數字化轉型背景下工商檔案服務實現路徑研究
——以蘇州工業園區為例?

查兵兵 張舒 項文新

（1.蘇州工業園區行政審批局 蘇州 215128 ；2.蘇州大學 蘇州 215023 ）

0 引言

工商檔案是指包含有公司、企業或其他商業實體詳細信息的相關記錄，通常由工商行政管理部門或相關政府機構維護和管理，通常包括工商注冊信息、登記信息、經營信息、投資規模以及經營狀況等[1]。工商檔案服務的作用在于提供公民、法人和其他組織查詢這些信息的渠道，以便他們能夠更好地了解企業或組織的情況，做出決策或執行相關法律義務。

在當今數字化時代，政府部門越來越意識到數字化轉型的重要性，以提供更高效、便捷的公共服務。工商檔案作為重要的商業信息資源，也逐漸納入了政務服務體系，通過數字技術和政府政策來提高工商檔案服務的質量和效率是大勢所趨。而蘇州工業園區（以下簡稱“園區”）作為我國首個開發創新綜合試驗區，一直緊跟國家大政方針和發展趨勢，具有極高的政策創新性和示范性。2021年園區發布《蘇州工業園區“十四五”數字政府建設發展規劃》[2]和《蘇州工業園區優化營商環境創新行動2021》[3]等政策文件，這些政策對工商檔案管理與服務明確提出了要融入園區服務政府數據資源整合共享大平臺、推動工商檔案數字化管理和提高園區工商檔案查詢效率、推進工商檔案“一網通查”、實現工商檔案查詢和政務服務的無縫對接等具體要求。

園區作為我國政策創新的前沿，在數字政府建設和優化營商環境方面積極探索，為其他地區提供了示范和借鑒的機會。因此，本文選擇以園區為案例研究，以工商檔案服務改革工程與園區數字政府建設雙向需求為導向，分析園區工商檔案服務特色和制約因素，并探討如何聚焦查詢主體、以問題為導向、以技術為平臺、以數據為核心，穩步推動園區服務型政府的親商、重商、愛商、護商的同時，推動“十四五”時期園區檔案事業的發展。

1 蘇州工業園區工商檔案服務特點

蘇州工業園區作為我國的國家級經濟技術開發區，也是全國數字經濟和智能制造的重要示范區之一，高度重視工商檔案的管理和利用，積極推進工商檔案服務工作的數字化轉型，為市場主體提供更便捷、高效的服務。在“十三五”期間，園區行政審批局堅持黨建引領，深入貫徹落實國家“放管服”改革的優化政務服務部署要求，以打造全國領先政務服務環境為目標，于2019年投入48萬元建設園區“企業工商檔案網上查詢系統”，面向企業提供工商企業登記電子檔案免費查詢及下載服務，在省內率先實現網上查檔功能。截至2023年8月31日，線上查檔總次數為697821次，共計查詢2266.4萬頁，提供打印內檔總數為85010次，打印內檔頁數為663.4萬頁，基本實現了本級工商檔案查檔的全覆蓋。

1.1 工商檔案基本實現網上查檔

隨著“放管服”改革的持續推進，于2019年在省內率先開通了線上查檔服務，以“數據跑腿”代替“企業跑路”。相較于傳統的查檔模式，園區的線上查檔具有以下特點：

（1）在查檔方式上，實現全流程數字化。園區工商檔案的網上查檔基本實現了從電子營業執照申領到電子檔案下載的全流程數字化（如圖1所示）。企業法人或在微信/支付寶小程序或下載手機應用“電子營業執照”，實名認證后可下載企業電子營業執照。法定代表人或證照管理員可線上授權指定辦事人持電子營業執照辦理相關的政務、商務、公共服務等業務。基于電子營業執照系統，法人或授權人可掃碼登陸園區“企業工商檔案網上查詢系統”，在線查看或下載登記通知書、在業證明、工商股權證明、審計報告等工商檔案，實現隨時、隨地查檔，節約了查詢的人力及材料打印、光盤刻錄等成本，避免經常性調閱對檔案原件的損壞[4]。

圖1 蘇州工業園區網上查檔流程

（2）在查檔效果上，確保電子檔案的權威性。線上系統查閱的工商檔案電子掃描件與書式檔案、查詢窗口現場查詢打印的檔案內容一致。同時，在企業導出過程中，系統對檔案進行了保護和加密處理，一方面檔案加蓋園區行政審批局查檔電子公章和全頁水印，另一方面系統為工商檔案添加數字簽名，保證在導出后不能進行修改處理，企業查檔人員可憑借CA數字證書進行查檔打印。保證了檔案的原始記錄性，使其更具權威性與公信力。

