知識管理視域下企業檔案精細化管控模式研究

文/江蘇省科學技術情報研究所 吳曉行

所謂知識管理就是利用各種方法和工具，對企業內部的知識進行有效的獲取、組織、傳播和應用。將知識管理引進企業檔案管理是實現精細化管理的重要步驟。據相關研究表明，目前許多企業檔案室的管理建設無法滿足知識管理的需求。為了在提升企業現有檔案管理效果的不同，整合資源、獲取并更新知識，企業應作出改變。首先，企業應通過整合各種資源來獲取知識，并確保知識與時俱進，不斷跟上時代的步伐。同時，在補充知識系統的過程中，也要運用知識管理的方法和理念加強企業檔案管理的建設。這樣，企業在進行知識積累的過程中逐步形成智慧資本。在該背景下，本次研究在知識管理視域下進行自發性的企業檔案精細化管控模式改革研究。

一、知識管理背景

知識管理是科技飛速發展的產物，也是一種先進的管理方式。知識管理是“集百家所長”的綜合性概念，涵蓋了經濟理論知識、互聯網信息技術、現代管理理論以及企業管理思想等多個領域，旨在整合知識資源并深度挖掘知識內涵。在企業管理中，知識管理占據了重要地位，以滿足工作需求和用戶深度需求為主要目標。知識管理的重要性已被廣泛認可，并納入主流商業課程中，被視為管理者必備的核心技能之一。進入21 世紀以來，擁有高質量的知識幾乎是所有成功企業的共同特點，而知識管理對于知識資產的重視超過其他任何管理形式。通過充分利用知識資源，企業可以創造競爭優勢，促進企業的可持續發展[1]。

二、企業檔案管理存在問題

（一）檔案管理制度不完善。很多管理水平薄弱的企業都有同一個特性，就是擁有模糊不清的檔案管理制度與職責，沒有嚴格的考察方式，也沒有根據企業發展方向對檔案管理進行規劃與更新。大部分企業通常都會忽視檔案管理工作，只注重企業規模方面的中長期發展，考慮全面一點的企業可能會在意企業設備以及企業專業技術人員方面的發展，考慮最周到的企業管理者也只會對企業人員結構等方面進行及時的更新與詳細的規劃。大部分企業都受到檔案管理以及檔案設備不需要額外投入規劃的傳統觀念禁錮，忽視檔案管理制度現象的普遍存在，導致企業檔案管理與企業發展步調不一致，造成了企業資源檔案收集困難、企業檔案資料不具備完整性的問題，而企業檔案管理更新滯后會對企業整體的管理水平與基礎技術水平帶來較大的消極影響。

（二）檔案管理分散。缺乏大局觀的企業在初期階段，都會在企業技術、企業生產規模、監管產品質量等方面投入大量的人力物力。考慮周全一點的企業會注重人事管理相關方面的建設，如人事管理制度和人事管理責任等。在檔案管理制度與檔案管理責任認定方面卻存在缺陷。這種差異和不均衡的現象會對企業檔案管理的后續工作進展造成影響，如企業檔案資料的完整性等方面，這是由企業檔案資料分散性零散性的特點造成的，企業檔案管理工作的這種特殊性也對企業的歸檔工作產生了消極作用。即使是已經歸檔的檔案資料也不具備規范性，相關的使用制度體系混亂，沒有設立最基本的考核與監督體系，企業檔案管理工作停滯不前。究其根本是因為企業對檔案法規的認識不夠深刻，沒有發現檔案對于企業自身發展的重要性。大部分企業部門為貼合自身利益只強調自身工作的特殊性與重要性，不能從企業整體發展出發理解檔案歸檔的現實意義，使檔案管理工作停滯不前。在某些企業的工作人員眼中，一些重要會議資料和錄像等材料不具備重要性，不需要投入時間和精力留存記錄，這阻礙了企業的高效發展[2]。

