專業(yè)知識(shí)導(dǎo)致難以把制電子文件程序規(guī)范與要素合規(guī)的相關(guān)細(xì)節(jié)，進(jìn)而導(dǎo)致電子文件管理工作的規(guī)范性不足。第三，政策制度挑戰(zhàn)。過往與核電行業(yè)電子文件管理相關(guān)的政策制度，多從檔案部門或文檔管理部門的視角出發(fā)，與業(yè)務(wù)的貼合性有待進(jìn)一步提升，檔案部門迫切需要協(xié)同業(yè)務(wù)部門，在制定業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)對(duì)電子文件編寫、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)流程加以規(guī)范性說明，從而確保制定的制度、標(biāo)準(zhǔn)符合業(yè)務(wù)工作需要等。該項(xiàng)工作同樣需要政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)組合等的支持，通過制定更高層次的政策制度及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理的整體規(guī)劃，促進(jìn)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為核電行業(yè)中不同企業(yè)間可能的數(shù)據(jù)交流提供便利。

3 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理要素分析

3.1 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理要素

我國《檔案法》提出的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，是對(duì)電子文件合規(guī)性管理主要內(nèi)容的精準(zhǔn)凝練，涵蓋了電子文件全生命周期，對(duì)核電行業(yè)電子文件管理具有重要指導(dǎo)意義。據(jù)此，核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理亟需遵照“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，其開展電子文件合規(guī)性管理亦應(yīng)該包括電子文件來源可靠、電子文件程序規(guī)范、電子文件要素合規(guī)三個(gè)要素。

3.2 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理要素分析

第一，要確保電子文件來源可靠，應(yīng)從電子文件規(guī)劃之時(shí)、形成之初就開始施以外力、加以規(guī)范，并在其后生命周期中的每一流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)都要保證其來源可靠，為實(shí)現(xiàn)這一目的應(yīng)主要考慮與電子文件相關(guān)的活動(dòng)、責(zé)任者、時(shí)間和系統(tǒng)四大要素，其中電子文件的活動(dòng)為核心主線，是電子文件的直接來源，后三者作為組成元素參與到這一過程中。第二，程序規(guī)范包括業(yè)務(wù)流程的規(guī)范與法規(guī)政策的規(guī)范，前者要求電子文件生命周期流程要與業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)，可與前端控制等電子文件管理思想相結(jié)合，后者則需要國家立法機(jī)構(gòu)、各級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、企業(yè)部門等共同行動(dòng)，旨在通過強(qiáng)制性的法律或者共通共識(shí)的制度、標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到規(guī)范行業(yè)電子文件管理生態(tài)的效果。在構(gòu)建業(yè)務(wù)流程體系時(shí)，要貫徹前端控制等思想以確保業(yè)務(wù)流程可運(yùn)行、過程安全可靠、效率極優(yōu)，在構(gòu)建法規(guī)政策體系時(shí)要加強(qiáng)法規(guī)政策的學(xué)習(xí)以及落地時(shí)的適應(yīng)性調(diào)整。第三，要素合規(guī)的實(shí)現(xiàn)與電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、案卷、形成過程記錄、管理過程記錄和文件效力等多方面相關(guān)，一方面需要保證電子文件正文的合規(guī)性，另一方面需要加強(qiáng)元數(shù)據(jù)管理，結(jié)合采標(biāo)等途徑構(gòu)建適合企業(yè)實(shí)際情況的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，從而更好把握電子文件的背景、結(jié)構(gòu)等信息，實(shí)現(xiàn)電子文件要素合規(guī)（見圖1）。

