大數據背景下石油企業檔案管理業務提升策略

文/延長油田股份有限公司志丹采油廠 王丹

隨著信息時代的來臨，越來越多的企業開始意識到信息對于企業發展的重要性，在石油企業中企業的各類信息大都通過檔案的方式進行存儲，高水平的檔案管理工作具有保障公司的合法權益、促進公司發展、保證工作效率和質量等諸多益處。通過規范的檔案管理工作，可以幫助企業記錄經營活動，了解企業的運營歷程，提高工作效率和質量，制定更好的風險管理策略，保護企業的機密信息，進一步促進企業健康發展。

一、石油企業檔案管理業務的內容及其重要性

石油企業的檔案管理業務非常重要，因為它們需要處理大量重要的數據和文檔，包括合同、采購訂單、發票、財務報表、技術規范、環境報告等[1]。其工作內容包括：1.檔案分類，對所有檔案進行分類，以便于管理和檢索。分類可以按照業務類型、時間、部門、地點等多種方式進行。2.檔案采集，采集企業產生的各種檔案，包括合同、技術文件、行政文件、財務文件、研發文件、產品信息、法律文件等。3.檔案整理，對采集到的檔案進行整理、分類、編號和標記，以便于后續的存儲、管理和檢索。4.檔案存儲，根據檔案的特性和保密級別，選擇合適的存儲介質和存儲設備，對檔案進行安全存儲，保證其完整性、可靠性和可訪問性。5.檔案檢索，通過檔案檢索系統，對存儲的檔案進行快速準確的檢索和查詢，以滿足企業業務運作和管理的需求。6.檔案借閱，對于需要查閱的檔案，進行借閱管理，保證檔案的安全性和完整性。7.檔案銷毀，對于已經失效、過期、重復的檔案，按照公司規定的程序進行銷毀，保證企業檔案的規范化、整潔化和安全化。

石油企業檔案管理工作的重要性體現在以下四個方面：第一，保證企業合法合規。石油企業需要遵守各種法律法規和規章制度，對企業的經營和管理都有明確的要求。通過檔案管理工作，能夠記錄企業的經營活動和管理行為，保證企業合法合規，避免出現違法違規行為；第二，保護企業利益。石油企業涉及業務和資料非常重要，包括采購訂單、合同、技術文件、財務報表等。通過檔案管理工作，能夠對這些重要資料進行保護和管理，保障企業利益和知識產權，避免信息泄露和損失；第三，提高工作效率。石油企業需要處理大量的信息和數據，檔案管理工作能夠對這些信息進行分類、整理、存儲和檢索，提高工作效率和準確性，避免因為信息管理不當而出現的錯誤和漏洞；第四，保證業務連續性。石油企業涉及復雜的業務流程和產品生命周期，檔案管理工作能夠對這些業務流程和生命周期進行記錄，保障各個階段業務的順利開展。檔案管理工作在石油企業管理中發揮著重要的作用，它能夠對企業的經營和管理起到關鍵的保障作用，提高企業的競爭力和發展潛力。

二、大數據背景下企業檔案業務管理的特點

大數據背景下企業檔案管理工作的基礎就是推動信息技術在傳統檔案管理工作中的應用，這使得這一時期的檔案管理工作出現了獨特的特點。首先是數據量龐大。隨著企業數據量的不斷增長，企業檔案管理需要處理大量的數據和文檔，需要借助先進的技術和工具進行存儲、管理和檢索。其次是數據類型多樣化。企業檔案管理涉及數據類型和格式非常多樣化，包括文本、圖片、音頻、視頻等多種形式，需要針對不同的數據類型進行分類、管理和檢索[2]。再次是數據價值高。企業檔案管理涉及到的數據和文檔都具有非常高的價值，對企業的經營和管理都有重要的作用，需要對這些數據進行精細化管理和保護。最后是數據共享性強。在大數據背景下，企業檔案管理需要實現數據共享和共用，以便于多個部門和人員之間的協作和共同使用。在大數據背景下企業檔案管理還需要保障數據的安全性，防止數據泄露和信息損失，需要采用高效的安全措施進行數據保護和風險控制。大數據背景下企業檔案管理的這些特點，需要企業有針對性的采用科技手段和管理方法進行管理和保護，以實現數據的高效利用和管理。

