數字校園時代數碼照片檔案資源縱橫融合建設研究

摘 要：數碼照片檔案資源是高校重要的電子檔案資源。在數字校園時代，數碼照片檔案資源呈現指數級增長，大量的數碼照片檔案無法得到歸檔成為檔案部門普遍面臨的問題，數碼照片檔案資源建設具有緊迫性。文章從數字校園時代數碼照片檔案資源縱橫融合建設的角度出發，改變傳統檔案接收方式方法，主動融合業務前端，為業務部門的主動歸檔做好服務，橫向和各業務部門合作，把數碼照片檔案采集融合其中，探索解決數字校園時代數碼照片檔案資源建設新思路。

關鍵詞：數字校園時代；數碼照片檔案資源；縱橫融合

2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提到“加快檔案資源數字轉型”“加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收”。數碼照片檔案是電子檔案中增長最快、利用頻率最高和利用最方便的電子檔案。但是，數碼照片的產生具有分散性、隨機性和廣泛性的特點，給數碼照片電子檔案資源收集帶來困難，無固定業務系統對接，海量產生不及時移交可能造成電子檔案資源流失。隨著時間的推移，海量數碼照片如不及時整理移交，后續照片背景信息也不清楚，容易造成數碼照片檔案不夠完整甚至丟失的問題。

一、數碼照片檔案資源建設存在的問題

隨著高校進入數字校園時代，數碼照片（本文特指原創性數碼照片）呈指數級增長。數碼照片檔案資源豐富，但由于諸多客觀因素的影響，大量數碼照片無法歸檔成為普遍存在的問題。

1.主動歸檔意識薄弱

數碼照片檔案不同文書檔案，它形成于各項業務活動，并散落保管在各部門人員手中。同時，高校部門繁多，各業務部門都產生大量的數碼照片，但是，能夠向檔案部門主動移交數碼照片的只有宣傳部門及各院系所產生的畢業合影。其他業務部門自己產生的數碼照片往往僅作為臨時資料保存，還有各種學術會議和學生校園文化生活等所產生的數碼照片檔案，目前，基本無主動移交的機制。

2.立卷部門管理規范欠缺

大多數高校檔案部門采用部門立卷制，高校各部門對所屬歸檔范圍的檔案預立卷后移交檔案部門。對所屬部門各種團體活動產生的聲像電子文件一般沒有收集，也無相關的管理規范，大多僅作為資料臨時保存，隨著時間推移，管理人員變更或設備設施更新換代，造成該歸檔的聲像電子檔案沒法移交歸檔。

3.網絡平臺照片分散流失

學校的各種大型活動都會通過照片、直播等相關網絡新媒體平臺分享照片等資料，由于這些照片分享平臺大多是臨時性啟用工具，且平臺有時間限制，到期后相關資料自動清理，不具備長期保存功能。比如，深圳大學麗湖校區首屆荔枝文化節活動就采用某閃傳App的工具直播，并通過官方某信公眾號傳播，該項活動通過某閃傳App所產生的活動數碼照片達2115張，這些數碼照片并未移交檔案部門，數碼照片檔案在網絡平臺分散流失嚴重。

以上問題，有檔案工作人員歸檔意識不強，也有管理制度規范缺失等因素。同時，由于數碼照片檔案的特殊性，具有非系統類電子文件的特征，缺少自動收集歸檔的工具，因此，這些都是目前高校數碼照片檔案移交普遍存在的問題。

二、數碼照片檔案資源建設研究現狀

隨著信息技術的發展，高校普遍進入數字（智慧）校園時代，高校檔案館也進入數字（智慧）檔案館時代，國內學術界對數碼照片檔案的研究有二十多年歷史，從數碼照片檔案的研究逐步進入數碼照片檔案資源的研究。根據數碼照片檔案資源的特點，數字照片檔案資源作為高校記錄工程的一部分，成為學術界跨界研究的熱點。