（三）企業檔案管理人才培養能力弱。企業各部門的檔案意識薄弱并受到自身管理水平的限制，對檔案工作的監督過程產生了消極的作用，同時，降低了對檔案質量的把控能力。這種消極作用會伴隨企業管理體系發展，并隨著企業規模的擴大被不斷放大，放大后的負面影響將直接阻礙企業檔案管理工作的進展。企業檔案管理人員往往將大量的時間浪費在瑣事的處理上，缺乏系統性培訓的檔案管理人員的專業能力不能適應企業整體發展的需要，造成這種現象的主要原因是檔案管理專業知識的匱乏，接收檔案資料的同時不能判斷所接收文件的完整性，導致出現檔案與資料錯配的現象[3]。

（四）檔案管理流程出現問題。即使是二十一世紀，也有很多企業部門仍然使用傳統的檔案管理形式，采用人工分類的傳統管理流程，這種管理形式在浪費大量的人力資源和時間的同時，并不能保證檔案的完整性，甚至會造成檔案殘缺、字跡模糊等情況。

（五）歸檔存在問題。企業檔案的歸檔過程中往往會出現員工處理不及時、檔案管理收集工作進度緩慢、工作效率低、歸檔內容不符等問題。這些問題導致了企業檔案不具備真實性，這為檔案管理的后續工作帶來了極大的阻力，如果不能及時解決，會對企業整體工作進度造成負面影響。出現這種問題最直接的原因就是企業對檔案管理工作的忽視，導致大部分企業的檔案管理工作沒有標準依據。

三、知識管理視域下企業檔案管理的改革措施

（一）管理理念的精細化。企業檔案管理的改革創新離不開精細化管理。這種精細化在社會分工方面有所體現，又與服務質量相聯系，是企業檔案管理創新的基本保障。在傳統企業檔案管理的基礎上，引入精細化理念，可創造出新的企業檔案管理模式，“開源節流”的同時使企業檔案管理形成“知識化、網絡化以及社會化”三位一體的成熟檔案管理體系。精細化管理概念極具前瞻性，在滿足時代發展需要的同時，展現了企業檔案管理的現代化理念，對復雜的管理行為進行了簡化與規范，擴展了企業檔案管理工作的范圍。精細化檔案管理中的“精細”主要針對檔案管理責任，是企業在分析檔案管理理論與實際工作經驗中得出的最佳答案。企業應該對檔案管理工作進行責任劃分，將責任具體明確給每一個負責檔案管理的員工，每一個檔案工作者都需要完成自身職責，總結檔案管理工作經驗的同時發現問題，做到檔案管理工作一步到位。

（二）崗位設計與流程設計。企業檔案管理業務擁有復雜冗長的工作流程，具體包含檔案整理、測試檔案內容真實性、編寫檔案目錄、進行檔案分類、檔案上架、將檔案裝訂成冊、文件檔案歸檔以及移交檔案室鑒定等。隨著信息化時代到來，企業檔案信息的復雜性與零散性暴露在大眾視野中。導致檔案管理人員在檔案整理的過程中即使認真仔細核對，也無法避免地存在一些檔案錯誤。在檔案形成之后有大量的工作需要跟進，所以積極構建高效科學的精細化企業檔案管理機制刻不容緩。檔案管理水平的提升順應企業飛速發展的需要，崗位設計中最主要的內容就是將任務、責任以及權力與單個崗位相聯系。在檔案管理的服務對象以及任務改變的過程中，企業檔案管理模式也應該隨著檔案管理服務對象的改變而發展。流程設計側重于制度以及信息化管理，檔案的實效性、完整性、明確性都得到保證的前提下，健全企業檔案管理流程，使精細化企業檔案管理得到可持續性發展。在重視企業實際情況的同時，嚴格設立檔案管理工作標準，使檔案管理工作得到有效控制。崗位設計涵蓋了企業檔案管理工作的職責范圍、責任義務以及表彰評價等多個方面的內容，在對企業檔案管理進行全方位調整的同時對企業檔案管理流程進行優化[4]。

（三）檔案信息資源精細化。將精細化管理理念引入企業檔案管理，構建企業局域網，適應新時期企業檔案管理工作的同時，廣大用戶的服務體驗感得到提升。企業檔案管理人員要認識到檔案管理工作中完整性與精確性的現實意義，積極開發利用企業檔案資源并將其作為企業的首要工作目標，構建更加系統化、合理化的企業檔案管理方式。邁入信息化時代以來，更加零散復雜的企業檔案信息使檔案管理模式多元化，以達到企業檔案信息合理分類與企業檔案管理有效的目標。在企業檔案精細化管理過程中，打破了企業部門之間各自為政的傳統觀念，使企業檔案歸檔過程更具系統性與條理性，完成信息系統的完整建立與一體化管理[5]。