三、目前石油企業檔案管理業務中存在的不足

（一）檔案全面性不足。部分企業的檔案管理工作覆蓋面過窄，只強調了對重要檔案的管理，忽視了部分基礎性檔案的管理工作，導致檔案信息不全面。檔案全面性不足的問題主要體現在三個方面：一是檔案收集不全面，石油企業擁有大量的文檔、圖紙、圖片等資料，如果收集不全面，會影響企業對歷史數據的分析和對未來發展的規劃；二是檔案整理不全面，檔案整理是檔案管理的關鍵環節，如果整理不全面，檔案后續的管理工作都難以開展，會直接影響到最終的檔案管理工作；三是檔案利用不全面，石油企業的檔案資料可以為企業的業務開展提供重要依據，如果利用不全面，將無法發揮檔案的作用，影響企業的發展。

（二）檔案數字化程度不足。石油企業的檔案大多以紙質形式存在，缺乏數字化管理，導致檔案管理效率低下。石油企業涉及大量的勘探、生產、銷售等業務，這些業務產生的各種檔案包括合同、協議、報告、圖紙等，如果全部以紙質方式保存，將占據大量的存儲空間，而且查找、檢索、維護都需要人工操作，效率較低。紙質檔案容易受到自然災害、盜竊、火災等意外事件的破壞，這會對企業運營造成不可估量的損失。而數字化檔案可以進行備份和存儲，可以更好地保障檔案的安全性。

（三）檔案管理不規范。檔案管理不規范是石油企業檔案管理工作中最突出的問題，體現在四個方面：一是檔案保存的環境、條件不夠合理。如存放在潮濕、通風不良的地方，或者使用的儲物柜、文件夾等不符合標準，導致檔案易受到損壞或遺失；二是企業沒有建立規范的檔案檢索體系，沒有進行檔案歸類和索引工作。導致檔案檢索不便，浪費了大量的時間和人力；三是企業沒有建立規范的檔案管理記錄系統，無法對檔案的借閱、調取、存儲等情況進行跟蹤和管理，難以確保檔案的安全和完整性；四是檔案管理人員的專業素質不高，沒有經過專業培訓和資格考試，無法對檔案進行專業管理和維護，導致檔案管理工作效率低下、質量不穩定。

（四）缺乏完善的檔案管理機制。檔案管理機制不完善是石油企業檔案管理工作中存在的最核心的問題，部分企業由于檔案管理工作滯后，沒有形成完善的檔案管理機制，直接影響到相關企業的檔案管理工作。具體體現在以下三個方面：一是部分企業沒有制定適用于自身的標準化檔案管理制度，無法規范檔案的收集、整理、歸檔和使用等流程。導致檔案管理缺乏統一標準，是的檔案內容的規范性和有效性無法得到保障；二是部分企業缺乏相應的權責制度，檔案管理工作中沒有明確的職工對具體的事項負責，這使得檔案管理的效率與質量都無法達到預期；三是企業缺乏檔案管理的信息化手段，如檔案管理軟件、數字化存儲設備等。這使得檔案管理的工作效率和質量無法得到有效提高，同時也會增加檔案遺失和損壞的風險。

（五）檔案保密工作不到位。由于石油企業檔案中包含大量敏感信息，如果沒有做好檔案保護措施，容易被不法分子盜取或丟失，對企業造成重大損失，但部分企業的檔案保密工作不到位，給企業的檔案管理工作帶來隱患[3]。首先是企業檔案管理人員和員工缺乏保密意識，無法正確識別和評估檔案的保密等級，導致檔案保密工作無法順利開展。其次是企業缺乏檔案安全管理機制，沒有設置檔案保管室、檔案審查制度等安全措施，檔案容易被非法竊取、篡改或泄露。最后是檔案存儲環境不安全，如存放在通道較多、進出口不受限制的區域，可能被未授權人員訪問、拷貝、竊取等。

四、依托大數據技術提升石油企業檔案管理業務的途徑

針對石油企業檔案管理業務中存在的不足，石油企業需要加強檔案管理的規范性、系統化和信息化程度，注重檔案數字化、分類和管理機制的完善，加強檔案保護和安全控制，能夠有效提高檔案管理的效率和質量。