（3）在查檔主體權益維護上，確保線上查檔的安全可靠性。線上查檔是園區行政審批局與園區法人庫、園區工商數據自主利用庫、工商檔案電子化利用庫相對接，進行多重身份校驗，確保查檔主體的唯一性，保證查檔過程的安全可靠。

1.2 線上雙平臺查詢系統

園區工商檔案線上查檔構建了雙平臺查詢系統，包括移動端和PC端，為企業群眾提供了更加便捷、高效的工商檔案雙重查詢途徑。移動端即掌上查檔，是園區行政審批局依托“蘇州工業園區一網通辦”微信小程序（融易辦），法人或股東運用人臉識別系統，實現直接查檔，具有操作簡便、便于移動查詢等特點，讓企業能在辦事過程中隨手查詢、隨時打印，提速增效，提高企業幸福感，方便隨時掌握企業信息動態。PC端查詢系統適用于需要在電腦上進行查詢的用戶，提供了更為全面、詳細的工商檔案信息。用戶可以在企業檔案網上查詢系統平臺上，通過企業信息查詢功能查看企業簡檔，還可通過單套歸檔查詢功能查閱名下所有的電子歸檔材料，實時下載和打印。PC端查詢系統界面清晰、易于操作，可提供豐富的企業信息，滿足用戶在辦公場景下的查詢需求。

同時，移動端和PC端平臺作為兩個不同的數字化感知通道，已經完成了數據互通，企業用戶可以靈活在兩個平臺上進行工商檔案查詢，并且查詢結果也可以在兩個平臺上同步更新。這種雙平臺的查詢系統可以滿足企業群眾的多元化查詢需求，解決了廣大查檔群眾落實政策、銀行開戶、證書申請、領軍人才申報等眾多方面的問題。同時也促進了政府部門之間的信息共享和協作，為企業全生命周期“服務鏈”的打造和營商環境的優化提供了基礎條件和支持。

1.3 查檔主體多元化

園區企業工商檔案網上查詢系統主要向企業法人、股東和被授權的企業辦事員開放工商檔案查檔途徑，大大降低了查詢的成本和時間。而隨著我國正式步入“十四五”時期，數字化轉型的步伐持續加快，園區行政審批局以“互聯網+政務服務”改革為契機，全面啟動實施企業檔案線上查詢全覆蓋工程，于2022年7月向園區范圍內的公安、檢察院、法院、紀委發放一批管理員賬號。一是實現了公檢法系統在辦公室即可遠程查檔，無需再通過線下模式到現場查檔，大大節省了查案時間。二是推動園區政府部門間的信息共享與協同，提高工商檔案數據的互通互聯性，減少數據冗余與錯誤，推進信息化行政建設。三是加強了園區內工商檔案數據化安全保障，向公檢法單位發放管理員賬號，確認其系統角色并賦予不同的訪問權限和功能權限，加強了對工商檔案管理系統的安全保障，確保園區內的工商信息免受未授權訪問和篡改，保障數字化轉型下工商檔案網上查檔的安全和穩定。

2 蘇州工業園區工商檔案服務問題梳理與分析

如前所述，園區工商檔案服務特點鮮明，而在數字化轉型不斷加快的背景下，園區企業信息化發展速度飛快，從企業可持續性發展和園區政府行政效率提升的角度考慮，服務路徑尚且存在一些明顯問題，具體問題如下：

2.1 股份制企業查檔壁壘

目前在園區本級除股份制企業檔案外，已基本實現其他工商檔案治理的線上、線下查檔。而隨著股份制企業在園區的快速發展，其對工商檔案查檔的需求也日益旺盛，但園區股份制企業由于規模較大、組織結構較為復雜等諸多原因，其工商檔案的查檔方面仍然存在以下問題：

（1）行政體制局限性。江蘇省行政審批局（以下簡稱“省局”）雖然將股份制企業的設立、變更權力下放至園區行政審批局，但形成的紙質檔案整理及數字化掃描工作需在省里完成，每批次產生的紙質檔案需由園區安排專人送至南京，同時產生的數據也保存在南京，未將數據與園區共享，也未將查檔權限下放到園區。