近幾年，隨著移動互聯網和攝影攝像技術的快速發展及AI技術的應用，數碼照片檔案資源研究步入快車道。從開始對數碼照片檔案資源的研究，逐步進入數碼照片檔案資源收集管理方面，回歸到檔案部門的本職工作。

1.關注數碼照片檔案資源本身的研究

比如，很多研究涉及數碼照片的管理，深入分析管理的現狀和存在的問題，還有部分涉及數碼照片檔案的保管等方面，保管主要涉及格式等方面的研究。還有部分研究是從高校記錄工程角度深入高校人文數字領域的。

2.數碼照片收集問題的研究

隨著移動互聯網的快速發展，數碼照片產生的形式和途徑也呈現多樣化的特點。對數碼照片檔案資源收集工作提出了新的要求，數碼照片收集還涉及數碼照片管理的規章制度和數碼照片質量等，這方面的課題和研究近幾年有不少涉及。部分研究已深入App（小程序）方面，可謂已經找到問題的痛點。縱觀以上研究，對數碼照片檔案資源本身關注度高，對數碼照片檔案收集、整理工作關注少。數碼照片檔案資源收集工作的研究普遍缺乏整體性，大多為被動性收集，對實際工作指導意義不大。

3.數碼照片檔案的發展趨勢

（1）數碼照片檔案價值日益凸顯。在移動互聯網時代，數碼照片檔案資源爆發式增長，成為重要的檔案數字資源。并且，這些電子檔案具有很高的利用價值和宣傳作用，尤其是高校數字人文建設重要資源的同時，也是高校校史展覽館的核心資源。（2）實現數碼照片全流程無紙化管理。改變了傳統紙質照片收集、整理和歸檔方式，使數碼照片從形成、移交、歸檔、管理以及利用等方面，實現全生命周期內檔案的全程化、專業化和精細化管理。（3）實現數碼照片即時移交。目前，全國高校檔案館（室）都在開展數字檔案管理系統的建設，數字檔案館（室）是數字檔案資源匯集地，互聯網已經成為檔案館（室）和業務部門的重要橋梁，原生電子文件從產生、采集和移交可以通過多途徑、多方式和不受時空限制，實現即時移交。

三、數碼照片檔案資源縱橫融合建設

由于高校檔案部門的采集、移交、接收途徑和方式老舊，造成數碼照片檔案資源不斷流失，因此，探索數碼照片檔案資源的采集方式具有緊迫性和重要性。目前，檔案部門要改變傳統的檔案接收方式方法，主動融合業務部門前端，為業務部門的主動歸檔做好服務，融合業務部門相關某信公眾號、某博、網站以及自媒體等的同時，把數碼照片檔案采集融合其中，通過某信公眾號、照片共享平臺和App（小程序）等方式采集。數碼照片檔案具有直觀、形象等鮮明特點，是檔案數字資源中重要且極具特色的組成部分。

1.高校數碼照片采集途徑多樣化、便捷化模式探索

傳統數碼照片檔案采集途徑分為：磁介質移交、刻錄光盤或者用移動硬盤、U盤、共享網絡磁盤以及網上直接發送，還有將需提交的數碼照片分組打包或者文件夾復制到網絡共享磁盤等方式。這些方式都叫被動式或等待式移交，在這個過程中都需要移交人員主觀意愿強，且有很強的檔案觀念，在對檔案知識了解情況下方可完成移交。對大多數人來說，由于檔案相對比較“神秘”，少有接觸，因此，造成不愿意移交數碼照片的普遍現象。

高校在信息化建設中積極推進數字（智慧）校園建設，檔案部門可以和高校的網站、某博和公眾號等新媒體對接信息系統，實現自動采集相關的數碼照片。對接不同業務部門的新媒體資源，并實現數碼照片檔案的自動采集、整理，橫向拓展各學術團體和個人的同時，確保有歸檔價值的數碼照片都能及時自動完成采集移交。