圖1 電子文件合規(guī)性管理要素框架

4 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理體系的構(gòu)建與實(shí)踐

4.1 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理體系的構(gòu)建

新《檔案法》實(shí)施后，業(yè)界圍繞“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案展開了一系列實(shí)踐探索，其中具有代表性的實(shí)踐項(xiàng)目有福建省檔案局、省檔案館設(shè)計(jì)的“三包兩結(jié)構(gòu)一體化”電子文件與電子檔案規(guī)范管理模式，其中“三包”指的是將歸檔數(shù)據(jù)按保存、利用、管理需求分為存檔信息包、查詢信息包和管理信息包，“兩結(jié)構(gòu)”指的是將電子文件元數(shù)據(jù)分為基本元數(shù)據(jù)和擴(kuò)展元數(shù)據(jù)兩個(gè)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，“一體化”指的是電子文件與電子檔案的“文檔一體化”、檔案館與檔案室之間“館室一體化”[5]。綜合分析以福建省檔案主管部門建立的“三包兩結(jié)構(gòu)一體化”為代表的電子文件管理模式，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前多數(shù)實(shí)踐項(xiàng)目在落地環(huán)節(jié)側(cè)重于技術(shù)的迭代更新，以及電子文檔管理系統(tǒng)功能的開發(fā)完善，較好地彌補(bǔ)了檔案部門過往在技術(shù)領(lǐng)域存在的不足。在此過程中需要注意的是，要保障電子文件管理合規(guī)，還應(yīng)綜合考慮業(yè)務(wù)流程、法規(guī)政策、技術(shù)實(shí)現(xiàn)等多重維度，實(shí)現(xiàn)電子文件在其全生命周期中均符合“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”這一要求。因此，本文在前人的研究基礎(chǔ)上，提出采用“五步走”戰(zhàn)略來構(gòu)建電子文件合規(guī)性管理體系，即劃定職能分工、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、制定必要政策、落實(shí)重點(diǎn)技術(shù)、提出評(píng)估指標(biāo)五步，分別對(duì)應(yīng)電子文件合規(guī)性管理體系中的五個(gè)子體系，即職能體系、業(yè)務(wù)體系、政策體系、技術(shù)體系和評(píng)估體系。通過相應(yīng)構(gòu)建方法實(shí)現(xiàn)的五個(gè)子體系在關(guān)系上具有交互性、支持性以及一定程度上的遞進(jìn)性。交互性是指體系之間互相關(guān)聯(lián)，如職能體系確定責(zé)任者及其職責(zé)，而業(yè)務(wù)體系則通過設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程將責(zé)任者進(jìn)行串聯(lián)；支持性是體系間交互的典型特征，如政策體系對(duì)于業(yè)務(wù)體系的建立具有指導(dǎo)作用；遞進(jìn)性是指核電企業(yè)在構(gòu)建電子文件管理體系時(shí)，可根據(jù)自身已具備的電子文件管理能力，自主選擇子體系的構(gòu)建順序（圖2）。

