淺談醫院檔案信息化管理建設

摘 要：隨著現代化信息技術逐步滲透各行各業，醫院也需要隨著時代的變化而創新檔案管理模式。原有的檔案管理模式以及觀念已經無法滿足醫院長期健康發展的需求，檔案管理是醫院管理系統的一個重要部分，醫院檔案管理不僅要規范，而且要做到檔案信息化、時代化且適應新時期的管理需求。隨著管理意識更加先進，各大醫院利用大數據、云計算、局域網等信息技術所帶來的優勢，檔案信息化建設成為醫院發展的必然趨勢。醫院檔案管理在合理管理的基礎上融入信息化管理，不僅可以提高工作效率，還能降低醫院的人力、空間等成本，為醫院的后續醫療工作的展開建設提供有力的數據保障。基于此，本文從檔案管理以及數據管理的視角，淺談檔案信息化管理的重要性，并根據大部分醫院的檔案管理模式和現狀展開分析研究，并以此給出合理、有效的檔案信息化管理策略。

關鍵詞：醫院檔案；信息化；檔案信息化建設；管理

醫院檔案包含就診患者和醫院的各種信息資料，如患者的住院信息、基本信息、繳費信息以及醫保報銷信息等，還有醫院的業務檔案信息、教學檔案信息、醫學科技檔案信息、后勤保障信息、行政黨務檔案信息和醫療資料（資源信息，物料信息）等。

目前，大多醫院是由紙質文件或者以實物的形式存儲，以往醫院所采用的檔案管理方式是人工管理，檔案丟失和遺露存放的問題會高頻出現，降低了檔案管理的效率，嚴重影響了對患者的治療效果，損害了國家醫療衛生事業的健康發展。由此可見，在信息技術不斷的應用中，醫院檔案管理需要創新檔案管理理念，構建與時俱進的檔案信息管理模式，不僅可以有效避免一些錯誤的出現，還可以促進醫院檔案信息化建設順利開展，提高檔案管理工作效率，從而保護病人的切身利益，提高醫院在各方面的能力。

一、醫院檔案管理信息化概念

醫院檔案管理是醫院數據管理工作的一部分，它是一項非常重要的工作，它包含了大量的圖像和文字，種類繁多，門類繁雜，但這些資料需要頻繁地被調用和利用，若能對檔案信息化管理，使其能夠實行數字化的利用，從而便于醫生檢索到相關數據，為醫院領導實行決策。醫院檔案管理的主要內容有以下幾點：①運用信息技術，能對醫院的檔案展開系統化的歸類，使其能夠更好地完成查詢、文件編輯、歸檔保存等工作。②在檔案檢索中運用信息技術，克服了傳統文獻所帶來的種種不便，有利于對檔案管理的革新。

二、醫院檔案管理現狀分析

1.醫院檔案管理制度不完善

醫院對檔案管理不重視，缺乏統一性，醫院檔案管理工作的制度約束不規范。目前，醫院檔案管理制度建設還比較滯后，主要表現為：檔案管理部門的分類不清晰、管理工作機制不健全、相關的管理制度不完善。在檔案管理方面由于人員配置不足，使醫院檔案資料收集出現不完整或者被遺露的問題。

2.檔案管理人員管理認識不足

由于檔案管理意識薄弱，不被重視，工作開展缺乏科學性，在收集檔案信息方面，信息資源的深度和完整性不足，造成了檔案的利用不充分。有些檔案工作人員的檔案管理意識較差，如不能及時收集和錄入、歸檔文件，導致文件缺失和損壞，或者歸檔和存儲數據的標準不高，也影響了后續工作的開展。

3.信息化建設不充足、設備設施投入較少

此前，醫院的檔案管理方法、理念陳舊，對照片及音像資料的保存和歸檔重視不夠，導致檔案資料收集不全，不能為醫院的發展和管理提供有價值的參考信息。目前，醫院檔案信息化建設水平不足是檔案管理中面臨的主要問題，由于對相關設備設施和技術投入不足，難以充分利用現代信息技術和相關的設備設施，影響了醫院檔案管理信息化建設。

4.檔案管理人員綜合素質較低

由于檔案管理工作在醫院沒有得到應有的重視，檔案管理人員專業知識不夠，無法有效完成檔案管理信息化建設。雖然醫院會定期安排醫務人員開展檔案管理培訓，但由于工作性質不同，并沒有達到檔案管理人員的專業性，無法實現檔案資料的有效管理。