2.充分利用某信公眾號采集數碼照片檔案

目前，高校檔案部門的某信公眾號基本實現了宣傳展覽、信息發布、業務咨詢和業務預約等功能，甚少涉及電子檔案的采集。如今，移動終端拍攝是數碼照片產生的主要方式，同時，某信公眾號具有很好的黏性和無須安裝等特點，且某信在高校師生使用過程中具有普及性，某信公眾號使用操作無門檻，無須客戶任何安裝過程，進入某信后自動關聯。因此，某信公眾號是高校數碼照片采集最好的工具載體。

通過某信公眾號采集數碼照片如同在朋友圈發布照片一樣簡便，用戶進入某信公眾號后，可從本地相冊中挑選要歸檔的照片，著錄照片基本信息項，包括照片說明、人物、時間、地點、備注以及拍攝者等。其中，時間、地點和拍攝者這些信息可以自動提取或者默認，減少相關信息的著錄，描述清楚照片內容后即可輕松完成預歸檔。整個過程類似用戶發朋友圈，減少因操作過程復雜、增加用戶負擔，而造成不愿意提交照片的現象。某信公眾號不僅讓高校師生加深和檔案部門之間的聯系，充分調動師生歸檔積極性，愿意為數字檔案資源建設貢獻自己的力量，還加強了檔案部門與師生間的互動。

用戶通過某信公眾號在采集數碼照片檔案時，還可以通過所綁定某信ID，隨時進入查看所提交的數碼照片檔案是否已采用，檔案部門采用之后會自動生成檔號和檔案移交證明，確保數碼照片檔案符合來源可靠、程序規范以及要素合規的要求。

3.突發、偶發事件或集體活動數碼照片檔案直播、采集工具研發

高校在舉辦各種重要活動時，相關業務部門都會派專業人員拍攝記錄，但是，在一些突發、偶發事件或者集體活動時，每個參與者都在拍攝和記錄相關信息，為確保這些相關數碼照片等有價值的電子文件及時采集到檔案部門，可通過照片直播工具，實時把同一主題下的不同拍攝者所拍的數碼照片集中采集和歸檔整理。

參與者可以通過照片直播工具把拍攝的相關照片通過某信公眾號采集，針對同一個主題無須輸錄重復信息，直接上傳對應內容的照片即可。比如，每年的畢業季，通常以班級為單位，有專業的攝影團隊負責拍攝，也有普通師生之間相互拍攝，記錄學生畢業重要時刻，畢業合影是最為重要的數碼照片檔案。目前，僅僅能夠收集到畢業合影照片，其他數碼照片存在流失的現狀。通過照片直播工具所收集的大量有創意的照片，是將來校友資源建設的重要記錄，具有很高的歸檔價值。但是，照片直播工具都是公共平臺臨時性的存放空間，活動結束后，參與師生基本只是下載保存自己相關的照片，如果不及時歸檔，平臺臨時存儲空間撤銷后，很難重新收集完整相關的照片。因此，通過直接對接照片直播平臺的方式，活動結束后自動對接電子檔案管理平臺，及時采集、整理，確保數碼照片活動完整歸檔，極大豐富了數碼照片檔案數字資源，為學校的發展提供更豐富的檔案數字資源。

4.非系統類電子文件管理系統數碼照片檔案模塊建設

非系統類電子文件相對系統類電子文件來說，就是非系統類電子文件不是來自信息管理系統或在歸檔時脫離了信息管理系統，非系統類電子文件一般是通過移動介質，如U盤或郵箱等移交給檔案部門。但這個方式不僅效率低，也無法獲取電子文件的實體元數據，更沒法滿足新《檔案法》對電子檔案來源可靠、程序規范和要素合規的要求。數碼照片檔案屬于重要的非系統類電子文件，數碼照片檔案在線歸檔問題一直困擾檔案工作人員，而非系統類電子文件管理系統數碼照片檔案模塊建設能夠有效地解決這個問題。