圖2 核電行業(yè)電子文件管理體系與要素結(jié)構(gòu)及其交互關(guān)系

4.2 核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理體系的實(shí)踐

第一，完善核電行業(yè)電子文件管理的職能體系。所謂職能體系，是指在宏觀層面要求企業(yè)的電子文件管理部門對(duì)業(yè)務(wù)部門、檔案部門各自的職責(zé)進(jìn)行劃分，在微觀層面要明晰與電子文件產(chǎn)生交互、發(fā)生關(guān)聯(lián)的責(zé)任者并對(duì)其職責(zé)、權(quán)限進(jìn)行規(guī)定。在核電行業(yè)電子文件管理體系中，職能體系的構(gòu)建主要包括兩個(gè)層面：宏觀職能體系和微觀職能體系。宏觀職能體系由國家主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)以及代表企業(yè)的相關(guān)人員組成，主要職責(zé)包括制定規(guī)范化的電子文件管理制度、標(biāo)準(zhǔn)，如《核電電子文件元數(shù)據(jù)》（NB/T 20418-2017）是由能源行業(yè)核電標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出，由核工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化研究所歸口，由核工業(yè)檔案館、中廣核核電運(yùn)營有限公司、中國核電工程有限公司、中廣核工程有限公司、福建福清核電有限公司負(fù)責(zé)起草，由國家能源局發(fā)布，從編制到發(fā)布，這一過程具有完整的職能規(guī)劃；同時(shí)在核電行業(yè)中對(duì)制定的制度、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行推廣并提供理論、技術(shù)支持，具體形式可體現(xiàn)為編制執(zhí)行說明手冊(cè)、開展線上線下培訓(xùn)等。微觀層面由企業(yè)自身構(gòu)建的職能體系主要由業(yè)務(wù)部門和文檔管理部門的相關(guān)人員構(gòu)成，主要對(duì)企業(yè)內(nèi)具體的核電業(yè)務(wù)流程與文檔管理流程負(fù)責(zé)，一方面是更好地實(shí)施由宏觀職能體系構(gòu)建的制度、方法，另一方面更是對(duì)宏觀的制度、方法進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，以符合企業(yè)實(shí)際需求。宏觀與微觀雙層職能體系的結(jié)構(gòu)，是核電行業(yè)實(shí)現(xiàn)電子文件合規(guī)性管理的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)這樣一種宏觀與微觀相結(jié)合的雙重職能體系結(jié)構(gòu)，既要分別考慮對(duì)宏觀、微觀體系的建設(shè)，也要考慮二者之間的交流。對(duì)于宏觀職能體系，建議由國家能源局、國家檔案局等國家級(jí)主管部門牽頭，由中核集團(tuán)、中廣核等龍頭企業(yè)主導(dǎo)，其他中小企業(yè)參與，多方主體配合，共同促進(jìn)核電行業(yè)電子文件管理生態(tài)向好發(fā)展。而對(duì)于企業(yè)建設(shè)的微觀職能體系，可以采用成立企業(yè)電子文件管理委員會(huì)等形式，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)，核電業(yè)務(wù)部門、文檔管理部門、行政部門等各自派出代表參與委員會(huì)工作，并對(duì)接其來源部門，在委員會(huì)中結(jié)合電子文件合規(guī)性管理要素對(duì)企業(yè)內(nèi)部的電子文件管理工作進(jìn)行現(xiàn)狀摸底和整體規(guī)劃，在此基礎(chǔ)上統(tǒng)領(lǐng)電子文件相關(guān)系統(tǒng)以及對(duì)應(yīng)接口的建設(shè)、管理工作，對(duì)相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)習(xí)、吸收、轉(zhuǎn)化、更新，并在其來源部門中推廣委員會(huì)構(gòu)建的符合企業(yè)現(xiàn)實(shí)需求與實(shí)際情況的制度、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件管理流程、具備要素進(jìn)行規(guī)范，即負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)體系、政策體系、技術(shù)體系、評(píng)估體系的建設(shè)，在這一過程中實(shí)現(xiàn)文檔管理部門對(duì)電子文件的前端控制，保障電子文件來源可靠。

第二，優(yōu)化核電行業(yè)電子文件管理的業(yè)務(wù)體系。業(yè)務(wù)體系即通過對(duì)核電業(yè)務(wù)流程與文檔管理流程的整體設(shè)計(jì)與細(xì)節(jié)把握，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程可運(yùn)行、過程安全可靠、效率極優(yōu)等規(guī)范性要求。電子文件管理業(yè)務(wù)體系是由與電子文件相關(guān)的核電業(yè)務(wù)活動(dòng)、文檔管理活動(dòng)以一定順序、結(jié)構(gòu)組成的邏輯體系，具體包括電子文件的產(chǎn)生規(guī)則、流轉(zhuǎn)規(guī)則、智能歸檔方法、多元利用途徑以及核電業(yè)務(wù)流程與文檔管理流程的交互關(guān)系等內(nèi)容。在實(shí)現(xiàn)方式上，一是要梳理業(yè)務(wù)模塊，以此為單位開展工作，摸底并統(tǒng)計(jì)當(dāng)前企業(yè)中產(chǎn)出、辦理、利用電子文件的相關(guān)業(yè)務(wù)，分析業(yè)務(wù)模塊之間的關(guān)系，包括電子文件的流轉(zhuǎn)方向、流轉(zhuǎn)方式、內(nèi)外部形態(tài)轉(zhuǎn)換等具體內(nèi)容。梳理業(yè)務(wù)模塊間邏輯關(guān)系的同時(shí)，需要考慮如何通過新建業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、組合業(yè)務(wù)模塊等方式實(shí)現(xiàn)檔案部門對(duì)電子文件的前端控制，確保電子文件處于檔案部門的全流程管理狀態(tài)下，可以通過在核電業(yè)務(wù)流程中加入檔案部門可開展具有前端控制作用的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。二是細(xì)化業(yè)務(wù)流程。一方面需要依據(jù)電子文件的輸入、輸出關(guān)系以及業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的科學(xué)性、核電業(yè)務(wù)需求的完備性等，對(duì)單個(gè)業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行排列和連接以形成業(yè)務(wù)流程網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，由此確保業(yè)務(wù)流程是可運(yùn)行的、過程是安全可靠的，并在排列組合中實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)效率極優(yōu)。三是設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。首先是軟硬件環(huán)境的準(zhǔn)備，這是系統(tǒng)自身可靠的基本要求；其次是在架構(gòu)好的軟硬件環(huán)境上，對(duì)核電業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)等進(jìn)行基于需求的開發(fā)，即對(duì)業(yè)務(wù)模塊梳理結(jié)果、業(yè)務(wù)流程計(jì)劃結(jié)果進(jìn)行向系統(tǒng)中實(shí)際功能模塊、工作流程的映射，使得核電業(yè)務(wù)流程、文檔管理流程能在系統(tǒng)中正常運(yùn)作。最后則是系統(tǒng)的評(píng)估、優(yōu)化，可參照軟件工程中的“再工程”理念，主要是對(duì)系統(tǒng)的迭代、優(yōu)化，以應(yīng)對(duì)系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的問題以及業(yè)務(wù)流程的變化。

