基層公路檔案開發利用現存問題與改進對策分析

文/德州市公路事業發展中心齊河分中心 李燕華

得益于國家改革與社會建設的持續推進，基層公路建設愈發受到相關部門的重視。作為公路工程建設、養護、路產權保護等工作的信息記錄載體，基層公路檔案的開發利用與公路管理工作能否高質開展之間存在密切關聯。但在多方面因素的影響下，使得現階段基層檔案管理仍存在些許問題，進而對檔案資源的有效開發與利用產生限制。鑒于此，探討如何借助科學措施來促進公路檔案開發利用的改進，對促進我國公路工程建設、養護管理工作的有效開展有著重要影響。

一、基層公路檔案的概念和特點

（一）概念。依托于檔案資源對公路建設、養護、公路巡查保護、公路安全等全過程進行客觀、準確反映，繼而為公路管理高水平開展，并為后續相關公路工作提供科學參考。得益于相關規定制度的提出，強調相關部門需明確認知基層公路檔案管理的必要性，提高對公路檔案開發與利用的重視度，并要求相關人員以《檔案法》為參照，對公路檔案管理過程進行嚴控，以期在工程運維與建設中最大化體現出公路檔案的價值與作用[1]。

（二）特點。當前基層公路檔案主要特點包括：1.真實性。即要求檔案的形成務必以相關制度規定為參照，需對公路工程建設以圖文一體化的形式進行真實、客觀的反映，能夠以檔案為載體對公路項目相關流程、工作的實施進行全面且真實的體現。同時，檔案構建強調對原稿內容的收集，通過對原始信息內容的記錄來為后續公路項目的運維、建設提供真實參考。2.復雜性。現階段公路項目建設存在覆蓋面廣、施工線長、工程量大、任務多、周期長等特征，使得公路檔案的形成面臨復雜條件。同時因公路項目建設經歷漫長周期，使得檔案資源的收集、整合難度增大。再加上公路檔案涉及對項目施工全過程、全方位的記錄，促使公路檔案呈現出復雜性特點。3.交叉性。公路檔案形成時涉及多方面內容的記錄和采集，具體囊括上級管理部門下發文件、參建單位之間文書往來、黨政機關下發要求、項目勘測與監管資料、施工單位建設信息等。同時，結合對公路檔案建設要求的分析，在檔案形成時還需將周邊拆遷、環境信息等納入其中。所以，基層公路檔案資料的形成具有交互性。

二、基層公路檔案開發利用的現存問題

（一）檔案資源共享要優化。現階段公路項目建設與運維過程中，公路檔案資源可作為重要依據，但在實際檔案利用過程中，受限于部門、崗位之間缺乏有效聯動等因素的影響，使得公路檔案呈現出分散化、零散化的管理狀態，無法以集中的方式對檔案資源進行有效管理與控制，進而對檔案資源的共享利用產生負面影響[2]。同時，因部分人員尚未做到對信息化技術的全面掌握，致使公路檔案共享無法以先進技術作為支撐，相關人員難以對公路檔案資源及時、全面獲取，進而對公路檔案的高效化利用造成限制。

（二）檔案管理水平有待提高。基層公路檔案能否高效開發與利用，受到檔案管理隊伍建設的直接影響，但因部分基層管理人員素質缺失，在實際開發與利用期間尚未對公路檔案資源價值形成正確認知。同時，相關部門對于管理隊伍的高素質建設不重視，未做到在開發與利用過程中定期為相關人員定期開展培訓教育，致使管理人員的配備無法滿足公路檔案管理崗位實際要求，檔案管理水平不盡如人意。

（三）監理人員作用沒發揮。受到人員復雜、施工范圍廣、參建單位多等因素的影響，導致公路建設項目管理難度增大，倘若在項目施工中相關監管職能的發揮不到位，極易因資料信息的缺失影響到公路檔案的開發與利用，并對公路檔案資源價值體現產生負面影響。同時，部分項目建設期間，相關監管人員將全部精力投入到機械設備、人員、材料等方面的監管中，對檔案資源監管缺乏重視度，限制了檔案開發與利用的高效開展，無法以完善、科學的公路檔案作為公路項目建設的重要參考。