（2）查檔技術局限性。省局還未開通線上查檔服務，園區的股份制企業查檔還需前往南京市，單程路途基本需要兩個小時（不包括排隊時間及其他費用支出）。若遇到突發公共衛生事件及其他事件，省局則無法及時提供查檔服務。同時園區本級無權對產生的股份制企業檔案進行整理、掃描，也無法提供查檔服務，長此以往將嚴重影響園區的營商環境。

2.2 園區政務數據互通與整合問題

園區政府及相關部門高度重視營商環境的優化和提升，而在具體實踐中，園區工商檔案在線查檔系統尚未與其他部門如園區法人庫、公檢法數據庫、稅務局數據庫、人力資源服務中心檔案庫等實現數據互通與整合，園區各個政府部門的檔案數據來源彼此獨立、信息處理難以關聯互助，造成了園區工商檔案查詢系統與其他政府部門數據系統間的政務服務“信息孤島”問題，在很大程度上制約了園區政府在改善營商環境方面的能力，主要表現在以下三方面：

（1）查檔信息不全面。目前，由于園區除工商檔案已實現線上查檔外，其他部門檔案庫仍然依賴傳統的線下查檔方式，導致在線查檔系統無法為企業提供全面、一體化的信息服務。信息的不全面性會削弱了園區政府在提升營商環境方面的政策效應，同時降低了企業和個人辦理業務的效率。

（2）數據重復辦理。工商檔案查檔系統的孤立性可能導致企業群眾在辦理業務時，需要多次提交相同的資料給園區的不同部門，增加了辦事成本和時間消耗，會對園區營商環境和公共服務造成負面影響。

（3）數據孤島林立，削弱工商檔案數據價值的實現。工商檔案查檔系統與其他園區部門數據無法打通，使得企業信息無法全面匯聚，缺乏多領域、全方位的信息支持，未能形成集合法人、股東、企業群眾等檔案協同一體的數字空間，從而降低其合法性和誠信性的評估準確性，造成其潛在價值無法完全釋放。例如，有效地整合園區稅務、環保、知識產權等部門數據，能有助于園區政府部門更全面地了解企業狀況，制定更有針對性的政策，助力園區營商環境質量的提升。

3 工商檔案服務實現路徑

在我國以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革的大政方針下[2]，園區工商檔案服務應加強服務路徑的數字化轉型管理和創新，以滿足市場主體和公眾對工商檔案查詢的多元化需求。因此基于上文園區工商檔案服務特點和制約因素分析詳情，本文建議構建以工商檔案數據治理為核心、以園區行政審批局、園區大數據中心、園區檔案管理中心等政府部門為領導中樞、以上下級檔案雙向流通為驅動力，以“一企一檔”智慧服務為目標的聯合稅務局數據庫、人力資源服務中心、公檢法單位等業務部門的園區工商檔案治理新路徑。相比起園區現行的工商檔案服務，新路徑更注重跨部門協作、檔案價值挖掘、一體化建設以及大數據技術應用，下文將從四個具體維度解析其具體內涵：

3.1 服務范圍—爭取實現全面“一網通查”

在大數據時代背景下，檔案信息價值日漸突出，檔案資料數字化管理的重要性不言而喻[5]。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出要“推動檔案全面納入國家大數據戰略”這一大方向[6]。且在《蘇州市人民政府關于全面推進數字蘇州建設的意見》一文中，明確提出了推動治理數字化轉型，構建城市數字化治理新格局的目標[7]。而企業工商檔案具有數量巨大、歸檔動態、高利用率的特點[8]，因此，基于數字化轉型的目標，園區工商檔案應當追求全面數據化，為園區工商檔案數據關聯模型提供足夠的數據量，提升園區檔案資源的共享利用。本文建議由園區行政審批局、園區檔案管理中心、大數據中心牽頭，從制定標準與技術創新、組織協調、數據安全與管理、政策支持四個方面推進工商檔案的全面數據化。

園區牽頭單位應研究制定一套統一的工商檔案數據化標準，以便將不同部門的檔案數據整合在一起，包括數據格式、存儲方式、互聯互通性、安全性要求等方面，同時引入區塊鏈技術保證檔案數據的真實可信性[9]，實現數據的共享和流通，助力園區企業的數字化轉型工作，打造高質量營商環境。同時在總體規范下，政府各部門結合自身業務特點，制定相應的配套規范，以具體明確各部門在檔案數據化過程中的具體職責、工作流程、技術要求等。此外，政府還需加大對檔案數據化工作的投入，提供必要的人力、物力、財力和政策方面的支持。