（四）精細涉密檔案管理制度。由于企業檔案管理制度要求具有針對性，需要加快企業信息化檔案管理系統平臺的建設，精細化整合企業內部檔案信息資源，分析企業檔案信息內容，挖掘企業檔案信息內容價值性。涉密檔案工作需要科學技術以及嚴密的監督措施加持，同時部門之間通力協作也是企業檔案保密管理工作成功的關鍵。《中華人民共和國檔案法》等相關法規是企業進行檔案管理保密準則制定的方向，企業涉密檔案管理工作應該依據相關法律法規開展，并嚴格遵守企業檔案管理保密準則。為了約束管理人員，減少企業檔案管理工作過程中問題的發生，企業從自身實際發展狀況出發，降低泄密事件發生的可能性，如進行企業檔案管理的專業化培訓，在培養企業檔案管理復合型人才的同時加強警示教育工作，將“泄密就是違法犯罪”的口號刻在檔案管理人員心中[6]。

（五）更新企業檔案管理理念。企業檔案管理需要應用新的系統來順應企業自身發展需要。檔案管理人員必須明確檔案管理的工作內容以及相應職責所在。打破傳統檔案管理思想的禁錮，接受新時代檔案管理理念發展，只有接受精細化改革并將精細化檔案管理理念奉為圭臬的企業才能更好地進行企業檔案管理工作。與此同時，企業必須為員工提供必要的培訓，才有可能完成精細化檔案管理轉型。企業檔案管理工作流程復雜、檔案種類繁多、檔案涉及面廣等問題的存在，大多數企業的檔案整理工作質量并不高。為解決企業檔案管理存在的問題，提升企業檔案管理工作質量，檔案管理工作部門必須貫徹執行精細化檔案管理理念，將精細化檔案管理理念傳遞給企業檔案管理人員[7]。除此之外，企業檔案管理人員也需要順應企業檔案管理工作需要，通過企業檔案管理培訓提高自身的檔案管理能力，成為企業發展需要的檔案管理人才。

（六）營造檔案管理工作的競爭意識。競爭不可避免地出現在檔案管理工作中，適當的競爭有效激發了檔案管理人員的潛力，也激發了檔案管理人員的危機意識，促使檔案管理人員不斷提升自身的檔案管理能力，滿足企業發展后檔案管理的工作需求。受傳統的檔案管理思想禁錮，企業并不能發現檔案管理工作中競爭存在的現實意義。企業因忽視檔案管理中競爭的重要性，導致檔案管理人員的存在感低、檔案管理部門的活力低，對檔案管理人員業務素質的提升產生了消極作用，企業檔案管理部門不能發揮出自身的全部實力。在檔案管理工作中使用競爭機制，營造良好的競爭氛圍來改善檔案管理工作環境、重視檔案管理人才，并通過引進人才的方式，促進檔案管理人員提升自身的檔案管理能力[8]。

（七）建立健全檔案管理制度。企業檔案管理工作受傳統檔案管理思想的禁錮，錯誤地認為檔案管理以存儲為主。這種錯誤的認知導致一半以上的企業不能對檔案管理的重要性產生正確認知，更不會建設完善的檔案管理制度。檔案管理工作不受企業重視，導致檔案管理人員在完成檔案管理工作時只能依靠自身的工作經驗，這就造成了檔案信息混亂、丟失的情況不間斷地發生。建立完整且貼合企業自身發展情況與目標的企業檔案管理制度可以大大降低這種情況的發生。企業檔案管理工作的精細化發展有效實施、企業檔案管理制度的建立，對企業檔案管理精細化工作有積極的促進作用[9]。

四、結語

創新的企業檔案管理模式可在提升檔案管理效率的同時，有效減少檔案管理中存在出現的錯誤。目前，對檔案進行精細化管理手段是企業的正確選擇。企業在進行規劃時應該將檔案管理工作納入其中，樹立企業檔案管理人員的責任感與使命感，更新企業檔案管理模式，以此來推動企業穩定發展[10]。