《重大活動和突發事件檔案管理辦法》（國家檔案局16號令）第七條指出，重大活動和突發事件檔案工作應當積極運用新技術、新手段，不斷提升信息化管理水平。非系統類電子文件管理系統數碼照片檔案模塊建設，解決了數碼照片檔案在線合規歸檔問題，為重大活動和突發事件所產生的數碼照片檔案提供信息化管理工具，提升信息化管理水平。

非系統類電子文件管理系統數碼照片檔案模塊建設，是在非系統類電子文件管理系統基礎上新增的管理模塊，一般分為新聞類數碼照片、學術活動類數碼照片、畢業合影類數碼照片以及校園文化類數碼照片等，系統分類自動賦予數碼照片檔案分類號，元數據方案參照《照片類電子檔案元數據方案》（DAT 54-2014）執行，大部分元數據可以自動或半自動著錄，用戶通過該模塊在移交數碼照片檔案時僅需著錄主題、年份和備注等信息，其他由系統自動采集著錄，實際操作性強，使用效果好。

非系統類電子文件管理系統數碼照片檔案模塊還嵌套AI人臉識別技術，利用AI人臉識別技術提取的人臉特征值數據庫，自動著錄數碼照片檔案人物信息，方便數碼照片檔案自動歸集和人物檔案編研工作。

非系統類電子文件管理系統數碼照片檔案模塊的建設，為數字校園時代數碼照片檔案管理工作注入新技術和新理念，為盤活數碼照片檔案資源，提供切實科學的管理和技術方案，也為人物檔案編研工作提供一種新的技術和手段，是高校智慧檔案館建設的重要載體和平臺，也是高校檔案文化建設的重要基礎工程。

非系統類電子文件管理系統數碼照片檔案模塊的建設，讓數碼照片檔案從數字化進入數據化時代，在提高數碼照片檔案管理效率的基礎上，豐富數字校園時代的數碼照片檔案資源，成為高校檔案文化建設的一道亮麗的風景線，在校園文化建設和校史編研等方面發揮了重要作用。

為了進一步踐行電子檔案“廣收集”的理念，非系統類電子文件管理系統數碼照片檔案管理模塊部署某信端，在面對全體師生收集的基礎上，進一步拓展收集范圍，征集所有校友和關心學校發展的廣大社會人士，用戶可以通過檔案部門官方某信公眾號移交，用戶不需注冊和身份驗證即可移交數碼照片檔案，用戶移交完后，可以通過數碼照片檔案管理模塊某信端讀取的某信ID，查詢所移交的數碼照片檔案是否已被采用，數碼照片一旦被檔案部門采用，用戶就可以通過某信端導出由檔案部門簽發的數碼照片檔案移交證書，讓校園數碼照片檔案移交工作更有儀式感。

四、展望

數字校園時代，數碼照片檔案資源縱橫融合建設研究，對豐富高校檔案數字資源具有重要的作用，對豐富高校的數字人文研究具有重要意義。數碼照片檔案資源縱橫融合建設研究，解決了數碼照片檔案來源單一的問題，具有重要的現實意義。隨著數碼照片檔案收集工具的更新換代，收集范圍的深入，在豐富數碼照片檔案數字資源的同時，為高校檔案編研工作提供了豐富的資源，特別是在人物檔案編研方面更具價值。隨著AI技術的發展和人物照片檔案開發利用研究的深入，豐富的數碼照片檔案數字資源，使人物檔案編研工作進入了新時代，數碼照片檔案資源的價值日益凸顯。

參考文獻：

[1]梁紹紅.談談數碼照片的歸檔與管理[J].浙江檔案，2008（05）：52-53.

[2]韓小紅.數碼照片檔案網絡化管理的實踐與思考[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017（00）：324-327.

（作者單位：深圳大學檔案館）

基金項目：廣東省檔案局科技項目“數字校園時代數碼照片檔案資源縱橫融合建設的探討與研究”（項目編號：YDK-293-2022）。

作者簡介：羅家靖（1981—），男，漢族，廣東廉江人，碩士研究生，館員，研究方向：高校檔案信息化、高校檔案文化建設等。