三、基層公路檔案開發利用的改進對策

（一）優化檔案資源共享。要想實現在公路管理期間最大化發揮出公路檔案的價值，需以檔案資源的充分共享為前提。鑒于此，需做到在開發與利用過程中積極引進先進技術，依托于數據庫的建構為檔案資源的充分共享與利用提供載體，通過全面共享來實現對檔案資料的有效利用。同時，需在共享利用中重視對數據庫的持續完善與更新，結合對公路檔案管理要求的分析，借助掃描技術來豐富檔案內容，以數字化形式來取代紙質版檔案，并利用數據庫對數字化檔案資源進行整合、歸檔[3]。以齊河分中心智慧公路建設為例，基于智慧化管理系統的構建，進一步促進公路管理信息化、數字化、科學化發展，實現工作全程留痕。截至目前，已形成全面且真實的電子數據庫，真正做到對公路、涵洞、橋梁、沿線附屬設施等路網信息的全面采集，各機關科室可將智慧公路平臺作為載體，實現對相關檔案的隨時調取與精準把握，朝著“一路一檔”的方向持續發展。需注意，公路檔案的開發利用離不開完善的檔案目錄，所以在不斷整合、完善公路檔案內容的同時，以相關制度要求為參照對科學設置檔案目標，以確保相關人員能夠利用目錄快速、精準檢索所需公路檔案資料，以實現對檔案資源的高效化利用。

（二）提高檔案管理水平。為避免公路檔案開發利用受到人員問題的影響，相關單位需明確人才隊伍建設對公路檔案價值體現的重要性，在此基礎上持續加大對高素質檔案管理隊伍的建設力度，以期為公路檔案的深入開發、高效利用提供人才支撐。在實際管理期間，需在明確掌握管理人員能力現狀的前提下，定期開展關于專業知識、管理技術等方面的培訓活動，或者是聘請領域內專家對管理人員進行實地講授或學術交流，能夠對公路專業、檔案開發、養護建設業務等方面知識的系統性學習，真正做到借助自身專業知識與能力經驗來解決實際開發與利用問題，推動檔案管理隊伍朝著高素質、復合化的方向發展[4]。以幫助管理人員加強對素質能力的建設，確保其管理隊伍的建構符合檔案開發與利用要求。在公路檔案管理新形勢下，要想實現對檔案資源的深度開發與利用，檔案人員還需重視對黨和國家方針政策的學習與了解，致力于自身思想政治素養的不斷提升。摒棄傳統“坐等上門”的思想，樹立主動服務意識，以動態化、綜合化服務模式來取代傳統工作手段，深入到基層公路檔案資源的挖掘與利用中。

（三）完善檔案管理機制。檔案資源能否實現高效開發與利用，受到檔案管理制度建構的直接影響，所以需在管理階段重視對相關機制制度的完善建構，并強調將制度機制落實于檔案管理全過程中，以此為檔案開發利用提供科學指導，并助力檔案管理工作的規范化開展。鑒于此，管理單位應結合管理現狀進行制度原則的制定與落實，在具體項目建設中，可依據檔案管理要求的分析，于項目籌備階段落實竣工文件編制管理制度，并構建契合檔案開發與利用需求的檔案管理考核制度、實施細則，在指派專人負責后，要求人員以規則制度為參照開展規范化、標準化檔案管理工作[5]。需注意，檔案人員需重視對相關制度機制的嚴格遵循。而要想促進檔案管理的高效化開展，并以動態化考核的方式來加強檔案質量控制，管理人員應做到對考核制度與獎懲機制的有機落實。

（四）創新檔案服務形式。現階段檔案的開發利用受到其服務機制、形式的直接影響，所以為轉變當前開發與利用現狀，管理人員需以全局觀念的樹立為前提，立足中心視角對檔案開發與利用進行思路與形式的創新，以期為各部門、崗位提供更為優質的檔案服務。鑒于此，可結合以下幾點來促進檔案管理服務的創新：1.創新服務形式。即在日常開發利用期間，除提供借閱、查詢服務之外，還可結合實際需求進行跟蹤服務、定題服務、復制、咨詢、跟蹤服務等的增設，以保證檔案服務的提供能夠滿足用戶多元化需求。2.創新服務內容。基于對公路工程建設現狀的分析，以檔案室室藏內容為基準進行服務內容的拓展與創新。在轉變思想意識的前提下，加大對檔案編研的控制力度，利用先進技術來取代傳統紙質檔案查詢的模式，讓用戶在檢索查詢時獲取更為豐富、多元的檔案資料內容。同時，可為用戶增設數據統計、數據共享等功能，借助多層次檔案內容來促進服務質量創新。3.創新服務效果。利用效果的反饋獲取，不僅有助于改善檔案服務質量，亦可為檔案深入開發與利用提供參考。鑒于此，管理人員可利用《查詢利用檔案登記表》來獲取所需信息，具體包括查詢內容、查詢者、查詢目的、查詢次數、查詢部門等，基于對上述信息的統計與分析來確定檔案資料利用的具體情況，并以信息分析為基準來確定不同部門所需的檔案資源類型、內容，以此作為參考來促進檔案的開發與利用，將當納開發利用作為提升單位“生產力”的重要樞紐。