三、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的作用

1.有效提升醫院檔案管理工作效率

醫院每天都會產生大量檔案資料，如果按照傳統的檔案管理方式，操作難度相對較大，工作效率低下。要想提高檔案信息化水平，必須改變以往依靠人工檔案管理的局面，可以通過醫院的病歷系統，直接利用身份證上的信息調取病人的病歷和治療記錄，以電子方式錄入和存儲各種記錄信息，不用花很多時間去尋找、檢查和整理。在使用檔案信息的時候，利用文件管理系統，既能對數據交換，又能對文件備份，確保檔案信息的安全性。借助網絡信息傳輸功能，能夠迅速開展檔案服務，為經辦人員節省時間，提高檔案管理工作的效率。

在當今時代，人們對信息的需要越來越多，由于數字信息的共享和海量性，醫院的檔案管理信息化已經成了一個必然的發展方向。隨著醫療行業的發展，醫療服務領域的擴大，醫療服務水平也面臨著新的挑戰，傳統的醫療檔案管理方式已無法適應現代社會對信息技術的要求。為了給醫護人員、研究者和病人提供更好的信息，能夠更好地滿足他們對資料和記錄的需求，從而達到一種現代化的管理方式，提升醫院的服務水平，推動醫療保健行業的發展。當前，全國各級醫院的檔案管理工作存在著高低之分，多數單位的信息化程度還比較低。在醫療檔案的管理過程中，加強信息技術的應用，可以幫助我們從過去的經驗中擺脫煩瑣的人工管理。檔案管理的信息化，可以讓檔案的共享得到最大程度的發揮，讓每一個家庭成員都能在最短的時間內使用這些數據，提高檔案的利用率，防止在管理上產生混亂和閑置。

2.檔案信息化建設有助于提升醫院的整體管理水平

沒有檔案信息的支持，醫院是不可能順利發展的。例如，在病人管理方面，需要根據各種信息記錄，醫務人員需要依據住院、用藥和治療等數據，采取適當的醫療措施，幫助病人盡快康復。對有類似癥狀的患者，醫生可以通過病歷檔案信息獲得相關內容，制定治療方案。同時，醫院業務和管理部門也能夠根據相關檔案信息做出適當的決定和決策。例如，在藥品、病房和其他領域管理中，需要根據檔案中的條款展開工作。然而，傳統的人工搜索以及記錄方法讓醫院檔案管理人員在工作中非常煩瑣不便捷。通過建立信息化檔案管理系統，病人可以在注冊時輸入相關信息，根據系統中顯示的信息，體現病人的病史和藥物過敏等情況，幫助醫生做出準確判斷，給患者以良好的治療。

醫院檔案管理者在日常工作中可以隨時登錄系統，檢索各種信息，其中包括病歷報告和醫院會議記錄等。在使用過程中醫務人員有權登錄檔案管理系統，在短時間內找到相關信息。此外，通過使用信息系統管理醫院檔案，可以保證信息數據的準確性，使科室建設以實際數據為依據，從而保證醫院管理的有效性。面對競爭日益激烈的醫療行業，醫院要通過檔案信息建設來提高自身的管理水平和服務質量，從而提高自身的綜合競爭力。

3.檔案信息化建設為推動國家醫療事業的發展助力

要建立國家醫療安全體系，須整合醫院病歷資料信息，了解醫療狀況和患者的醫療需求。在傳統的病歷管理中，各醫院的病歷數據和信息是相互獨立的，無法實現信息資源的傳播和共享。隨著醫療水平的不斷提高，傳統的檔案信息記錄和檢索方式不僅浪費時間，還耽誤患者接受治療。要想使病歷檔案信息化在今后的發展中更好地發揮作用，就必須加大對病歷的管理力度，使病歷檔案能夠資源共享，為醫療事業的發展提供信息化支持。相對于其他產業而言，醫院的醫療服務更多是強調效率與品質。利用多種信息技術，提高醫院檔案管理的信息化水平，可以實現醫患間、各醫療機構間信息的安全傳遞，從而提高我國醫療水平。例如，在醫療服務方面，通過電子網絡平臺有效利用醫院檔案信息，使不在醫院的人也能輕松看病。因此，從全國衛生體系的宏觀視角出發，強化檔案信息化建設能夠推動我國衛生事業的發展。