第三，健全核電行業(yè)電子文件管理的政策體系。政策體系是指企業(yè)在遵守當(dāng)前相關(guān)法律規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合行業(yè)政策與各類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況與業(yè)務(wù)需求構(gòu)建企業(yè)專屬的政策標(biāo)準(zhǔn)體系。政策體系是在新《檔案法》對(duì)于電子文件合規(guī)性管理的綱領(lǐng)性要求下，結(jié)合核電行業(yè)對(duì)于電子文件管理工作的迫切需要，進(jìn)行政策、制度、標(biāo)準(zhǔn)等的建設(shè)并以形成完備的體系結(jié)構(gòu)為最終目的。當(dāng)前國家及各級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、企業(yè)內(nèi)部均產(chǎn)出了一定數(shù)量的與電子文件管理相關(guān)的政策制度，在實(shí)踐工作中發(fā)揮了重要作用，但仍存在政策體系不明確、政策內(nèi)容不完整、政策施效不及時(shí)等問題。在此背景下，要實(shí)現(xiàn)電子文件管理政策體系合規(guī)，其一是對(duì)職能體系進(jìn)行政策層面的梳理，明確企業(yè)施行的管理架構(gòu)以及業(yè)務(wù)活動(dòng)中各責(zé)任者及其應(yīng)盡的職責(zé)，對(duì)違規(guī)行為以及獎(jiǎng)懲措施進(jìn)行規(guī)定；其二是對(duì)構(gòu)建的業(yè)務(wù)體系進(jìn)行固化與標(biāo)準(zhǔn)化，以政策、制度等形式記錄業(yè)務(wù)流程具體要求，并保障其實(shí)施；其三是以標(biāo)準(zhǔn)的形式對(duì)技術(shù)指標(biāo)等進(jìn)行規(guī)定，如確定四性檢測(cè)的具體細(xì)節(jié)、企業(yè)采用的電子文件元數(shù)據(jù)方案、設(shè)定企業(yè)相關(guān)系統(tǒng)的功能及性能要求等。