（一）加強檔案管理的規范性。加強檔案管理的規范性需要企業從三個方面入手：一是建立專門的檔案管理機構和專業化人員隊伍，負責企業內部檔案的管理和維護。確保檔案管理人員具備相應的知識和技能，能夠完成檔案管理相關工作；二是進一步完善企業的檔案管理制度，將檔案工作的各項內容進行明確規定，規范檔案的收集、整理、歸檔、借閱、調閱和銷毀等流程。確保檔案管理工作具有明確的制度、標準和流程，避免工作重復或錯漏；三是加強檔案管理與信息管理的協同機制，提高信息的共享和利用效率。同時，將檔案管理和企業經營管理相結合，將檔案作為企業重要的管理資源和知識資產，為企業發展提供支持和保障。

（二）推進數字檔案系統的建立。數字檔案系統（圖1為常見的數字檔案流程）的建立是大數據背景下石油企業開展檔案管理業務的基礎。首先，結合當下石油企業檔案管理內容進行分析，了解企業的檔案類型、數量、存儲方式和需求等[4]。同時也需要考慮企業未來的檔案管理需求，以便針對性地選擇數字檔案系統的功能和技術。其次，根據需求分析結果，確定數字檔案系統的功能、技術、架構等方案，并進行系統設計。設計包括數據模型設計、系統模塊設計、用戶界面設計等。按照系統設計方案實施，包括系統的硬件設備、軟件安裝、數據導入、系統調試等。在實施過程中需要注意保證數據的安全性和完整性。最后，數字檔案系統建立后，需要對系統進行定期維護，包括數據備份、安全管理、系統更新、性能優化等，以確保數字檔案系統能夠持續穩定地運行。

（三）完善檔案管理機制。完善檔案管理機制需要石油企業根據自身的業務需求形成科學的全流程工作模式，其核心工作包括三個方面：第一，制定針對企業檔案管理的規章制度和工作流程，明確檔案管理的職責和權限，規范檔案的收集、保管、利用、處置等環節，確保檔案管理工作的規范化、制度化和可控性[5]；第二，為檔案管理人員提供專業的培訓和教育，使其能夠熟練掌握檔案管理工作的方法和技能，提高檔案管理的專業水平和能力；第三，加強對檔案管理工作的宣傳和教育，提高員工的檔案意識，讓他們明白檔案管理對企業的重要性，積極參與到檔案管理工作中來。

（四）加強檔案的安全性保障。大數據技術在石油企業檔案管理中可以提高檔案管理工作的安全性，通過數字化檔案管理系統、數據備份和恢復、數據安全監控和防護、數據隱私保護和數據安全培訓等措施，保證檔案信息的安全和完整性，確保石油企業檔案管理工作的穩定和可靠性。

五、未來石油企業檔案管理業務的發展趨勢

隨著大數據技術在石油企業檔案管理業務中的應用，人們對于檔案管理業務的認知水平不斷提高，這使得未來石油檔案管理業務將會朝著數字化、共享化、規范化的方向發展[6]。首先是數字化。隨著信息技術的不斷發展，石油企業的檔案管理將更加數字化，借助信息技術對檔案內容進行重新梳理，通過對檔案內容的分析對所有檔案進行分類，提高檔案的利用率。其次是共享化。隨著企業之間信息共享的加深，石油企業檔案管理將更加注重檔案信息的共享和交流，以提高企業的協同工作效率。在這個過程中石油企業檔案管理將更加注重檔案安全保護，加強檔案保密措施，保障檔案信息的安全性和完整性。最后是規范化。隨著管理模式和方法的不斷升級，石油企業檔案分類方式將更加規范化，對檔案進行標準分類，方便檔案的管理和檢索。石油企業檔案管理將采用多種檔案管理工具，如移動應用、云存儲等，以提高檔案管理的效率和便捷性。

六、結語

綜上所述，石油企業在傳統的檔案管理業務中存在諸多問題，通過大數據技術在石油檔案管理業務中的應用能夠有效解決這些問題，通過大數據技術完成企業檔案系統的建立，并在此基礎上推進檔案管理的規范化，完善檔案管理機制能夠有效提高石油企業的檔案管理水平。未來石油企業檔案管理工作將更加數字化、信息共享性增強、檔案分類方式規范化、采用多樣化的檔案管理工具以及強化檔案安全保護，以提高檔案管理效率和質量，支持企業做好決策、規劃和管理。