四、醫院檔案管理工作信息化建設的主要策略

1.培養專業的高素質檔案管理人員

醫院檔案工作要求具有綜合素質的人才，既要具備一定的管理水平，又要掌握一定的計算機、網絡技術。首先，醫院應定期組織培訓，為檔案管理人員提供全面的學習機會。培訓應綜合考慮國家發展、醫院發展、醫患發展以及個人發展等方面的要求。其次，拓展管理人員的招聘渠道，在招聘管理崗位時，提高管理人才的招聘標準，以打造高素質、高標準的檔案管理人才。從個人層面來看，檔案管理人員必須提高在檔案管理方面的專業水平和綜合素質，優化知識結構，提高信息水平。此外，隨著信息化進程的不斷完善，檔案管理人員必須培養終身學習的意識，不斷提高學習能力，建立相關的監督機制，為有效提高管理人員的學習積極性，規范信息技術培訓機制，建立考核和獎懲機制。檔案管理人員應掌握信息系統和技術設備設施的基本工作原理以及相應信息技術的操作技能，提高服務效率。

2.創新檔案管理模式

檔案管理是醫院的主要工作之一，具有很大的使用價值。目前，各部門的檔案資源難以實現信息共享，想查閱檔案信息過程相對煩瑣，很難發揮檔案信息的價值。所以，醫院實行檔案管理信息化建設是非常有必要的，不僅要強化資源的整合性，還應提供資源共建共享功能。此外，醫院要完善檔案信息數據資源架構，建立一個有條理、有內涵的數據庫，使檔案數據能夠充分被利用，為醫院檔案管理信息化建設打下堅實基礎。

3.加強各科室之間的溝通交流

檔案管理工作需要的是系統性和完整性，而非個性獨立的元素，醫院開展各項工作離不開檔案管理工作，因此，檔案管理與各部門之間的關系應更加密切。在醫院檔案信息化建設期間，各部門之間要保證及時、有效的溝通，提高工作效率。 還要明確各部門的需求，有計劃地推進檔案信息化建設，不斷創新思路。例如，醫院應加強檔案部門與其他部門的溝通，可以在醫院組織一些茶話會、交流會，以加強檔案人員與其他部門的有效溝通，在實際工作中相互了解對方的需求。

4.構建完整的檔案管理機制，確保檔案管理效果

為了保證檔案管理信息化工作順利開展，需要建立健全相關制度和機制。盡管使用信息技術來管理檔案更為有效，出錯率更低，但有些檔案仍然需要手工輸入，在輸入過程中，有可能發生差錯。另外，有些網絡黑客會非法進入醫院的病歷管理平臺，導致患者信息被盜取，造成不良影響，甚至是經濟損失。因此，為了確保醫院檔案信息的安全，減少漏洞和錯誤率，必須建立一個科學、安全的檔案管理系統以及完整的檔案管理機制，以確保檔案管理效果。

5.確保歸檔信息資料的準確度

在檔案信息化建設的過程中，檔案管理人員需要將紙質檔案資料準確無誤地錄入計算機系統，這也是檔案管理的一項重要工作內容。所以，要想確保檔案信息化建設工作得到全面實施，要確保輸入檔案資料的準確性，這就需要檔案管理人員在錄入過程中要反復檢查，確保資料沒有遺失和錯誤。比如，工作人員在錄入數據時，可以通過看數據、查資料和比對三種方式，即第一遍錄入數據時，對數據有一個基本的了解，第二遍檢查資料是否正確，第三遍比對資料最關鍵的內容，以確保檔案信息準確錄入管理系統。

五、結語

做好檔案管理信息化建設工作是醫院健康發展的重要前提，醫院應深刻認識到信息化建設在醫院檔案管理中的價值，創建有利于醫院發展的檔案信息化管理系統。醫院檔案管理信息化建設不僅可以提高醫院檔案管理的效率，還可以提高醫院管理水平，有助于醫療事業前進與發展。實際操作時要有著不斷進取的心態，遇到困難要不斷探索，如加強配套設備設施的建設、制定完善的檔案信息化管理制度和加強培養信息技術人才，要做到一步一個腳印，堅持不懈。在信息技術飛速發展的今天，醫院檔案管理也必須與時俱進。醫院必須做好檔案信息化建設工作，這也是加強檔案管理機制、確保檔案信息數據完整、安全的重要手段，是醫院提高服務質量的重要策略。此外，醫院檔案信息化管理的建設也為醫院決策者對醫院的未來發展提供有效的判斷依據。

總而言之，任何行業都離不開信息技術的發展，希望醫院能夠結合現代科學技術，改善軟硬件環境，增強防范風險的能力，提高檔案管理和醫療服務水平，提高醫院的工作效率，為患者提供更好的醫療服務，實現醫院健康、長遠發展。

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（作者單位：淄博市第一醫院綜合檔案室? ）

作者簡介：王欣（1981—），女，漢族，山東淄博人，本科，檔案館員，研究方向：檔案信息化建設。