第四，加強(qiáng)核電行業(yè)電子文件管理的技術(shù)體系。技術(shù)體系主要針對(duì)系統(tǒng)的建設(shè)，即在保障業(yè)務(wù)流程各項(xiàng)功能正常實(shí)現(xiàn)的前提下，通過引入元數(shù)據(jù)智能化管理、云計(jì)算等思想以及電子簽名、區(qū)塊鏈等方法對(duì)系統(tǒng)效能進(jìn)行優(yōu)化。核電行業(yè)電子文件合規(guī)性管理技術(shù)體系的主要內(nèi)容是在政策體系的指導(dǎo)下，基于一定的軟、硬件配置，通過結(jié)合人工智能等技術(shù)開發(fā)相應(yīng)的核電業(yè)務(wù)系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)，從而在具體工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)職能體系、業(yè)務(wù)體系的具象化，賦予業(yè)務(wù)流程可實(shí)施性。基于對(duì)系統(tǒng)的定位與功能描述，該體系主要分為三個(gè)部分，即軟硬件支撐層、業(yè)務(wù)邏輯層、技術(shù)保障層（圖3）。軟硬件支撐層由CPU、GPU、內(nèi)存、硬盤等硬件設(shè)施與數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器、客戶端服務(wù)器等軟件設(shè)施組成的軟硬件支撐層為業(yè)務(wù)邏輯層與技術(shù)保障層提供支撐服務(wù)；業(yè)務(wù)邏輯層本質(zhì)上是在系統(tǒng)中對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行功能模塊的映射，需要考慮具體的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流向；技術(shù)保障層是指云計(jì)算、人工智能等技術(shù)及其衍生的具體應(yīng)用方向，如超量存儲(chǔ)、四性維護(hù)等。業(yè)務(wù)邏輯層與技術(shù)保障層之間存在“數(shù)邏交互”的關(guān)系，即通過數(shù)據(jù)與邏輯的交互，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯層與技術(shù)保障層的連接。數(shù)據(jù)的交互體現(xiàn)在業(yè)務(wù)邏輯層中涉及的數(shù)據(jù)既可以存儲(chǔ)在本地硬盤上，也可以存儲(chǔ)在云服務(wù)器中，數(shù)據(jù)的處理、流轉(zhuǎn)過程也可能需要依靠云計(jì)算、人工智能等技術(shù)力量，而處理結(jié)果又將反饋到業(yè)務(wù)邏輯層中推動(dòng)業(yè)務(wù)進(jìn)行。邏輯交互體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程與技術(shù)使用本身就是一個(gè)相互適應(yīng)的過程，即針對(duì)特定的業(yè)務(wù)流程需要采用個(gè)性化技術(shù)方案以提高業(yè)務(wù)效率、增強(qiáng)業(yè)務(wù)效果。同樣地，特定技術(shù)也具有其獨(dú)特的應(yīng)用領(lǐng)域和適用場(chǎng)景。除此之外，技術(shù)介入系統(tǒng)之后，也將一定程度上影響系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)邏輯，如在采用電子簽名保障電子文件的真實(shí)性時(shí)，則需要在系統(tǒng)中嵌入相應(yīng)的電子簽名系統(tǒng)，責(zé)任者需要在活動(dòng)中對(duì)電子簽名進(jìn)行操作，四性檢測(cè)環(huán)節(jié)也將增加對(duì)電子簽名可靠性、不變性的檢測(cè)。

圖3 核電行業(yè)電子文件管理技術(shù)體系框架

第五，建立核電行業(yè)電子文件管理的評(píng)估體系。評(píng)估體系則是對(duì)企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀的綜合評(píng)估，是對(duì)企業(yè)當(dāng)前在該領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)、不足、未來目標(biāo)等的全面分析，是企業(yè)確定電子文件管理工作未來方向的重要參考，是企業(yè)在知識(shí)資產(chǎn)方面實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力來源。評(píng)估體系主要是在關(guān)注企業(yè)電子文件管理成本以及收益的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)電子文件管理工作中的職能體系、業(yè)務(wù)體系、政策體系、技術(shù)體系的整體審視與把控。評(píng)估體系的存在具有鮮明的目的性，這體現(xiàn)在評(píng)估體系的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)電子文件管理工作對(duì)企業(yè)的效益最大化。構(gòu)建電子文件合規(guī)性管理體系中的評(píng)估體系，首先要明確評(píng)估主體，該主體需要具備一定的專業(yè)知識(shí)，熟悉核電業(yè)務(wù)工作、文檔管理工作，可以建立覆蓋領(lǐng)導(dǎo)部門、預(yù)算部門、業(yè)務(wù)部門、文檔管理部門的電子文件管理工作評(píng)估小組開展評(píng)估，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者對(duì)其工作進(jìn)行指導(dǎo)。其次，明確評(píng)估內(nèi)容。參照《核電項(xiàng)目文檔管理評(píng)估實(shí)施辦法》，可以將評(píng)估流程劃分為“申請(qǐng)-準(zhǔn)備-評(píng)估-問題追蹤”四個(gè)階段，從管理體系、能力體系、內(nèi)容管理、管理執(zhí)行力四個(gè)方面設(shè)定了詳細(xì)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)與量化指標(biāo)。最后，重視評(píng)估結(jié)果應(yīng)用。要將分析結(jié)果及時(shí)反饋到電子文件合規(guī)性管理體系中，實(shí)現(xiàn)對(duì)該體系的正向驅(qū)動(dòng)以及企業(yè)電子文件管理工作的可持續(xù)發(fā)展。