除園區本級工商檔案數據上線以外，由于省級系統的單向流通問題，園區股份制企業檔案未實現“一網通查”。為解決股份制企業查檔的難點、堵點，并為園區營造良好的商業環境做好細節管理，本文建議由園區行政審批局向省局發出申請，下放股份制企業查檔權限，在機制上做好相關流程、規范、標準的制定工作，在技術上做好接口對接、數據庫建設、保密措施。主要從以下三方面針對上下級數據的單向流動，做好檔案數據回流：

（1）省局檔案數據庫向園區開放使用權限。在政務云環境下，省局通過數據庫、數據傳輸、數據安全、數據處理等相關技術，向園區開放股份制企業工商檔案數據庫使用權限。園區獲取屬于本級的股份制企業工商檔案后，本級查閱人可通過線上、線下查閱路徑，進行工商檔案查詢。

（2）將整理、數字化掃描的權限下放至園區。省局提供檔案整理、數字化掃描規范要求，分配系統賬號，在園區本級整理、掃描后掛接至省系統，股份制企業的紙質檔案按以往慣例由專人送至南京，并同步在園區本級系統中掛接一份電子檔案。

（3）將省系統中園區股份制企業的電子檔案數據定期備份至園區，同時賦予園區提供查檔服務的權力。備份周期建議為一月一次，園區做好接收、四性檢測、數據固化和數據校驗工作。

3.2 服務主體—增加線上查檔主體范圍

基于園區行政審批局線上查檔的便捷性、權威性，本文建議查檔系統進一步拓寬線上查檔受眾群體。一是允許全國范圍內的律師參與到在線查詢園區企業檔案的行列。為了確保數據訪問的公正性和數據質量的完整性，本文建議在一網通辦系統下設立專門的律師查檔窗口。律師通過上傳執業證書、相關法律文件以及承諾書至查檔平臺，經過檔案室的嚴謹審核，才能獲取查檔資格。此外，通過專線發送所查檔案，以供律師查閱和下載，保證數據質量的可維護性。后續完善過程中，為實現數據訪問的公正性和數據質量的一致性，園區可借鑒上海查檔方式，律師事務所查檔人員可使用所屬律師事務所的園區數字證書認證中心核發的法人“一證通”進行身份認證查閱園區企業登記電子檔案[10]。

二是可向社會公眾開放園區企業登記機讀檔案查檔系統，所有社會公眾可通過該系統進行身份驗證，查詢園區企業登記機讀檔案（基本信息）。一方面，這將提升園區企業的公開性，使得社會公眾、潛在投資者或合作伙伴可以快速地獲取并了解企業的基本狀況，從而提升企業的信譽和影響力；另一方面，這也有利于構建一個更為透明、公正的商業環境，有助于營造良好的投資氛圍，從而吸引更多的投資，進一步促進園區商業環境的發展。

3.3 服務目標—推動園區企業業務數據檔案化

蘇州工業園區作為我國東部地區的重要經濟增長引擎，擁有眾多強創新能力和競爭力的企業，近年來工商部門與其他部門合作不斷完善相關政策法規，優化市場投資環境、降低企業準入門檻[11]，同時隨著信息技術的發展和跨境貿易的增多，企業核心業務實現了網絡化與系統化管理[12]，園區企業的業務數據量呈現爆發式增長。這些業務數據作為園區企業決策、優化運營、提高競爭力和實現創新發展的關鍵依據，其高效、合法的歸檔能保證企業業務數據連續性留存[13]及其可用、可控、可信和合規性[14]。本文建議由園區辦公室牽頭，園區行政審批局、園區大數據中心、園區檔案管理中心等部門相互配合，從組織、標準、技術三方面推動業務數據檔案化。

3.3.1 組織層面—數據管理與檔案單位一體化協同

園區政府通過政策或法規的制定，明確園區大數據中心與檔案管理中心的職責劃分與合作關系，建立檔案數據共享利用協同管理機制，加強部門間的協調溝通。同時，利用好園區政府大數據平臺推動兩個機構間的平臺聯動和資源共享，打破數據孤島，構建全面、完整的業務數據視圖。另一方面，園區政府應鼓勵企業建立跨部門的協同工作機制，以實現數據與檔案的無縫對接，為園區政府更好地促進業務數據與檔案一體化建設打好基礎。

3.3.2 標準層面—業務數據與工商檔案標準聯通

園區政府應組織相關部門制定適合園區創新發展的工商數據與檔案標準規范與體系，加強與行業協會、標準化組織的合作，不斷完善與更新標準體系。同時，園區政府應促進企業數據與檔案元數據標準的統一與協同[15]，實現底層基礎業務數據與檔案的快速整合與交互，以保證園區整體工商業務數據檔案化的順利進行。