（五）引進信息技術。公路檔案開發與利用效果的提升與信息化技術的應用之間存在密切關聯，所以需立足檔案管理現代化發展視角，借助信息化技術來促進檔案管理模式與方法的轉變。若依舊采用人工手段對內容繁雜且種類多的公路檔案進行分類、組卷處理，不僅影響到公路檔案的開發與利用效率，同時因人為失誤的頻繁出現影響到檔案管理有效性。鑒于此，需借助先進技術來推進檔案管理的信息化建設，結合對檔案開發與利用實際需求的分析，依托于多媒體顯示、計算機檢索、光盤存儲等技術來促進檔案管理的信息化開展，結合對自動編目、自動歸檔、多途徑檢索、自動組卷等功能的增設來達到簡化檔案管理的目的，以期讓管理人員在檔案開發與利用中投入更多精力。以齊河分中心為例，實現借助平臺對業務人員進行平板端任務派遣，做到日常養護病害巡查、路產維護、安全隱患上報等，做到從巡查計劃制定到下達執行、上報再到路產賠償、隱患上報等流程的一體數字化留痕灌流，借助信息技術為檔案資源的收錄提供支撐。要想最大化體現出公路檔案資源的價值，需要以計算機互聯網的有效應用為前提，以此為檔案開發與利用提供技術支撐，確保其檔案服務的提供有助于促進我國公路事業的可持續發展。

（六）加強檔案編研控制。公路檔案能否實現深度開發與利用，與檔案編研工作的開展質量之間存在密切關聯。所謂檔案編研，是指在確定檔案館藏資料為主體的前提下，以檔案信息的報道與提供為核心任務，基于對檔案資料內容的深入研究與分析，以特定題目范圍為參照開展檔案資料采集、篩選、加工等處理，并實現對多樣化類型出版物的轉化，以此為公路管理或類似項目建設提供參考。作為公路檔案開發與利用的關鍵性環節，檔案編研開展成效直接影響到公路檔案事業的可持續、創新化發展。所以，在檔案管理事業重要性逐漸體現的當下，相關部門需重視對科技信息資源的開發，并依托于編研工作來實現對相關公路檔案信息的集中化、系統化處理，進而為用戶提供高價值、針對性檔案信息。以公路工程圖紙的管理為例，可篩選出其中標準配件、常用圖紙等元素，編研成《國道圖集》《歷次公路維修情況》《通用圖集》《省道圖集》《軍用地圖》等出版物，以滿足用戶實際檔案使用需求，促進公路檔案利用率的顯著提升。

（七）加強檔案保密處理。無論是加強公路檔案管理，還是促進檔案資源的深入開發利用，均需以檔案安全保密為前提。要求人員在革新自身管理觀念的前提下，提高對檔案保密處理的重視度。在實際檔案開發與利用期間，可依據實際管理要求的分析，結合以下幾點來強化安全保障：1.加大對相關制度法規的宣傳力度，以增強檔案管理、使用人員的保密意識，能夠主動做到對個人、集體、國家利益的維護。2.結合對實際要求的分析，在確定檔案保管期限的基礎上，對不同類型、種類等檔案進行保密等級的制定，并以國家相關規范為參照，對檔案保存價值、保密等級、保管期限進行精準定位。3.以相關制度規定為基準，積極開展檔案密級調整處理，并在開發與利用過程中做到對涉密內容保密規則的嚴格遵循，并結合相關懲處機制的落實來實現“違法必究”。另外，在公路檔案保密處理期間，需對不同檔案的利用范圍明確界定，以確定哪些檔案可全面開放利用，哪些檔案資料對用戶權限、使用審批存在要求，進一步促進檔案利用的標準化、安全化、規范化開展。4.相關管理單位需加大對檔案資源開發與利用的監管力度，倘若在使用期間出現違反規定、私自泄露等情況，應嚴格按照規定進行嚴肅處理，以確保檔案開發利用與安全保密相輔相成，為公路檔案資源的高價值利用創設理想環境。

四、結語

綜上所述，公路檔案的有效開發利用，可在促進檔案管理服務高質量提供的同時，實現在管理期間最大化體現出公路檔案資料的價值。對此需明確檔案開發與利用的重要性，在此基礎上深度剖析當前檔案開發利用的現存問題，通過完善檔案管理制度機制、加強檔案管理隊伍素質建設、積極引進現代化技術、全面發揮監理人員職能作用、加強檔案編研工作控制、優化檔案安全保密處理等措施實施，在促進公路檔案有效開發利用的同時，為我國基層公路事業的發展貢獻助力。