3.3.3 技術層面—工商檔案管理系統轉型升級

工商檔案管理系統的轉型升級是指在園區工商業務數據資產管理系統和工商檔案管理系統間的實現數據的互聯共享和互認協同，即上述標準層面相統一后，對業務系統進行技術層面的改造，確保業務數據能在安全保障的前提下與工商管理系統實現共享流通。

首先是技術架構的優化。一是后臺專注于業務數據的收集、清洗和安全存儲。這包括構建強大的數據采集系統[16]，確保數據質量，并使用合適的數據庫技術（如分布式存儲系統）和數據接口來采集和存儲相應標準的數據源，同時也要考慮到數據安全和隱私保護。二是中臺提供統一的數據訪問接口，并隱藏數據存儲的復雜性，同時可采用微服務架構[17]以提升系統的靈活性和可擴展性。三是前臺設計易用和響應式的用戶界面，并支持數據可視化功能，提供更為個性化、智能化的信息服務以及各種插件和工具的集成應用[18]。

其次是系統的智能化處理的功能。針對園區工商檔案數據的特點，可以引進人工智能和機器學習等技術實現對檔案的智能化處理。例如，利用人工智能技術對數字檔案數據鑒定[19]，以保證歸檔的安全性；通過機器學習技術生成歸檔文件質量審核模型，以提升數據質量[20]等。

3.4 服務內容—設計工商檔案數據關聯模型

蘇州工業園區檔案管理采用“大檔案”的管理模式，即使得多頭、分散的專業檔案集中、統一管理[21]。因此，園區工商檔案應當基于“邏輯聯系”[22]，構建園區法人、股東和企業各類工商檔案的關聯查檔。關聯模型應具備數據整合、標準化、關聯、共享四個方面的功能。

首先搭建可擴展、數據一體化的數據倉庫，將數據從各種來源整合到一個統一的數據倉庫中，實現數據一體化管理；其次，對園區工商檔案數據進行標準化處理，制定園區工商檔案數據的命名規范、字段定義和數據格式等標準，以便于數據整合和關聯；然后，基于數據倉庫，利用數據挖掘技術建立關聯模型，根據檔案數據信息、關鍵詞、數據標簽及檔案著錄字段[23]等要素，通過數據挖掘算法將園區法人、股東、企業等各類相關信息進行關聯，并根據關系程度（如交易次數、股份比例、合作項目數等）衡量關聯關系的度量或權重，建立關聯模型（如圖2所示）；最后，將園區工商檔案數據對接園區公共信用基礎庫，實現公共信用信息的互通與協同，打造園區工商檔案數據孵化中心，實現園區企業及其法人檔案“一網通查”，打造“一企一檔”數字空間，提高園區工商檔案數據的可信度和權威性，為企業法人信用評級、園區商務服務提升、企業發展建議提供場景應用。

圖2 蘇州工業園區工商檔案數據關聯模型

綜上可知，園區行政審批局、大數據管理中心和檔案管理中心等政府部門應當協同合作，開展園區工商檔案數據治理，穩步全面推進工商檔案數據化和業務數據檔案化和，與數據化的檔案，設計關聯模型，實現互聯互通，提供數字孿生、新型數字生活、便民惠民數字社區、城市管理、社會治理等提供場景應用。

4 結語

隨著我國數字化轉型的不斷推進，工商檔案工作作為園區行政審批局的重要業務，其服務路徑的創新將成為園區政府應對數字經濟形勢、促進園區企業數字化轉型、實現單套制管理和提升政務服務效率的重要舉措。園區政府和相關部門應當從理念創新、組織協調、技術引進等方面進行工商檔案服務路徑的調整與改革。

通過上述研究，本文認為盡管園區已通過“企業工商檔案網上查詢系統”平臺和掌上查檔基本實現工商檔案網上查檔，并在查檔主體方面追求多元化，但依舊存在股份制企業查檔權限局限、查檔系統孤立的問題。因此，為園區工商檔案工作更好的應用和服務，園區政府應當進一步拓寬查檔主體范圍，并通過省局下放權限等措施打破股份制企業查檔壁壘，爭取工商檔案“一網通查”。同時從工商檔案數據化、業務數據檔案化和設計關聯模型三個維度進行工商檔案數據治理，爭取實現園區企業及其關聯檔案的“一網通查”，打造“一企一檔”數字空間，為園區營商環境高質量發展添磚加瓦。